5 dicas que podem melhorar a eficiência de sua gestão de benefícios sociais - Blog do RH
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5 dicas que podem melhorar a eficiência de sua gestão de benefícios sociais

Confira estas dicas que preparamos!

A literatura especializada já abordou exaustivamente a constatação de que as pessoas participam de uma organização não somente em função do cargo, do salário e do clima organizacional, mas também em virtude da expectativa dos benefícios sociais que poderão desfrutar, ampliando o nível de sua qualidade de vida, dentro e fora da empresa.

Para a organização, os benefícios reduzem as taxas de turnover e de absenteísmo, ajudam a criar um senso de “pertencimento” ao colaborador (elevando sua lealdade para com a empresa), além de motivá-lo na busca pelo alcance da missão da organização, o que significa aumento de produtividade no ambiente corporativo.

Aos funcionários, assistência na solução de suas demandas pessoais, melhora na autoestima profissional e oferecimento de oportunidades adicionais para assegurar seu status social são algumas das vantagens que os benefícios promovem em sua vida como um todo.

Entretanto, a gestão é uma tarefa complexa, uma vez que envolve o pagamento contínuo de inúmeros benefícios cujas bases de cálculo são alteradas ao longo do contrato, a dezenas de funcionários. A falta de controle na gestão do capital humano e de seus benefícios podem gerar inconformidades que trarão prejuízos financeiros à empresa ou ao colaborador, minando a razão de existir dessa política de estímulo: melhorar a produtividade empresarial e a qualidade de vida do empregado.

Assim, para que essa iniciativa não se volte contra sua organização, nossos especialistas da Metadados – empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH – prepararam 5 dicas de como melhorar a eficiência de sua gestão de benefícios e evitar insatisfações, inconsistências e desperdícios de recursos! Acompanhe-nos!

1- Ter políticas claras sobre os benefícios que a empresa oferece

Uma pesquisa feita pela Sociedade Americana de Designers de Interiores (American Society of Interior Designers) revelou que os benefícios são a segunda maior preocupação dos profissionais da área (22%), só perdendo para os salários (62%) e à frente de um bom ambiente de trabalho (21%). Assim, tanto no processo de recrutamento e seleção quanto no dia a dia dos profissionais dentro da empresa, é preciso deixar claro qual a política de utilidades ofertada pela organização, como são pagas e em quais percentuais. Qual é o plano de saúde empresarial oferecido? Há coparticipação? A empresa efetua o desconto de 6% sobre o salário básico a título de concessão do auxílio-transporte? Qual o valor do vale-refeição oferecido? Há previsão de seguro de vida, cesta básica, Participação nos Lucros e Resultados (PLR)?

A importância de ter políticas claras sobre os benefícios que a empresa oferece é tão elevada que um estudo divulgado pela Revista Interdisciplinar Científica Aplicada mostrou que 53% dos profissionais trocariam de empresa em função dos benefícios oferecidos. Surpreendente, não?

2- Planejamento eficiente dos benefícios

Muitas empresas não possuem um plano estruturado em conformidade com as necessidades dos empregados, nas quais os benefícios sejam adequadamente dimensionados para contribuir no alcance dos seus objetivos pessoais/profissionais. A pesquisa mencionada acima deixa claro aos gestores de RH sobre a importância de investir nos benefícios oferecidos, garantindo suporte para que a equipe se sinta motivada e com maior satisfação possível em seu ambiente de trabalho. Esse investimento em qualidade de vida se reflete diretamente nas receitas da empresa, além de contribuir para que o empregado permaneça mais tempo na organização e fale bem dela aos seus amigos e à sociedade, de modo geral.

Faz todo sentido enxergar essa questão a partir dessa perspectiva. Afinal, se sua empresa quer convencer a sociedade de sua solidez, confiabilidade, respeito ao cliente e distinção no mercado, deve começar pelo convencimento de seu próprio time. Para isso, é preciso ouvi-lo, ter ciência de que os fatores motivacionais intrínsecos e extrínsecos (como apregoa Herzberg) são diferentes em cada ser humano e que o planejamento dos benefícios oferecidos deve respeitar as idiossincrasias da equipe a ser gerenciada.

3- Controle dos planos de saúde

Não é possível abrir mão de um sistema de gestão de recursos humanos no gerenciamento dos benefícios. Afinal, no caso dos planos de saúde, por exemplo, quando há mudança do enquadramento por idade, a empresa pode – por equívoco típico dos trabalhos puramente manuais – acabar não repassando a diferença para o colaborador (o que resulta em prejuízos à organização). Se houver um desconto, por outro lado, em função de um novo contrato,  a falta de controles efetivos por meio de sistemas de RH pode fazer com que os empregados demorem para sentir os efeitos financeiros dessa redução acordada entre empresa e operadora de plano de saúde.

Um sistema de gestão de recursos humanos que possua módulo de benefícios permite:

  • Geração de pedidos de benefícios integrados com os principais fornecedores do mercado.
  • Possibilidade de estabelecer benefícios diferenciados por grupos de colaboradores.
  • Administração e controle de custos com benefícios, convênios e serviços.
  • Registro e controle dos valores de inscrição e mensalidades dos planos de saúde, utilizando critérios de faixa etária ou outros critérios quaisquer, tanto para os titulares como para os dependentes, separando os valores devidos da empresa e dos funcionários.
  • Distribuição do custo dos convênios médicos para titulares e dependentes para informação da DIRF.
  • Controle total de convênios e serviços, planos de saúde, vale-transporte e vale-alimentação disponibilizados aos colaboradores da empresa.
  • Entre outras vantagens, que representam economia de custos à empresa, melhor controle das informações e mais facilidade aos funcionários (portanto, menos insatisfação).

4- Controle de vale-transporte e vale-refeição

Não são incomuns os casos de equipes de RH que, em meio às pressões, sobrecarga de trabalho e necessidade de tomar decisões rápidas, acabam incorrendo em equívocos no lançamento do auxílio-transporte e vale-refeição. Em algumas organizações, os erros devem ser ressarcidos pelo próprio funcionário do setor de Gestão de Pessoas que cometeu o erro de registro, o que depõe contra o bom clima organizacional da instituição. Esses gaps de eficiência, prejuízos financeiros e insatisfações generalizadas podem ser resolvidos facilmente com o auxílio de um sistema de gestão de capital humano, que irá gerenciar de forma automática o controle de saldos, assim como distribuição do benefício levando em conta férias, afastamentos ou faltas.

Depositar a responsabilidade de cruzar centenas de dados de inúmeros funcionários sob o trabalho manual de poucos profissionais do setor de RH (com a pressão do “erro zero”) é uma estratégia ineficiente e que costuma invariavelmente culminar em resultados desastrosos. Benefícios do uso de um sistema informatizado de RH no controle do auxílio-transporte e vale-refeição:

  • Planejamento do custeio de transporte coletivo e particular, cadastros das linhas e itinerários, facilitando a compra através dos sites dos fornecedores e controle de saldos.
  • Dispor de relatórios gerenciais que facilitam o gerenciamento das informações e a tomada de decisão.

5- Pedidos de benefícios corretos

Nas situações em que os pedidos são realizados de forma manual aos fornecedores, podem haver erros de digitação para mais ou para menos. Para mais: prejuízo para a empresa. Para menos: insatisfação dos colaboradores. Dessa forma, o ideal é que a empresa intermedeie todo o processo de comunicação e entrega de documentos dos funcionários aos fornecedores, uma vez que as soluções de TI já abordadas nos 2 tópicos anteriores podem ser programadas para detectar possíveis inconsistências e evitar erros difíceis de serem consertados mais adiante.

Como você percebeu, a gestão de benefícios nas empresas modernas é realizada atualmente com ínfimo índice de erros e baixa ocupação de profissionais, cenário que se tornou possível com o auxílio de sistemas especializados na gestão de recursos humanos. Além do gerenciamento das benefícios, estes sistemas costumam ser providos de módulos de Gestão de Folha de Pagamento e Ponto, Saúde e Segurança do Trabalho, Recrutamento e Seleção, Gestão de Cargos e Salários, Avaliações de Desempenho, Treinamento & Desenvolvimento, entre outros, levando os controles dos processos de administração de pessoal a um novo patamar de excelência.

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