Departamento Pessoal: o que é, quais as rotinas e tendências para o setor

O Departamento Pessoal é o setor responsável pela gestão das obrigações trabalhistas e previdenciárias relativas aos empregados de uma empresa. Além de garantir a legalidade dos processos, também atua para agilizar e tornar mais eficientes tarefas burocráticas dentro da organização. Neste artigo, elaborado por especialistas da Metadados, você vai conhecer mais sobre as atribuições do DP, a diferença entre ele e o RH, os erros a serem evitados e as tendências para a área. Confira:

• O que é o Departamento Pessoal?
• Qual a importância do Departamento Pessoal?
• Diferença entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos
• Cargos e funções do DP
• O eSocial e o DP
• Rotinas do Departamento Pessoal
• Obrigações do DP
• Erros que você deve evitar no Departamento Pessoal
• Futuro e tendências do Departamento Pessoal

O que é o Departamento Pessoal?

Como vimos, o Departamento Pessoal (DP) é a área responsável pelos procedimentos necessários para garantir a legalidade das relações trabalhistas entre empresa e empregados. Isso envolve as obrigações trabalhistas, previdenciárias e as retenções de imposto de renda. Também cabe ao DP agilizar e tornar mais eficientes esses processos burocráticos, assegurando os direitos dos funcionários e evitando multas e passivos trabalhistas para a organização.

Na prática, o DP garante o cumprimento do contrato de trabalho por parte do trabalhador e da empresa. É competência do Departamento Pessoal a execução de várias atividades, entre elas: 

• Admissão e Desligamentos
• Concessão de licenças, afastamentos e férias
• Tudo que diz respeito à remuneração, incluindo os cálculos da folha de pagamento e a Gestão de Benefícios
• Controle da jornada de trabalho via Gestão do Ponto
• Indicadores
• Envios do eSocial
• DCTFWeb
• DIRF
• Cumprimento da LGPD

Também é comum que profissionais de DP se envolvam com assuntos que dizem respeito à Saúde e Segurança do Trabalho. Todas essas atribuições estão relacionadas à principal responsabilidade do Departamento Pessoal, que é garantir a conformidade com a legislação trabalhista. Por esse e outros motivos, é uma área essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa, como veremos a seguir.

Qual a importância do Departamento Pessoal?

É no Departamento Pessoal que se concentra o maior volume de informações e documentos, dos empregados e da própria empresa. Não é à toa que dele que vem grande parte das soluções para as dúvidas diárias dentro das organizações. O zelo pela conformidade legal e pela tranquilidade de empregadores e empregados quanto ao cumprimento de seus direitos e obrigações demonstram a importância do departamento. Afinal, o trabalho do profissional do DP gera grande impacto na vida das pessoas.

Assim, a solução de tarefas burocráticas, com total atenção ao cumprimento de prazos, e a representação da empresa perante a órgãos públicos são atribuições essenciais do DP. Além disso, a área assumiu outro papel muito importante mais recentemente. Baseado no acompanhamento de indicadores, o DP tornou-se um grande aliado para a tomada de decisões, sendo um suporte essencial para direção e gestores.

Dessa forma, o profissional de DP costuma ter um perfil específico. É preciso ter habilidade para lidar com imprevistos, resiliência, maturidade, responsabilidade, organização, dedicação e amplo conhecimento da legislação brasileira. Além, é claro de um excelente relacionamento interpessoal e capacidade analítica apurada.

Diferença entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos

Agora, vamos falar sobre a diferença entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos. É normal que os conceitos de sejam confundidos, mesmo para quem atua na área. Isso porque a definição está vinculada às tarefas executadas por cada profissional, que variam conforme as empresas e os tamanhos das equipes.

Como já vimos, o Departamento Pessoal é o setor da empresa que gerencia tudo que diz respeito à legislação trabalhista e previdenciária da empresa e dos empregados. Ele também pode ser chamado de Administração de Pessoal.

Mas a relação entre organizações e colaboradores não se limita a rotinas administrativas e processos mediados pela lei. Conforme esse relacionamento evoluiu, tornando-se mais humano, surgiu a necessidade de um setor dedicado às práticas de Gestão de Pessoas. Essa área dedica-se ao planejamento e a execução de políticas para atração, desenvolvimento e retenção de talentos.

Ou seja, tanto o Departamento Pessoal quanto a área de Gestão de Pessoas integram o setor de Recursos Humanos. Cada um tem suas atribuições específicas. Mas é muito importante que ambos trabalhem de forma integrada e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.

Para demonstrar como essa harmonia é importante, confira algumas responsabilidades de cada área que muitas vezes estão relacionadas:

Recursos Humanos

Cargos e Funções do DP

Ao contrário do que muitos imaginam, é errado afirmar que o DP é burocrático enquanto a área de GP é estratégica. O Departamento Pessoal não se restringe ao cumprimento de tarefas operacionais. É claro que as atribuições precisam ser cumpridas com exatidão, a fim de evitar passivos trabalhistas e prejuízos para a organização e para os colaboradores. Mas é possível agir estrategicamente também, fazendo com que todas as ações sejam desempenhadas de forma eficiente, ágil e favorável para toda a organização.

Além disso, o alinhamento entre as duas áreas é essencial para o bom funcionamento do RH como um todo e, consequentemente, das demais equipes da empresa. Isso porque o setor que cuida das pessoas garante a base da gestão estratégica que pode representar um diferencial competitivo para a organização.

Sendo assim, o RH normalmente é estruturado com os seguintes cargos e funções:

Coordenador: desenvolve e implementa todas as estratégias RH. Coordena as atividades do DP, por meio do planejamento trabalhista, da administração salarial, do cálculo da folha de pagamento e execução das obrigações. Também atua no desenvolvimento de programas de aquisição e retenção de talentos, programas de ensino, ações de avaliação e feedbacks. Além disso, participa da concepção do planejamento estratégico da empresa e gerencia a equipe do setor.

Analista: as atribuições variam conforme a experiência e a especialidade do analista. Mas, no geral, é o profissional responsável por executar e auxiliar no planejamento das rotinas do RH, sejam elas do DP ou relacionadas a GP. Também dissemina a cultura organizacional e atua no atendimento dos colaboradores.

Assistente: é o responsável pelos cadastros relacionados a folha de pagamento, benefícios, recrutamento e seleção e gestão de salários. Também apoia as ações relacionadas aos documentos trabalhistas do DP, endomarketing, controle e agendamento de exames dos colaboradores, rotina de integração, entre outros.

O eSocial e o DP

Recentemente, uma transformação muito importante impactou o trabalho do Departamento Pessoal. Trata-se da implantação do eSocial, ou Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, em vigor desde 2018. Ele foi criado com o objetivo de unificar as informações pertinentes às obrigações geradas entre empregador e empregado.

Ou seja, o eSocial está diretamente relacionado à rotina do DP. Porém, é importante ressaltar que não consiste em nova obrigação a ser cumprida pelos empregadores. Mas, sim, uma nova forma de cumprir aquelas já existentes, agora de forma unificada e digital.

Embora tenha sido uma mudança significativa nos processos do Departamento Pessoal, o eSocial representa um impacto positivo para os profissionais. Isso porque o envio dos eventos ao programa diminui a redundância das informações, eliminando gradativamente algumas obrigações. Além disso o sistema é uma base única de dados, proporcionando mais agilidade e precisão na transmissão das informações.

O eSocial também facilita o controle das informações prestadas pelas organizações, contemplando empresas e profissionais que prezam pela conformidade legal. Isso porque, devido à unificação, é mais fácil para os órgãos fiscalizadores cruzar dados e identificar erros, resultando em autuações.

Por exemplo, uma informação errada na folha de pagamento impacta a DCTFWeb, já que o valor de INSS será apurado incorretamente. Os dados da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), assim como os de acidentes de trabalho são alimentados pelo eSocial. Por isso os envios se tornaram tão importantes na rotina do Departamento Pessoal. Vamos falar mais sobre elas a seguir.

Rotinas do Departamento Pessoal

Acima de tudo, é importante saber que as rotinas do DP estão interligadas. Isso significa, por exemplo, que embora seja um dos mais importantes, a folha de pagamento não é um processo isolado. Na prática, o fechamento da folha é o resultado de outras tarefas anteriores que devem ser feitas com exatidão.

Além disso, cada um desses processos deve ser cumprido e informado ao eSocial com rigor nos prazos. Por isso é essencial dominar todas as rotinas e evitar erros que vão impactar as etapas seguintes.

A seguir, vamos falar sobre cada uma delas: 

Admissão

Formalização do vínculo entre o empregado e o empregador, a partir de um contrato de trabalho que regula responsabilidades, deveres e direitos de ambas as partes. É o momento de receber os documentos do trabalhador e de seus dependentes, se houver, encaminhar exames médicos admissionais e estabelecer o tipo de regime e a jornada de trabalho. 

Rescisão

Assim como o início do vínculo, o encerramento da relação de trabalho também exige que a formalização, mediada pelo RH. Independentemente da origem do desligamento, seja por iniciativa do empregado ou do empregador, é preciso elaborar documentos, analisar o aviso prévio, encaminhar exame médico e calcular as verbas rescisórias. 

Afastamentos

Cabe ao DP cuidar dos afastamentos temporários previstos pela legislação, como por acidente e doenças, relacionadas ou não ao trabalho. Também entram nesta categoria as licenças remuneradas, como a licença maternidade e paternidade.

Gestão de Ponto

É a atribuição do DP responsável por acompanhar a marcação do ponto dos funcionários de acordo com a jornada de trabalho. Engloba o cálculo de horas extras e banco de horas, o controle dos períodos de descanso e os tipos de faltas e atestados. Tudo isso compõem o relatório que baseia o cálculo da remuneração dos empregados e os benefícios.

Férias

Também cabe ao DP fazer o controle de férias, no que diz respeito aos cálculos, regras e períodos de vencimentos. Para entender mais sobre o assunto, acompanhe o vídeo:

Benefícios

O RH zela pelo cumprimento dos benefícios obrigatórios, ou seja, aqueles estabelecidos por lei, convenção ou acordo coletivo, e faz o gerenciamento das regras de concessão dos benefícios espontâneos. Você pode saber mais sobre o assunto acessando o artigo sobre Benefícios de RH. 

Folha de Pagamento

É o documento com função operacional, contábil e fiscal com informações sobre a remuneração do trabalhador. Cabe ao DP cuidar do cálculo da folha, que deve incluir dados como salário bruto e líquido, descontos, dias trabalhados, férias, horas extras e benefícios. Além disso, é preciso fazer a apuração de impostos e contribuições, emissão de guias e cumprimento de outras exigências legais. Baixe o eBook e saiba mais sobre os cálculos e tributos da folha de pagamento. 

Obrigações do DP

Como vimos, o trabalho no DP envolve questões técnicas que exigem atenção redobrada dos profissionais, como cálculos, controle de prazos e acompanhamento de processos. Além das rotinas citadas acima, outras obrigações mensais e anuais precisam ser cumpridas. 

DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundo (DCTFWeb) é o instrumento para informar à Receita Federal as contribuições previdenciárias da empresa. É gerada a partir das informações do eSocial (Evento 1299) e da EFD-Reinf (R-2099). A DCTFWeb recebe automaticamente débitos e créditos, calcula o saldo a pagar e emite a DARF para pagamento. É enviada mensalmente, sempre até o dia 15, e anualmente, até 20 de dezembro, com informações sobre 13° salário. Além disso, deve haver declaração diária quando houver geração de receita de eventos desportivos, a ser transmitida até o segundo dia útil da ocorrência.

SEFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) gera mensalmente a guia de recolhimento (GFIP). Com ela a empresa faz o pagamento do FGTS até o 7º dia útil do mês posterior à remuneração.

RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores. Caracteriza-se como a fonte de informação mais completa sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil e, como o nome diz, deve ser entregue anualmente.

DIRF

A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação anual de pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram quaisquer valores sobre os quais tenha sido retido o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF).  Já o IRRF é um tributo que a pessoa jurídica é obrigada a reter do beneficiário da renda. A intenção da DIRF é auxiliar o governo na fiscalização das regras de recolhimento do IR por parte das empresas, já que a declaração informa quanto a fonte recolheu de IR sobre o pagamento dos contratados. Isso ajuda a evitar a sonegação de impostos, já que posteriormente os dados da DIRF e da Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física são cruzados.

Erros que você deve evitar no Departamento Pessoal

Todas as áreas estão sujeitas a erros, afinal, são formadas por seres humanos. Não seria diferente no DP, principalmente por ser um setor com expressivo volume de responsabilidades. Porém, devido à natureza das atribuições, reduzir as falhas no departamento contribui muito para evitar gastos desnecessários com demandas judiciais, entre outros problemas. Por isso, listamos 10 pontos que os profissionais devem tentar impedir que aconteçam: 

1. Desconhecer as leis trabalhistas, principalmente a CLT, os acordos e as convenções coletivas;
2. Não dominar os cálculos do DP, como férias, rescisão e folha de pagamento, para fins de conferência;
3. Ignorar os encargos sociais e trabalhistas e como calculá-los;
4. Não investir em atualização constante, tanto de legislação como de boas práticas para a área;
5. Não dar atenção à Gestão de Documentos;
6. Esquecer de parametrizar corretamente os sistemas;
7. Não fazer a gestão efetiva do ponto, perdendo o controle da jornada dos trabalhadores;
8. Manter controles paralelos em planilhas e papeis;
9. Perder tempo com tarefas operacionais que podem ser automatizadas;
10. Deixar de contribuir com a tomada de decisão baseada em dados;

Ter consciência sobre os erros possíveis significa se antecipar em relação aos problemas, mapeando processos que podem evitá-los. Também é essencial aprender com os erros para que não se repitam. Além de superar essas situações, o profissional do DP também pode buscar a evolução das práticas do setor. Vamos falar mais sobre isso a seguir.

Futuro e tendências do Departamento Pessoal

Entre tantas transformações que afetaram o DP, uma certeza ficou: o futuro do departamento passa por se tornar cada vez mais estratégico e parceiro do negócio. Isso envolve tanto as habilidades profissionais como as práticas, ações e ferramentas a serem adotadas.

Do ponto de vista comportamental, é essencial que o profissional busque aprimorar as características que facilitam o desempenho no DP. Investir na formação de uma base sólida de conhecimento, dominando as fontes de informação atualizadas e transformando tudo isso em produtividade são alguns diferenciais. Além disso, o dinamismo, a resiliência, o bom relacionamento interpessoal e uma boa gestão do tempo são qualidades que nunca saem de moda.

Para assegurar o protagonismo dentro da organização, também é fundamental que o DP descentralize processos e delegue tarefas para a tecnologia. Todas as atribuições do Departamento Pessoal podem ser facilitadas pela evolução tecnológica, sobretudo por sistemas desenvolvidos por quem entende efetivamente a rotina do profissional.

Além de automatizar tarefas burocráticas, a digitalização favorece a transformação do DP. Por exemplo, é indispensável contar com ferramentas que gerem automaticamente os indicadores mais importantes da área, como absenteísmo, rotatividade, acidentes de trabalho. Com pensamento crítico e sistemas ágeis e inteligentes, é possível garantir ainda mais envolvimento com a estratégia da empresa. Assim, o profissional de DP torna-se um verdadeiro consultor interno da organização.

Acima de tudo, é preciso saber que a automação é uma aliada do Departamento Pessoal, nunca uma substituta. Desenvolvidos para facilitar o dia a dia dos profissionais, os sistemas da Metadados têm soluções específicas que trazem agilidade, produtividade e segurança às ações do DP.

Para entender os benefícios de cada um deles, solicite a análise com nossos especialistas. Vai ser um prazer ter você com a gente!