Departamento Pessoal: o que é, quais as rotinas e tendências para o setor

Você sabe o que é Departamento Pessoal e quais são as responsabilidades deste setor? Basicamente, o Departamento Pessoal é o setor responsável pela gestão das obrigações trabalhistas e previdenciárias relativas aos empregados de uma empresa.

Além de garantir a legalidade dos processos, ele também atua para agilizar e levar mais eficiência às tarefas burocráticas dentro da empresa.

Neste artigo da Metadados, empresa que desenvolve sistemas para gestão de RH, você vai aprender:

• O que é o Departamento Pessoal;
• Quais são as atribuições desse setor;
• A diferença entre DP e RH
• Princpais erros a serem evitados;
• As tendências para a área.

Boa leitura!

O que é Departamento Pessoal?

Departamento Pessoal (DP), também conhecido pela sigla DP, é a área responsável pelos procedimentos necessários para garantir a legalidade das relações trabalhistas entre empresa e empregados. Isso envolve as obrigações trabalhistas, previdenciárias e as retenções de imposto de renda.

Cabe ao profissional de Departamento Pessoal agilizar e tornar mais eficientes esses processos burocráticos, assegurando os direitos dos funcionários e evitando multas e passivos trabalhistas.

Na prática, o setor garante o cumprimento do contrato de trabalho por parte do trabalhador e da empresa.

Competências do Departamento Pessoal

• Admissão e Desligamentos;
• Concessão de licenças, afastamentos e férias;
• Tudo que diz respeito à remuneração, incluindo os cálculos da folha de pagamento e a Gestão de Benefícios;
• Controle da jornada de trabalho via Gestão do Ponto;
• Envios do eSocial;
• DCTFWeb e DIRF;
• E muito mais.

Além disso, é bastante comum que profissionais de DP se envolvam com assuntos que dizem respeito à Saúde e Segurança do Trabalho.

Mas todas essas atribuições estão relacionadas à principal responsabilidade do Departamento Pessoal, que é garantir a conformidade com a legislação trabalhista.

Competências do profissional de DP

O profissional de Departamento Pessoal costuma ter um perfil específico.

Afinal, para atuar na área é preciso ter habilidade para lidar com imprevistos, resiliência, maturidade, responsabilidade, organização, dedicação e amplo conhecimento da legislação brasileira.

Além disso, é claro, o profissional de DP precisa ter um excelente relacionamento interpessoal com os times e, acima de tudo, uma capacidade analítica apurada.

A importância do DP para as empresas

O Departamento Pessoal concentra o maior volume de informações e documentos, dos empregados e da própria empresa. Não é à toa que dele vem grande parte das soluções para as dúvidas diárias dentro das organizações.

Por si só, o zelo pela conformidade legal e pela tranquilidade de empregadores e empregados quanto ao cumprimento de seus direitos e obrigações mostra a importância do departamento.

Contudo, a área tem assumido outro papel muito importante mais recentemente. Baseado no acompanhamento de indicadores, o DP tornou-se um grande aliado para a tomada de decisões, sendo um suporte essencial para direção e gestores.

Alguns dos principais indicadores acompanhados pelo Departamento Pessoal são:

• Taxa de turnover (rotatividade);
• Indices de absenteísmo (faltas e atrasos);
• Registros de acidentes de trabalho (CAT).

Esses dados ajudam a diagnosticar gargalos, identificar padrões e embasar estratégias da gestão de pessoas.

Qual a diferença entre RH e Departamento Pessoal?

• O Departamento Pessoal é o setor da empresa que gerencia tudo que diz respeito à legislação trabalhista e previdenciária da empresa e dos empregados;
• Já o Recursos Humanos tem uma abordagem mais estratégica e focada na gestão de pessoas;
• Enquanto isso, a gestão de pessoas dedica-se ao planejamento e à execução de políticas para atração, desenvolvimento e retenção de talentos.

Tanto o Departamento Pessoal quanto a área de Gestão de Pessoas integram o setor de Recursos Humanos, cada um com atribuições específicas.

No fim do dia, é muito importante que ambos trabalhem juntos, de forma integrada e alinhada aos objetivos estratégicos da empresa.

Para demonstrar como essa harmonia é importante, confira algumas responsabilidades de cada área e que muitas vezes estão relacionadas:

Atividades do Departamento Pessoal

• Admissão;
• Gestão de Benefícios;
• Controle de Ponto;
• Folha de Pagamento;
• Afastamento e Rescisão;
• Guias de Arrecadação.

Atividades da Gestão de Pessoas;

• Recrutamento e Seleção;
• Atração e Retenção de Talentos;
• Avaliação de Desempenho;
• Treinamento e Desenvolvimento;
• Pesquisa de clima organizacional;
• Feedback.

Em resumo, as rotinas de RH são uma caixinha de surpresas. No vídeo a seguir, em um episódio do Talks, entramos nos bastidores do Departamento Pessoal para revelar seu cotidiano de forma leve, divertida e cheia de histórias engraçadas.

Cargos e funções do Departamento Pessoal

Ao contrário do que muitos imaginam, é errado afirmar que o DP é mais burocrático, enquanto a área de GP é estratégica. Até porque o Departamento Pessoal não se restringe ao cumprimento de tarefas operacionais.

É claro que as atribuições precisam ser cumpridas com exatidão, a fim de evitar passivos trabalhistas e prejuízos para a organização e para os colaboradores.

Contudo, também é possível agir com estratégia, fazendo com que todas as ações sejam desempenhadas de forma eficiente, ágil e favorável para toda a organização.

Sendo assim, o setor de Departamento Pessoal normalmente é estruturado com os seguintes cargos e funções:

1. Assistente

É o responsável pelos cadastros relacionados à folha de pagamento, benefícios, recrutamento e seleção e gestão de salários.

Também apoia ações relacionadas aos documentos trabalhistas do DP, endomarketing, controle e agendamento de exames dos colaboradores.

2. Analista

Profissional responsável por executar e auxiliar no planejamento das rotinas do RH, sejam elas do DP ou relacionadas à Gestão de Pessoas.

O analista de RH, entre outras atividades, dissemina a cultura organizacional e atua no atendimento dos colaboradores.

3. Coordenador

Desenvolve e implementa todas as estratégias RH. Coordena as atividades do DP, por meio do planejamento trabalhista, da administração salarial, do cálculo da folha de pagamento e execução das obrigações.

Além disso, atua no desenvolvimento de programas de aquisição e retenção de talentos, programas de ensino, ações de avaliação e feedbacks.

É o coordenador de DP que realiza toda a concepção do planejamento estratégico da empresa e gerencia a equipe como um todo.

eSocial e o Departamento Pessoal

O eSocial foi criado com o objetivo de unificar as informações pertinentes às obrigações geradas entre empregador e empregado. Por isso, ele está diretamente relacionado à rotina do DP.

Porém, é importante ressaltar que o eSocial não consiste em nova obrigação a ser cumprida pelos empregadores, mas, sim, em uma nova forma de cumprir aquelas já existentes, agora de forma unificada e digital.

Embora tenha sido uma mudança significativa nos processos do Departamento Pessoal, o eSocial representa um impacto positivo para os profissionais. Isso porque o envio dos eventos ao programa:

• Diminui a redundância das informações;
• Elimina gradativamente algumas obrigações;
• Funciona como uma base única de dados, proporcionando mais agilidade e precisão na transmissão das informações;
• Facilita o controle das informações prestadas pelas organizações, contemplando empresas e profissionais que prezam pela conformidade legal.

Por exemplo: uma informação errada na folha de pagamento impacta a DCTFWeb, já que o valor de INSS será apurado incorretamente.

É por isso que os envios se tornaram tão importantes na rotina do Departamento Pessoal.

Rotinas do Departamento Pessoal

É muito importante entender que as rotinas do DP estão interligadas. Isso significa, por exemplo, que embora seja um dos mais importantes, a folha de pagamento não é um processo isolado.

O fechamento da folha, portanto, é o resultado de outras tarefas anteriores que devem ser feitas com exatidão.

Além disso, cada um desses processos deve ser cumprido e informado ao eSocial com rigor nos prazos. Por isso é essencial dominar todas as rotinas e evitar erros que vão impactar as etapas seguintes.

A seguir, vamos falar sobre cada uma delas.

1. Admissão

A admissão é a formalização do vínculo entre o empregado e o empregador, a partir de um contrato de trabalho que regula responsabilidades, deveres e direitos de ambas as partes.

É o momento de receber os documentos do trabalhador e de seus dependentes, se houver, encaminhar exames médicos admissionais e estabelecer o tipo de regime e a jornada de trabalho.

2. Rescisão ou demissão de pessoas

Assim como o início do vínculo, o encerramento da relação de trabalho também exige que a formalização, mediada pelo RH.

Independentemente da origem do desligamento, seja por iniciativa do empregado ou do empregador, é preciso elaborar documentos, analisar o aviso prévio, encaminhar exame médico e calcular as verbas rescisórias.

3. Jornada de trabalho

Uma das tarefas mais importantes do departamento pessoal é cuidar da jornada de trabalho dos colaboradores. Isso inclui desde organizar as escalas de folga até ficar de olho no absenteísmo.

Para isso, é essencial que o pessoal do DP acompanhe de perto o registro de horas de todo mundo.

O DP também fica responsável por gerenciar o sistema de ponto da empresa, sempre verificando se precisa cadastrar novos funcionários, analisando os registros e criando relatórios de horas.

4. Afastamentos

Cabe ao setor de DP cuidar dos afastamentos temporários previstos pela legislação, como por acidente e doenças, relacionadas ou não ao trabalho.

Também entram nesta categoria as licenças remuneradas, como a licença-maternidade e paternidade.

5. Gestão de ponto

É a atribuição do DP responsável por acompanhar a marcação do ponto dos funcionários de acordo com a jornada de trabalho.

Essa gestão engloba o cálculo de horas extras e banco de horas, o controle dos períodos de descanso e os tipos de faltas e atestados.

Na prática, tudo isso compõe o relatório que baseia o cálculo da remuneração dos empregados e o pagamento dos seus benefícios.

6. Gestão de férias e licenças

Também cabe ao DP fazer o controle e a gestão de férias no que diz respeito aos cálculos, regras e períodos de vencimentos.

Segundo a legislação, todo trabalhador tem direito a férias sem prejuízo no seu salário após completar 12 meses de contrato, o chamado período aquisitivo.

Esse direito deve ser concedido por lei pela empresa, e é o profissional de DP que vai garantir o respeito aos prazos limites.

Para entender mais sobre o assunto, acompanhe o vídeo:

7. Benefícios

O RH também deve zelar pelo cumprimento dos benefícios obrigatórios, ou seja, aqueles estabelecidos por lei, convenção ou acordo coletivo, além de fazer o gerenciamento das regras de concessão dos benefícios espontâneos.

Você pode saber mais sobre o assunto no nosso artigo sobre Benefícios de RH.

8. Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é documento com função operacional, contábil e fiscal com informações sobre a remuneração do trabalhador.

Cabe ao DP cuidar do cálculo da folha, que deve incluir dados como salário bruto e líquido, descontos, dias trabalhados, férias, horas extras e benefícios.

Além disso, é preciso fazer a apuração de impostos e contribuições, emissão de guias e cumprimento de outras exigências legais sempre que necessário.

Outras obrigações do Departamento Pessoal

Como vimos, o trabalho no DP envolve questões técnicas que exigem atenção redobrada dos profissionais, como cálculos, controle de prazos e acompanhamento de processos.

Além das rotinas citadas acima, outras obrigações mensais e anuais precisam ser cumpridas.

1. DCTFWeb

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundo (DCTFWeb) é o instrumento para informar à Receita Federal as contribuições previdenciárias da empresa.

Gerada a partir das informações do eSocial (Evento 1299) e da EFD-Reinf (R-2099), a DCTFWeb recebe automaticamente débitos e créditos, calcula o saldo a pagar e emite a DARF para pagamento.

Ela é enviada mensalmente, sempre até o dia 15, e anualmente, até 20 de dezembro, com informações sobre 13° salário.

2. SEFIP

O Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) gera mensalmente a guia de recolhimento (GFIP).

Com ela a empresa faz o pagamento do FGTS até o 7º dia útil do mês posterior à remuneração.

3. RAIS

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores.

Ela se caracteriza como a fonte de informação mais completa sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil e, como o nome diz, deve ser entregue anualmente.

Para tirar todas as suas dúvidas sobre RAIS e eSocial, assista ao vídeo a seguir!

4. DIRF

• A Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação anual de pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram quaisquer valores sobre os quais tenha sido retido o Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF);
• Já o IRRF é um tributo que a pessoa jurídica é obrigada a reter do beneficiário da renda.

A intenção da DIRF é auxiliar o governo na fiscalização das regras de recolhimento do IR por parte das empresas, já que a declaração informa quanto a fonte recolheu de IR sobre o pagamento dos contratados.

Entre outros benefícios, isso ajuda a evitar a sonegação de impostos, já que posteriormente os dados da DIRF e da Declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física são cruzados.

Erros que você deve evitar no Departamento Pessoal

Todas as áreas estão sujeitas a erros, afinal, são formadas por seres humanos. Não seria diferente no DP, principalmente por ser um setor com expressivo volume de responsabilidades.

Porém, devido à natureza das atribuições, reduzir as falhas no departamento contribui muito para evitar gastos desnecessários com demandas judiciais, entre outros problemas.

Por isso, listamos 10 pontos que os profissionais devem tentar impedir que aconteçam:

1. Desconhecer as leis trabalhistas, principalmente a CLT, os acordos e as convenções coletivas;
2. Não dominar os cálculos do DP, como férias, rescisão e folha de pagamento, para fins de conferência;
3. Ignorar os encargos sociais e trabalhistas e como calculá-los;
4. Não investir em atualização constante, tanto de legislação como de boas práticas para a área;
5. Não dar atenção à Gestão de Documentos;
6. Esquecer de parametrizar corretamente os sistemas;
7. Não fazer a gestão efetiva do ponto, perdendo o controle da jornada dos trabalhadores;
8. Manter controles paralelos em planilhas e papeis;
9. Perder tempo com tarefas operacionais que podem ser automatizadas;
10. Deixar de contribuir com a tomada de decisão baseada em dados.

Em resumo, mesmo com toda a seriedade envolvida, o DP está sujeito a erros.

Entre os mais comuns estão não acompanhar mudanças na legislação, realizar cálculos incorretos e perder prazos importantes. Evitar esses deslizes é essencial para garantir a segurança jurídica e a reputação da empresa.

Ter consciência sobre esses erros também significa se antecipar em relação aos problemas, mapeando processos que podem evitá-los.

Futuro e tendências do DP

Entre tantas transformações que afetaram o DP, uma certeza ficou: o futuro do departamento passa por se tornar cada vez mais estratégico e parceiro do negócio.

Isso envolve tanto as habilidades profissionais como as práticas, como as ações e ferramentas a serem adotadas.

Do ponto de vista comportamental, é essencial que o profissional busque aprimorar as características que facilitam o desempenho no DP.

Por isso, investir na formação de uma base sólida de conhecimento, dominando as fontes de informação atualizadas e transformando tudo isso em produtividade são alguns diferenciais.

Além disso, o dinamismo, a resiliência, o bom relacionamento interpessoal e uma boa gestão do tempo são qualidades que nunca saem de moda.

Perguntas frequentes (FAQ)

Relembre os principais pontos esclarecidos ao longo do nosso texto.

1. O que é Departamento Pessoal?

O DP é aquele setor especializado que cuida de tudo relacionado aos funcionários da empresa.

É ele que gerencia a folha de pagamento, admissões e demissões, eSocial, férias, benefícios, atestados e afastamentos, controle de ponto e passivos trabalhistas. Basicamente, é quem mantém toda a parte técnica e burocrática dos colaboradores funcionando.

2. Por que o DP é tão importante para as empresas?

Um bom departamento pessoal ajuda a empresa a tomar decisões mais inteligentes, evita dores de cabeça com processos na Justiça do Trabalho e mantém um relacionamento saudável com os órgãos públicos.

É como ter um escudo protetor para questões trabalhistas!

3. Como funciona a estrutura do DP?

O departamento pessoal trabalha basicamente com três pilares principais: cuidar da entrada e saída de funcionários (admissões e demissões), gerenciar toda a parte de salários e benefícios, e manter tudo organizado e dentro da lei.

4. Quais são as atividades do dia a dia no DP?

O pessoal do DP tem uma rotina bem variada: organiza documentos trabalhistas, acompanha o ponto dos funcionários, faz os cálculos da folha de pagamento, gerencia férias e licenças.

Além disso, o setor cuida de benefícios trabalhistas, mantém os arquivos organizados, paga impostos e taxas, e representa a empresa quando precisa falar com órgãos públicos.

5. Quais indicadores o DP deve acompanhar?

Os principais são: taxa de rotatividade (turnover), faltas e ausências (absenteísmo) e registros de acidentes de trabalho (CAT). Esses números ajudam a entender como anda a saúde da empresa.

Conclusão

Como vimos, o setor de Departamento Pessoal possui muitas responsabilidades. Por isso, é indispensável contar com ferramentas que ajudem a tornar essas rotinas mais simples e eficientes.

Nesse sentido, a automação deve ser vista como uma aliada do setor, nunca uma substituta.

Desenvolvidos para facilitar o dia a dia dos profissionais, os sistemas da Metadados têm soluções específicas que trazem agilidade e produtividade para o setor.

Uma dessas soluções é o Flow, o sistema da Metadados que entrega a melhor experiência para todas as rotinas do DP. Um sistema integrado para Departamento Pessoal que oferece, entre outros recursos:

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