Como investir em tecnologia para o setor de RH? - Blog do RH
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Como investir em tecnologia para o setor de RH?

Investir em tecnologia para o setor de RH é uma tarefa cada vez mais comum nos dias atuais.Com soluções cada vez mais modernas, esse setor pode se beneficiar fortemente dos avanços tecnológicos de modo a ajudar desde o processo de seleção até o processo de gestão de equipes. Para que isso seja possível, entretanto, é preciso fazer os investimentos adequados do jeito certo.

No artigo a seguir, elencamos alguns passos necessários para fazer esse investimento do jeito certo. Quer saber como? Então confira!

Faça um levantamento de necessidades e soluções

Um dos pontos mais importantes para o investimento em tecnologia para esse setor consiste no levantamento das necessidades que o RH possui. Se a questão é cuidar do processo de seleção de maneira mais assertiva, por exemplo, é preciso investir em uma solução que ofereça esse tipo de serviço. Somente com o mapeamento das necessidades é possível identificar o que a tecnologia deve oferecer. Nesse momento, é conveniente fazer uma lista com os benefícios esperados por determinada tecnologia. Em outra lista, faz sentido elencar quais são as funcionalidades do produto a ser implantado de modo a oferecer esses benefícios específicos.

Imagine, por exemplo, que a necessidade é realizar um processo seletivo mais assertivo. Para isso, uma das funcionalidades da solução deve ser a análise de perfil do candidato. Ao fazer isso, portanto, você identifica tudo o que é necessário para o setor e para que a tecnologia o atenda.

Além disso, é extremamente importante que você saiba qual o orçamento disponível para o seu projeto, alinhando a sua expectativa com a capacidade de investimento. Normalmente, em processos de aquisição de sistemas de gestão, há demandas solicitadas pelos clientes que não são totalmente atendidas no momento da implementação. Identifique as suas necessidades e faça uma classificação em níveis de criticidade, estabelecendo aspectos obrigatórios e desejáveis da solução pretendida. Desta forma você terá clareza em relação aos aspectos que está disposto a ceder e aqueles que não abre mão, até mesmo se precisar adequar o orçamento.

Identifique possíveis fornecedores

Feita a identificação de quais devem ser as características da solução a ser utilizada, você deve partir para a análise dos fornecedores. Uma empresa especializada em tecnologia para RH é muito mais vantajosa do que um negócio que não tenha experiência nesse ramo. Esse momento ainda não é de decisão, então você tem mais liberdade para fazer considerações acerca de quem será o fornecedor da tecnologia desejada. Pesquise os fornecedores e verifique as suas referências (clientes, certificados e premiações), procurando conhecer melhor a atuação de cada fornecedor. Com isso, você aumenta a segurança na hora de receber esse tipo de solução.

Averigue as referências do produto e do fornecedor

Uma vez que você tenha um fornecedor em vista, é hora de começar a conhecer mais sobre a solução considerada. Isso aumenta as chances de que ela seja realmente relevante para o seu setor de RH e diminui as chances de realizar um investimento pouco assertivo. Assim, você deve começar averiguando as referências do produto e do fornecedor. O melhor jeito de fazer isso? Conversando com os clientes. Aprofunde-se em conhecer mais sobre a experiência de quem utiliza a solução e conheça mais sobre quais são os impactos da solução nessas outras empresas. Analise também se a empresa possui certificações e prêmios, pois estas também são credenciais importantes.

Um fornecedor com ampla experiência em RH pode lhe auxiliar a resolver seus problemas, a aumentar a sua produtividade e a diminuir os seus custos. Além disso, pode lhe ajudar a identificar necessidades que você não havia percebido e lhe alertar para eventuais riscos ignorados em seu projeto.

Considere pedir uma demonstração do produto

Somente levar em conta a opinião de outros clientes pode não ser o bastante para entender com certeza se essa é ou não uma solução conveniente para você. Por isso, é altamente relevante considerar pedir uma demonstração do produto que você estiver considerando para o RH. Isso permite que você entenda, na prática, como é o funcionamento de cada funcionalidade prevista, como ocorre a integração e quais são os resultados oferecidos. Como teoria e prática são sempre muito diferentes entre si, esse momento pode ser crucial para decidir que essa é ou não a solução mais indicada para o setor de RH.

No caso de uma demonstração, é bastante comum o representante do fornecedor solicitar a possibilidade de realizar um levantamento, tendo em vista conhecer a sua realidade e preparar uma demonstração orientada para as suas necessidades. Compreenda que esta é uma oportunidade para você avaliar a forma como este fornecedor se comporta, assim como começar a criar um relacionamento. Seguindo este caminho, você também maximiza o seu tempo, tendo uma demonstração especificamente direcionada para o que quer saber.

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Leve em conta a adequação de produtos e soluções

Também é importante que você leve em consideração o quão adequado é o investimento em tecnologia para o seu setor de RH. Isso significa que é preciso pensar, por exemplo, se o produto oferece as soluções desejadas e esperadas da maneira adequada para o setor de RH. Às vezes, um analisador de perfil pode ser considerado o melhor do mercado, mas simplesmente não conta com uma característica importante e específica para o seu setor. Por outro lado, pode acontecer de que a solução específica que você está buscando não exista e, neste caso, a questão é flexibilidade: quanto você está disposto a flexibilizar as suas demandas e quanto o eventual fornecedor pode flexibilizar o seu produto para lhe atender.

Tenha em mente a disponibilidade de serviços

Outra questão a levar em consideração é a disponibilidade de serviços. É necessário que a tecnologia na qual vai acontecer o investimento esteja lá sempre que o setor de RH necessitar, certo? Por isso, é muito importante que você tenha alguma garantia de disponibilidade para que o produto seja acessado conforme a conveniência.

Analise a proposta de maneira completa

Depois de levar todos esses pontos em consideração é hora de analisar a proposta em si. Esse momento é o exato instante antes do fechamento, então todo cuidado é necessário.

Na proposta, você deve avaliar questões como o nível de serviço a ser atingido pela solução de tecnologia, qual é o suporte oferecido, o tempo de validade da atuação tecnológica – no caso de contratação por períodos -, o valor e outras questões que interfiram diretamente no resultado.

Tudo o que não estiver claro deve ser questionado e debatido até que você sinta segurança suficiente de que aquela é a solução mais indicada para a situação do setor de RH. Quanto mais cuidados houver nesse momento de análise, menores são as chances de que a solução não forneça os resultados desejados.

Planeje a implantação da solução em questão

Com o fechamento da proposta, ainda assim é preciso tomar alguns cuidados específicos para que tudo funcione como o esperado. Com isso, uma vez que haja o fechamento é preciso começar a planejar a implantação da solução.

O ideal é que ela aconteça da maneira mais integrada, eficiente e assertiva possível. Assim, é preciso mapear todos os processos impactados pela solução e como deve haver a integração. Geralmente, a empresa oferecedora de tecnologia ajuda nesse momento para uma implantação de sucesso.

Não menos importante, o treinamento dos funcionários diretamente impactados pela nova tecnologia também faz parte da implantação, garantindo um uso totalmente voltado para as necessidades do setor de RH.

Um investimento em tecnologia para o setor de RH deve ser feito de modo a atender a necessidades específicas do setor e também de forma a garantir total integração. Ao seguir esses passos, você aumenta as chances de terminar com uma solução altamente relevante e que é capaz de oferecer os melhores resultados possíveis.

Realizar uma boa escolha, em termos de sistema de gestão para RH, é formar uma parceria que seja benéfica, produtiva e duradoura, então esteja disposto a conversar com o seu fornecedor antes de formalizar um contrato. Permita que ele conheça a sua realidade e possa lhe auxiliar na formatação de uma proposta que atenda às suas necessidades atuais, mas que também permita a evolução de seus processos e de suas práticas.

Para entender melhor os impactos desse tipo de investimento, leia esse post e veja a importância da automação de processos do RH.