5 sinais de que você precisa integrar seu software financeiro e contábil
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5 sinais de que você precisa integrar seu software financeiro e contábil

O mercado de trabalho é extremamente competitivo e se transforma constantemente. Por esse motivo, todo profissional deve se manter atualizado. Estar atualizado tem a ver com estar em movimento, em constante busca pela inovação, por melhorias que qualifiquem suas técnicas, por tecnologias e por profissionalização.

Nesse sentido, conhecer um pouco mais sobre integração e automatização de processos se torna fundamental, especialmente aos gestores, responsáveis pelo bom andamento de uma corporação. E mais do que isso, entender sobre os assuntos e seus benefícios cria um grande leque de possibilidades rumo ao crescimento.

Pensando nisso e nas vantagens da automatização de processos no que tange a integração de softwares financeiros e contábeis com o Departamento Pessoal, elaboramos este artigo. Você, gerente financeiro de uma pequena, média ou grande empresa, já se perguntou como é possível gerenciar essa integração de uma forma simples, ágil e que não exija retrabalho? Ficou interessado em saber mais sobre o assunto? Continue lendo!

A automatização dos processos

A automatização dos processos, etapa a qual o homem deixa de executar as suas tarefas manualmente e passa a utilizar máquinas, já é uma realidade em grande parte das empresas. Ao automatizar seu negócio, a empresa o torna mais eficiente e competitivo em suas organizações. Utilizando tecnologias adequadas, os benefícios são rapidamente visíveis. Entre eles é possível destacar a integração e centralização das informações, o controle do fluxo de trabalho, monitoramento em tempo real e tudo de forma confiável e segura.

Para automatizar seus processos, a empresa precisa, antes de tudo, possuir um sistema compatível com o negócio da empresa, um software. Sem ele, a automatização se torna impossível. E já existem no mercado plataformas tecnológicas pensadas para isso. É o caso do software para a gestão de pessoas, muito utilizado para elaborar a Folha de Pagamento, por exemplo.

Possuindo um único sistema integrado, a empresa torna os processos menos burocráticos, garantindo mais tempo para que o colaborador ou gerente possa pensar e agir estrategicamente. Além disso, a comunicação interna sobre esses processos se torna mais fácil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, consegue saber rapidamente quanto recurso deverá destinar à quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento dos colaboradores, de acordo com as informações que o setor de Recursos Humanos disponibilizar no sistema.

Quer entender melhor? Listamos abaixo todas as vantagens da integração de softwares contábeis e financeiros. Confira!

Transferência automática

Atualmente, para um gestor financeiro que não utiliza um software com integração entre as áreas, efetuar uma transferência só é possível de forma manual. Assim, sua maior aliada é uma planilha. Nela, o gerente insere as informações, confere, lança novos dados, confere novamente e por fim, na última semana do mês, após nova conferência, a envia para um contador.

Ao possuir um software que permita a integração, o gerente financeiro evita o retrabalho. Após o profissional de Recursos Humanos, no módulo Folha de Pagamento, emitir o relatório mensal, o gerente simplesmente importa o relatório para sua base de integração e compara os lançamentos, os créditos e débitos. Assim, de forma simples e segura consegue averiguar se todas as informações estão fechando e efetuar a transferência automaticamente.

Redução dos erros

Erros não são bons em nenhum departamento, muito menos no financeiro. Não é mesmo?  Imagine pagamentos indevidos!? É uma dor de cabeça constante.

A integração do software financeiro e contábil possibilita que erros comuns do dia a dia sejam minimizados. Isso porque ele garante que os dados informados no sistema sejam seguros e o confronto com a integração contábil e financeira reafirma isso.

Exemplificando: quando o responsável pela folha de pagamento do setor de Recursos Humanos finaliza o processo, todos os dados de cada uma das folhas são centralizados em um relatório. Esse relatório fica disponível ao setor financeiro para conferência. Aqui é importante ressaltar que a conferência não é retrabalho, ela é realizada para o confronto dos dados e posterior validação. Dessa maneira, a possibilidade de erros é quase nula, levando mais confiança para todos os setores.

Provisão    

Provisão é a reserva de um valor para atender despesas futuras. Ou seja, a provisão servirá para cobrir um gasto que provavelmente irá ocorrer. Ela representa expectativas de ativos ou estimativas de valores a desembolsar que, apesar de financeiramente ainda não efetivadas, são oriundas de fatos geradores contábeis já ocorridos.

Quando essa provisão se torna efetiva, ela deixa de ser considerada provisão, como a provisão de férias, de impostos, entre outros. Por tudo isso, realizar as provisões de forma assertiva é fundamental para o setor financeiro e uma grande responsabilidade para o gerente.

Para facilitar esse processo de provisão, os softwares são extremamente confiáveis. A partir do momento em que há uma demanda no setor de Recursos Humanos, como férias, 13º, e ela é lançada nesse software, automaticamente o gestor financeiro terá como provisionar o recurso que deverá ser despendido para atender à solicitação.

Essa é mais uma facilidade que a integração contábil e financeira permite à empresa. Lembre-se do que falamos lá no começo: o mercado muda, a inovação deve ser contínua.

Sinergia entre as áreas

Outra vantagem da integração do software contábil e financeiro é o aumento da coesão e dos esforços entre as áreas, ou seja, minimiza os ruídos no andamento dos processos. Essa sinergia é totalmente positiva, já que não permitirá que nenhum detalhe seja esquecido no caminho.

Parametrização

O grande “segredo” para o sucesso da integração do software contábil e financeiro é a parametrização. Isto é, a ação de estabelecer parâmetros de processamento de um determinado sistema. Para isso, é necessário o levantamento dos dados onde serão respondidas algumas perguntas, como o que é feito, como é feito, qual o processo disso, daquilo, etc.

Essas respostas servirão para criar uma fórmula dentro do sistema para facilitar a integração. Assim, cada fórmula precisa ser específica para o cada processo, ou seja, essa fórmula é criada de acordo com a necessidade da empresa.

Considerações

A integração de software contábil e financeiro é um benefício muito grande para toda empresa que vislumbra o crescimento. Ser gerente financeiro nessa empresa torna a responsabilidade ainda maior. Por isso, estar em constante atualização é o primeiro passo para desburocratizar as tarefas diárias, adquirindo um software, por exemplo. O investimento é revertido a curto prazo.

Além disso, automatizar os processos pode ser considerado uma iniciativa básica dessas empresas e o gerente financeiro que tem esse olhar crítico, é capaz de perceber as vantagens que a etapa trará para seus colaboradores, colegas e diretores.

Enfim, a integração de software contábil e financeiro só acresce à empresa. Gostou do artigo? Então confira todos os nossos conteúdos no blog. Desejamos sucesso!