7 erros ao medir indicadores de RH em planilhas
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Não cometa estes 7 erros ao medir indicadores de RH

Todos os profissionais de Recursos Humanos possuem, entre outros objetivos, o de contratar e desenvolver os melhores colaboradores à empresa. Esses profissionais também enfrentam muitos desafios, principalmente para aplicar, da forma mais adequada, as práticas de RH, entre elas a mensuração dos indicadores de RH.

Saber medir os indicadores de RH é fundamental para que todos os resultados dos investimentos da empresa em programas e políticas de gestão de pessoas sejam atingidos.

Contudo, muitos profissionais ainda utilizam as planilhas para fazer essa medição, o que pode gerar muita imprecisão. Você ainda usa as planilhas para esse trabalho? Saiba que isso já é passado. Confira!

O que são os indicadores de RH?

Os indicadores de RH, também chamados de Key Perfomance Indicators (KPIs), são essenciais para toda empresa que preze por uma gestão eficaz, já que eles retratam a real situação da corporação.

Os indicadores de RH visam, principalmente, avaliar e definir as próximas condutas da empresa, projetando ações e identificando os obstáculos, as ameaças e as tendências para todos os setores. Por isso, eles se tornam tão importantes.

Porém, os indicadores de RH não são capazes de traduzir a razão de tais resultados, nem mesmo indicam como se deve proceder para melhorar a situação. Eles apenas evidenciam os fatos. Então, para chegar a uma razão específica, é fundamental que ao final seja possível elaborar um planejamento para superar os pontos negativos encontrados e que impedem o crescimento, tanto da equipe quanto da empresa.

E é nesse sentido que o setor e os profissionais de RH se tornam indispensáveis. É também nesse ponto que os indicadores aplicados devem ser feitos com precisão.

Está medindo indicadores com planilhas?

Profissional de Recursos Humanos, se você ainda utiliza planilhas manuais para executar essa tarefa, saiba que você pode estar pondo em jogo sua credibilidade profissional. Elencamos alguns problemas que geralmente são causados ao se calcular indicadores em planilhas. Confira:

1. Aplicação de números obsoletos

Normalmente, quem trabalha com planilhas para medir seus indicadores, acaba obtendo os números de outros meses, ou seja, está olhando para o passado. Quando isso ocorre, a mensuração será baseada em números já obsoletos e o profissional não terá mais o que fazer naquele momento para sanar os pontos negativos. Todas as ações já são tardias, já aconteceram e, por isso, o profissional poderá apenas projetar ações futuras. Em que irá auxiliar inserir na planilha os indicadores intrajornada do mês que já passou, por exemplo?

O ideal para ter a situação da empresa no tempo presente, seria poder observar os indicadores em tempo real, por meio de sistema, por exemplo. Já existem no mercado ferramentas que possibilitam mensurar esses indicadores ‘ao vivo’ e impulsionar o trabalho olhando para o agora e projetar o futuro. Assim, o profissional poderia agir imediatamente, sem deixar que os problemas tomem proporções ainda maiores.

Precisa de ajuda para começar? Conheça a ferramenta de Indicadores Metadados – empresa que desenvolve sistemas para a gestão do seu RH – que te auxiliará nesses primeiros passos rumo ao sucesso.

2. Interpretação equivocada

É normal que após levantar todos os dados dos indicadores aplicáveis na sua empresa, o profissional se depare com a interpretação desses números. Esse é o momento mais delicado, pois se o profissional medir errado, estará jogando fora todo o processo anterior (levantamento).

Nesse sentido, o ideal é comparar os resultados com o mercado de trabalho e não somente conforme a meta da empresa. Isto quer dizer que se a empresa possui uma meta muito abaixo do mercado, ela poderá ser facilmente atingida. E, na maioria das vezes, isso não é bom, pois, vai nivelar os indicadores por baixo. A consequência disso será uma empresa menos competitiva e com indicadores que apenas satisfazem o ego da gestão.

Então, profissional de RH, esteja atento aos números estabelecidos pelo mercado de trabalho. Projete sua empresa para o crescimento e os indicadores são fundamentais para isso.

3. Preenchimento manual

O profissional que digita os indicadores de RH na sua empresa está sujeito a erros, afinal somos seres humanos. Mas, os problemas podem ficar ainda maiores quando preenchemos manualmente uma tabela de indicadores. Agora, imagine quando precisamos personalizar as planilhas por setores e departamentos! Dá até dor de cabeça só de pensar, não é mesmo? Mas podemos ficar tranquilos, porque já existem ferramentas que podem nos ajudar nisso.

São os sistemas. Eles são capazes de filtrar todas as informações que precisamos. Por exemplo, quando necessitamos entregar para a direção os indicadores separados por setor, por centro de custos ou ainda quando é preciso criar versões de indicadores para cada gestor. Os gráficos são autoexplicativos e de fácil entendimento e isso é determinante para a correta tomada de decisão.

Aqui na Metadados, os indicadores são acompanhados diariamente por meio do nosso sistema. O resultado é estarmos, desde 2011, entre as Melhores Empresas para se Trabalhar. 

4. Baixa produtividade

Outro problema muito comum ao medir indicadores em planilhas é a baixa produtividade. E esse obstáculo é muito óbvio, pois o tempo perdido para montar uma planilha é infinitamente maior do que lançarmos os dados em um sistema que faz isso automaticamente.

Excluindo a mensuração em planilhas e aderindo a um sistema pensado para facilitar o dia a dia do profissional, a produtividade certamente aumentaria e geraria muito mais lucro à empresa.

5. Comunicação visual deficiente

Após mensurar os indicadores, é necessário apresentá-los aos demais colaboradores da empresa, até para gestores, diretores e presidentes. A apresentação deve causar impacto nas pessoas, ser bem apresentada, com gráficos atrativos e de rápida compreensão.

Na maioria das opções de planilhas existentes, não encontramos uma que possibilite juntarmos todos os requisitos para formamos uma boa apresentação. Além do mais, isso tomaria muito tempo para que fosse feito.

O ideal para uma comunicação perfeita seria uma ferramenta que unisse todos os quesitos e que impactasse os espectadores, um sistema que tivesse interação, que gerasse alertas quando os números estivessem baixos, que permitisse uma comunicação direta dos gestores com os analistas dos indicadores, a fim de criar uma discussão sobre o tema, ou talvez que pudéssemos acessar pelo celular a qualquer momento.

Além disso, esse sistema poderia estar formatado para exibição em diversas plataformas, como em televisores em tempo real e que ainda fosse possível selecionar indicadores específicos e colocar direto no corpo do e-mail.

6. Falta de interatividade

 Já imaginou uma plataforma onde os gráficos pudessem ser comentados e discutidos? Onde diversos colaboradores pudessem opinar sobre as causas deles? Pois é, isso não é possível em uma planilha. Planilha não conecta informações. Ela é estática. Quantas vezes os indicadores foram apresentados, todo mundo se surpreendeu, mas depois nada foi feito? Ou mesmo quando algo foi feito, onde isso ficou armazenado? Quem sabe o que foi feito?

Com um sistema seria possível observar o indicador e conversar sobre ele, trocar ideias, melhorá-lo. Por isso, pense: ignorar a interatividade é condenar os indicadores ao descaso.

7. Insegurança

Todos nós sabemos que as planilhas permitem filtros que violam a segurança da informação. Elas não são confiáveis. Com a planilha em mãos, qualquer pessoa pode ver tudo que contem nela, inclusive o que não deveria. Ainda, ao enviar essa planilha por e-mail, não temos a garantia de que ela não caia nas mãos de outras pessoas, como colaboradores sem cargo de gestão, ex-funcionários ou até mesmo concorrentes.

Em um sistema, a informação é 100% segura. Somente quem tem login e senha poderá acessar. Além disso, é possível aplicar filtros nas informações a fim de garantir que os usuários somente visualizarão os dados que lhes foram disponibilizados, garantindo a confidencialidade das informações. Se isso já é algo importante para qualquer empresa, imagine para o RH, onde as informações de colaboradores, as quais são extremamente sensíveis, ficam à disposição para acesso.

Agora é com você!

Como pudemos observar, as planilhas já são ferramentas do passado. A tecnologia nos trouxe muitas facilidades e não é justo sofrermos diariamente para desenvolvermos nossas tarefas se já existem outras opções no mercado.

Por isso, profissional de RH, comprove a importância do seu trabalho. Não é preciso quebrar a cabeça para atingir os resultados e alavancar o sucesso de sua empresa. Basta saber qual ferramenta escolher e agir.

Agora que você já sabe quais erros podem ser evitados ao medir seus indicadores de Recursos Humanos, descubra neste Quiz se você é capaz de medi-los de forma ágil e 100% confiável.