Admissão Digital: fuja da burocracia na hora de contratar

A admissão digital completa facilita o processo de contratação de novos talentos, desde o recrutamento até o primeiro dia do colaborador na empresa.

Contar com o auxílio da tecnologia nesta tarefa simplifica (muito!) o dia a dia do profissional de Recursos Humanos, além de trazer mais segurança ao momento que costuma ser um dos mais burocráticos do setor.

Quer entender como isso é possível? Acompanhe o artigo que nós, da Metadados, empresa especializada em sistemas para RH, elaboramos para você.

Acompanhe!

Os desafios do processo admissional

Imagine um cenário com alto volume de contratações, seja por uma questão pontual de rotatividade ou pela expansão da empresa.

Ou, ainda, considere que a organização decidiu adotar o modelo de trabalho remoto e você, RH, encontrou o candidato ideal, mas ele mora a 300 quilômetros da sede.

Em qualquer uma das situações, o trabalho do RH consistiria em umas atividades operacionais mais complicadas do setor, com o recebimento dos documentos, conferência dos dados com a ficha cadastral e preenchimento desses mesmos dados no sistema da empresa.

Como a lista de documentos necessários para uma admissão nunca é tão simples, o RH ainda tem que lidar com pendências e demora no envio do dossiê completo, o que muitas vezes acaba atrasando as contratações.

Para demonstrar a complexidade que isso representa, vamos lembrar do que é necessário na maioria das vagas.

Documentos exigidos na admissão digital

Os documentos exigidos variam conforme a função, mas existem alguns itens que são padrão na maioria das contratações. Entre eles estão:

• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS) física ou digital;
• Inscrição no PIS/Pasep (o número do PIS/PASEP/NIS não é mais obrigatório para a admissão de novos funcionários);
• Foto 3×4;
• Cópia do título de eleitor;
• Comprovante de quitação eleitoral (em anos de eleição é uma exigência legal);
• Original e cópia da carteira de habilitação (CNH), caso necessário para a função;
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Original do atestado de saúde ocupacional (ASO);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos.

Você sabe quais são os documentos obrigatórios para admissão de um novo colaborador? E qual o prazo certo para coletar essas informações?

No vídeo abaixo, te guiamos por tudo o que o Departamento Pessoal precisa saber para conduzir um processo admissional com mais segurança e menos erros!

Os altos e baixos da contratação

Vamos deixar a parte técnica um pouco de lado para falar sobre outro aspecto da contratação. Afinal, a admissão é um dos momentos mais importantes da relação entre o novo colaborador e a empresa.

A notícia da contratação é sempre motivo de comemorar. Mas essa alegria pode durar pouco, até chegar à conhecida hora da admissão propriamente dita.

Isso porque, para o colaborador, o envio de documentos e o cumprimento de tarefas podem se transformar em uma verdadeira maratona.

Do outro lado do balcão, ao mesmo tempo que o RH sente-se satisfeito com o preenchimento da vaga, ele sabe que ali em diante começa uma etapa complexa.

Isso porque cada documento do novo colaborador precisa ser recebido, validado e preenchido. Muitas vezes manualmente.

Mas será que essa é a única maneira de fazer uma admissão? Com as possibilidades atuais, não faz sentido que esse processo seja tão trabalhoso, demorado e sujeito a erros.

Com a ajuda da Metadados, seu RH pode realizar todo esse processo com muito mais simplicidade.

Como funciona a admissão digital?

Na prática, a admissão digital automatiza e facilita etapas da contratação de um funcionário.

Em resumo, isso significa que o novo colaborador pode enviar os documentos necessários de forma online, por um computador ou celular.

Por outro lado, a empresa recebe, armazena e trata a documentação também de forma digital.

Mas, com uma solução completa e inteligente, é possível ir além e simplificar outras fases do fluxo de contratação. São elas:

• Abertura da vaga pelo gestor e pelo RH;
• Inscrição dos candidatos, com envio de currículos de forma online;
• Recrutamente e Seleção com auxílio de Inteligência Artificial;
• Notificação do candidato selecionado, por e-mail e SMS, para envio de documentos e finalização de cadastro;
• Com aproveitamento das informações da inscrição na vaga, a documentação do funcionário é digitalizada diretamente pelo celular ou carregada da galeria do computador ou smartphone;
• Verificação e validação de documentos pela plataforma de envio;
• Notificação e acompanhamento de cada etapa em tempo real pelo RH, com alertas sobre prazos limite;
• Geração automática de guia de ASO e carta para abertura da conta bancária;
• Qualificação cadastral do novo colaborador junto ao eSocial;
• Admissão automática do colaborador na folha de pagamento, com envio do evento admissional ao eSocial (S-2200);
• Geração do contrato de trabalho, que pode ser assinado eletronicamente, facilitando ainda mais o processo.

Vantagens da admissão digital

Um software de admissão atua como auxiliar do profissional de RH, uma espécie de braço direito.

Contudo, o aval final, as tomadas de decisão e a elaboração das estratégias ainda são mantidos sob responsabilidade das pessoas.

Na hora de integrar um novo colaborador, a expertise do RH é e sempre será insubstituível. Afinal, é ele que deixa o novo talento a par das rotinas, da cultura e dos objetivos da organização.

Com certeza, essa é uma atividade muito mais relevante para o desenvolvimento das pessoas do que a perda de tempo com operações burocráticas que podem ser delegadas à tecnologia.

Do ponto de vista do RH, outras vantagens da admissão digital são:

• Praticidade, agilidade e eficiência;
• Mais segurança do ponto de vista jurídico;
• Possibilidade de identificar e alertar sobre eventuais inconsistências, no caso da qualificação cadastral do eSocial, ou notificar sobre a pendência de um documento obrigatório, por exemplo.
• Operar de forma intuitiva e integrada, desde o cadastramento de informações dos candidatos até a folha de pagamento;
• Menos retrabalho ao longo do processo de contratação.
• Autonomia para incluir requisitos ou alterar o pacote de documentos de forma pontual.

Conclusão

Como vimos, vários processos podem ser concluídos de forma muito mais ágil graças à admissão digital.

Essa combinação de agilidade e precisão leva a uma operação mais simples, mais eficiente e mais barata, permitindo maior lucratividade e produtividade.

Mais do que isso, do primeiro contato à efetivação, o RH consegue estabelecer um relacionamento aprimorado com o candidato, proporcionando a melhor experiência possível na chegada à empresa.

Para explicar mais sobre a admissão digital, preparamos um eBook completo e gratuito.

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