Descrição de cargo: veja exemplos de como fazer do jeito certo

Talvez você tenha uma ideia do que é descrição de cargo, especialmente se trabalha com Recursos Humanos. É um daqueles assuntos que, à primeira vista, parece óbvio demais. Porém, engana-se quem acredita que não precisa dar a devida atenção a ele.

Como a própria expressão sugere, estamos falando de descrever qual é o cargo a ser preenchido por um colaborador. Mas como essa descrição é feita da maneira correta? Qual é a sua importância no momento do recrutamento e seleção?

Para responder a essas perguntas, a Metadados — empresa especialista em sistemas de gestão para Recursos Humanos — preparou este conteúdo

O que é descrição de cargo?

A descrição de cargo pode ser entendida como a formalização das características da posição e atribuições que cada colaborador tem dentro da empresa onde atua. Inclui itens como experiência profissional, competências, formação acadêmica, posição no organograma, entre outros.

Por trazer informações específicas, fundamentais para que o profissional saiba quais serão suas responsabilidades dali para frente, a descrição de cargo facilita a sua integração à cultura da empresa, bem como seu desempenho.

Logo, é um documento importante tanto para o empregador quanto para o empregado, já que busca aproximá-los e tornar a comunicação entre os dois mais clara, sem ruídos. O colaborador sabe o que fazer e o gestor sabe o que cobrar dele.

Vale destacar que, conforme as necessidades da empresa mudam, a descrição de cargo também precisa ser revisada, para que sejam atraídas pessoas que se identificam com o novo momento. Lembrando que o organograma de uma empresa não é algo imutável.

Qual é a importância da descrição de cargo?

A descrição de cargo é essencial para toda empresa que se preocupa em atrair os melhores profissionais para o seu quadro de colaboradores, já que, além de descartar aqueles que não se encaixam, reforça uma imagem positiva da organização no mercado.

Quanto mais o setor de RH, em parceria com os demais, dedicar-se a criar descrições de cargos com o máximo de clareza, melhor será para quem chegar de fora, beneficiando toda a empresa.

A importância de se atentar a cargos descritos da maneira correta também se deve pelo seu impacto na diminuição das reclamações por desvio de função ou diferença salarial, já que a comunicação foi feita com cuidado e transparência.

Além disso, quando a descrição de cargo é bem feita, traz outros benefícios, como facilitar a criação de planos de carreira, direcionar treinamentos com assertividade e prever promoções e salários de maneira mais técnica e justa.

Diferença entre cargo e função

Uma dúvida comum é a diferença entre cargo e função. Para explicar, primeiro vamos falar mais sobre o que é um cargo. De maneira simples, é a posição que o funcionário ocupa dentro da empresa e contém as funções e tarefas exercidas por ele no ambiente de trabalho, de forma que alcance sua melhor performance e os objetivos da organização.

Já quando falamos de função, tratamos de um conjunto de responsabilidades designadas ao colaborador, que pode ter uma ou mais funções dentro do seu cargo. Baseia-se nas tarefas e atividades profissionais a serem realizadas, levando em consideração suas características e complexidades.

Onde se utiliza a descrição de cargo?

Apesar de termos como foco a utilização da descrição de cargos em processos de recrutamento e seleção (além de critérios para demissões), essa prática também é útil em outros momentos. Confira:

Recrutamento e seleção

Como já destacamos, a descrição de cargo contribui para que o recrutador não apenas saiba corretamente quais são as vagas abertas, mas quais são as obrigações, os requisitos e as principais atividades a serem desempenhadas. Sabe-se que a seleção de candidatos com o perfil correto evita a alta rotatividade e gastos extras com direitos trabalhistas.

Auditoria

Quando uma empresa opta por fazer uma descrição de cargo da forma correta, tem em mãos um documento essencial para atingir altos padrões técnicos, como a norma ISO 9001.

Avaliação de competências

Na hora de realizar feedback, também é importante ter a descrição de cargo, porque se mostra como uma ferramenta para que os gestores possam identificar as competências e habilidades a serem observadas. Assim, a análise de desempenho se torna mais assertiva e produtiva, por apontar com clareza o que deve ser melhorado.

Como fazer descrição de cargo?

Para saber como fazer descrição de cargo, é preciso seguir um passo a passo. Saiba abaixo quais são as três fases:

-Diagnóstico: reunião das informações sobre os cargos que existem na empresa e quais foram as descrições já feitas;

-Análise: estudo, com olhar crítico, das informações sobre os cargos obtidos na fase anterior;

-Descrição: relatório de descrição de cargos atuais, já contendo as alterações necessárias (pode ser em formato de manual).

Exemplos de descrição de cargo

Para tornar mais fácil o entendimento sobre como fazer descrição de cargos, trazemos, a seguir, alguns exemplos. A partir dos modelos, é preciso apenas adaptar aos cargos e funções específicas da sua empresa. Confira o que deve constar:

Cargo: Assistente Administrativo

Fornece suporte aos gerentes e colaboradores, auxilia na dinâmica da rotina corporativa e gerencia as rotinas administrativas da empresa. São diferenciais ter habilidades de escrita e comunicação oral e conhecimento em ferramentas como o MS Excel para organização de atividades.

Atributos do cargo:

• Ensino Médio ou Superior incompleto;
• Conhecimento de sistemas e procedimentos de gerenciamento de escritório;
• Pacote Office (Excel e PowerPoint);
• Atenção à gestão do tempo;
• Capacidade de priorizar atividades;
• Habilidade em organização.

Responsabilidades da função:

• Atender chamadas de telefone e direcioná-las;
• Responder solicitações administrativas de superiores;
• Organizar e agendar compromissos;
• Planejar reuniões e redigir atas;
• Ser um ponto de contato para clientes;
• Produzir relatórios;
• Organizar e manter arquivos.

Cargo: Recepcionista

Gerencia a recepção da empresa, executando tarefas administrativas que ajudam na organização das rotinas corporativas, coordena as atividades do setor, distribui correspondências e redireciona chamadas de telefone. É o primeiro contato da organização nas boas-vindas a visitantes e clientes.

Atribuições do cargo:

• Ensino Médio e/ou Técnico completo ou Superior em andamento;
• Pacote Microsoft Office;
• Habilidade avançada de escrita e comunicação oral;
• Proatividade;
• Capacidade de organização.

Responsabilidades da função:

• Receber visitantes e direcioná-los corretamente;
• Atender, filtrar e encaminhar ligações de telefone;
• Agendar reuniões;
• Manter a recepção organizada;
• Passar informações de forma correta;
• Receber, classificar e distribuir correspondências;
• Controlar o acesso de pessoas;
• Verificar o estoque de materiais e fazer solicitações de compra.

Em nosso blog temos um artigo que aborda de forma ampla o processo de recrutamento e seleção para que você siga ampliando seus conhecimentos. E não deixe de se inscrever na news do RH para receber conteúdos inéditos e gratuitos como ebooks, infográfios, vídeos e muito mais.