SEFIP: 10 respostas para as dúvidas mais comuns

O gerenciamento de uma empresa envolve muita burocracia. Além disso, o gestor tem que lidar com um fluxo muito grande de informações e nomenclaturas, que nem sempre são simples de compreender.

Se você é um empreendedor e tem dúvidas sobre o que é o SEFIP, para que ele serve e se ele é obrigatório ou não, continue lendo este artigo produzido pela Metadados, empresa que desenvolve softwares de Recursos Humanos há mais de 32 anos. Aqui, elencamos estas e outras dúvidas sobre o assunto para te ajudar entender a importância dessa sigla para o seu negócio.

O que é SEFIP?

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) foi criado pela Caixa Econômica Federal. É um programa disponibilizado gratuitamente para o envio de informações referentes aos dados cadastrais e financeiros da empresa e dos colaboradores.

Para que serve o SEFIP?

Este programa surgiu com o intuito de facilitar o envio de informações sobre o FGTS. Por meio deste sistema, cumprir as devidas obrigações sociais com os trabalhadores se tornou um processo mais ágil. Todas as informações enviadas pelo sistema são utilizadas pela Previdência Social e pelo órgão que controla o FGTS.

Como obter o SEFIP?

Para baixar o SEFIP, basta acessar o site da Caixa Econômica Federal, entrar na área de downloads e clicar nos links FGTS – SEFIP/GRF e FGTS – Conectividade social.

É necessário também ter um certificado digital para poder transmitir os arquivos. Esse certificado é uma assinatura eletrônica que protege as transações e permite que as empresas assinem e se identifiquem automaticamente.

Qual a diferença entre SEFIP e GFIP?

A diferença entre SEFIP e GFIP é a seguinte: SEFIP é o programa (aplicativo) que permite que o empregador gere a GFIP, que é a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social. Essa guia deve conter informações de um cadastro eficiente de vínculos e remunerações dos beneficiários da Previdência Social.

É por meio das informações contidas na GFIP que o INSS concede os benefícios aos trabalhadores. Essas informações fornecidas pela empresa comprovam o tempo de contribuição do empregado, bem como as remunerações recebidas. Dessa forma, a GFIP disponibiliza informações importantes que permitem que o INSS avalie os pedidos de aposentadoria, auxilio doença, etc.

Mesmo que não haja recolhimento referente ao FGTS, as empresas continuam obrigadas a entregar a GFIP, que contém as informações cadastrais de interesse da Previdência Social.

Depois das informações serem transmitidas por meio do arquivo SEFIP, é gerada a guia de recolhimento do FGTS, por meio do eSocial. Como a guia é gerada com código de barras, o pagamento pode ser realizado em agências bancárias conveniadas, casas lotéricas, ou por meio de internet banking.

O que deve ser informado?

Devem ser informados os dados financeiros e cadastrais do empregador, do contribuinte e dos trabalhadores, além dos valores das contribuições do FGTS e previdenciárias, os afastamentos e retornos dos funcionários, o salário família e o salário maternidade.

Essas informações ficam registradas na base de dados da Previdência Social. Dessa forma, o colaborador tem acesso a todos os dados necessários, quando solicitar qualquer benefício previdenciário e também as informações do seu Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

Quem pode usar o SEFIP?

Tanto pessoas físicas quanto pessoas jurídicas podem usar o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, desde que estejam empregando trabalhadores, ou que possuam estabelecimentos ou obras sem movimento.

Os profissionais devem ser registrados em contrato — de pleno acordo com as normas exigidas pela CLT e que estejam enquadradas no recolhimento do FGTS, de acordo com a Lei nº. 8.036, de 11/5/1990.

Empregador doméstico é obrigado a usar o SEFIP?

Desde outubro de 2015, os empregados domésticos são contemplados pelo Sistema Doméstico, não havendo mais recolhimento da GFIP gerada pelo SEFIP.

Como transmitir o arquivo SEFIP?

De acordo com as informações descritas na Circular CAIXA nº. 548/2011, os arquivos gerados pelo SEFIP devem ser transmitidos pela internet, por meio do canal eletrônico de relacionamento intitulado Conectividade Social.

Mensalmente, os critérios para transmissão do SEFIP são:

  • Apenas recolhimentos ao FGTS.
  • Recolhimentos e informações ao FGTS.
  • Apenas informações à Previdência Social.

É importante ressaltar que, mesmo que a empresa recolha devidamente o FGTS ou os encargos sociais, ela é obrigada a transmitir os arquivos SEFIP. Dessa forma, não adianta realizar somente o pagamento, a empresa deve informar os dados que geraram esse pagamento.

Para evitar o pagamento de multas, o FGTS deve ser recolhido até o sétimo dia do mês seguinte referente à remuneração paga ao trabalhador. Se o pagamento foi realizado no dia 20 de março, por exemplo, o recolhimento deve acontecer até o dia 7 de abril. Caso o sétimo dia caia em um final de semana, deve-se adiantar o pagamento.

Essa regra vale tanto para o recolhimento do FGTS quanto para as informações geradas pelo SEFIP e enviadas por meio da Conectividade Social para a Caixa Econômica Federal.

Uma observação importante: de acordo com o calendário nacional, sábado e domingo não são considerados dias úteis.

Qual o tempo de conservação dos documentos?

O prazo legal para que o empregador mantenha os documentos arquivados é de 30 anos — tanto para fins de controle quanto de possível fiscalização.

Os documentos que devem ser guardados são:

  • Comprovante de pagamento das contribuições (a guia e o comprovante de pagamento).
  • Retificação/Protocolo de dados do FGTS.
  • Comprovante de confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de contribuição social, além do arquivo NRA.SFP.
  • Comprovante/Protocolo de solicitação de exclusão, conforme previsto em circular CAIXA, que estabelece procedimentos pertinentes à retificação de informações, transferência de contas FGTS e à devolução de valores recolhidos ao FGTS.

Quais são as penalidades?

O empregador é penalizado quando:

  • Não transmite o arquivo SEFIP.
  • Transmite, mas oculta ou informa dados que não condizem com a verdade.
  • Transmite o arquivo da SEFIP com erros de preenchimento.

Ao responsável, cabem sanções previstas na Lei nº. 8.036, de 11/5/1990, no que se refere ao FGTS, e as multas, previstas na Lei nº. 8.212, de 24/7/1991, no que tange à Previdência Social, conforme disposto na Portaria Interministerial MPS/MTE nº. 227, de 25/2/2005.

Além disso, o empregador fica impedido de obter a certidão negativa de débito — documento emitido pela Secretaria de Estado da Fazenda provando que não existem dívidas referentes àquele CNPJ.

Para auxiliar o profissional responsável pela SEFIP, a Metadados possui o software Folha de Pagamento que gera o arquivo de importação que deverá ser transmitido à plataforma do eSocial. Além disso, o módulo emite relatórios automáticos que possibilitam a identificação de possíveis inconsistências no preenchimento da SEFIP. Conheça mais sobre o software Folha de Pagamento.