Fim da DIRF e migração para o eSocial/EFD-Reinf: o que muda

O envio de informações sobre o Imposto de Renda (IR) que é retido pelas empresas sobre a remuneração dos funcionários e o pagamento feito a outros contratados sofrerá alterações a partir de 2025. A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) deixará de existir e haverá a migração para o eSocial/EFD-Reinf.

O processo exige atenção máxima do profissional de Recursos Humanos (RH). Essa transição impactará a rotina do Departamento Pessoal (DP), porque as declarações passarão a ser feitas mensalmente. Ou seja, o trabalho será diluído ao longo do ano. Porém, em 2024 e em 2025 ainda é necessário fazer a DIRF referente aos anos-calendário 2023 e 2024, respectivamente. 

Se parece confuso para você, leia este artigo. Nós da  Metadados – especialista em desenvolver um sistema completo de RH – preparamos um conteúdo detalhado para tirar as principais dúvidas sobre o assunto.

Por que a DIRF será substituída?

Realizada anualmente, a DIRF deve ser apresentada à Receita Federal por pessoas físicas e jurídicas que fizeram a retenção de Imposto de Renda na fonte. Com ela, o fisco apura as informações e realiza a fiscalização das empresas.

Com a substituição da DIRF pelo eSocial/EFD-Reinf, o governo pretende simplificar e centralizar a prestação de informações à Receita Federal. A mudança condiciona as empresas a prestarem as informações sobre a retenção do IR e das contribuições previdenciárias em apenas um documento. 

Saiba mais

O fim da DIRF está previsto há anos. Em 18 julho de 2022, Instrução Normativa nº 2.096 foi publicada no Diário Oficial da União pela Receita Federal com a determinação do fim da declaração.

A DIRF acaba quando?

A substituição da DIRF estava prevista para começar a ocorrer em 2024. No entanto, em 13 de março de 2024, a Receita Federal publicou a Instrução Normativa 2.181 prorrogando o prazo para 1º de janeiro de 2025.

Pelo que a DIRF será substituída?

A DIRF será substituída pelo eSocial/EFD-Reinf. Então, vamos entender melhor o que isso significa.

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Essa obrigação acessória é utilizada para complementar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Por meio da EFD-Reinf, são informados os rendimentos pagos e as retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais. A exceção são aquelas relacionadas ao trabalho, que são informadas pelo eSocial.

Como a EFD-Reinf está estruturada?

A EFD-Reinf está organizada em módulos e eventos de informações. Por isso, o RH pode enviar vários arquivos em formato XML (como de programas de planilhas) separadamente e, com isso, compor a escrituração digital de um período. O envio das informações será viável tanto por um aplicativo da própria empresa para transmissão via WebService quanto pelo sistema disponível no Portal e-CAC.

Lembrete

É importante lembrar que para se adequar ao eSocial, as empresas precisam se cadastrar no sistema e obter um certificado digital. Além disso, têm de contratar um software que seja compatível com o eSocial.

Quais são as principais mudanças previstas com o fim da DIRF?

Com o fim da DIRF, há três mudanças centrais às quais os profissionais de RH devem ficar atentos.

• A declaração passa a ser apresentada mensalmente, ao invés de anualmente;
• As informações serão prestadas por meio do eSocial, e não por um programa específico;
• A fiscalização das empresas será realizada por meio do cruzamento de informações prestadas na EFD-Reinf e no eSocial.

Quem deve fazer a declaração no eSocial/EFD-Reinf?

A definição de quem deve fazer a declaração no eSocial/EFD-Reinf consta na norma da Receita Federal sobre o assunto. De uma forma simplificada, todas as empresas que realizam retenção de Imposto de Renda na fonte, inclusive microempreendedores individuais (MEIs), deverão prestar informações sobre as retenções na EFD-Reinf. Abaixo, confira exemplos de quem está submetido a essa obrigação:

• Empresas que contratam trabalhadores celetistas ou autônomos;
• Empresas que prestam serviços a outras empresas;
• Empresas que importam ou exportam mercadorias;
• Empresas que prestam serviços de transporte, comunicação, energia elétrica, saneamento básico, água e esgoto, e de gás canalizado;
• Empresas que prestam serviços financeiros, de seguros, de previdência complementar, de capitalização, de crédito imobiliário, de fomento e de arrendamento mercantil.

Quais as penalidades em caso de descumprimento das obrigações?

As empresas que descumprirem as obrigações acessórias previstas no eSocial/EFD-Reinf estão sujeitas a multas previstas na DIRF.

As mudanças na prática

Quer entender na prática quais mudanças estão previstas? Então, preste atenção nas alterações que serão feitas tanto eSocial quanto na EFD-Reinf.

Mudanças no e-Social

• A Portaria Conjunta MTP/RFB Nº 33 DE 06/10/2022 aprovou a versão S-1.1 do leiaute e o Manual de Orientação do Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais - eSocial com os leiautes da versão S-1.1 do eSocial incorporam parcialmente as evoluções previstas na Minuta da Nota de Documentação Evolutiva v. S-1.0 - NDE 01/2021 - IR sobre Rendimentos do Trabalho.
• As informações da folha de pagamento continuam pelos eventos S-1200, S-1202, S-1207, S-2299 e S-2399;
• O e-Social voltou a retornar o totalizador de Imposto de Renda, o S-5012;
• O evento S-1210 será usado para o envio de informações complementares relacionadas ao Imposto de Renda. Assim, as informações necessárias para a DIRF serão transmitidas que o envio do S-1200 e S-1210 seja complexo.

Mudanças no EFD-Reinf

O layout da série R-4000 será atualizado e passará a contemplar as retenções de Imposto de Renda, PIS/Pasep, Cofins e CSLL:

• R-4010 – Pagamentos/créditos a beneficiário pessoa física;
• R-4020 – Pagamentos/créditos a beneficiário pessoa jurídica;
• R-4040 – Pagamentos/créditos a beneficiários não identificados;
• R-4080 – Retenção no recebimento;
• R-4098 – Reabertura dos eventos periódicos série R-4000;
• R-4099 – Fechamento dos eventos periódicos série R-4000;
• R-9005 – Bases e Tributos – retenções na fonte;
• R-9015 – Consolidação das retenções na fonte.

Tira dúvidas  

Para encerrar, preparamos um tira dúvidas para você entender na prática como essa migração vai impactar na sua rotina. Confira:

Como classificar código de incidência tributária da rubrica para o Imposto de Renda Retido na Fonte? 

A tabela 21 (veja abaixo) junto com as informações complementares de Imposto de Renda que fazem parte do evento S-1210 a partir da versão S-1.2 do eSocial impactam na substituição da DIRF.

Como proceder em relação aos planos de saúde vinculados a ex-colaboradores?

Nesses casos, a informação relativa ao valor mensal do plano de saúde não é prestada por meio do eSocial, e sim pelo EFD-Reinf.

A pensão vitalícia é informada no eSocial ou EFDReinf?

Para as situações em que não há contrato entre o beneficiário e a empresa que faz o pagamento, a informação deve ser prestada na EFD-Reinf. Veja exemplos:

• Pensão vitalícia ou temporária paga pela empresa a ex-funcionários. Destaca-se que mesmo que um contrato de trabalho tenha existido, ele já não está mais em vigor em decorrência de rescisão. 
• Pensão vitalícia ou temporária paga a dependentes de funcionário ou ex-funcionário.

O que fazer em relação a contribuinte individual transportador autônomo?

A contratação de transportadores autônomos, ou “freteiros”, é comum nas empresas. Nesses casos, há retenção referentes ao ISS, SEST e Senat, que devem informadas pelo contratante no campo código de incidência tributária para o IRRF {codIncIRRF} a opção: [9] – “Verba transitada pela folha de pagamento de natureza diversa de rendimento ou retenção/isenção/dedução de IR (exemplo: desconto de convênio farmácia, desconto de consignações, etc."

O eSocial recalcula o desconto do IR?

Não. A responsabilidade é do empregador. Por isso, é preciso ter muita atenção para o RRA - Rendimento Recebido Acumuladamente. As informações declaradas serão usadas para validação da Declaração de Ajuste Anual (DIRPF) da mesma forma como acontece atualmente.

O que fazer em relação aos rendimentos não tributáveis ou isentos?

As rubricas referentes a valores que não são consideradas na tributação de Imposto de Renda Pessoa Física devem ter o campo {codIncIRRF} preenchido, conforme abaixo:

• Para casos de rendimentos não tributáveis ou isentos dispostos na tabela 21, utilize o código 7x (ou7xx);
• Nos casos de rendimentos isentos por lei, mas não dispostos na tabela 21, cuja natureza da parcela paga deve ser explicitada no nome da rubrica, use o código 79.

Como classificar os rendimentos tributáveis?

As rubricas de valores tributados devem ser classificadas com os seguintes códigos:

• 11– Remuneração mensal;
• 12 – 13º salário;
• 13– Férias;
• 14 – PLR (participação nos lucros e resultados).

Pronto. Agora, você já tem as principais informações para o processo de substituição da DIRF. Esse é um ponto de atenção relevante para o Departamento Pessoal em 2024. Mas existem outros aspectos aos quais o RH deve ficar atento. Por isso, baixe o nosso e-book sobre o assunto e fique bem-informado.