Sistema de RH: Quando está na hora de fazer a troca do seu software?
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Software de Recursos Humanos: 7 sinais de que você deve investir em um novo sistema

Trouxemos alguns sinais que indicam a necessidade de um novo investimento. Confira!

A aquisição de um software de RH é motivada por uma série de vantagens e benefícios que se espera ganhar com ele. Quando essas vantagens deixam de ser observadas, é hora de substituir a solução utilizada. Adquirir um software novinho em folha, entretanto, exige planejamento e investimento, e sempre surge aquela dúvida: será que é mesmo a hora de realizar a troca?

Para ajudar você a responder essa pergunta, trouxemos alguns sinais que indicam a necessidade de um novo investimento. Confira!

Não está havendo uma melhora significativa no tempo

Um software de RH deve trazer, como um dos principais benefícios, a redução de tempo na execução de tarefas; afinal, ele automatiza funções e faz com que elas sejam mais facilmente executadas. Além disso, deve transmitir segurança nas informações, reduzindo conferências desnecessárias no fechamento de documentos e relatórios mensais.

Por isso, se o software não está oferecendo um ganho de tempo no processo de seleção ou na gestão de benefícios, por exemplo, ele não está cumprindo um de seus papéis e provavelmente não é mais tão relevante para o setor.

A atuação do RH está desalinhada em relação aos objetivos estratégicos

Um software de RH bem implementado também oferece o benefício de alinhar o departamento aos objetivos estratégicos da empresa como um todo. Ao analisar perfis dos profissionais, por exemplo, um software apoia a tomada de decisão de contratação, de modo que o melhor colaborador seja escolhido para uma função considerada chave do negócio.

Se o RH não está sendo capaz de atuar conforme os objetivos da empresa, portanto, existe um problema relacionado ao software. Isso é muito comum quando o programa utilizado não acompanha as transformações do setor ou da própria empresa e, por isso, deixa de se adaptar às suas necessidades específicas.

A aquisição de um novo software, por sua vez, possibilita a reestruturação dos dados da empresa, o que dá um novo fôlego para a atuação do RH, de modo a torná-la mais alinhada com os objetivos de negócio atual, sem  a perda de históricos.

As funcionalidades não atendem mais às necessidades do RH

Por falar em desalinhamento e objetivos estratégicos, outro sinal de que chegou a hora de adquirir um novo software de RH é quando a atual solução não dispõe do atendimento a necessidades muito relevantes para o setor. Quer um exemplo? Integração ao eSocial.

Como o eSocial vem fazendo cada vez mais parte das empresas — até mesmo por uma obrigatoriedade legal —, o software utilizado precisa oferecer uma integração a esse sistema. Assim, os dados são gerados e transmitidos mais facilmente, e a empresa garante a regularidade total das informações de acordo com o layout.

Um software de RH que tenha sido adquirido antes do início da implantação do eSocial e que não tenha passado pelas atualizações sugeridas, por sua vez, não vai atender a essa necessidade e deve ser trocado. para permitir a manutenção do envio dos dados no prazo para a Receita Federal.

A segurança ou a disponibilidade de dados estão afetadas

As informações adicionadas e transmitidas pelo software de RH são de alta relevância para a empresa. Há dados referentes aos funcionários, aos gastos do setor e também às condições estratégicas de preenchimento de vagas. Se ocorre o vazamento dessas informações, a atuação da empresa pode ser prejudicada e esta fica mais vulnerável.

Dependendo da construção do software ou mesmo de quanto tempo faz que ele foi lançado, é possível que ocorram problemas relacionados à disponibilidade ou à segurança dos dados. Um software muito antigo, por exemplo, não está preparado para oferecer a mobilidade exigida atualmente, assim como pode não ter certas vulnerabilidades corrigidas.

Ao adquirir um novo software de RH, por outro lado, você tem a garantia de que, sendo de qualidade, há total segurança e disponibilidade dos dados, para que o setor possa atuar de maneira tranquila.

O software de RH não é robusto o bastante para a equipe a ser gerenciada

Um caso muito comum: a empresa contrata um software de RH que atende perfeitamente a equipe a ser gerenciada. Com o passar do tempo, o time aumenta, se torna mais complexo e mais integrado, e o software simplesmente não acompanha as mudanças. Como resultado, aquela solução que parecia perfeita torna-se pouco ou nada robusta para ajudar no gerenciamento da equipe atual.

A troca de software resolve esse problema porque na nova aquisição serão levadas em consideração as atuais necessidades e os novos pontos críticos para o gerenciamento adequado da equipe.

Os custos do setor não estão atingindo os patamares desejados

Outro grande benefício de um software de RH é que ele é capaz de aumentar a produtividade, mesmo com a redução no quadro de pessoas, o que ajuda fortemente na redução dos custos da empresa. O software deve identificar os setores com os piores níveis de desempenho para  que se possa promover ações de capacitação e motivação dos colaboradores. Assim, o uso de um software deve trazer uma diminuição de custos relativos ao gerenciamento do setor como um todo.

Se o setor de RH não está controlando a meta de gastos ou não está observando qualquer decréscimo em seus custos de operação, há fortes indícios de que o software não está funcionando ou atuando como deveria. A troca de solução, por mais que possa representar a princípio um custo a mais, oferece a possibilidade de ganho, pois contribui com informações que possibilitam aos gestores garantir a sobrevivência da empresa, mesmo em tempo de crise.

O suporte oferecido não atende às necessidades do RH

Em alguns momentos, o problema não está no software em si, mas sim no suporte oferecido pela empresa. Imagine uma situação em que ocorre um problema no software de RH ou uma dúvida a respeito de determinada funcionalidade. Se o suporte não é capaz de atender a essa demanda, ocorre uma subutilização dos recursos oferecidos pelo software. O fornecedor deve ter uma equipe de suporte conhecedora da legislação vigente para identificar possíveis falhas no cadastramento e parametrização do seu sistema.

Essa questão, portanto, influencia diretamente nos resultados de uso do software. Com isso, é preciso migrar para uma empresa que ofereça um suporte preparado e especialista no produto que atende, de modo que o software se torne ainda mais relevante para o setor.

Existem alguns indícios importantes de que chegou a hora de trocar o software de RH, e dentre eles estão questões relacionadas aos custos, ao tempo para a realização de tarefas, à produtividade, à segurança e à assertividade em geral quanto ao uso do software. Se uma ou mais dessas situações estiverem acontecendo, o melhor a fazer é realizar um novo investimento de modo a conseguir resultados cada vez melhores e mais eficientes.