Como posso realizar, de forma eficiente, os processos de administração de pessoal? - Blog do RH
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Como posso realizar, de forma eficiente, os processos de administração de pessoal?

Otimizar processos deve ser uma preocupação de todos os setores de trabalho da empresa, inclusive do setor de RH. Existem certos aspectos desse trabalho que são bastante burocráticos, ligados às atividades de administração de pessoal, como o controle de frequência, elaboração da folha de pagamentogestão de benefícios e cumprimento de obrigações legais. Para esses aspectos, a otimização de processos pode ser aplicada por meio de ferramentas e técnicas que permitirão alcançar maior eficiência.

O que é eficiência

Em primeiro lugar, precisamos esclarecer o conceito de eficiência – especialmente porque existe outro conceito com o qual ele frequentemente é confundido: eficácia. Eficácia corresponde a obter bons resultados; eficiência corresponde a desenvolver bons processos.

Pode ser que a administração de pessoal na empresa seja muito eficaz, mas não seja eficiente. Em outras palavras: até se consegue cumprir com as tarefas no prazo e sem erros. No entanto, não são seguidas as melhores prática, gastam-se (ou desperdiçam-se) recursos sem critério, não há planejamento e conta-se com a sorte.

A correlação entre eficiência e eficácia gera um terceiro conceito, do qual você ouve falar todos os dias: a produtividade. Para alcançar uma boa produtividade, é importante que tanto a eficácia quanto a eficiência do seu setor sejam elevadas.

A corrida pela eficiência

Atualmente, as empresas estão correndo para melhorar a eficiência de todos os seus setores. Afinal, sabemos que ela pode acarretar uma economia palpável. Se você aumenta a eficiência de um processo, consegue produzir mais usando o mesmo tempo, o mesmo número de funcionários, a mesma quantidade de insumos. Setores pouco eficientes são considerados um risco de prejuízo e, por esse motivo, acabam tornando-se alvo certo de uma “operação limpeza” da alta gestão.

Isso significa que, se você ainda não começou a trabalhar por esse objetivo, já está atrasado. Contudo, como dar os primeiros passos? Bem, tudo começa com uma análise sobre o desempenho atual do setor.

Faça um mapa visual, listando todos os processos de administração de pessoal desenvolvidos cotidianamente: controle de ponto, cálculo da folha de pagamento e benefícios, homologações, admissões e rescisões. Em seguida, indique os procedimentos envolvidos em cada um desses processos. Dentro desses procedimentos, identifique quais etapas são consideradas “gargalos” – aqueles pontos em que o fluxo de trabalho para ou atrasa. Por fim, identifique qual é o problema por trás do gargalo, é lá que você precisa concentrar seus esforços para melhorar a eficiência.

O ideal é que seus processos de administração de pessoal sejam formalizados, pois assim você consegue ter um material de apoio para treinar adequadamente a sua equipe e sanar eventuais dúvidas, assim como justificar os feedbacks de orientação que der para aqueles que não realizam os processos corretamente. Você pode formalizar os seus processos em arquivos de texto (Word) ou usando softwares específicos para tal (uma sugestão pode ser o Bizagi Modeler, ferramenta que possui uma versão gratuita para criação de fluxogramas e instruções de trabalho, permitindo, inclusive, publicar os processos de trabalho como um site interno da sua empresa).

O uso da tecnologia

Investir em tecnologia é uma forma de cortar caminho rumo ao aumento da eficiência, pois permite substituir completamente os procedimentos obsoletos por versões atualizadas e otimizadas. A tecnologia permite automatizar e acelerar certas tarefas da administração de pessoal, centralizar informações, acessar dados em tempo real, trabalhar de maneira colaborativa e organizada, e ainda evitar necessidade de retrabalho.

Tenha em mente que, mesmo que o procedimento antigo não esteja causando problemas (ainda), você certamente conseguirá melhores resultados com a ajuda de uma ferramenta tecnológica. E, considerando o importante papel que o setor de RH desempenha para o sucesso do negócio, essa é uma maneira de aumentar a competitividade estratégica de sua empresa.

Existem várias formas de tecnologia que podem melhorar a eficiência dos processos de administração de pessoal. A lista se estende por calendários eletrônicos, aplicativos de priorização e controle de tarefas, softwares de desenvolvimento colaborativo de projetos e até sistemas informatizados de gestão de RH (conhecidos como SIRH). Alguns deles são desenvolvidos especificamente para os processos de recursos humanos; outros podem ser adaptados para o uso nesse contexto.

Entretanto, embora muitas empresas tenham conhecimento da existência dessas tecnologias, elas não as adotam. O motivo é o receio de que haja uma barreira de implementação muito alta, tanto devido ao custo quanto devido à complexidade dessas alternativas. Esse receio surge, principalmente, no caso do sistema de gestão de RH, pois ele envolve não apenas a implementação de uma nova ferramenta, mas a reestruturação de todo o trabalho em torno dela.

No entanto, é importante ter em mente que o SIRH não é uma quebra total do “paradigma”, do status quo. Na verdade, ele é parte de um fenômeno bem estabelecido: o uso de sistemas multifacetados que permitem a gestão da empresa como um todo, de vendas e finanças à produção e logística. Esses sistemas são chamados de ERP (Enterprise Resource Planning), e o SIRH se encaixa neles para agregar mais um componente.

Assim, a barreira de implementação é reduzida. O SIRH pode ser adotado com sucesso, porque se alinha e se integra com o ERP que está em uso. Essa integração ainda permite ampliar a participação do setor de RH no planejamento estratégico da empresa. Tendo acesso a dados relevantes de todos os outros departamentos, o RH pode ser mais proativo em colaborar com o desenvolvimento de ações e projetos para atingir metas coletivas.

Já mencionamos como o sistema de gestão de RH (e outras tecnologias) pode ser usado para os processos de administração de pessoal. Para evitar repetições, recomendamos que você leia mais sobre esse assunto no nosso artigo Entenda a importância estratégica da automação de processos de RH. Todavia, o conceito que desejamos retomar é que essas ferramentas são efetivamente capazes de eliminar alguns dos principais problemas que levam à falta de eficiência – como a dificuldade para localizar informações ou a demora para processar e analisar dados.

Outras alternativas

A tecnologia não é a única solução para que os processos de administração de pessoal se tornem mais eficientes. O gestor também pode adotar outras estratégias. Estamos falando de organização do ambiente de trabalho, aproveitamento do tempo, estabelecimento de pequenas alterações nos procedimentos de trabalho e até mesmo posturas de gestão e relacionamento entre funcionários. São medidas simples e objetivas que focam a resolução de problemas pontuais, os quais podem estar causando a baixa eficiência.

Você quer saber mais sobre essas alternativas? Nós enumeramos várias delas em um material exclusivo da Metadados. Para conferir o resultado, leia nosso Guia de práticas de administração de pessoal. Garantimos que esse guia vai ter todas as informações de que você precisa para atingir a excelência – e a eficiência.
Você também pode realizar agora o teste para identificar se os seus processos de administração de pessoal são eficazes.