6 ferramentas de produtividade para ser mais eficiente no trabalho
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6 ferramentas de produtividade para ser mais eficiente no trabalho

Você já se pegou imaginando onde foram parar as horas do seu dia?Já ficou surpreso por não conseguir fazer tudo o que queria ou precisava, mesmo depois de listar suas tarefas? Já gastou mais tempo do que o previsto para um trabalho simples? Se você respondeu sim a alguma dessas perguntas, cuidado: esses são fortes indícios de que você precisa gerenciar melhor a sua rotina pessoal.

Aproveitar melhor o seu tempo depende basicamente de três coisas: organização, foco e boas ferramentas de produtividade. As duas primeiras são mais complexas e pessoais, e não vamos abordá-las agora. Hoje, nosso interesse é apresentar a você uma lista de ferramentas de produtividade. Para isso, listamos aqui 6 aplicativos que irão te ajudar a melhorar sua rotina de trabalho! Vamos lá?

Gmail

O e-mail do Google aparece no topo da nossa lista de ferramentas de produtividade. Ele é gratuito, fácil de usar, muito acessível e ainda oferece acesso a várias outras ferramentas do Google. Se você já tem uma conta no Gmail, experimente utilizar o Calendário, o Google Docs e o Google Drive.

O Calendário, como você já pode imaginar, permite controlar eventos e tarefas. Uma característica interessante acrescentada recentemente foi o recurso “Metas”: ele encontra um tempo livre na sua agenda (mesmo que só 15 minutinhos) para incluir atividades como “Estudar Inglês” ou “Passar um tempo com a família”. Outro recurso do Calendário é a integração com o e-mail: ao receber um e-mail que diz “Reunião amanhã às 14h00”, por exemplo, o próprio Google se encarrega de criar um evento correspondente no Calendário!

Já o Google Docs permite criar documentos como textos, planilhas e apresentações no estilo do Office. Como as outras ferramentas, ele também possui excelente integração com o Google, o que facilita a tarefa de buscar informações e incluir links nos arquivos. Todos os documentos criados por você podem ser salvos, compartilhados e alterados em tempo real no Google Drive – uma espécie de HD virtual que permite o armazenamento em nuvem. O Google Drive pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo (computadores, tablets ou smartphones) conectado à internet. Além de ser um recurso útil para os gestores que trabalham durante viagens ou em casa, você ainda economiza muito espaço no seu computador e evita aquele estresse de trabalhar com documentos desatualizados sem querer.

Em muitas empresas, não há a possibilidade de utilização do Gmail, porém muitas destas funcionalidades podem ser encontradas em ferramentas amplamente utilizadas como o Outlook. Se o que você precisa é um HD virtual, como o Google Drive, ainda há opções como o OneDrive (Microsoft) e o Dropbox, entre outros.

Trello

O Trello é um gerenciador de projetos gratuito. Ele é uma boa opção para quem precisa coordenar uma equipe, pois permite realizar o trabalho de forma colaborativa, acompanhando o progresso e os resultados. Ao mesmo tempo, ele elimina as trocas de e-mails e as reuniões desnecessárias.

A aparência do Trello é bem moderna, e seu design funcional utiliza a ideia de cards. Semelhante a um mural de recados, os cards são posicionados em listas conforme seu status (“a fazer”, “em andamento” ou “pronto”, por exemplo). Assim como post-its em um mural de verdade, para organizar suas listas basta arrastar e soltar os cards. Embora o Trello seja bem completo, ele é bem simples de usar. Como no Google, aqui também existem recursos como calendário e votações. Mas nada é automático: você só ativa estas alternativas se quiser, através das Ferramentas Extras. Para completar, o Trello conta com aplicativos para web, celulares e tablets.

Dragon Dictation

Já experimentou andar na rua e digitar ao mesmo tempo? Além de ser bem perigoso, dificilmente conseguimos acertar as palavras com precisão. Foi pensando em otimizar esse tempo que surgiu o Dragon Dictation, uma das melhores opções para reconhecimento e conversão de voz em texto. Ele pode ajudar muito na sua produtividade, pois permite agilizar o envio de e-mails e até mesmo criar relatórios. Ao invés de digitar, basta ditar para o seu smartphone!

É verdade que o Dragon Dictation não acerta 100% das palavras ditadas. Porém, a qualidade do resultado geralmente é boa, bastando uma revisão rápida para corrigir pequenos erros. Ele também tende a aprender com a prática do usuário – ou seja, quanto mais você ditar, mais precisa será a conversão para texto.

Vale ressaltar ainda que o Dragon Dictation pode ser usado pelos que gostam de trabalhar em múltiplas tarefas ao mesmo tempo. Enquanto você realiza atividades que não exigem muita concentração – arquivar documentos ou organizar sua mesa de trabalho, por exemplo –, é possível usar esse app para registrar ideias ou rascunhar um texto, aumentando sua produtividade.

Evernote

O Evernote é uma alternativa virtual para tomar notas. Você pode usá-lo para criar listas de tarefas, lembretes ou até guardar suas fotos. Após armazenadas, essas anotações estarão disponíveis para você acessá-las em qualquer lugar, a qualquer hora. Você também pode compartilhar suas notas com outros usuários de acordo com seus interesses. Não é muito diferente de um caderno, mas está mais alinhado com nossas preferências tecnológicas!

Muitas pessoas usam o Evernote para não se esquecerem de coisas importantes. Seja um recado que você precisa transmitir à sua equipe, seja uma ideia que você teve enquanto assistia à TV, tudo pode ser guardado no mesmo lugar. É uma forma inteligente de evitar que a correria do dia a dia confunda sua memória.

Bizagi

O Bizagi é um Software de Gestão de Processos de Negócios (Business Processes Management, ou BPM). Confuso? A gente explica! Esse app permite obter mais eficiência através da definição e formalização de processos e instruções de trabalho. Isso porque o Bizagi trabalha com automação de processos, podendo ser aplicado a projetos de qualquer porte – ou seja, ele permite escalar seus trabalhos sem investir mais em recursos, nem perder qualidade ou produtividade.

Por se tratar de um software modular, seu padrão Modeler permite desenvolver mapas de processos. O módulo Studio, por exemplo, é focado na construção de apps de processos; já o módulo Engine, aciona o uso do Bizagi na empresa inteira. Como o Engine é o verdadeiro responsável pela automação, você só começa a pagar pelo software quando este módulo entra em funcionamento. Mas prepare-se, porque essa é a melhor parte: você pode usar o Bizagi Process Modeler de graça para formalizar os processos da sua equipe! A principal vantagem? Ele permite a publicação dos fluxos e instruções de trabalho em HTML.

Tomato Timer

O Tomato Timer pode ser útil, se o seu problema de produtividade está na dificuldade de concentração e gerenciamento do tempo. O que ele faz é dividir seu tempo em pequenos blocos de 25 minutos, seguindo a técnica Pomodoro. Durante esses blocos, você deve se concentrar em uma única tarefa até terminá-la.

O Tomato Timer é extremamente simples e flexível. Além de permitir a inclusão de pausas longas e curtas na sua rotina, também é possível receber notificações na tela quando o bloco de tempo acaba. O Tomato Timer pode ser acessado pelo navegador da web: ao chegar no serviço, basta seguir o cronômetro e focar na sua lista de tarefas. Ao final do dia, você com certeza terá riscado vários itens dessa lista!

Essas são apenas algumas das principais ferramentas de produtividade que podem melhorar sua rotina. Você conhece algum site, aplicativo ou software que ajuda no gerenciamento do seu trabalho? Deixe um comentário neste post e compartilhe com nossos leitores!

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