eSocial: seu RH está preparado para o novo cronograma?

Pesquisas apontam que a adequação para atender às exigências do eSocial não é uma tarefa simples. Além disso, muitas empresas não possuem uma estrutura interna dedicada e preparada para conduzir a implementação do eSocial, não tendo ideia de como e por onde começar. Essa situação parece familiar para você?

No artigo de hoje, produzido pela Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistema para a gestão de RH — você vai conhecer o novo cronograma oficial do eSocial, saber quais mudanças são necessárias nas organizações e compreender a importância do RH agir estrategicamente quando o tema é eSocial.

O que muda, afinal?

Muito tem se falado sobre o principal objetivo do eSocial: a simplificação e uniformização das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relacionadas à contratação de mão de obra com ou sem vínculo empregatício. Mas, se este projeto pode trazer inúmeros benefícios para o empregador tais como racionalização, padronização e avanço tecnológico, por que o eSocial ainda é um desafio?

Há um ponto importante que merece sua atenção: a simplificação da informação vem acompanhada da exigência do seu envio em prazos diferentes das obrigações acessórias atuais. No cenário proposto pelo projeto do governo, a informação deve ser prestada, ao Ambiente Nacional do eSocial, quando surge dentro dos processos de RH, quase que em tempo real. Por exemplo, a informação da admissão de um novo trabalhador deve ser enviada até o final do dia anterior ao do início das suas atividades na empresa.

A chegada do eSocial inova também a atuação do FISCO, por meio do tratamento unificado da informação pelos diversos órgãos na mesma base. Com este cruzamento de dados, o crédito tributário será unificado por meio da apuração, da confissão da dívida e do pagamento ou recolhimento dos tributos.

Até aqui, você já consegue perceber que o impacto maior será na forma de trabalho e na prestação das informações. Isso vai requerer uma mudança no perfil do profissional de RH, na conscientização dos líderes e dos trabalhadores para atender a dois requisitos essenciais: prazo e qualidade das informações.

Diante desta realidade, o departamento de Recursos Humanos necessita focar em integração dos sistemas, qualificação de cadastros e adequação dos processos, para atender à legislação vigente. Lembrando, também, que a adoção de novos processos ou a reafirmação destes e das políticas atuais precisam tempo para a concepção, a divulgação e a internalização.

Confira o prazo para adequação

Com as diversas prorrogações do eSocial, as empresas ganharam um tempo maior para a planejar e implementar o projeto de forma organizada. Os eventos possuem muitas informações e demandarão tempo para a realização de uma análise de aderência e execução das ações necessárias, a fim de garantir o envio dentro do prazo legal.

O eSocial foi dividido por grupos e fases. Ao todo, são 3 grupos e 5 fases. Segurado especial e pequeno produtor rural pessoa física, MEI, microempresas, empresas de pequeno porte também possuem datas específicas e diferenciadas. Basicamente, podemos dividir o eSocial em:

Fase 1: Cadastros do empregador e tabelas

Fase 2: Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos)

Fase 3: Folha de Pagamento

Fase 4: Substituição da GFIP e compensação cruzada

Fase 5: Dados de Segurança e Saúde do Trabalhador

Confira o cronograma completo, com todos os detalhes aqui!

Estratégia: Plano X Ação

Diante do novo cronograma e das mudanças previstas com a entrada do eSocial, é comum que as empresas e, mais especificamente os departamentos de Recursos Humanos, se deparem com o seguinte dilema: agir imediatamente e não perder tempo ou planejar criteriosamente e equalizar o esforço de trabalho?

Um bom planejamento é uma premissa básica para o sucesso de qualquer projeto ou trabalho, pois este auxilia na análise dos riscos ou dificuldades a serem enfrentadas pelo caminho, além da mensuração dos recursos e esforços que deverão ser direcionados ao objetivo em comum.

O planejamento de um projeto ou trabalho não traz, necessariamente, a resposta para todos os problemas que podem ocorrer durante o percurso, mas pode permitir maior assertividade e agilidade na solução de problemas previamente levantados.

Arriscar-se por agir em detrimento ao planejar também é uma escolha. Porém, vale lembrar que, o método de tentativa e erro pode trazer um desgaste maior por retrabalhos e prejudicar o tempo de análise de respostas a problemas, ou ainda, nos casos mais graves, inviabilizar o resultado esperado.

Traçar uma estratégia de adequação ao eSocial requer tempo para pensar, definir metas, prazos e recursos, porque pode envolver a mudança de hábitos, de comportamentos, de crenças, e de valores no ambiente de trabalho.

Contudo, o prazo para todas as adequações necessárias é curto, então é necessário racionalizar as ações de planejamento e de execução. Sendo assim, o ideal é que o Departamento de Recursos Humanos inicie de imediato um planejamento criterioso, para que possa assim, agir rapidamente unindo esforços para o alcance da meta, no prazo necessário.

Na busca por melhorar suas chances de sucesso, tenha em mente que é recomendável fazer as análises necessárias, montar um cronograma para a implementação do eSocial, engajar e capacitar as pessoas, internalizar novas formas de trabalho na cultura organizacional, e fazer com que os resultados possam ser acompanhados por todos. Boa estratégia!

Aproveite para realizar o Teste de Maturidade da sua empresa quanto ao eSocial!