Ciclo PDCA: o que é, etapas e como aplicar

Todo gestor deve buscar formas de melhorar sua gestão. Afinal, em um mercado tão competitivo, ganha destaque quem é capaz de gerir com excelência, minimizando custos, melhorando a performance e, principalmente, aumentando os lucros.

Nesse sentido, o planejamento estratégico se torna essencial e, para executá-lo de forma eficaz, é quase uma obrigação de todo gestor conhecer o ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão e produtividade muito utilizada no mundo todo.

Pensando nesses gestores que desejam praticar uma gestão de excelência, nós, da Metadados — empresa que desenvolve sistemas para a gestão de RH — elaboramos este artigo completo.

Boa leitura!

O que é o ciclo PDCA?

Criado em 1930 pelo físico norte-americano Walter A. Shewhart, o ciclo PDCA foi popularizado no mundo todo a partir da década de 50.

Em inglês, a sigla PDCA significa PLAN-DO-CHECK-ACT, que tem como significado "Planejar, fazer, verificar e agir".

Trata-se de uma metodologia, ou melhor, uma ferramenta de gestão de pessoas que segue quatro etapas, com o intuito de melhorar os processos e os produtos de forma contínua.

A repetição é a base dessa ferramenta que tem o objetivo de tornar todo processo de gestão de uma empresa mais claro, ágil e assertivo. Ele pode e deve ser utilizado em qualquer segmento empresarial como uma maneira de alcançar altos níveis.

O ciclo PDCA também é conhecido como ciclo de Shewhart e ciclo de Deming, justamente por ter sido criado e difundido por eles, respectivamente.

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O que fazer em cada etapa do ciclo PDCA?

Como o próprio nome diz, o PDCA é um ciclo e, como todo processo cíclico, é composto por diversas atividades que devem ser regulares, programadas e sem um fim determinado.

Assim, o ciclo deve respeitar uma ordem, no caso, a ordem da sigla. Isto quer dizer que todo o processo deve iniciar com o Planejamento (P), momento em que o gestor precisa desenhar sua estratégia, tendo como base informações e dados.

Em seguida, o gestor precisa fazer, pôr em prática tudo que planejou. Depois, deve verificar, avaliar o andamento das ações e se forem necessários ajustes, deverá agir, aplicar uma ação de correção.

Mas, para melhor entendermos esse ciclo, vamos detalhar todas as quatro etapas, separadamente.

1. P (Plan = planejar)

Uma das principais etapas do ciclo. É neste primeiro passo da aplicação do PDCA que o gestor deve traçar um plano com base na política e nas diretrizes da empresa, além de desenvolver uma estratégia que garanta solucionar as questões apontadas como obstáculos.

A partir desse plano, é importante que o gestor considere o estabelecimento dos objetivos do ciclo, o caminho para atingir esses objetivos e o método que será utilizado para isso.

Por essa razão, esta etapa é tão importante, pois somente o planejamento é capaz de evitar perdas e falhas nas próximas fases do ciclo.

2. D (Do = fazer)

Depois que o planejamento estiver bem detalhado e estruturado, é o momento de colocá-lo em prática. Para isso, é preciso executar todas as ações previstas dentro do plano de ação.

Neste momento, é extremamente necessária uma equipe engajada e proativa, que deve ser acompanhada para que em nenhum momento o planejamento seja alterado.

3. C (Check = verificar)

Após elaborar o planejamento e executá-lo, o gestor precisa monitorar as ações, verificando se os resultados estão sendo alcançados.

Nesta etapa, é necessário confrontar o que foi planejado com o que está sendo obtido, além de avaliar o processo como um todo.

É indicado que sejam feitos relatórios ao longo de períodos pré-estabelecidos, com o objetivo de consolidar esses resultados.

4. A (Act = agir)

Até aqui já foi planejado, executado e verificado. Porém, não bastaria verificar e identificar as falhas do ciclo e não corrigi-las. Então, este é o momento de agir.

É a hora de traçar novos planos de ações com foco na melhoria da qualidade dos procedimentos, objetivando a correção dessas falhas a fim de aprimorar o processo e obter lucro.

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Por que aplicar o PDCA na sua empresa?

Como vimos, o ciclo PDCA é uma das principais ferramentas de gestão atuais, já que permite, de forma contínua, o controle de todos os processos desenvolvidos dentro de uma corporação.

Nesse sentido, existem diversos motivos para aplicar essa técnica em empresas que visam uma gestão de qualidade, como:

• Reconhecimento das melhorias: por meio do ciclo PDCA, a empresa consegue identificar outras maneiras de solucionar problemas. Isso é possível porque as etapas são aplicadas de forma cíclica e contínua;
• Tomada de decisão mais assertiva: o ciclo permite que todas as decisões sejam tomadas de forma mais cautelosa e, consequentemente, assertiva. Isso porque o processo cíclico exige seguir todas as etapas, e os gestores acabam se educando a serem mais pacientes durante esse processo;
• Contenção dos custos: o processo do ciclo PDCA inicia com o planejamento. Assim, nas etapas seguintes, só deverão ser executadas as ações previstas nesse planejamento. Essa ordem do processo evita que recursos da empresa sejam desperdiçados, contendo os custos;
• Mensuração dos resultados: essa ferramenta permite, de forma mais clara e objetiva, mensurar os resultados obtidos.

Cuidados necessários

Ainda que o ciclo seja intuitivo e de fácil aplicação, é preciso que o gestor tome alguns cuidados para que seu trabalho não seja desperdiçado.

O principal deles é que se deve adotar e obedecer ao ciclo por completo, evitando atitudes como:

• Fazer sem planejar;
• Encerrar após o ciclo completar uma volta;
• Executar e não checar;
• Planejar, executar, checar, mas não agir corretamente;
• Definir metas e não ter uma equipe treinada para executar.

Conclusão

Como vimos, o ciclo PDCA possibilita às empresas a transformação de problemas em oportunidades de melhorias.

Assim como os indicadores, o PDCA apresenta onde se está errando, o que precisa ser melhorado e aponta para uma ação. Desse modo, o ciclo torna a gestão mais eficiente e com resultados mais evidentes.

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