Calendário de Rotinas de RH: tudo que você precisa saber - Blog do RH
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Calendário de Rotinas de RH: tudo que você precisa saber

A rotina dos profissionais de Recursos Humanos do Departamento Pessoal envolve muitas tarefas. Algumas diárias, outras semanais, bem como mensais, trimestrais, semestrais e até anuais. Com tantas atividades que precisam ter seus prazos cumpridos, é fundamental que o profissional carregue consigo um calendário com todas essas datas importantes, um calendário de rotinas.

Além de precisar ficar atento aos prazos que, em caso de descumprimento, podem gerar multas, os profissionais precisam manter a organização em dia, ou seja, criar uma rotina para que todas essas tarefas sejam executadas sem dificuldades.

Pensando nisso, nós, da Metadados – empresa que desenvolve sistemas para a gestão de RH – elaboramos este artigo. Nele, além de elencar todas as rotinas que um departamento pessoal possui e seus devidos prazos, vamos avaliar os impactos do não cumprimento. Você sabe as consequências disso? Então, confira!

Mês a mês

Para facilitarmos o entendimento, detalharemos as rotinas e seus prazos mês a mês. Isto é, de janeiro a dezembro temos determinados compromissos que se não respeitados o período acarretarão em consequências à empresa. Vamos conferir? 

Janeiro

No mês de janeiro, temos os seguintes compromissos, prazos e impactos, em caso de não cumprimento das datas:

  1. Folha de Pagamento

A folha de pagamento é uma obrigação mensal do empregador. Ela é importante tanto para cumprir a legislação trabalhista, quanto para a organização interna da empresa. O prazo para a emissão da folha é até o 5º dia útil do mês, assim como o pagamento mensal.

Em caso de descumprimento, não há uma multa específica, somente se houver a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego. Neste caso, haverá multa por Unidade Fiscal de Referência (UFIR).

  1. CAGED

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é uma declaração de admissão, dispensas e transferências executadas pela empresa. O CAGED precisa ser enviado ao Ministério do Trabalho e Previdência Social até o dia da admissão do empregado, caso este esteja recebendo seguro desemprego e sete do mês subsequente ao mês de referência dos dados nos demais casos.

Em caso de descumprimento ao período estabelecido, a empresa poderá sofrer multa que varia de acordo com dois aspectos: o tempo de atraso e a quantidade de funcionários que deveriam estar no Cadastro.

Em caso de atraso na entrega de 1 a 30 dias: multa de R$ 4,47 por empregado que constaria no CAGED. Atraso de 31 a 60 dias: multa de R$ 6,70 por empregado que estaria no Cadastro. Atraso superior a 60 dias: a empresa pagará multa de R$ 13,40 por empregado que deveria estar no CAGED.

Quer saber como resolver o CAGED em atraso? Confira nosso artigo!

  1. GPS

GPS é a sigla para Guia da Previdência Social, um documento para pagamento do seguro recolhido pelo Instituto Nacional de Seguro Social (INSS). O pagamento da Guia garante a aposentadoria, entre outros benefícios como pensão por morte, auxílio doença, auxílio maternidade, etc., ao contribuinte.

O recolhimento da GPS pode ser feito tanto pela empresa em que o funcionário trabalha, cujo desconto é realizado no próprio salário, ou individualmente caso o contribuinte não tenha vínculo empregatício, mediante o pagamento do carnê.

A multa por atraso no pagamento da Guia é calculada com taxa de 0,33% ao dia. O valor será calculado a partir do primeiro dia subsequente ao do vencimento do prazo previsto para o pagamento do tributo ou da contribuição. O percentual de multa a ser aplicado fica limitado a 20%.

Além disso, há uma taxa referencial de juros do Sistema Especial de Liquidação e custódia (SELIC), para títulos federais, acumulada mensalmente e calculados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao vencimento do prazo até o mês anterior ao do pagamento e de 1% no mês do pagamento.

  1. SEFIP

O SEFIP é um sistema criado pela Caixa Econômica Federal, que é disponibilizado para o envio de informações referentes aos dados cadastrais e financeiros da empresa e dos colaboradores. Sua tradução é Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP).

Para evitar o pagamento de multas, o FGTS deve ser recolhido até o 7º dia do mês seguinte referente à remuneração paga ao colaborador. Ou seja, se o pagamento foi realizado referente a competência maio, por exemplo, o recolhimento deve ser até o dia 7 de junho.

Existem três situações em que o empregador pode ser penalizado: quando não transmite o arquivo SEFIP; quando transmite, mas oculta ou informa dados que não condizem com a verdade e quando transmite o arquivo SEFIP com erros de preenchimento.

Quer saber tudo sobre SEFIP? Confira nesse artigo!

  1. DARF

O Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) é um documento para pagamento de tributos embutido em operações. Ele é instituído pelo Ministério da Fazenda e pela Receita Federal, sendo utilizado tanto para pessoa física quanto jurídica. Existe a DARF Simples e a DARF Comum.

O prazo para o pagamento da DARF é de acordo com a agenda tributária da receita, conforme com o prazo devido de cada tributo.

A multa para o não pagamento do DARF é a multa moratória, ou seja, não tem caráter punitivo. Sua finalidade é desestimular o cumprimento da obrigação fora de prazo. O percentual é de 0,33% por dia de atraso, a partir do primeiro dia útil subsequente ao do vencimento.

  1. GRCSU Patronal

A Guia de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU) é um documento que contém as informações da Contribuição Sindical Urbana, um tributo facultativo que pode ser pago para entidades representativas de categorias profissionais, ou seja, sindicatos. Após o preenchimento, a Guia é paga em qualquer agência da Caxias, casas lotéricas e em estabelecimentos bancários.

O pagamento da GRCSU Patronal, quando optada pela empresa, deve ser emitida no mês de janeiro. Nesse caso, ela é sobre o capital social da empresa e o pagamento é feito até o dia 31 do mês.

O recolhimento da contribuição sindical patronal efetuado fora do prazo pode gerar multa à empresa de 10% sobre os 30 primeiros dias, com o adicional de 2% por mês subsequente de atraso, além de juros de mora de 1% ao mês e correção monetária.

       7. eSocial 

O eSocial entrou em vigor em 2018. Esta é uma obrigação de todas as empresas, independentemente do seu porte ou segmento. Para facilitar o envio dos dados à plataforma do governo, o eSocial foi dividido em três grupos e cinco fases.

Os grupo 1 é composto por empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões. O grupo 2, por empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões e, o grupo 3, pelos órgãos públicos. Assim, cada grupo tem um período determinado para enviar os dados. Saiba mais sobre o eSocial aqui.

No mês de janeiro, a obrigação deverá ser enviada pelo grupo 1. Neste mês, é exigido apenas as informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fevereiro

No mês de fevereiro, a rotina é diferente da de janeiro (Folha de Pagamento, CAGED, GPS, SEFIP e DARF), é a DIRF.

8. DIRF

A DIRF, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é a declaração realizada pela fonte pagadora, ou seja, a empresa. As declarações são enviadas à Receita Federal e o prazo de entrega é relativo ao ano-calendário anterior, isto é, a Receita divulgará o período anualmente.

Quando ocorrer atraso na entrega da declaração ou ela não for apresentada, poderá haver multa de 2% ao mês calendário ou fração, incidente sobre o valor total do Imposto de Renda informado na DIRF, mesmo que o tributo tenha sido pago. Contudo, a multa está limitada a 20% do montante integral do imposto devido. 

Março

Em março, além das rotinas mensais como Folha de Pagamento, CAGED, GPS, SEFIP e DARF, temos a entrega da RAIS e a segunda fase do eSocial. Confira:

9. RAIS

RAIS quer dizer Relação Anual de Informações Sociais. É um arquivo com informações socioeconômicas requerido pelo Ministério do Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores pessoa física. O documento é enviado anualmente.

Os prazos de entrega da RAIS variam de um ano para o outro. Mas, normalmente, o sistema está disponível para a declaração por três meses, entre janeiro e março. Assim, março seria a data máxima para a declaração.

O atraso no envio da RAIS pode ocasionar penalidades em forma de multas. O valor inicia em R$ 425,64 e é acrescida de mais R$ 106,40 por bimestre de atraso.

      10. eSocial 

Fevereiro é o mês da segunda obrigação do eSocial para as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões, ou seja, o grupo 1. Nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Abril

Assim como os demais meses anteriores, em abril é preciso executar as seguintes obrigações de rotina: Folha de Pagamento, CAGED, GPS e SEFIP. Além deles, é necessário o pagamento da GRCSU.

        11. GRCSU

Como citamos acima, a Guia de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU) é um documento que contém as informações da Contribuição Sindical Urbana, um tributo facultativo que pode ser pago ou não para entidades representativas de categorias profissionais, ou seja, sindicatos.

Porém, é em abril que a empresa que opta pelo pagamento deverá fazer o pagamento da Guia. Ao colaborador, também quando optar pelo pagamento, o valor é descontado em março. Para os que forem admitidos após o mês de março e quiserem ter o valor descontado, a empresa deverá fazê-lo no dia 30 do próximo mês.

Maio, junho, julho, agosto, setembro e outubro

Durante o período de seis meses, compreendido entre maio e outubro, as obrigações de rotina ao profissional de RH são as mesmas: Folha de Pagamento, CAGED, GPS, SEFIP e DARF. O que há de diferente em questão de obrigação é o eSocial.

Em maio, o grupo 1 torna-se obrigado a enviar a folha de pagamento ao eSocial. E, em julho, deverá haver a substituição da GFIP e compensação cruzada. Isso em 2018. 

Em julho também, iniciam as obrigações para o grupo 2 do eSocial. Assim, neste primeiro mês, as empresas com faturamento abaixo de R$ 78 milhões deverão informar os cadastros do empregador e tabelas.

A segunda obrigatoriedade do grupo 2 é setembro. Nesta fase, as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações referentes aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.

Novembro e dezembro

Assim como nos demais meses, o pagamento da Folha, CAGED, GPS, SEFIP e DARF continuam. Porém, nestes dois meses é preciso ficar atento, pois ocorrem os pagamentos da 1ª e da 2ª parcela do 13º salário.

O prazo para o pagamento do 13º salário em novembro, é o dia 30 de novembro.  Já a segunda parcela deve ser paga até o dia 20 de dezembro.

O não pagamento do 13º salário ou o seu atraso pode acarretar multa à empresa de R$ 170, 16 por empregado contratado.

Também em novembro, ocorre a terceira fase do grupo 1 do eSocial. Neste mês, torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

Deseja ter uma ferramenta que automatize esses processos e não deixe os prazos passarem? Então conheça a Folha de Pagamento da Metadados. Com ela, seus processos estarão 100% assertivos, gerando tranquilidade para cumprir com os prazos destas obrigações. Fique atento e evite multas à sua empresa. Desejamos sucesso!

*Os dos referentes ao eSocial são pertinentes ao ano de 2018. Em 2019 haverá novas obrigações.