A atualização de tabelas com incidência no cálculo de impostos, tributos e contribuições

As tabelas dos impostos, tributos ou contribuições que incidem sobre a folha de pagamento, normalmente, são atualizadas anualmente. E o gestor de recursos humanos precisa estar atento a elas para não errar no processamento das informações.

Cometer erros após reajustes obriga o profissional de RH a realizar as retificações. Isso significa recolher o valor que faltou às incidências ou proceder para recuperar impostos e contribuições pagos a mais e transmitir novamente os relatórios aos Fiscos trabalhista e fazendário.

Então, evite a desorganização contábil, fiscal e do departamento de RH, além do retrabalho e possíveis penalizações. Veja, no artigo produzido pela Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistema para a gestão de RH — como os percentuais repercutem na folha de pagamento, e fique atento ao período de atualização necessária.

Atualização das tabelas

Não há fórmula para prever os reajustes. Elas são atualizadas pelos órgãos competentes, como Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social, que decidem as alíquotas observando diversos fatores — aumento do salário mínimo, inflação do período, impacto na economia do país…

Portanto, é necessário acompanhar as divulgações dessas organizações públicas e atentar-se às decisões oficiais. Assim, é possível atualizar as tabelas no sistema de recursos humanos para o correto cálculo da folha dos holerites e transmissões sem erros de SEFIP e GFIP.

Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)

O IRRF é descontado dos funcionários, quando os rendimentos tributáveis pagos em folha de pagamento ultrapassaram o limite da faixa de isenção e o valor retido é pago aos cofres do governo pela empresa.

Normalmente, a atualização desta tabela tinha vigência a partir do 1º dia de cada ano. Para a folha de pagamento da competência de dezembro e paga no 5º dia útil, por exemplo, se existisse um ajuste, o cálculo já deveria contemplar a nova tabela, para que não ocorresse um desconto a maior do trabalhador.

Então, a atualização desta tabela significa dizer que os valores das bases de cálculo da renda mensal são corrigidos. Logo, o limite da faixa de isenção é aumentado, assim como as bases de cálculo de cada faixa. Isso permite que os trabalhadores de menor renda não sejam alcançados pela tributação, ou ainda, a redução da alíquota variável do imposto conforme o enquadramento na faixa.

A tabela de IRRF não é ajustada desde abril de 2015, e esta defasagem desfavorece o trabalhador de menor renda, porque o limite de isenção não foi corrigido. Apesar das especulações sobre uma possível correção para o próximo ano, o governo ainda não se pronunciou oficialmente, até porque isso influencia diretamente no recolhimento aos cofres públicos. Por isso fique atento neste período!

A tabela de IRRF atual apresenta quatro alíquotas variáveis de 7,5%, 15%, 22,5% e 27,5%. Independente de sua atualização, realize a conferência do cálculo do imposto de renda retido do trabalhador. Relatórios analíticos processados (pelo regime de caixa) em sua folha de pagamento com a base de cálculo, deduções legais (contribuição previdenciária, dependentes, pensão judicial) alíquota e imposto devido podem auxiliar você neste processo. 

Contribuição à Previdência Social

A contribuição previdenciária é descontada dos segurados do Regime Geral da Previdência Social e o valor retido é pago também pela empresa ao governo. A base de cálculo do INSS não tem deduções. Ela é total de vencimentos do empregado, resultado da soma de elementos como remuneração básica, horas extras, adicional noturno e comissões.

A atualização da tabela de contribuição, normalmente, inicia no dia 1º de cada ano. E diferente do IRRF seu regime de apuração é por competência. Logo, se a atualização desta tabela tiver vigência a partir do 1º dia de janeiro, somente afetará os cálculos de folhas de pagamentos com fato gerador neste período.

As alíquotas de 8%, 9% e 11% da contribuição previdenciária são aplicadas de acordo com o enquadramento da faixa, e neste caso, não existe limite de isenção. Contudo, existe o limite máximo de desconto da contribuição.

Além de ajustar a tabela da contribuição previdenciária em seu sistema de folha de pagamento, também efetue o ajuste no SEFIP. Caso contrário, sua confissão de dívida para a Previdência Social ficará divergente do valor apurado em folha.

Salário-família

O salário-família é um valor pago ao trabalhador de baixa renda, que possui filhos dependentes até o limite de quatorze anos ou sem limite de idade, para o caso de inválidos. Sua base de cálculo é o salário de contribuição para previdência, que deve enquadrar-se nos limites máximos de renda estipulados por duas faixas da tabela atual.

Quando o empregado atende ao requisito da renda, recebe o valor de uma cota do benefício calculado por número de filhos. Este valor é pago em folha de pagamento pelo empregador.

A atualização da tabela do valor limite da renda e suas cotas normalmente inicia no dia 1º de cada ano e seu regime é por competência. Apesar de ser um benefício da Previdência Social, o empregador tem o dever de calcular e pagar corretamente ao empregado beneficiário.

Além disso, o empregador precisa prestar contas do valor pago a cada empregado, por meio da GFIP, para que este valor possa ser deduzido de sua GPS ou ressarcido junto à Previdência Social.

Fator Acidentário de Prevenção (FAP)

O FAP é um multiplicador aplicado nas alíquotas do Riscos Ambientais de Trabalho (RAT), para custear aposentadorias especiais e benefícios decorrentes de acidentes de trabalho. As empresas em geral pagam esta contribuição patronal previdenciária sobre a folha de pagamento de seus empregados.

Esse fator, que vai de 0,5 a 2,0, é divulgado anualmente por meio de Portaria, que também define os prazos de desbloqueios de bonificações e contestações. Em 2016, o resultado foi divulgado em setembro e disponibilizado pelo site do Ministério da Previdências Social – MPS. Se o empregador não concordou com o desempenho atribuído, pôde fazer sua contestação no mês de novembro.

Então, conforme os esforços e investimentos da organização para reduzir os perigos impostos aos trabalhadores, o FAP define a alíquota RAT a ser paga pela organização a partir do dia 1º de cada ano.

Cálculo de uma folha de pagamento com tabela desatualizada

Devido ao volume de informações que o cálculo da folha de pagamento exige, atenção plena é muito importante, porém alguns deslizes podem ocorrer.

Infelizmente, o cálculo de uma folha de pagamento com tabelas desatualizadas cria problemas generalizados e muito retrabalho. Mas, quando isso corre é bom ter em mente as ações necessárias para produzir soluções rapidamente. Para isso, criamos um check-list de possíveis correções:

1 – Fazer uma folha de pagamento complementar – recálculo dos holerites dos trabalhadores, para realizar pagamentos ou restituir valores pagos. Atenção à competência da data-base e da data de pagamento da folha que originou o acerto. Por exemplo, pagamento da cota de salário-família aos empregados que, após o ajuste da tabela, passaram a enquadrar-se nos requisitos de renda.

2 – Retificar declarações mensais – correção das informações enviadas equivocadamente ao fisco, mesmo que o erro não tenha afetado os holerites dos trabalhadores. Por exemplo, ajuste o índice do FAP no SEFIP para retificar o valor devido da cota patronal previdenciária.

3 – Recalcular guias de impostos e contribuições – apuração dos valores a serem pagos, compensados ou restituídos. Por exemplo, recolhimento de contribuição previdenciária a menor. Complemente o pagamento com uma GPS de mesma competência e identifique a necessidade do acréscimo de multas e juros.

Acompanhar as tabelas, suas atualizações e aplicá-las corretamente é essencial para o correto andamento dos processos do RH e previne a empresa de ser penalizada. Se você ainda não sabe quais são as penas possíveis, leia quais multas são aplicadas quando a GFIP é entregue em atraso ou com erros nas informações.

Fique atento aos noticiários e sites oficiais do governo, realize constantemente auditorias em sua folha de pagamento, e conte com um sistema seguro e confiável.