Iniciam as simplificações e modernizações do eSocial

Facilitar o processo de trabalho de milhares de profissionais e empresas brasileiras. Esta é, segundo divulgação oficial do Comitê Gestor do eSocial, a premissa básica para as mudanças de modernização e simplificação do eSocial, confirmadas por meio da Nota Técnica 15/2019 e da Nota Orientativa 2019.19, em 02 de agosto de 2019.

Contudo, no último dia 09 de setembro, a NT 15/2019 passou por revisão e confirmou as datas para implantação do ambiente de produção restrita e do ambiente de produção. A publicação original não especificava essas datas. São elas:

• Ambiente de produção restrita (testes): 08/10/2019
• Ambiente de produção: 11/11/2019

Além disso, a revisão culminou na publicação dos seguintes documentos e arquivos:

• Leiautes do eSocial v2.5 (cons. até NT 15.2019 rev.).

• Leiautes do eSocial v2.5 - Anexo I - Tabelas (cons. até NT 15.2019 rev.).

• Leiautes do eSocial v2.5 - Anexo II - Tabela de Regras (cons. até NT 15.2019 rev.).• Esquemas XSD (atualizados).

Entre os eventos que sofreram alterações na revisão, estão: S-1200, S-2299, S-2399, S-5001, S-5002, S-5003, S-5011, S-5012, S-5013 e das tabelas 03 e 19. Clique aqui e baixe a tabela completa com as descrições das alterações e seus impactos.

Aguardada com muita expectativa, a simplificação do eSocial deverá ser um trabalho contínuo, envolvendo diversos órgãos governamentais, e com divulgações gradativas. Ou seja, ainda que simplificação já traga diversas mudanças, ela ainda não é o resultado final do trabalho proposto pelo Comitê, que deverá continuar sendo desenvolvido e divulgado, progressivamente.

Neste primeiro momento, as mudanças envolvem modificações à versão 2.5 do layout do eSocial. Continue acompanhando o artigo produzido pela Metadados — empresa que desenvolve Sistema de RH — e entenda as mudanças que englobam a dispensa de informações de diversos eventos, campos e flexibilização de regras.

A simplificação na prática

Um novo marco para o eSocial. Assim podemos definir essa “nova fase” do projeto. Após anos de estudos e ajustes, a obrigação que mudou drasticamente a rotina de empresas do país, impactou em mudanças internas e culturais, bem como no dia a dia de milhares de profissionais de Recursos Humanos, é modificada e ganha ares de modernização.

Aliás, modernização é o nome dado pelo Comitê para a Nota Técnica 15/2019 e a Nota Orientativa 2019.19, que norteiam esta nova fase do projeto. Segundo a publicação, as alterações que serão implementadas no novo sistema já serão implantadas, antecipando as mudanças. Assim, haverá a preservação da atual estrutura, a fim de não impactar desenvolvedores e usuários, mas prometendo já facilitar o processo de trabalho.

Como principal mudança, o anúncio traz como: a alteração de diversos grupos e campos de Obrigatórios na Condição (OC) para Facultativos (F). Como exemplo, citam o grupo {documentos} do evento de admissão (S-2200). Na prática, o grupo não precisará mais ser preenchido, ainda que o trabalhador possua qualquer um dos documentos exigidos anteriormente.

Entenda o que são os Grupos Obrigatórios na Condição e Facultativos:

Grupos “OC”

São aqueles cujo preenchimento não pode ser exigido pelo sistema porque dependem do implemento de uma condição, por exemplo: o grupo {dependente} do evento de admissão, S-2200, não pode ter preenchimento obrigatório porque nem todo trabalhador possui dependentes.

Contudo, caso o trabalhador possua, as informações exigidas nesse grupo são necessárias, uma vez que podem interferir em direitos, como a percepção de Salário Família, ou em base de cálculo de tributos, como o imposto de renda. Assim, os grupos que têm "OC" como condição, mesmo não tendo preenchimento exigido pelo layout, devem ser preenchidos caso a informação exista.

Grupos “F”

São aqueles de preenchimento opcionais. Serão mantidos apenas para evitar que a estrutura dos arquivos seja alterada, o que demandaria nova versão dos sistemas das empresas. Por exemplo: o grupo {documentos}, assim como os seus subgrupos: {CTPS}, {RIC}, {RG}, {RNE}, {OC} e {CNH}, passarão a ser facultativos, até que sejam totalmente eliminados do layout.

Ainda que seja tecnicamente possível continuar preenchendo os grupos que agora serão designados como facultativos (F), as informações não serão aproveitadas para a alimentação do sistema, já que serão descontinuadas.

Ao contrário dos Grupos, os Campos do layout não possuem indicativo de condição. Há, apenas, a informação da ocorrência, isto é, se o sistema exige ou não seu preenchimento e qual o número máximo de informações aceitas. Entretanto, assim como ocorre com os Grupos, há campos cuja obrigatoriedade depende do implemento de determinada condição. Assim, para indicar quais campos se tornarão opcional, será incluída na descrição do campo a indicação “o preenchimento deste campo é facultativo”.

Além destes, outros campos e grupos tiveram seu preenchimento facultado e, eventos inteiros foram dispensados. Dessa maneira, os seguintes eventos poderão não ser enviados:

• S-1300 – Contribuição Sindical Patronal;
• S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente;
• S-2250 – Aviso Prévio;
• S-1070 – Tabela de Processos Administrativos/Judiciais

Neste último evento, a nota esclarece que: “dispensada quando a matéria do processo for autorização de trabalho de menor, dispensa de contratação de PCD ou aprendiz, segurança e saúde no trabalho, conversão de licença saúde em acidente do trabalho. Será obrigatória apenas quando a matéria do processo for tributária, FGTS ou Contribuição Sindical”.

Lembre-se que até que ocorra a efetiva exclusão destes eventos, o envio se torna facultativo a fim de evitar qualquer adaptação por parte das empresas já obrigadas ao eSocial.

Outra mudança imediata é a flexibilização na regra de afastamentos, que inclui férias. A partir de agora, será possível informar o fim de um afastamento de forma antecipada, o que facilita a organização dos trabalhos internos nos casos de términos já conhecidos, como licença maternidade.

O que esperar?

Ao que tudo indica, haverá uma segunda fase de simplificações. Nesta etapa, outras alterações estão programadas e o Comitê Gestor do eSocial já antecipou algumas mudanças, como a eliminação completa dos seguintes eventos:

• S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos: os dados serão inseridos diretamente no evento de admissão, de forma simplificada.

• S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão: as funções serão informadas diretamente na admissão, quando for o caso, passando a ser desnecessário o trabalho de criar duplamente um item de tabela para referenciá-lo no evento de admissão.

• S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho: serão informados apenas os dados necessários à substituição do registro do trabalhador em um campo texto descrito diretamente no evento de admissão, complementado por outros campos parametrizados.

• S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho: as informações referentes ao exercício das atividades em ambiente próprio do empregador ou de terceiros não precisarão constar na tabela, evitando duplicidade de trabalho. Além disso, poderão migrar para o evento S-2240 que também deverá ser simplificado.

• S-1080 – Tabela de Operadores Portuários: passarão a ser informadas como forma de Lotação Tributária. A medida deve evitar o envio de mais de um evento, com informações já exigidas pela Lotação Tributária.

• S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos: os dados passarão a constar no cadastro da empresa (eventos S-1000) e em grupos específicos, no próprio evento de fechamento da folha (S-1299).

• S-1300 – Contribuição Sindical Patronal: o evento perderá sua função já que as informações de contribuição sindical deixarão de compor a RAIS, e não serão necessárias para a substituição desta obrigação.

• S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional: deverá haver revogação da portaria que exigiu o exame, por isso, o evento perderá sua função.

• S-2250 – Aviso Prévio: todas as informações referentes ao aviso prévio passarão a compor um grupo do evento de desligamento (S-2299).Assim, além de não ser mais necessário enviar o evento, todas as demais informações de desligamento serão informadas uma única vez, sem prejuízo para o recolhimento de contribuição previdenciárias e FGTS.

• S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente: as informações desse evento já fazem parte do evento de admissão (S-2200) e as informações de remuneração já compõem o evento de remuneração (S-1200). Dessa forma, ele será excluído.

A eliminação destes 10 eventos é apenas uma das mudanças que devem ocorrem na segunda fase da simplificação e modernização do eSocial. As demais são:

• Eliminação de mais de 500 campos do layout: todos os campos que exigem informações consideras redundantes, desnecessárias ou já constam na base de dados serão excluídos.

• Eliminação do NIS como identificação do trabalhador: O Número de Identificação eSocial será excluído e os trabalhadores serão identificados exclusivamente pelo seu CPF.

• Eliminação de informações de banco de horas: serão excluídas as naturezas de rubricas de crédito e débito de banco de horas, e o controle deixará de ser informado no eSocial.

• Disponibilização de tabela de rubricas padrão para qualquer empresa: as empresas poderão utilizar a tabela padrão do sistema, em vez de enviar o evento de rubricas (S-1010). As que optarem por utilizar a tabela própria, terão a referência “oficial” sobre as incidências.

• Utilização de prazos para envio dos eventos: todos os eventos passarão a ter prazos unificados e deverão coincidir com o prazo de fechamento da folha de pagamento, já prorrogado para o dia 15 do mês seguinte, exceto para eventos que produzem efeitos imediatos, como a admissão, CAT, afastamento que gera direto a auxílio-doença e desligamento por motivo que fera direito ao saque do FGTS ou seguro-desemprego.

• Simplificação dos eventos S-1200 e S-1210: as informações da folha de pagamento serão informadas apenas no evento S-1200 e não mais desmembradas entre os eventos S-1200 e S-1210. O evento S-1210 será restrito à informação da data de pagamento e ajuste nos valores de retenção de imposto de renda ou pensão alimentícia, quando houver.

• Não exigência de dados que já constam em outras bases: informações como a razão social e as alíquotas FAP e RAT são consideradas redundantes por já constarem na base de dados do governo, por isso, não serão solicitados ao usuário, exceto quando houver modificação individualizada (alteração de FAP/RAT, por exemplo).

• Simplificação das informações de SST: já houve a redução no número de eventos, passando de seis para quatro. Haverá simplificação robusta nos eventos que permaneceram. Mantiveram-se as informações necessárias apenas para CAT e PPP. A tabela de riscos deverá passar por uma redução, de 1200 itens para em torno de 300.

• Implantação do módulo Web Simplificado para micro e pequenas empresas:  deverá haver um módulo simplificado para micro e pequenas empresas, nos mesmo moldes dos módulos Empregador Doméstico, MEI e Segurado Especial.

Sistema de gerenciamento: garantia para a empresa

Já imaginou precisar executar os processos de eSocial, em meio a tantas mudanças, sem o apoio de um sistema que gerencie os dados para você? Praticamente impossível, não é mesmo?

Pensando nisso, desde o surgimento do eSocial, a Metadados desenvolve as melhores soluções para que seus clientes tenham segurança de que seus dados estão sendo enviados com consistência, o que causa tranquilidade e um ambiente propício para ações estratégicas.

Neste cenário, um sistema gerenciador apresentará os campos e grupos corretos, de acordo com o último layout divulgado pelo Comitê Gestor. Além, claro, de validar os campos e transmitir todas as informações de forma automática.