Grupo 1 e grupo 3 do eSocial: o que você precisa saber nas novas fases

  Acesse para entender obrigações, prazos e mudanças dos próximos meses!

Você estava aguardando as atualizações do eSocial? Então, se prepare, porque elas estão chegando e é preciso estar atento para não perder prazos ou gerar penalidades no sistema de transmissões. Agora, chega o momento ideal para o grupo 1 e grupo 3 do eSocial ficarem em dia com suas obrigações e garantirem todas as entregas.

Mas, afinal, quais empresas se enquadram nestes grupos e quais dados elas devem providenciar? A Metadados, empresa especializada em Sistema de Recursos Humanos, vai auxiliar você com uma explicação simples, acessível e repleta de expertise na adequação à lei do eSocial.

Grupo 1: quem é e quais são os próximos passos?

As participantes do grupo 1 são caracterizadas como “grandes empresas” e devem ter faturamento superior a 78 milhões no ano base 2016.  Elas já estão cumprindo com as primeiras obrigações e se encaminham para a fase 5, referente aos documentos de Segurança e Saúde Ocupacional (SST).

Nessa etapa, é realizada a entrega dos eventos S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho), S-2220 (Monitoramento da Saúde do Colaborador) e S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos). Sendo assim, o primeiro passo é identificar o andamento desses processos na sua empresa atualmente.

O que é importante neste momento?

Nossa dica é ficar atento e verificar como está o controle dos dados necessários, além de mapear a localização de todas as informações exigidas para o envio. Elas estão documentadas em formato de planilha? Em um sistema? Com terceiros?

Depois dessa busca detalhada, é preciso analisar se os documentos expressam a realidade da empresa e se as informações estão corretas. Também é essencial checar se os dados estão de acordo com a Folha de Pagamento!

Além disso, indicamos que você confira com antecedência qual a melhor forma de realizar o cadastro no sistema e otimizar a inscrição de cada um dos eventos da fase 5 do eSocial. Assim, é possível evitar complicações com auditorias e garantir a legalidade da sua empresa.

Não esqueça! Também é necessário verificar e cruzar os dados do PPRA* (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais), PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e LTCAT (Laudo Técnico das Condições Ambientais de Trabalho).

*Em agosto de 2021, o PPRA será substituído pelo PGR. Confira essa mudança aqui.

Grupo 3: quem é e quais são os próximos passos?

As participantes do grupo 3 do eSocial são caracterizadas como empresas optantes pelo Simples Nacional. Elas também já cumprem parte das exigências, mas iniciam uma nova fase no dia 10 de maio de 2021, com foco em Folha de Pagamento.

Essa etapa, conhecida como fase 3, compreende o envio dos eventos S-1200 (Folha de Pagamento), S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho), S-1260 (Comercialização da Produção Rural Pessoa Física),  S-1270 (Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários), S-1280 (Informações complementares ao fechamento) e S-1299 (Fechamento dos Eventos Periódicos). Todas as informações devem estar relacionadas com os fatos ocorridos no próprio mês do prazo, ou seja, a partir do dia 1º de maio.

O que é importante neste momento?

            Nossa dica é realizar a atualização dos dados de processamento da empresa e conferir todos os valores para evitar a reabertura do período em caso de falhas. A documentação para grupo 3 do eSocial deve incluir todos os funcionários, desde os estagiários até os diretores, sendo necessária muita responsabilidade do profissional de RH para o envio correto.

            Caso sua empresa ainda utilize o sistema manual para a Folha de Pagamento, cada uma das informações deve ser transmitida individualmente e com a devida checagem. Nossa dica é realizar a automatização e contar com a tecnologia para facilitar os próximos passos no eSocial.

            Não esqueça! Empresas do grupo 3 do eSocial que estão sem atividades para declarar (referente à competência atual) também devem cumprir com o evento S-1299 e, neste caso, podem registrar sua situação como “Sem movimento”. Só estão dispensados dessa obrigação os profissionais MEI (Microempreendedor Individual) que não possuem empregados.

Prazos

A data máxima para o envio de documentos da fase 5, especificamente para o grupo 1, foi adiada e ainda não tem previsão de vigor. Saiba todos os detalhes dessa mudança aqui! Neste momento, a única exceção está no evento S-2210, em que a comunicação do acidente de trabalho deve ser registrada até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato.

Para o grupo 3 do eSocial, os documentos devem ser transmitidos até o dia 15 (quinze) do mês subsequente à obrigatoriedade da Folha ou antes do envio do evento S-1299, exceto quando se refere ao período de apuração anual (13º salário, gratificação natalina, entre outros). Nesse caso, é preciso cumprir até o dia 20 de dezembro do ano que se refere ou antes de enviar o correspondente evento S-1299.

Caso não haja expediente bancário, os prazos são antecipados para o dia útil imediatamente anterior. De qualquer forma, nossa dica é se preparar para atender as obrigatoriedades uma semana antes da data limite, garantindo tempo para revisar os dados e realizar possíveis correções.

Nova versão do eSocial e as principais mudanças

            Um sistema que surgiu com a promessa de simplificar também precisa de adaptações. Por isso, depois de realizar algumas melhorias, o governo anunciou uma versão atualizada do modelo atual: o eSocial Simplificado (S-1.0).  A plataforma já entra em operação no dia 17 de maio deste ano, mas o período de convivência com a versão anterior (2.5) segue até dia 9 de março de 2022.

            As mudanças devem facilitar, começando pela substituição da anotação da Carteira de Trabalho, que passou a ser digital. Além disso, a nova versão prevê a substituição da RAIS para empresas que já prestam informações de Folha de Pagamento, substituição do Livro de Registro de Empregados e substituição do CAGED.

            Os campos de preenchimento diminuíram consideravelmente e o cadastro será mais simples. Neste cenário, o grupo 3 do eSocial pode realizar a fase 3 normalmente, na plataforma atual e também na nova, mas as obrigações de SST para o grupo 1 da fase 5 já devem ser feitas no formato do eSocial Simplificado.

            Depois do período de convivência entre as versões, nossa dica é ficar atento ao software de uso da sua empresa e conferir se o fornecedor adotou a alteração, evitando erros de transmissão. Se ainda não automatizou o sistema da sua empresa, conte com a tecnologia da Metadados, que tem 35 anos de experiência e foco em RH.

            Ficou com alguma dúvida ou quer saber mais sobre as novas fases para o grupo 1 e grupo 3 do eSocial? Então, assista o nosso vídeo com o coordenador do Comitê Gestor do eSocial, José Maia, e esteja realmente preparado para ter sucesso nas próximas etapas. Clique aqui para assistir!