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Entenda a importância estratégica da automação de processos de RH

A gestão de pessoas nas empresas fez com que houvesse uma grande transformação dos Departamentos Pessoais para Recursos Humanos, focando em estratégias que valorizam o profissional como principal ferramenta de ganhos para a organização. Porém, as atividades burocráticas ainda permanecem sob responsabilidade do RH e, neste sentido, surge a necessidade de automação nos processos.

Por meio da utilização de tecnologias para padronização e otimização dos procedimentos de trabalho, os gestores de RH conseguem focar seus esforços em estratégias de gestão de pessoal integradas aos objetivos da empresa. Neste post, falaremos sobre a importância da automação dos processos de Recursos Humanos para os gestores e a organização.

Atividades de contratação e desligamento

Uma das principais funções que a automação de processos traz para a área de Recursos Humanos é voltada para a contratação e desligamento de colaboradores. Isso porque a legislação exige diversas documentações e procedimentos que devem ser realizados em determinados períodos de tempo, com prazos sujeitos à multa, conforme Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Quando uma tecnologia permite que os gestores de RH acompanhem esses processos de maneira simplificada, há a diminuição de possíveis problemas. Além disso, o controle passa a ser mais criterioso, sendo possível personalizar lembretes de acordo com cada organização.

Necessidade de registros

Outra importante aplicação de soluções tecnológicas no RH é vinculada à necessidade de manter os registros dos colaboradores, para consultas e atualizações de trabalho. Esta atribuição normalmente ocupa um grande espaço físico e, dependendo do número de colaboradores, fica mais difícil encontrar um documento quando necessário.

Os registros eletrônicos evoluíram muito e hoje é possível armazenar um grande volume de dados em arquivos que podem ser acessados de qualquer lugar. Isso permite agilidade nas tratativas e buscas de documentações, além de otimizar o tempo dos profissionais e o espaço de armazenamento dos antigos papéis.

Monitoramento dos processos de treinamento

A maioria dos departamentos de RH precisa realizar o monitoramento dos processos de treinamento de pessoal. Isso porque os planos estratégicos apontam quais colaboradores necessitam de capacitação, em qual área, se já passaram por algum processo de treinamento, qual a carga horária, se houve evolução na produtividade, entre outras informações.

O monitoramento dos processos de treinamento permite uma maior assertividade nos planos estratégicos de qualificação profissional, facilita a identificação da necessidade de novos investimentos em determinado período de tempo e possibilita, inclusive, a empresa ser mais enfática na cobrança pela aplicação dos conceitos aprendidos nos cursos e palestras.

Preocupação com a segurança da informação

Outra importante preocupação do RH é com a segurança das informações. Essa área trata de assuntos particulares e confidenciais da empresa, afinal, as despesas com pessoal representam grande parcela de gastos da empresa. Por isso, arquivos físicos podem ser um problema, tanto de serem vistos ou furtados, quanto de serem perdidos ou danificados.

Modernas soluções tecnológicas permitem uma maior segurança da informação, tanto em termos de armazenamento de dados, como nas condições específicas para o seu acesso e uso (perfis de acesso, definição das informações que podem ser publicadas e acessadas, entre outros), garantindo o sigilo no armazenamento dos dados confidenciais e dificultando a sua perda ou furto.

Possibilidades existentes no mercado

O mercado apresenta inúmeras opções de tecnologias voltadas para a automação de processos de RH, porém é importante procurar por empresas que consigam oferecer produtos de qualidade, associados com a expertise comprovada em práticas de RH. Neste sentido, além da qualidade das ferramentas tecnológicas, é preciso considerar a qualidade dos serviços prestados (suporte, assessorias, projetos, etc.) pois estes são fundamentais para a excelência no desempenho das diferentes tarefas.

A gestão do capital humano é complexa e, por isso o ideal é procurar por soluções que possam atender aos diversos subsistemas de RH e, quando necessário, combinar produtos e serviços que possam produzir o resultado esperado em termos de eficiência e confiabilidade.

Outros aspectos que devem ser considerados: descentralização das operações de RH, por meio do uso de portais; extração de informações, tanto para a condução dos processos como para a realização de análises; disponibilidade de indicadores, entre outros.

Além disso, podem ser criados procedimentos voltados para as etapas de trabalho do setor de RH, desde o planejamento de cargos e salários, passando pela seleção, recrutamento, exames admissionais, benefícios, controle de frequência, folha de pagamento, entre outros.

Procure tecnologias que ofertem serviços agregados

Conforme o item anterior, é recomendável que após definir qual solução tem mais a ver com o seu negócio, antes de fechar com uma empresa de tecnologia para automação dos processos de RH, e se verifique quais os serviços são oferecidos juntamente com o software.

Aqui há dois cenários que é recomendável que você avalie. O primeiro é a disponibilidade e o nível de qualidade dos serviços que estão relacionados ao projeto de implementação da solução e à sua manutenção (atualização e suporte). O segundo se refere ao nível de expertise, ou seja, se o fornecedor poderá contribuir com a sua empresa para o aumento progressivo da sua inteligência em gestão de pessoas e da eficiência de seus processos.

Administração de pessoal e tecnologia

Já é sabido que a tecnologia é ferramenta poderosa na otimização dos processos de trabalho e tem sido cada vez mais empregada nos processos de administração de pessoal, principalmente pelas inúmeras vantagens que elas possibilitam, muitas citadas acima.

Porém, é necessário que a alta direção da empresa esteja de acordo com essa inovação, que transformará o modo de trabalho instituído há muito tempo na maioria das organizações. Cabe aos gestores de RH explicar as vantagens e saber mostrar a importância de seu uso no desenvolvimento do trabalho.

A automação de processos nas áreas de Recursos Humanos permite melhor alinhamento das tarefas do setor, maior velocidade na execução das atividades, economia de recursos e de tempo, e ganho tecnológico e de especialização. Quer saber mais sobre administração pessoal? Clique aqui e leia o Guia de práticas: atinja a excelência com dicas simples e eficientes.

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