Gestão de Pessoas8 de julho de 2025

Sistema de RH: o que a tecnologia pode fazer por você?

Entenda como um software pode transformar as rotinas na gestão de pessoas

Sistema de RH: o que a tecnologia pode fazer por você?

Vamos começar este texto com uma reflexão: o que dá mais trabalho na sua rotina ou ocupa mais tempo? Fazer atividades operacionais, como processar a folha de pagamento, gerar adiantamentos, férias coletivas, enviar as informações do eSocial e outras tarefas do gênero?

Ou, por outro lado, o planejamento e execução de ações para aumentar a identificação, atração, desenvolvimento, satisfação e retenção de talentos?

Se você se identificou com a primeira opção, tudo indica que está na hora de rever as prioridades do seu setor e é muito provável que um sistema de RH eficiente pode otimizar as suas rotinas e ajudá-lo a entrar definitivamente na gestão de pessoas do século XXI.

O que é um sistema de RH?

Um sistema de RH é um software desenvolvido especialmente para as rotinas do setor de Recursos Humanos, pensado para facilitar a atuação dos profissionais e levar mais tranquilidade aos fluxos da organização, recebendo inclusive as atualizações legais necessárias para atender obrigações trabalhistas.

O programa pode ser instalado na empresa ou na nuvem (servidores remotos, como aqueles que você utiliza para acessar as suas redes sociais ou o seu e-mail pessoal), e você acessa por meio do seu computador.

Por meio de um bom software de RH é possível guardar de forma eletrônica o registro de todos os colaboradores que trabalham ou já trabalharam na empresa, assim como automatizar processos como a gestão da Folha de Pagamento, os envios do eSocial e até a Avaliação de Desempenho.

Além disso, é possível aumentar a eficiência por meio do uso de aplicativos, levando alguns desses serviços para o celular dos seus colaboradores. Com isso, você agiliza o atendimento das demandas e ainda reduz o tempo dispensado pelo setor de RH para aquela atividade.

O que os melhores sistemas de RH têm em comum?

As transformações que a sociedade tem passado nos últimos anos afetam o modo como as organizações veem o papel das pessoas em suas estratégias.

Afinal, a inserção cada vez maior da tecnologia no nosso dia, assim como a rapidez com que as mudanças acontecem, mostraram que os processos e as ferramentas de trabalho são importantes, mas no final das contas são as pessoas que analisam e interpretam os movimentos do mercado.

E também são as pessoas que descobrem quando é hora de mudar. A resposta para este cenário é ter equipes formadas por pessoas capazes, engajadas com a empresa e entusiasmadas com o seu trabalho.

E como conseguir isso? O primeiro passo é colocar em ordem as atividades rotineiras e burocráticas. Para isso, o apoio da tecnologia é fundamental para ampliar as possibilidades da equipe de RH, que pode então atuar como uma verdadeira parceira na tomada de decisões.

Entre as principais funcionalidades que os melhores sistemas de RH possuem estão:

Assim, o foco deixa de estar nas atividades que envolvem cálculos ou legislação e se volta às pessoas, suas necessidades e seu desenvolvimento contínuo.

Como encontrar o melhor software para a sua empresa?

Com a evolução do Departamento Pessoal e com a automatização dos processos, um bom sistema oferece mais confiança e agilidade na gestão de informações, além de garantir conformidade em todas as ações da empresa.

Para saber qual é o melhor sistema para a sua equipe, a Metadados, empresa especialista em sistemas para a gestão de Recursos Humanos, criou um guia completo e simples para o seu RH.

Então, continue a leitura e conheça todas as vantagens de um sistema de RH na prática!

10 vantagens de contratar um sistema de RH completo

Como vimos, a implementação de um sistema de RH moderno pode revolucionar a sua gestão de pessoas. Mais do que uma simples ferramenta, esses sistemas representam uma mudança estratégica que impacta desde os processos operacionais até as decisões estratégicas da empresa.

Na prática, as vantagens se manifestam em três dimensões: eficiência operacional, experiência do colaborador e tomada de decisão baseada em dados. Quando bem implementado, um sistema de RH não só automatiza tarefas repetitivas, mas também libera sua equipe para focar em atividades estratégicas e de maior valor agregado.

A seguir, confira as vantagens de contratar o melhor sistema de RH do mercado: os sistemas 360° da Metadados.

1. Mais assertividade no seu Recrutamento e Seleção

Com um sistema de RH eficiente, você encontra talentos com mais assertividade. Afinal, a jornada do colaborador inicia ainda no processo de recrutamento. E para escolher a pessoa certa, garantindo efetividade nas funções desemsipenhadas e integração com os objetivos da equipe, é preciso otimizar esse processo.

Nesse momento, o sistema de RH é essencial para facilitar a avaliação de candidatos. Como? Realizando uma triagem com requisitos definidos por você e alinhados com a vaga, além de armazenar os resultados de todas as etapas do processo seletivo.

Assim, fica muito mais simples traçar perfis e entender quais profissionais têm identificação cultural com a empresa, o chamado fit cultural.

Além disso, para atrair os melhores talentos, você também precisa de credibilidade no mercado. Então, uma boa dica é focar na experiência do candidato e contar com a tecnologia para garantir uma jornada mais agradável.

Com isso, um bom sistema de RH, como o Jobfy, da Metadados, garante um processo mais fluido, em que você define as etapas, com comunicação rápida e recursos que mostram a inovação da empresa, como as provas personalizadas para testar o conhecimento dos participantes.

2. Realização e otimização de feedbacks

Um software de RH completo também ajuda a empresa a melhorar o seu processo de feedback.

No contexto do R&S, por exemplo, todos os participantes do recrutamento têm a expectativa de conquistar sua vaga, mas apenas um deles vai ser escolhido e não é justo que os outros fiquem sem resposta. Por isso, é importante contar com o envio de feedbacks automatizados e amigáveis, garantindo também a possibilidade de futuras contratações.

Mas é possível ir além do recrutamento, aplicando a cultura de feedback também ao dia a dia da gestão de pessoas, incluindo ferramentas como a avaliação 360 graus e reuniões one-on-one.

Com a ajuda de um software focado na gestão de pessoas, como o Vibe, da Metadados, o RH pode aplicar de uma forma mais eficiente, centralizada e otimizada.

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Sistemas de RH: Banner do produto Vibe, da Metadados

3. Desenvolvimento contínuo para seus colaboradores

Depois da contratação, é preciso estar atento aos treinamentos, tanto técnicos quanto comportamentais, para manter o profissional motivado e em constante aprendizagem.

Para isso, o sistema de RH auxilia no levantamento de necessidades conforme o setor, cargo ou até mesmo individualmente, também gerenciando os investimentos, relatórios e a efetividade das capacitações.

Com o apoio da ferramenta certa, você ainda tem praticidade para identificar quais treinamentos estão de acordo com as demandas atuais da empresa, prezando por conteúdos estratégicos e alinhados com os seus objetivos, inclusive para atender às Normas Regulamentadoras (NRs) e ao Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).

Por exemplo, com o software da Metadados, seu RH pode:

  • Automatizar certificados e presenças;
  • Personalizar rotas de aprendizagem;
  • Organizar planos de carreira;
  • Realizar a gestão completa dos custos do Plano de Capacitação em todas suas etapas;
  • Além, é claro, de promover a integração e o compartilhamento de experiências.

Nesse ponto, a dica é gerar uma via de mão dupla na própria empresa. A Harvard Business Review aponta que o desenvolvimento de habilidades é essencial para os funcionários mais jovens, enquanto os colaboradores mais antigos se sentem valorizados ao repassar seus conhecimentos

Assim, ao realizar o treinamento interno com os dois públicos, você estimula uma troca valiosa entre diferentes gerações e ainda melhora o clima organizacional.

Além disso, o sistema de RH também auxilia no controle automático dos vencimentos, cumprindo os prazos e obedecendo a legislação. Você também tem liberdade para criar questionários personalizáveis no programa, a fim de entender qual o retorno dos investimentos na área e o nível de engajamento dos funcionários.

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4. Avaliação de Desempenho fácil e centralizada

Tão importante quanto a seleção assertiva e o desenvolvimento do colaborador, é avaliar seu desempenho nas funções que executam. Quando esse processo é realizado manualmente, se torna comum aplicar avaliações restritivas e sem identificação efetiva das falhas ou acertos do funcionário.

Já com a otimização do sistema para RH, é possível estabelecer indicadores e/ou elementos quantitativos que proporcionam diversas avaliações, em 90°, 180° ou até mesmo 360°.

Além disso, os resultados estão sempre armazenados com segurança, assim como os históricos, para registrar a evolução de cada colaborador.

Dessa forma, fica mais fácil para você, profissional de RH, identificar problemas e criar ações para promover o alinhamento de profissionais que não atingiram as competências técnicas e comportamentais exigidas pelo cargo.

Com o sistema de RH, também é possível entender se a empresa está proporcionando um ambiente de trabalho saudável, desafiador e propício para seus colaboradores adquirirem novas habilidades.

É nessa avaliação que podemos acompanhar o desejo de crescimento das equipes e, inclusive, ter insights para direcionar os futuros treinamentos.

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5. Rotina de Departamento Pessoal mais dinâmica

Qual RH não adoraria ter uma ajuda extra nas tarefas mais operacionais? É isso que o sistema pode oferecer em diferentes demandas do setor, da Folha de Pagamento ao eSocial.

Processar todos esses dados vai ser muito mais rápido, simples e seguro com a atuação da ferramenta de RH, que é perfeita para você dar adeus ao risco que as planilhas manuais oferecem.

Com isso, todos os cálculos podem ser realizados de forma automática e integrada, conforme as definições específicas da sua empresa. O próprio sistema é capaz de prever inconsistências, evitando penalizações ou multas.

Os prazos também ganham um novo significado na rotina, com alertas diários que vão otimizar seu tempo de trabalho, mostrando o que é prioridade em cada momento e o que precisa ser enviado para manter a conformidade da empresa.

Além disso, as informações ficam acessíveis a todo instante, mesmo depois do seu envio.

Com um sistema de DP eficiente, como o Flow, da Metadados, você ainda conquista mais facilidade para administrar os quadros de horários, criar regras de horas extras, definir políticas de folga e contar com sistemas de aprovação mais ágeis para estas solicitações.

Assim, a empresa aumenta o controle e a eficiência da jornada de trabalho.

Assista ao vídeo abaixo e conheça um pouco mais sobre o Flow!

6. Conformidade com a legislação trabalhista

Desde a concessão de benefícios até a Saúde Ocupacional e a Segurança do Trabalho, um bom sistema de RH tem tudo que você precisa para cumprir a legislação.

Ele não só atua como aliado na emissão automatizada de documentos legais, mas também evita erros e oferece autonomia com acesso total aos dados para facilitar seu gerenciamento.

Além disso, todas as suas ações terão garantia de base legal nas Normas Regulamentadoras (NRs), nas exigências do Ministério do Trabalho, da Previdência Social e, claro, do eSocial. Ainda é possível emitir relatórios personalizados com todas as informações que você precisar.

Essa praticidade é muito importante na hora de fechar a Folha de Pagamento, por exemplo, já que esse peocesso exige cálculos e deduções individuais, com diferentes regras e categorias envolvidas. Além, é claro, de toda a responsabilidade que envolve a emissão de pagamentos e seus respectivos descontos.

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7. LGPD, transparência e segurança dos dados

Outra vantagem de contar com um software de RH é a transparência com todos os colaboradores. Soluções como a da Metadados incluem o autoatendimento aos profissionais da empresa, com diferentes níveis de permissão.

Assim, com apenas alguns cliques, eles podem conferir o detalhamento de sua folha e todas as informações referentes ao mês de consulta. Também é possível acessar comprovantes para o Imposto de Renda com mais facilidade e ter a garantia de estar em conformidade com a legislação trabalhista.

E o melhor: tudo isso sem depender da assistência do setor de RH, o que ajuda a liberar essa equipe do “balcão de atendimento”, principalmente em épocas mais movimentadas no âmbito legal.

8. Registro do ponto à distância

Seja para acompanhar a jornada em home office ou a frequência dos profissionais em atividades externas, um bom sistema de RH permite que o ponto seja registrado em qualquer lugar.

Essa flexibilidade é ideal para empresas com muitos colaboradores e diferentes formatos de trabalho, que exigem um olhar atento para as normas vigentes, principalmente quando há várias categorias e sindicatos envolvidos.

Uma solução completa também oferece integração com a Folha de Pagamento, além de realizar automaticamente os cálculos do banco de horas e descontos dos colaboradores.

É justamente esse suporte que vai garantir o fechamento rápido e confiável da Folha, levando muita tranquilidade e credibilidade para o seu setor.

Outra vantagem está na facilidade para montar escalas, já que o sistema permite que você organize os horários de trabalho dos funcionários. Tudo isso com muita estratégia e sempre acompanhando os indicadores específicos do ponto, com gráficos simples e análises prontas para você escolher o melhor caminho!

Funções do sistema de RH: Calculadora de Horas Extras para o Rh. Acesse!

9. Tomada de decisão mais rápida e coerente

Seu gestor solicitou auxílio estratégico em determinada questão? Fique tranquilo! Com sistemas de RH 360 graus, como os da Metadados, você conta com indicadores sempre atualizados e pode cruzar as informações para entender a melhor alternativa na realidade da empresa.

Por outro lado, sem uma solução automatizada, é comum mensurar os dados da organização em diferentes lugares, como: planilhas, aplicativos, registros em papel, apresentações em PowerPoint, entre outros. Essa prática descentraliza completamente as informações e pode trazer muitos erros para a empresa, pois é preciso lidar com o risco de desatualização dos dados.

Já no sistema de RH, tudo está em um único lugar! Desde os indicadores de eSocial, até riscos trabalhistas, financeiro, gestão, saúde ocupacional e muito mais. Essa unificação permite que você encontre soluções estratégicas de forma muito mais ágil, além de facilitar o comparativo de períodos e resultados.

Seja no celular, por e-mail ou no computador, a expertise da ferramenta vai oferecer todas as informações que você precisa para ajudar na tomada de decisões e fazer uma gestão superior, com visão sistêmica em tempo real.

Entre os principais benefícios, estão:

Na prática, esses indicadores existem para que você possa agir imediatamente ou até mesmo prever ações necessárias na empresa. O próprio gerenciamento de crises pode ser conduzido com mais tranquilidade quando há um sistema eficiente na equação.

10. Seu RH mais transparente e disponível

Imagine um sistema com diferentes níveis de permissão, no qual gestores e colaboradores podem consultar facilmente todas as suas informações na empresa. Essa descentralização traz ainda mais leveza para a sua rotina de trabalho, uma vez que os dados são acessados diretamente pelo profissional, sem necessidade de intervenção do RH.

Esse fluxo é possível quando você conta com o melhor sistema de RH do mercado, que aposta na transparência entre a equipe para melhorar o clima organizacional.

Por exemplo: um funcionário quer consultar seu espelho do ponto? Com alguns cliques, estes dados estarão disponíveis, assim como recibos de pagamento, comprovantes de rendimentos, saldos de férias, entre outros.

Além disso, as solicitações também ganham um novo significado e passam a ser feitas diretamente na tela do computador ou do celular, agilizando os processos que precisam de aprovação do gestor. Assim, você garante a satisfação de todos, gerencia melhor o tempo e trabalha de forma mais estratégica, deixando os processos burocráticos para a tecnologia.

Percebeu quantas facilidades podem fazer parte dos seus dias? E isso não serve apenas para levar tranquilidade ao RH, mas também para cuidar das pessoas com mais atenção e estar de acordo com a inovação que a atualidade exige.

Principais funcionalidades de um sistema de RH

Agora que você já conhece as principais vantagens de um sistema de RH, que tal entender suas características? A primeira, e também a mais importante, é oferecer suporte no gerenciamento de todos os processos que envolvem os Recursos Humanos.

Afinal, as pessoas são o maior bem de uma empresa e precisam se sentir dessa forma. Além disso, demonstrar cuidado no ambiente de trabalho é essencial para garantir engajamento com os propósitos da organização e produtividade saudável para todos os membros da equipe.

Mas, se um sistema pode oferecer suporte a esse recurso tão valioso e otimizar os processos para que o RH seja ainda mais estratégico e humano, por que não contar com a tecnologia para facilitar o dia a dia?

Com a presença de um sistema, o RH consegue armazenar suas informações de forma automática, estratégica e segura, permitindo a emissão de relatórios e facilitando as análises do profissional do setor.

Nas demais tarefas, o destaque está na agilidade, pois o sistema possui vários módulos para atender todas as áreas e levar eficiência às demandas que ocupam mais tempo na rotina, especialmente as burocráticas.

Para ser completo, um sistema de RH deve possuir:

  • Gerenciamento de informações dos colaboradores: armazenamento e gestão dos dados pessoais com total adequação à Lei Geral da Proteção de Dados, garantindo conformidade e segurança na empresa;
  • Gestão da Folha de Pagamento: cálculos automáticos da remuneração, baseados no registro de frequência e outras variáveis como categorias ou sindicatos, conforme as normas vigentes e eventuais ajustes que possam surgir;
  • Gestão do ponto: ferramentas que possibilitam as marcações de entrada, saída e intervalo dos colaboradores, com precisão e flexibilidade para acompanhar a jornada de trabalho onde estiver (registro por biometria e a distância);
  • Treinamento de funcionários: planejamento, avaliação e indicação de capacitações que realmente fazem sentido para a realidade da empresa, seguindo a legislação vigente e as necessidades dos profissionais na organização;
  • Recrutamento e Seleção: inteligência para encontrar a pessoa certa e otimizar todas as etapas do processo seletivo (desde a publicação da vaga até o feedback de contratação/reprovação), com ranqueamento confiável de candidatos e seleção por fit cultural com a empresa;
  • Indicadores, gráficos e relatórios: coleta e análise automática de dados para gerar insights que realmente fazem a diferença na gestão, oferecendo embasamento para tomar as melhores decisões e conhecer o contexto da sua empresa sem dúvidas.

Conclusão

Como vimos, uma solução de RH completa vai oferecer suporte em todos os momentos, desde a migração dos dados para uso do sistema até as tarefas mais simples da rotina. Além disso, preocupações como o eSocial vão ganhar um novo significado, muito mais leve e repleto de tranquilidade.

E aí, quer mais motivos para contar com a tecnologia e transformar seu setor de Recursos Humanos? Comece conhecendo o Flow, o sistema de RH da Metadados que torna o seu Departamento Pessoal mais leve e fluido.

Com ele, você centraliza as atividades do DP em um só lugar: da gestão da Folha de Pagamento online e integrada às obrigações do eSocial.

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Conheça quem escreveu o artigo

  • Juli Hoff
    Juli Hoff

    Estudante de Comunicação Social – Jornalismo e apaixonada pela escrita desde sempre. Nessa área profissional, Juli soma seis anos de experiência e se realiza todos os dias com a criação de textos nos mais diversos formatos. Atualmente é produtora de conteúdo na Metadados e escreve sobre as novidades do universo de Recursos Humanos.

  • Robledo dos Santos Luza
    Robledo dos Santos Luza

    Formado em Filosofia e com Mestrado em Educação, Robledo é professor da área de Filosofia. Atualmente, é Diretor Administrativo e Comercial da Metadados, empresa especializada em softwares e serviços de apoio à gestão de recursos humanos.

  • Bruna Valtrick
    Bruna Valtrick

    Bruna é jornalista, produtora de conteúdo e estudante de Filosofia, especializada em SEO e Inbound Marketing e com 10 anos de experiência em redação de textos. Acredita que boas histórias valem mais do que palavras difíceis e que todo texto existe por um propósito. Na Metadados, cria conteúdos estratégicos e sempre atualizados sobre Recursos Humanos.

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