Registro Retroativo: o que é e como funciona no eSocial

No dia a dia do RH, é comum que alguns processos não sigam perfeitamente os prazos. Em muitos desses casos, a solução passa por uma medida conhecida como registro retroativo. Muito usado pelas empresas, esse procedimento é permitido, mas exige atenção redobrada para não gerar problemas.

Neste artigo, você vai entender:

• O que é registro retroativo e o que diz a legislação;
• Quando ele é necessário ou inevitável;
• Como fazer o registro retroativo no eSocial;
• Os riscos envolvidos em registrar fora do prazo;
• Boas práticas para proteger os trabalhadores e o RH.

O que é Registro Retroativo?

Registro retroativo é quando um evento importante da relação de trabalho, como a contratação de um funcionário, é formalizado com data anterior ao seu efetivo lançamento em sistemas oficiais, como o eSocial. Assim, em vez de registrar no momento certo, a empresa só formaliza isso depois.

Por exemplo: o trabalhador começa no dia 1º, mas a empresa só faz o registro no dia 10. Para tentar corrigir, ela coloca a data do dia 1º como se o registro tivesse sido feito na hora certa.

Esse tipo de correção só deve ser usado em casos excepcionais, ou seja, quando realmente houve uma falha. E, mesmo assim, é importante que a empresa tenha documentos que expliquem o motivo do atraso e comprovem que o trabalhador começou naquela data. Não pode ser algo feito por conveniência, tampouco virar rotina.

Esse tipo de prática é permitida pela CLT?

A legislação trabalhista brasileira não proíbe de forma expressa o registro retroativo de admissão. No entanto, quando o registro não é feito na data correta, configura-se o descumprimento das normas legais, especialmente no que se refere à obrigação de registrar o vínculo empregatício antes do início das atividades do trabalhador.

Ou seja, a admissão deve sempre ser registrada com a data real de início, mesmo que isso implique o risco de aplicação de multa administrativa por parte da fiscalização do trabalho. O ideal é cumprir rigorosamente os prazos exigidos para evitar passivos trabalhistas e autuações

Contudo, embora seja possível em alguns sistemas, essa é uma prática considerada irregular.

De acordo com o artigo 29 da CLT:

A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de até 5 (cinco) dias úteis para nela anotar a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver

Porém, isso não significa que o registro no sistema (eSocial) possa ser feito após o início das atividades. A seguir, entenda melhor como funciona na prática.

O que importa atualmente (pós-eSocial)

Com a implantação do eSocial, a admissão deve ser informada até o dia anterior ao início das atividades. Isso é o que determina a legislação atual de forma mais efetiva.

Portanto, o Evento S-2200 (ou S-2190, no pré-cadastro) deve ser enviado até o dia anterior ao trabalhador começar a exercer suas funções.

Então:

• Registro na carteira: até 5 dias úteis após a admissão.
• Informação no eSocial: obrigatoriamente antes do início das atividades.
• Se não for feito: configura infração trabalhista e tributária, podendo gerar multa e autuações.

Além disso, o artigo 47 da CLT defende que o empregador que mantiver empregado não registrado está sujeito a multa de R$ 3.101,73 por empregado, dobrada em caso de reincidência. Para ME ou EPP, a multa é de R$ 827,13.

Em resumo, esse tipo de registro pode ser feito para corrigir erros ou omissões, mas não afasta a penalidade por descumprimento do prazo legal. Por isso mesmo ele deve ser tratado como um mecanismo corretivo, e não como uma estratégia de gestão.

Em quais situações registrar uma data retroativa?

Agora que sabemos como funciona o registro retroativo, é importante entender que ele pode ser aplicado em diversos contextos. Desde a admissão de um colaborador após início das atividades, até o pagamento de salários ou verbas com atraso.

Além disso, embora não haja uma lei que regulamente a prática, ela está implícita no dever legal de correção das informações. Em outras palavras, mesmo não sendo o recomendado, esse tipo de registro garante e protege os direitos do trabalhador conforme as regras da CLT e do eSocial.

Tipo de admissão do trabalhador no eSocial

Ao informar uma admissão no eSocial, é necessário preencher corretamente o tipo de admissão e o indicativo da admissão, pois esses dados impactam diretamente na conformidade legal da contratação.

Entre os principais tipos de admissão válidos no eSocial, estão:

• Admissão normal;
• Transferência de empresa do mesmo grupo econômico ou entre órgãos do mesmo ente federativo;
• Transferência de empresa consorciada ou de consórcio;
• Transferência por sucessão, incorporação, cisão ou fusão;
• Transferência de empregado doméstico para outro representante da mesma unidade familiar;
• Mudança de CPF;
• Transferência quando a empresa sucedida é considerada inapta por inexistência de fato.

Importante: a existência desses tipos de admissão não elimina a obrigatoriedade do cumprimento dos prazos legais. Em outras palavras, o empregador continua obrigado a registrar o trabalhador antes do início das atividades, conforme determina o eSocial e a CLT.

Indicativos de admissão no eSocial

Além do tipo de admissão, o sistema também exige a indicação do indicativo da admissão, que esclarece a situação da contratação:

Indicativo da admissão:

• Normal (deve respeitar os prazos legais de envio)
• Decorrente de ação fiscal
• Decorrente de decisão judicial

Ou seja, somente nos casos 2 e 3 é que o envio da admissão fora do prazo legal pode ser justificado. Já para a admissão normal, o registro deve obrigatoriamente ocorrer antes do início das atividades do trabalhador, sob pena de multa e autuação, conforme o Art. 47 da CLT.

Situações que podem exigir o uso do registro retroativo

Como já mencionamos, o registro retroativo pode ser aplicado em diversos contextos, da admissão ao pagamento de salários atrasados. Confira, a seguir, algumas situações comuns na rotina do profissional de Departamento Pessoal.

1. Admissão fora do prazo legal

Quando a empresa contratou um trabalhador, mas não realizou o envio do evento S-2200 (admissão) ao eSocial antes do início das atividades. Nesse caso, o registro retroativo busca ajustar a data real de admissão e garantir o reconhecimento de direitos como INSS e FGTS.

2. Pagamento retroativo de verbas

Se aplica em situações como reajuste salarial aprovado em acordo coletivo com efeitos retroativos, ou pagamento de diferenças salariais reconhecidas judicialmente. Nesse caso, é preciso que o lançamento da remuneração retroaja à competência correta.

3. Alterações contratuais com efeitos anteriores

Mudanças de jornada, função, local de trabalho ou salário que foram aplicadas de fato, mas não registradas. Devem ser corrigidas via evento S-2206 no eSocial.

4. Férias ou afastamentos não comunicados a tempo

Todo RH sabe que as férias devem ser comunicadas com no mínimo 30 dias de antecedência. Quando isso não ocorre, é necessário corrigir o registro. O mesmo vale para afastamentos como licença maternidade, doenças ocupacionais ou acidentes.

5. Encerramento contratual não registrado

O registro retroativo também pode ser necessário para ajustar a data da rescisão de contrato. Isso é bastante comum em casos de processos judiciais que reconhecem data de saída anterior à registrada.

Como fazer registro retroativo no eSocial

Como vimos até aqui, o eSocial é um dos sistemas que permite o envio atrasado de eventos. Contudo, o empregador também deve estar atento às regras específicas aplicáveis aos casos de decisões oriundas de processos trabalhistas, pois nesses cenários o envio das informações segue particularidades importantes.

Contudo, é preciso estar atento a algumas condições e cuidados técnicos importantes. Veja a seguir:

• S-2200 (Admissão): a data registrada deve refletir a data real de início das atividades do trabalhador, conforme determinado na decisão judicial. Caso seja necessário retificar a admissão, deve-se informar o número do processo nesse evento. Em algumas situações, a escrituração ocorre exclusivamente por meio do evento S-2500. O envio fora do prazo pode gerar risco de multa;
• S-2206 (Alteração contratual): a data de início da alteração (como mudança de cargo, jornada ou local de trabalho) deve corresponder à data em que a modificação de fato ocorreu. É fundamental verificar na decisão judicial se a informação deve ser enviada via S-2206 ou, alternativamente, por meio do evento S-2500;
• S-1200 (Remuneração): é possível declarar remunerações retroativas desde que se utilize corretamente o campo de indicativo de retroatividade e o período de referência;
• S-2230 (Afastamento): a empresa deve indicar corretamente o tipo de afastamento (como doença ou licenças) e sua data de início;
• S-2299 (Desligamento): a data registrada deve refletir a efetiva saída do trabalhador da empresa. Ainda que o envio aconteça posteriormente, é obrigatório referenciar o número do processo judicial nesse evento, se for o caso. Assim como em outros eventos, em determinadas situações essa informação pode ser prestada diretamente no evento S-2500;
• S-2501: este evento deve ser utilizado para declarar os tributos e valores de imposto de renda retidos, especificamente nos casos de decisões judiciais com impacto financeiro retroativo.

Importante: o profissional de RH deve estar ciente que o sistema eSocial cruza dados com:

• DCTFWeb (obrigações fiscais);
• CNIS (cadastro do INSS);
• DIRF e RAIS (até sua extinção);
• EFD-Reinf;
• FGTS Digital.

Por isso, qualquer inconsistência ou descuido nos registros pode resultar em advertências, bloqueios de certidões e autuações.

E se o registro for feito errado?

Apesar de necessário em alguns casos, o uso do registro retroativo incorreto pode gerar prejuízos sérios para a empresa, como:

• Multas e autuações trabalhistas: o artigo 47 da CLT autoriza multas a partir de R$ 3.101,73 por empregado não registrado. Microempresas pagam R$ 827,13 por infração;
• Risco de passivo judicial: se o trabalhador entrar com ação trabalhista e provar vínculo anterior ao registrado, a empresa será obrigada a pagar diferenças salariais. Isso inclui INSS, FGTS e reflexos, com juros, correção e multas;
• Impactos fiscais e de previdência: o INSS e a Receita Federal podem contestar benefícios ou exigências se houver dados retroativos inconsistentes. O trabalhador pode perder direitos como aposentadoria, PIS e seguro-desemprego se a informação não for corrigida corretamente.

Registro Retroativo: como fazer corretamente e com segurança

Veja o passo a passo para aplicar o registro retroativo com segurança jurídica e técnica:

1. Faça um diagnóstico completo

Audite os contratos e registros dos colaboradores. Utilize relatórios do sistema de folha e do eSocial para identificar inconsistências.

2. Documente a situação

Reúna documentos, e-mails, recibos, atas de reunião, decisões judiciais ou qualquer evidência que comprove a necessidade da correção.

3. Atualize o sistema de folha

Realize o lançamento correto com a data retroativa, utilizando os eventos e campos adequados. Verifique se o sistema está preparado para processar e integrar esses dados ao eSocial.

4. Faça o envio ao eSocial com justificativa

Nos casos em que o evento exige explicação, insira a justificativa no campo adequado. Também busque manter a documentação comprobatória, em caso de fiscalização.

5. Monitore os recibos de entrega

Acompanhe a aceitação do evento. Se houver rejeição, corrija de imediato. Verifique se o evento foi refletido corretamente no DCTFWeb e no portal do colaborador (CTPS Digital).

O trabalhador tem direito ao retroativo mesmo com atraso da empresa?

Sim. O registro retroativo não afeta os direitos do trabalhador. Mesmo que a empresa atrase o registro, ela é obrigada a:

• Pagar todos os salários correspondentes desde o início da prestação de serviço;
• Recolher INSS e FGTS retroativos;
• Ajustar benefícios como vale-transporte, alimentação e horas extras;
• Corrigir a base de cálculo para férias, 13º salário e verbas rescisórias.

Perguntas frequentes sobre Registro Retroativo

É possível registrar um funcionário com data retroativa?

Sim, é possível fazer o registro retroativo como forma de correção. No entanto, isso não isenta a empresa das penalidades por não ter cumprido o prazo legal. A prática não é recomendada como procedimento padrão, sendo aceitável apenas em situações excepcionais.

O que acontece se fizer admissão retroativa?

A empresa pode ser multada, conforme prevê o artigo 47 da CLT, e será obrigada a recolher todos os encargos trabalhistas. Esse recolhimento considera desde o primeiro dia de trabalho do empregado, e inclui valores como FGTS e INSS.

Tem que pagar multa por registro retroativo no eSocial?

Sim. Quando o registro é feito fora do prazo, mesmo que de forma retroativa, a empresa fica sujeita às penalidades previstas na legislação trabalhista, conforme os valores que já citamos neste artigo.

Conclusão

Como vimos, o registro retroativo é uma ferramenta válida para corrigir falhas, mas que exige conhecimento técnico, atenção e cuidados. Quando usado da forma correta, ele protege os direitos do trabalhador e a integridade da empresa. Quando usado de forma displicente, pode se transformar em um grande passivo trabalhista.

Por isso, o ideal é investir em processos automatizados, sistemas integrados e boas práticas de gestão de pessoas. Isso evita a necessidade de registros fora do prazo.

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