Qualificação cadastral para o eSocial: saiba facilitar a regularização cadastral

O eSocial é o sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. É o projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados. Este, então, integra o sistema público de escrituração digital – SPED (decreto nº 6.022/2007).

Trata-se da geração digital da folha de pagamento e demais informações fiscais, previdenciárias, trabalhistas e de apuração de tributos e do FGTS com a padronização das rubricas da folha de pagamento, de layout e de registro de empregados. Substituindo, portanto, gradualmente as obrigações acessórias atuais existentes no âmbito dos órgãos participantes.

Ele foi desenvolvido em conjunto por várias instâncias governamentais (o Ministério do Trabalho, a Caixa, o INSS, o Ministério da Previdência Social e a Receita Federal).

A ideia da plataforma é unificar os meios para transmitir as informações das empresas para o Fisco. Assim, questões ligadas à folha de pagamento, obrigações fiscais e direitos trabalhistas passam a ser encaminhadas por uma única plataforma, diminuindo os riscos de divergência e erro.

Um procedimento básico desse processo é a filtragem dos registros dos colaboradores. Essa fase, chamada qualificação cadastral, envolve a postagem dos dados e uma análise no sistema integrado que identifica incompatibilidades e erros.

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O que é a qualificação cadastral para o eSocial?

A qualificação cadastral para o eSocial é a verificação da coerência das informações de nome, data de nascimento, CPF e NIS dos profissionais da empresa. O processo procura otimizar a gestão de dados, tornando-a segura, correta e unificada.

Quando os registros não estão congruentes na Consulta da Qualificação Cadastral (como quando há divergência de nome ou alguma duplicidade de número de PIS), vários entraves começam a aparecer para o profissional. Havendo divergência das informações acima nas bases dos órgãos do Governo, o trabalhador deverá regularizar as divergências. Para essa regularização deverá comparecer ao órgão indicado na resposta da consulta eletrônica feita pela empresa.

Ele pode ter dificuldades com registros governamentais e não conseguir acessar benefícios, acessar o eSocial, como o FGTS e a aposentadoria, por exemplo.

Assim, a qualificação cadastral é muito importante para proteger os direitos do trabalhador e evitar dificuldades também para a corporação. É muito melhor realizar o registro com qualidade e garantir processos efetivos do que ficar remediando falhas depois, não é mesmo?

Qual o objetivo da qualificação cadastral para o eSocial?

A qualificação é uma etapa prévia ao cadastro no eSocial. Ela tem o objetivo de fazer uma verificação das informações dos profissionais para evitar que eles fiquem com registros divergentes  ou irregulares e tenham transtornos posteriormente.

O eSocial orienta que, antes mesmo do Cadastramento Inicial dos Vínculos, os empregadores realizem uma Qualificação Cadastral dos trabalhadores. Na qualificação as empresas devem se certificar se há consistência dos dados dos seus empregados com os dados que o governo dispõe no CNIS – Cadastro Nacional de Informações Sociais.

O eSocial permite que as documentações trabalhistas, que antes eram enviadas em separado para a Caixa, Receita Federal, INSS e Ministério do Trabalho, sejam encaminhadas em uma única via para todos esses órgãos estatais. Se não houvesse a qualificação cadastral, essas instituições públicas correriam o risco de receber dados com problemas.

Esse procedimento permite evitar erros (como registros incompletos, irregulares, divergentes) e também dores de cabeça para o colaborador. Muitas vezes, é difícil perceber onde há alguma informação errada e o profissional acaba descobrindo o entrave só quando vai requerer algum benefício ou direito, como o FGTS ou a aposentadoria.

Mas com a plataforma eSocial, dá para evitar esse tipo de dificuldade. O sistema é ligado às organizações oficiais responsáveis pela gestão de temáticas ligadas ao emprego e ao trabalho. Assim, ele consegue apontar onde ocorreu alguma divergência.

Como proceder na qualificação cadastral para o eSocial?

Para realizar a verificação, é preciso entrar na página da consulta de qualificação cadastral do eSocial. Nos espaços especificados, o gestor vai digitar a data de nascimento, CPF, nome completo e NIS/PIS/PASEP. Há dois tipos de módulos para a consulta:

  • Módulo web: você envia os dados de até 10 colaboradores simultaneamente. Opção bastante adequada para pequenas empresas.
  • Módulo lote: encaminhamento de um arquivo do tipo .txt com a documentação de vários profissionais, tendo retorno em até dois dias. Essa opção é mais vantajosa no caso de organizações com equipes muito grandes, por exemplo.

As instâncias oficiais avaliam os registros enviados, conferindo se as informações estão compatíveis em todos os órgãos estatais ligados ao trabalho e emprego. Se houver algum problema, o sistema efetua a notificação e sugere o encaminhamento adequado para o profissional.

De que forma o software de RH pode ajudar na qualificação cadastral para o eSocial?

O departamento pessoal tem muitas áreas para lidar, como desempenho, saúde ocupacional, benefícios, folha de pagamento, recrutamento e seleção, frequência e cumprimento de horários, por exemplo. Administrar tudo isso com planilhas pode ser muito difícil e além disso, há uma grande possibilidade de ocorrerem erros humanos.

O software de RH automatiza todas as funcionalidades desse setor. Com um sistema otimizado, fica muito mais fácil utilizar o eSocial.

Essa tecnologia permite integrar os dados trabalhistas com as documentações e operações bancárias. Além disso, ele pode desenvolver relatórios rapidamente sobre a folha de pagamento, direitos do colaborador e questões ligadas ao eSocial. Com isso, a empresa pode consultar e gerenciar melhor os registros e assim utilizar o sistema estatal com tranquilidade.

Outra vantagem do software de RH é que ele também permite minimizar os erros, evitando a prestação de informações erradas no eSocial. Isso evita notificações graves ou problemas com a justiça e oferece mais segurança para o setor de gestão de pessoas e para os colaboradores.

Como proceder para fazer o ajuste quando retorna algum registro com erro?

Se retornar algum arquivo com erro na etapa da qualificação cadastral, é necessário tomar providências para efetuar a correção. Sem a convergência das informações, o processo de registro do trabalhador no sistema não tem como prosseguir.

O sistema notifica o gestor sobre qual é o órgão governamental em que está havendo uma divergência e orienta o que deve ser feito para resolvê-la. Normalmente é indicado que o profissional procure a Caixa, os Correios, o INSS, a Receita Federal ou o Banco do Brasil, dependendo da situação.

É bom ficar atento, porque alguns ajustes demoram uma média de 7 dias úteis para caírem no sistema após serem operados, como por exemplo as irregularidades do CPF. Assim, procure realizar os processos com antecedência, para evitar entraves com o eSocial.

A qualificação cadastral é um processo básico no eSocial, pois ela permite a verificação da coerência dos dados em diferentes instâncias oficiais. Ela é o primeiro filtro para os registros dos colaboradores, para garantir que os dados estejam compatíveis nos órgãos governamentais.

O próprio eSocial aponta falhas e oferece indicações para corrigir problemas nos dados. O processo é simples e pode ser ainda mais otimizado com o apoio de softwares de gestão de RH. Com essas tecnologias, você consegue organizar as informações com segurança para transmiti-las para as instâncias oficiais.

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