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Software de RH: cuidados na hora de comprar

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Comprar um novo software é uma tarefa difícil e que envolve muitos cuidados por parte dos profissionais que irão avaliá-lo. Historicamente, todos os softwares são vendidos como a solução para todos os problemas da organização.

Mas, como sabemos, nem todos são aquilo que dizem ou apresentam ser. Por isso, é preciso analisar com muita cautela todas as opções fornecidas pelo mercado e, principalmente, buscar o auxílio de consultoria especializada, da equipe interna e de profissionais como os de Tecnologia da Informação.

Para facilitar esse estudo, a Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistema para a gestão de Recursos Humanos — elencou os principais cuidados que devem ser observados na hora de comprar um software de RH. Confira!

A engrenagem

Antes de tudo, precisamos lembrar que a empresa é uma engrenagem e, por isso, precisa de diversos elementos para trabalhar em consonância. Assim, para que o processo de trabalho seja realizado com eficiência, diariamente, é necessário um equilíbrio entre pessoa, equipamento e procedimento. Mas o que isso quer dizer?

Pessoas são os colaboradores; equipamentos são as ferramentas necessárias para a execução das tarefas diárias; procedimento é a maneira de realizar essas tarefas. Ou seja, sem profissionais qualificados, ferramentas adequadas e eficiência no modo de execução, a engrenagem para e a empresa deixa de crescer.

Por tudo isso, um software de RH se faz extremamente necessário para que os profissionais consigam desenvolver suas atividades sem dificuldades e assim potencializar os colaboradores, parte integrante dessa engrenagem.

Confira, então, como garantir que o software escolhido seja o melhor, observando os seguintes cuidados:

1. Reputação empresarial

A reputação empresarial ou corporativa se dá a partir das práticas que refletem a identidade da empresa, por isso, a imagem de uma corporação é construída (e mantida) ao longo do tempo. Ela se forma por meio da qualidade dos relacionamentos que a empresa mantém com seus colaboradores, clientes, fornecedores e demais parceiros.

Por isso, consultar a reputação da empresa de quem se pretende comprar um software é um cuidado a ser observado. A maneira de buscar essa informação pode ser entre outros consumidores, mas com o advento das tecnologias e das redes sociais, é possível pesquisar nas informações que circulam nas redes e, inclusive, em sites especializados em reclamações e até em elogios.

2. Tempo de implantação

A implantação do software é outra questão muito importante a ser observada. É preciso que fique claro ao contratante os custos que envolvem a implantação e mais do que isso, se certificar que as horas acordadas e pagas para a implantação serão suficientes para o projeto ficar pronto. Isso porque algumas empresas, pensando em ganhar vantagem sobre as concorrentes, estipulam o tempo de implantação muito abaixo do necessário. Assim, o custo também será menor no momento da contratação. Porém, ao implantar, as horas não serão suficientes e a empresa deverá suprir essa demanda, adquirindo mais horas da contratação da consultoria, ou seja, mais um aditivo de custos.

Aqui na Metadados, nossos especialistas em consultoria realizam um estudo sobre as necessidades da empresa, verificando a quantidade de dados que serão migrados, como será a integração, e demais informações para que as horas contratadas fiquem dentro das acordadas. Essa transparência é essencial, visto que o software impactará diretamente nos setores da empresa.

Por isso fique atento ao tempo proposto. Pesquise e informe-se sobre as médias de duração das implantações em outras empresas, pois o risco de se investir em um projeto que pode ou não ser entregue dentro do prazo é muito grande, envolve riscos e recursos financeiros.

3. Conhecer o software

Explorar o sistema que você pretende comprar é essencial. É preciso confirmar se ele realmente atenderá o volume de negócios pretendido pela sua empresa. Por isso, uma demonstração de cada um dos módulos do software poderá esclarecer se ele é a melhor opção do mercado.

Assim, antes de fechar o contrato, peça uma demonstração para validar a funcionalidade do sistema dentro da sua necessidade. Outra dica interessante é se certificar se a empresa oferece customização, caso haja uma especificidade no seu segmento, por exemplo.

4. Troca de experiências

A usabilidade de um software só poderá ser percebida no dia a dia, isto é, na execução diária das tarefas. Nesse sentido, contatar empresas que já utilizam ou utilizaram o sistema é outro cuidado que deve ser observado no momento da escolha do software.

Nesse contato é possível descobrir como foi o processo de implantação, se as horas estipuladas foram suficientes, se o sistema apresenta algum erro ou incompatibilidade com outro sistema, se não ocorrem bugs com frequência, como é o suporte da empresa, enfim, é possível se informar sobre o software como um todo e não apenas do que foi apresentado pelo vendedor.

5. Pós-implantação

O pós-implantação também precisa ser observado. E esse detalhe precisa estar especificado no momento da compra. Assim, os profissionais que ainda não estão familiarizados com o sistema e que tiverem qualquer tipo de necessidade, poderão contatar a empresa do software para prestar esse suporte.

Lembre-se que tão importante quanto a implantação do software é o relacionamento pós-compra, que deve ser ainda mais estreitado.

Considerações

Independente da solução a ser implantada, a melhor maneira de evitar problemas ou prejuízos decorrentes dele, é observar cada um dos tópicos citados e, principalmente, manter a área de Tecnologia da Informação permanentemente alinhada com a gestão do negócio. Isto é, o profissional que for escolher o software, nesse caso supondo que seja o RH e o TI, deve conhecer os objetivos da organização com a compra do software para que a escolha da solução tecnológica seja a mais adequada.

Assim, podemos afirmar que será a análise de todos os processos da empresa, individual e conjuntamente, que irão apontar a solução mais adequada.

Se você ainda possui dúvidas sobre como escolher, confira nosso infográfico com as etapas do processo de escolha e receba ainda mais conhecimento para não errar na escolha! Desejamos sucesso!