eSocial: contagem regressiva

Um dos grandes desafios que observamos nas empresas diz respeito ao número excessivo de obrigações principais e acessórias nas rotinas de administração de pessoal, saúde e segurança. Agora, o anseio dos profissionais que atuam com estas rotinas é dar conta do eSocial, que prevê a adoção de uma nova sistemática de trabalho.

Segundo o comitê representante do governo federal, todas as informações exigidas no eSocial já são fornecidas para os entes envolvidos. A grande novidade é a nova forma de prestação das informações e o avanço tecnológico em sistemas. Parece simples, mas não é!

O eSocial têm sido alvo de muitos debates acerca das dificuldades encontradas para as adequações necessárias ou pela volatilidade de sua normatização, seja por falta de conhecimento, pela baixa maturidade nos fluxos de trabalho ou investimentos necessários para atender ao eSocial. Porém, os profissionais não poderão mais procrastinar esta obrigação, visto que há uma contagem regressiva para a sua entrada.

Pensando nisso, elaboramos esse artigo vai apresentar as características principais do eSocial, seu funcionamento, alguns impactos e mostrar os sete passos para implementar um projeto em sua empresa. Esperamos que seja útil em sua estratégia para o cumprimento desta nova obrigação. Boa leitura!

O que é o eSocial?

O eSocial é o instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e tem por finalidade padronizar sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo um ambiente nacional (Decreto 8.373/2014).

O eSocial é integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que consiste na modernização da sistemática do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e órgãos fiscalizadores.

Como parte integrante do Sped, pode ser considerado uma evolução em relação às demais escriturações, visto que consiste numa ação conjunta de diversos órgãos e entidades do governo federal pela prestação única das informações, a serem armazenada no Ambiente Nacional do eSocial, de onde serão extraídas pelos diversos entes, no limite de suas respectivas competências e atribuições.

Quais são os órgãos ou entidades envolvidos?

Para a organização e implementação, foram instituídos dois comitês para o eSocial:

Comitê Diretivo

Com atribuições para o estabelecimento do prazo máximo para entrada do eSocial; elaboração e acompanhamento de diretrizes e políticas; acompanhamento das ações e integrações decorrentes do eSocial; proposição de ações e parcerias para comunicação, divulgação e aperfeiçoamento do eSocial entre os empregadores e empregados; indicação de ajustes nos processos de trabalhos dos órgãos, visando à melhoria da qualidade da informação e dos serviços prestados à sociedade.

O Comitê Diretivo é representado pelos seguintes entes:

  • Ministério da Fazenda.
  • Ministério do Trabalho e Previdência Social.
  • Secretaria da Micro e Pequena Empresa.

Comitê Gestor

Com atribuições para a criação de diretrizes, especificação, desenvolvimento, implantação e manutenção do ambiente nacional; integração com os demais módulos do sistema; auxílio e regulamentação para o compartilhamento e a utilização das informações armazenadas no ambiente nacional do eSocial; e aprovação do Manual de Orientação do eSocial e suas atualizações.

O Comitê Gestor é representado pelos seguintes entes:

  • Ministério do Trabalho e Previdência Social.
  • Secretaria da Receita Federal do Brasil.
  • Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
  • Conselho Curador do FGTS, representado pela Caixa Econômica Federal.

Como será o funcionamento do eSocial?

Para compreender melhor o funcionamento do eSocial, destacamos que dentre os princípios da concepção deste estão:

  • A racionalização e a simplificação no cumprimento de obrigações.
  • A eliminação da redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas.

Diante quiz-eSocialdisso, o eSocial propõe em sua arquitetura um modelo operacional que inicia com a transmissão dos dados pelo empregador, o tratamento das informações no ambiente nacional e a disseminação destas para os órgãos competentes.

O novo cenário propõe que sejam substituídas as diversas obrigações prestadas a diferentes órgãos, para uma única forma de prestação de informações. Como obrigações acessórias a serem substituídas destacamos: o livro de registro de empregado, a folha de pagamento, a GFIP, a RAIS, o CAGED, a DIRF, a comunicação do acidente de trabalho (CAT) e o perfil profissiográfico previdenciário (PPP).

O que precisa ser declarado ao eSocial?

Para que as diversas obrigações acessórias possam ser substituídas, o eSocial precisará que sejam informados os dados cadastrais e registro de empregadores, trabalhadores com e sem vínculo empregatício e dependentes de trabalhadores avulsos e empregados. Dados relacionados à folha de pagamento e outros fatos geradores, bases de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, sociais, sindicais, do FGTS e do IRRF.

O eSocial é composto por 44 eventos agrupados da seguinte forma:

Iniciais

É o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial. São eventos que identificam o empregador / contribuinte / órgão público, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa. Inclui-se neste grupo, o cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos e afastados no momento da implantação do eSocial.

De Tabelas

Eventos que são responsáveis por uma série de informações que validam os eventos iniciais, não periódicos e periódicos, tais como: cargos, funções, horários e turnos de trabalho, rubricas, ambientes de trabalho, lotações tributárias, entre outros. Buscam a otimização na geração dos arquivos e no armazenamento das informações no Ambiente Nacional do eSocial, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do layout.

Não Periódicos

São os eventos que não possuem uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador / órgão público e o trabalhador, que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais, tais como: a admissão, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a agentes nocivos, o desligamento, o acidente de trabalho, entre outros.

Periódicos

São aqueles cuja ocorrência tem periodicidade previamente definida, compostos por informações de folha de pagamento, de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias, do imposto sobre a renda retido na fonte sobre pagamentos a pessoa física, da contribuição sindical patronal, entre outros.

Cada evento possui um layout específico, composto por diversos registros e regras de validações. Toda esta composição será extraída do aplicativo do empregador e/ou de integração com os seus fornecedores, observando o atendimento completo das informações exigidas em cada evento.

Que áreas ou processos, dentro da empresa, serão afetados?

Para atender as exigências do eSocial, diversas áreas devem ser envolvidas. É importante ressaltar que os profissionais vivenciarão em suas rotinas diárias a geração de dados para o eSocial.

De acordo com o modelo previsto, diversos eventos precisam ser transmitidos à medida que ocorrem. E as práticas de organização apenas no final do mês, quando ocorre o fechamento da Folha de Pagamento, por exemplo, serão suprimidas por rotinas diárias. Tais rotinas também envolverão outros profissionais de diversas áreas da empresa, tais como: o jurídico, o SESMT, a TI, entre outros.

Observe o caso de uma admissão, em que o RH deverá enviar as informações do registro do trabalhador no prazo de 1 dia antes ao início da prestação do serviço. Bem como, se o mesmo está sendo contratado para assumir um cargo novo dentro da empresa, a tabela referente a este cargo deve ser enviada no mesmo prazo.

Para o SESMT, a comunicação do acidente de trabalho deve ser encaminhada até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência, e, em caso de morte, de imediato. Ratifica-se a necessidade de informar a CAT ainda que não haja afastamento das atividades laborais do empregado e/ou trabalhador avulso.

Já na área jurídica da empresa, a atenção estará voltada para as decisões ou sentenças proferidas aos processos administrativos e judiciais, que interferem na validação de outros eventos do eSocial e influenciam na forma e no cálculo dos tributos devidos e FGTS. A informação prestada para o evento de processos deve ser enviada no início da utilização do eSocial e pode ser alterada no decorrer do tempo, hipótese em que deve ser enviado este mesmo evento com a nova informação, quando da sua ocorrência.

A área de TI por sua vez, tem a responsabilidade de manter atualizados os aplicativos de RH, Saúde e Segurança do Trabalho e as integrações necessárias entre sistemas. E, para que as informações completas sejam enviadas ao eSocial, os serviços de webservices e certificações digitais precisam manter-se em pleno funcionamento.

Estes são apenas alguns exemplos do trabalho conjunto das áreas dentro de uma organização. Por isso, fatores críticos de sucesso para adequação ao eSocial estarão vinculados à modelagem de processos e fluxos de trabalho, compliance trabalhista, adequação da infraestrutura tecnológica e mudança cultural sobre esta nova perspectiva de trabalho.

Passando a fase de adequação, com o eSocial estas rotinas ficarão diluídas durante a jornada diária de trabalho, eliminando a sobrecarga dos fechamentos mensais e anuais, bem como a redundância das informações prestadas. Outro fator positivo será o cálculo dos débitos e créditos tributários, com base nas informações consolidadas por período de apuração, no Ambiente Nacional do eSocial.

Quais são os reflexos do eSocial para a apuração e recolhimento dos impostos e tributos?

Com o novo modelo da prestação de informações, o eSocial também terá um reflexo na apuração das guias para o recolhimento do FGTS, das contribuições previdenciárias e do IRRF.

Está previsto o retorno de consulta solicitada, e também o encaminhamento automático ao contribuinte quando ocorrer o encerramento da transmissão dos eventos periódicos do movimento, em determinado período de apuração. Essas consultas apresentarão as eventuais divergências encontradas entre os valores de bases e contribuições informados pelo contribuinte e os calculados pelo sistema. Desta forma, o contribuinte poderá, a partir do esclarecimento obtido pelo retorno detalhado da consulta, retificar as informações prestadas.

FGTS

Será definido um único modelo de guia – GRFTS. Esta guia servirá para o recolhimento mensal e para o recolhimento rescisório.

Como vai funcionar:

  1. O empregador envia o conjunto de eventos (vinculados ao período de apuração) para o Ambiente Nacional do eSocial, e realiza o fechamento do período. Ou, no caso do FGTS rescisório, envia o conjunto de eventos do desligamento e devidas remunerações.
  2. No Ambiente Nacional do eSocial as informações são validadas e armazenadas.
  3. A Caixa Econômica Federal recebe os dados, gera a guia e disponibiliza na página do FGTS.
  4. O empregador imprime a guia atualizada, na página do FGTS, para o recolhimento.

Contribuição Previdenciária e IRRF

A GFIP e a DIRF serão substituídas pela DCTFWeb responsável pela apuração automática dos débitos tributários. E através desta, será gerada um único documento de arrecadação – DARF para o pagamento das contribuições previdenciárias e do IRRF. A Guia da Previdência Social – GPS será gradualmente extinta.

Como vai funcionar:

  1. O empregador envia o conjunto de eventos, vinculados ao período de apuração, para o Ambiente Nacional do eSocial.
  2. O empregador envia os eventos referentes à Escrituração Fiscal Digital das Retenções e Informações da Contribuição Previdenciária (EFD – Reinf), que abrange todas as retenções do contribuinte sem relação com o trabalho, bem como as informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas.
  3. O empregador faz as consultas das totalizações das contribuições previdenciárias e do IRRF, e realiza o fechamento do período.
  4. A Receita Federal consulta e efetiva o aproveitamento de débitos e créditos tributários, através dos sistemas de compensações, de restituição e de parcelamentos.
  5. A Receita Federal do Brasil, através da DCTFWeb, apura os débitos tributários e gera a DARF.
  6. O empregador imprime a DARF atualizada para o recolhimento.

Como vimos, o empregador deverá sinalizar que as informações que afetam o cálculo de débitos tributários foram todas transmitidas. A aceitação do evento de fechamento pelo eSocial, após processadas as devidas validações, conclui a totalização das bases de cálculo contempladas naquele movimento, e possibilita a constituição dos créditos e os recolhimentos de contribuições previdenciárias, FGTS e IRRF.

A ausência de processos bem definidos e informações qualificadas, podem causar dores de cabeça ao empregador no futuro. Nos casos mais graves, com o atraso da entrega ao eSocial, a empresa não conseguirá fazer o recolhimento dos impostos e tributos, cumprir com os prazos das obrigações trabalhistas, acarretando multas.

Para suprir todas estas demandas, o empregador pode precisar de investimento em recursos humanos e tecnológicos, portanto, é muito importante nesta contagem regressiva que sua estratégia seja acompanhada de um bom plano de projeto.

Conheça os sete passos para a implementação do projeto eSocial em sua empresa

Muitas vezes, quando nos deparamos com o tempo necessário para planejar uma ação podemos ter uma sensação do adiamento da execução e o planejamento seria somente mais um esforço desnecessário. Não existe um único caminho para chegar ao objetivo final, porém o tempo e o desgaste variam de um para outro. Por isso, um percurso bem planejado pode atalhar caminhos ou ainda possibilitar a chegada ao destino final com mais tranquilidade e segurança.

Nesta contagem regressiva da entrada ao eSocial é muito importante que os profissionais envolvidos, direta e indiretamente, estejam aptos para a nova sistemática. Por isso, nenhum tempo deve ser desperdiçado em caminhos que distanciem do objetivo desta jornada: cumprir o primeiro envio ao eSocial, com 100% dos processos aderentes à legislação.

Logo, um bom planejamento pode propiciar o encontro de um caminho mais favorável, descobrindo os melhores trajetos e prevendo as possíveis pedras e obstáculos que inevitavelmente tenham que ser vencidos. A seguir, elencamos sete passos desta jornada, para que sejam planejados os caminhos que você pretende trilhar durante o ano de 2017.

1º Passo – Desvendando o eSocial

Realize pesquisas e compreenda o que é, como funciona e os aspectos importantes das exigências do eSocial. Neste passo, use fontes confiáveis de pesquisa e obtenha as informações sobre importância e a complexidade do projeto eSocial.

2º Passo – Viabilizando o eSocial

Torne viável a implementação do projeto eSocial dentro da empresa. Crie um comitê interno responsável por filtrar e direcionar as ações e informações do projeto. Desenvolva uma análise e diagnóstico de adequação de layout exigido pelo governo, avaliando quanto deverá ser investido em pessoas, processos, sistemas e integrações, para tornar possível a entrada ao eSocial.

Apresente e valide o escopo do projeto a ser trabalhado com a direção e gestão da organização, esta deve compreender a importância do eSocial e todos os impactos nos processos.

3º Passo – Comunicação Interna

Desenvolva um plano de comunicação interna, envolvendo todas as áreas impactadas. O objetivo desta comunicação interna é conscientizar os colaboradores sobre os impactos do eSocial em suas funções, sensibilizando e nivelando o conhecimento de todos os profissionais.

4º Passo – Capacitação da Equipe

Capacite os profissionais envolvidos com o projeto. Este passo consiste na clarificação de conceitos, de regras e do funcionamento do eSocial, para aprimorar ou desenvolver conhecimentos que possibilitem o cumprimento da legislação trabalhista e previdenciária, a revisão de práticas nas principais rotinas em administração de pessoal, saúde e segurança do trabalho, a auditoria em sistemas e a adequação da infraestrutura tecnológica.

5º Passo – Adequação de Processos

Execute as mudanças. Neste passo, a equipe do projeto deve tangibilizar as ações de melhoria, tornando definitivas as mudanças propostas – mudança cultural.

O ponto de partida é o mapeamento e revisão dos processos para adequação ao eSocial, contudo, durante o percurso novas demandas podem surgir, alterando o escopo do projeto. Neste momento, a equipe deve estar preparada para analisar, priorizar e conduzir as ações, respeitando o plano do projeto e/ou cronograma de entrada do eSocial.

Outra questão fundamental é a preparação do ambiente tecnológico e de segurança da informação para o empregador. Como já vimos, haverá uma troca periódica de informações que precisam ser extraídas das aplicações e repassadas ao Ambiente Nacional do eSocial. A transmissão de dados, então, deve atender plenamente aos layouts estabelecidos, com certificado digital e processo de envio por meio de portal web ou webservices.

6º Passo – Soluções

Implemente os sistemas. Quando todas as informações já foram obtidas é hora de popular os dados em sistemas. Observe que neste passo, você já tem os sistemas mais aderentes ao eSocial, portanto, o momento é de execução e não mais de avaliação ou análise.

Portanto, implemente as soluções internas e as integrações com fornecedores. Realize parametrizações, revise e complemente informações nas aplicações e valide as integrações entre sistemas, quando necessário.

7º Passo – Conexão com o Ambiente eSocial

Envie os dados para o eSocial. Por fim, este último passo refere-se ao envio e acompanhamento do processamento de suas informações no Ambiente Nacional do eSocial. Sendo necessária a liberação dos ambientes de teste, pré-produção e produção, por parte do governo federal, de acordo com o cronograma previsto.

Recomenda-se, que nas etapas definidas no projeto, sejam planejados envios aos ambientes de teste e pré-produção, conferindo um tempo maior para ajustes a possíveis erros.

E então, gostou de saber um pouco mais sobre o eSocial? Quer saber sobre o novo cronograma oficial e seus impactos? Confira nosso post Seu RH está preparado para o novo cronograma do eSocial?