O que um software de Recursos Humanos pode fazer por você?
Metadados

Software de Recursos Humanos: o que as soluções tecnológicas podem fazer por você!

Este é o cenário atual: softwares de gestão já foram incorporados a todos os estágios do trabalho de uma empresa.Isso inclui desde os softwares de atendimento e vendas (conhecidos como CRS ou CRM, passando por aplicações de gestão financeira, contábil, de estoques, de processos, entre outros. Além das possibilidades de tornar a operação mais eficiente e controlada, estas ferramentas permitem expandir os horizontes da gestão, fornecendo informações relevantes e permitindo o cruzamento de diversas variáveis.

A área de Recursos Humanos não poderia ficar de fora destes avanços e, atualmente, já existem inúmeras soluções que podem lhe auxiliar no aumento da eficiência e da produtividade. Aliás, é bem possível que a sua empresa já tenha um software de RH! Mas será que você realmente entende tudo que esse recurso pode fazer para otimizar o seu trabalho e as soluções que apresenta para os seus problemas cotidianos? Nós, da Metadados – empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH – vamos te ajudar a descobrir!

O que faz um software de gestão de RH?

Os softwares de gestão de RH já são tão populares que, de fato, existe uma sigla para designá-los: SIRH ou sistema informatizado de recursos humanos. Em inglês, são chamados de HRMS (Human Resources Management System).

O que o software de RH faz, basicamente, é oferecer um meio para aquisição, registro, análise e distribuição de informações operacionais, táticas e estratégicas do setor de RH. Como a informação é a base de nossa economia, é claro que esse controle sobre ela representa uma grande vantagem. Se bem utilizada, em última instância ela se refletirá até mesmo na competitividade de sua empresa no mercado. Fique atento, pois vamos explicar melhor essa relação na conclusão do artigo.

Por que investir em tecnologias para gestão de recursos humanos?

Agora, sim, chegamos à parte mais interessante deste artigo. É a hora de falar sobre as vantagens de usar um software de RH na sua empresa. Afinal, se você vai investir seus recursos – principalmente tempo e dinheiro – na implementação, é preciso ter certeza de que os benefícios justificarão esse investimento.

Mas não se preocupe, pois vamos apresentar sete razões pelas quais o uso de um software de RH deve ser prioridade no seu planejamento.

1. Aumento de eficiência

Se você entendeu o aumento da eficiência como o aumento da capacidade de fazer as coisas de maneira correta, na primeira vez, diminuindo riscos e retrabalhos, você está certo! O uso de ferramentas tecnológicas, desde que estas tenham qualidade comprovada, permite aumentar o nível de segurança quanto às operações que são realizadas pela sua equipe.

Pense que uma solução assim permite, por exemplo, realizar os cálculos da Folha de Pagamento, em conformidade com a legislação e o respectivo acordo coletivo, com correção, agilidade e repetibilidade. Dito de maneira mais simples: os cálculos são processados corretamente, de maneira rápida e sempre da mesma forma.

Outro exemplo: o RH precisa estar atento a diversas datas ao longo do ano. Quando cada funcionário sai de férias? Quando retorna? Qual é o prazo máximo para enviar a folha de pagamento ao setor financeiro? Em que data será o próximo feriado? Qual a data do aniversário da empresa? Quando teremos aquele treinamento para a equipe comercial?

Com um bom software de gestão de RH, você pode ter um maior controle sobre as suas demandas, registrando eventos e configurando notificações. É uma das maneiras mais seguras de nunca esquecer as datas e os prazos importantes. É um pequeno detalhe que evita grandes transtornos. Alias, como estão seus processos? Quer testar? Acesse o Quiz e descubra!

2. Aumento da produtividade

Um bom software de RH permite que, além da eficiência, você possa aumentar a produtividade da sua equipe. Em primeiro lugar, eliminando a necessidade de longas horas de conferência e retrabalho, decorrentes de erros que podem ter a sua origem em falhas humanas ou até mesmo do uso de soluções tecnológicas que não apresentam um bom nível de confiança dos dados extraídos. Estamos falando aqui de automação de processos, associando qualidade e produtividade.

Em segundo lugar, eliminando os procedimentos de controles paralelos por meio de planilhas ou anotações pessoais. Este tipo de ocorrência, que é frequente em várias empresas, faz com que diversos processos operacionais sejam trabalhosos e centrados na figura de uma só pessoa, aumentando o seu risco e diminuindo a produtividade. Em um bom sistema de RH, os diversos processos podem ser conectados, fazendo com que a sua equipe possa produzir mais, com menos pessoas.

Outra vantagem que pode ser mencionada é a redução no consumo de papel. Considere a quantidade de papel que o seu setor de RH consome atualmente, em um mês comum, e imagine a economia ao reduzir esse consumo em 50% ou 60%, pelo menos.

Essa economia vai liberar orçamento que possa ser aplicado em projetos voltados a desenvolver os colaboradores da empresa ou contratar novos profissionais – atividades bem mais relevantes que a compra de fardos de sulfite para a impressora.

3. Maior segurança das informações armazenadas

Com o uso de um software de gestão de recursos humanos, a informação sai do papel e torna-se digital. Ela fica armazenada nos servidores locais ou remotos da empresa, protegida por senhas e criptografia. Esse é um processo altamente seguro, o que mantém o sigilo desses dados. Afinal, sabemos que a informação do RH, se acessada por pessoas sem autorização, pode causar um verdadeiro caos dentro da empresa.

Além disso, o RH precisa manter informações arquivadas por períodos que podem variar de meses a décadas. Nessa situação, o papel apresenta um problema técnico: ele se deteriora com o passar do tempo. Enquanto isso, anotações digitais incluídas no SIRH podem durar para sempre, preservando as informações da empresa e dos funcionários.

4. Aumento da capacidade de gestão

Imagine que, quanto mais os seus processos estiverem estruturados e automatizados, mais facilmente você tem acesso a um conjunto enorme de informações, que lhe permitirá identificar situações que requerem a sua atenção e realizar o adequado diagnóstico, assim como elaborar, executar e medir a eficácia de planos de ação que visem mitigar situações de risco ou aprimorar o seu desempenho. Estas ações são realizadas através do uso de painéis de indicadores (dashboards), ferramentas de análises de dados (business intelligence) e outras soluções.

É neste estágio que os ganhos de produtividade citados no item 2 mostram um de seus aspectos mais positivos: a partir do momento que os processos operacionais da sua área de RH estiverem estruturados, automatizados e confiáveis, você poderá dedicar mais tempo à gestão de alto nível, desempenhando tarefas de viés tático e estratégico, obtendo melhores resultados e valorizando sua atuação profissional.

5. Aprendizagem das melhores práticas

Os melhores fornecedores de soluções tecnológicas para Recursos Humanos possuem uma expertise nesta área que pode ser observada em seus produtos (sistema de gestão) e serviços (equipe qualificada). A oportunidade de trabalhar com empresas dos mais variados segmentos e com diversos níveis de maturidade permite construir um elevado nível de conhecimento e capacidade de avaliação. Esta competência pode ser utilizada por você e sua equipe, no sentido de aprender as melhores práticas do mercado e conseguir apoio para construir um modelo próprio que atenda às suas necessidades específicas.

Esta experiência pode, inclusive, ajudar a compreender as diversas etapas a serem percorridas para alcançar o nível de excelência, compreendendo os obstáculos que devem ser superados progressivamente, permitindo que você faça um planejamento de longo prazo.

6. Integração da organização, em relação às demandas de RH

Mesmo que você tenha alcançado um nível no qual todos os seus processos estejam estruturados e automatizados, precisamos levar em conta que a área de Recursos Humanos é prestadora de serviços para os clientes internos da organização, realizando um conjunto amplo e complexo de entregas. Esta atribuição faz com que a carga de trabalho das equipes de RH seja aumentada, pois frequentemente o profissional precisa interromper as suas atividades para atender aqueles que necessitam de atendimento.

Uma solução tecnológica que permite aumentar a qualidade na prestação destes serviços, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade de sua equipe, é a adoção de portais em ambiente web. Soluções deste tipo oferecem uma interface por meio da qual é possível disponibilizar informações e documentos tanto para a gestão, como para os demais colaboradores. Por meio deste canal é possível visualizar a ficha do funcionário, o recibo de pagamento, o comprovante de rendimentos, o espelho do ponto, necessidades de treinamento, avaliações de desempenho, quadro de lotação, plano de carreira, entre outros.

Algumas soluções deste tipo ainda oferecem ferramenta para automatizar as solicitações feitas ao RH (adiantamentos, folgas, férias, entre outros), com possibilidade de fluxo com permissões (no caso do colaborador fazer a solicitação e esta necessitar a aprovação do seu gestor imediato).

7. Satisfação da equipe de RH

O último, mas não menos importante, aspecto a ser apresentado como vantagem para a adoção de um bom sistema de gestão de RH é a satisfação que esta solução pode levar à sua equipe. Processos bem estruturados e automatizados, assim como o uso de ferramentas eficientes para a execução das atividades, são fatores que aumentam a satisfação da equipe, diminuindo o absenteísmo e o turnover.

De maneira geral, o ser humano aprecia ver que o seu trabalho é bem feito e valorizado. Situações de dificuldade constante na execução das tarefas mais básicas levam à sensação de frustração e impotência, aumentando o atrito e o estresse. Neste sentido, boas escolhas auxiliam a construir um ambiente que, além de eficiente e produtivo, harmônico.

Como escolher o melhor software para a sua empresa?

Para escolher o software de gestão de recursos humanos ideal, existem alguns passos a seguir. O primeiro passo é estudar o papel do setor de RH na sua empresa: quais atividades desempenha, quais são os principais obstáculos enfrentados, os processos que precisam de otimização e o que você espera que um fornecedor possa lhe trazer. O segundo passo é identificar as opções de SIRH disponíveis. O terceiro e último passo é realizar um contato com a opção ou opções escolhidas e iniciar um relacionamento.

Considere que a função do software de RH é facilitar o trabalho da sua equipe e, ao mesmo tempo, trazer uma melhora nos resultados. É esse o critério principal que você precisa ter em mente. Porém, é claro, existem outros critérios relevantes. Eles são: a qualidade dos serviços oferecidos (suporte, projeto, assessorias e treinamento), os canais de suporte (telefone, chat, e-mail), o procedimento de atualizações do sistema; a possibilidade de incluir customizações para atender alguma nova necessidade que sua empresa apresente; a transparência no atendimento e na cobrança.

Conclusão

Quando se fala em gestão de recursos humanos, dentro das organizações, sabemos que está em jogo uma série de fatores. Poderíamos sintetizar as principais demandas em 3 fatores centrais: pessoas, processos e ferramentas. Neste artigo, centramos a nossa atenção no último item: ferramentas. Atualmente, o uso de softwares especializados tem se mostrado como a melhor ferramenta para alcançar altos níveis de desempenho.

Lembre-se que a adoção de uma solução tecnológica que possa trazer todos os ganhos citados neste artigo envolve a escolha criteriosa de um fornecedor que não somente possa atender as suas demandas, auxiliando-o a resolver os seus problemas, mas com a qual você possa construir um relacionamento de colaboração e reciprocidade de longo prazo.

Talvez, a mensagem principal que você deve levar deste artigo é que muitos problemas tem soluções que podem ser encontrada com calma e planejamento. Que tal começar eliminando as planilhas?