Notícia eSocial: como proceder em casos de alteração de CPF do trabalhador?

O CPF é um documento utilizado no eSocial como o principal identificador do trabalhador. Ou seja, o CPF é fundamental para a vinculação e aplicação de regras e validações do eSocial.

Em algumas situações, o CPF pode ser alterado pela Receita Federal do Brasil, impactando, assim, os cadastros desses trabalhadores no eSocial. Por isso, o Comitê Gestor do eSocial orientou, por meio de Nota, quais os procedimentos necessários em casos de alteração de CPF do trabalhador no que tange o projeto.

Quer saber em qual evento do eSocial deve ser feita essa alteração e quando começa a valer? Continue acompanhando o artigo desenvolvido pela Metadados — empresa que desenvolve sistema para a gestão de Recursos Humanos.

Nota Orientativa 2018.12

Toda e qualquer alteração deve ser registrada no eSocial. Apesar da mudança no CPF ser um dado pessoal do trabalhador, essa alteração não pode ser feita através de um evento S-2205 – Alteração de dado cadastrais, por isso, foi criado um procedimento especial a fim de tratar esses casos excepcionais de alteração de número do CPF. Assim, evita que o empregador tenha que excluir e reenviar com o novo CPF todos os eventos do trabalhador.

O procedimento foi baseado no envio de um evento de S-2299 – Desligamento seguido de um novo evento S-2200 – Admissão, nos moldes do procedimento já utilizado pelo trabalhador que é transferido entre as empresas de um mesmo grupo econômico ou no caso de sucessão de empregadores.

Exemplo: uma empresa que transfere um empregado de uma empresa para outra do mesmo grupo econômico, deve enviar ao eSocial um evento S-2299 com motivo 11 (transferência de empregado para empresa do mesmo grupo empresarial) e, em seguida, deve enviar o evento S-2200 na empresa que está recebendo o trabalhador, com o campo {tpAdmissao} igual a 2 (transferência de empresa do mesmo grupo econômico), mantendo a data de admissão inicial e informando a data de transferência.

Neste exemplo, o contrato de trabalho não sofre qualquer alteração, afinal, as empresas formam um grupo econômico e o que ocorre no sistema é apenas a alteração do número de identificação do empregador e o ônus do contrato é assumido pelo novo empregador.

A mesma lógica do exemplo foi aplicada para a mudança do número do CPF, isto é, quando ocorrer essa alteração de número, o empregador que quiser evitar o trabalho deve excluir todas as informações enviados com o CPF antigo e reenviá-las com o novo CPF, deve executar um procedimento semelhante ao da transferência de empregados entre empresas, executando os seguintes passos:

  1. Enviar o evento de S-2299 – Desligamento com o motivo 36 – “Mudança de CPF”, indicando no campo {novoCPF} o novo número de inscrição do empregado;
  2. Enviar evento S-2200 – Admissão, com o campo {tpAdmissao} preenchido com o valor 6 – “Mudança de CPF”, mantendo a data de admissão original do trabalhador;
  3. Preencher o grupo {mudancaCPF} com os números de CPF e matrícula anteriores e com a data em que houve a alteração. O eSocial não permite que uma matrícula seja reaproveitada, portanto, quando o CPF é alterado, nova matrícula deve ser atribuída ao trabalhador;

Importante: Em caso de alteração contratual, com data de efeito anterior a data de mudança de CPF, o sistema recepcionará normalmente o evento, desde que essa data de efeito seja posterior a sua admissão. Qualquer informação de pagamento retroativo, informada no grupo {remunPerAnt}, pode indicar período de referência {perRef} anterior a mudança de CPF, desde que a competência seja igual ou posterior a sua admissão.

Para tomar nota!

 Como o contrato não sofre alteração com a mudança do CPF, todas as informações cadastrais e contratuais do novo evento S-2200 devem ser idênticas àquelas vigentes no contrato anterior, exceto a matrícula.

O sistema realizará validações para garantir que a data de admissão e opção de FGTS, que a categoria do trabalhador e que o tipo de regime de trabalho e de previdência sejam mantidos idênticos.

O sistema também realizará validação para garantir que o evento de admissão por mudança de CPF seja enviado no dia imediatamente seguinte ao evento de desligamento pelo mesmo motivo.

O mesmo procedimento descrito nesta nota também se aplica para TSVE – Trabalhadores Sem Vínculo de Emprego nos eventos S-2300 e S-2399. O evento S-2399 deve ser enviado com o campo {mtvDesligTSV} igual a 7 – “Mudança de CPF” e a informação do novo CPF preenchida no grupo {mudancaCPF}.

O novo evento S-2300 deve ser enviado no dia imediatamente seguinte com o grupo {mudancaCPF} preenchido, desta vez com os dados do CPF anterior.

Os seguintes campos do novo evento S-2300 devem ser idênticos aos existentes no RET: {codCateg}, {dtInicio}, {dtOpcFGTS} e todos dos grupos {infoDirigenteSindical} e {infoTrabCedido}.

Datas e prazos

O procedimento descrito nessa nota técnica estará disponível a partir de 21 de janeiro de 2019, com a entrada em produção da versão 2.5 do leiaute do eSocial. Contudo, quem conta com um sistema gerenciador do eSocial terá maior facilidade para gerir alterações como essa, uma vez que o sistema automatiza os processos e permite maior segurança na realização.

Conheça esse sistema gerenciador do eSocial da Metadados, capaz de auditar campos, gerar arquivos em xml, transmitir automaticamente os eventos ao eSocial e ainda validar as inconsistências. Saiba mais sobre esta facilidade aqui!