Deduções do IRRF: quais são permitidas e como calcular

O Imposto de Renda é um tributo federal que incide sobre a renda do trabalhador. Diferentemente de outros tributos, ele é considerado pessoal e direto. Ou seja, quem paga é o próprio contribuinte, sem possibilidade de repassar para terceiros.

No dia a dia do Departamento Pessoal, esse assunto aparece principalmente na forma do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). É o modelo em que a empresa faz o desconto do imposto diretamente na folha e repassa aos cofres públicos. Assim, o trabalhador não precisa ir ao banco para recolher o tributo, e a responsabilidade pelo envio das informações à Receita Federal fica com a empresa.

Para não errar no cálculo, o DP deve saber quais verbas integram a base do IRRF e quais estão livres de tributação. Isso garante segurança jurídica, previne passivos e evita que o colaborador seja tributado de forma indevida.

Neste artigo, desenvolvido pela Metadados — empresa especializada em sistemas de gestão de RH e DP — você vai entender como funciona imposto e quais deduções do IRRF podem ser aplicadas. Confira!

IRRF: o que é?

Ao nos referirmos ao IRRF, unimos duas ideias importantes em uma só expressão. A primeira é o próprio Imposto de Renda, que incide sobre a renda ou proventos do trabalhador. Essa é a obrigação principal, ou seja, o tributo devido à Receita Federal.

A segunda ideia é a obrigação acessória, que recai sobre a empresa: é a fonte pagadora que deve reter o imposto na folha e repassar o valor aos cofres públicos. Na prática, isso significa que o colaborador não precisa realizar o recolhimento por conta própria, porque já recebe os rendimentos com o desconto do tributo. Toda a responsabilidade pelo recolhimento correto, prazos e declarações é da empresa.

Em resumo, o Imposto de Renda envolve dois tipos de obrigações:

• Obrigação principal: é o pagamento do imposto devido, que reduz o patrimônio do contribuinte.
• Obrigação acessória: são os procedimentos exigidos pela legislação para que o tributo seja recolhido corretamente.

Compreender essa estrutura é fundamental para o DP executar corretamente a retenção mensal.

Por que o IRRF exige atenção do DP?

No caso do IRRF, a obrigação acessória é da empresa, que deve efetuar o desconto do imposto a pagar e o repasse. O empregador também tem a responsabilidade pela entrega das informações via eSocial e EFD-Reinf. Ele deve ainda consolidar os dados no informe de rendimentos.

Portanto, o trabalho passa pela mão do Departamento Pessoal. Erros em qualquer uma das fases podem gerar inconsistências que causam malha fina para o colaborador. Como a empresa é a responsável pela prestação de informações, os equívocos podem gerar multas e autuações para a organização.

Você sabia?

O Imposto de Renda está previsto em duas legislações. Uma é a própria Constituição, no artigo 153, inciso III. A outra é no artigo 43 do Código Tributário Nacional (CTN).

O que pode ser deduzido do IRRF?

O cálculo do IRRF não é feito sobre o valor bruto recebido pelo trabalhador. A lei determina que, antes de aplicar a alíquota, a empresa deve abater todas as deduções do IRRF permitidas. Só então é possível encontrar a base correta para a tributação. A legislação permite que sejam deduzidos da base de cálculo:

• Contribuições para a Previdência Social: inclui tanto as contribuições ao INSS quanto aquelas destinadas a regimes próprios de previdência da União, estados, Distrito Federal e municípios.
• Despesas com dependentes: o valor dedutível por dependente é fixado por norma federal e atualizado periodicamente. É uma dedução automática, desde que o dependente esteja devidamente registrado.
• Pensão alimentícia judicial ou por escritura pública: valores pagos em dinheiro, definidos por decisão judicial, acordo homologado ou escritura pública, podem ser totalmente deduzidos. Só podem ser deduzidas as pensões com natureza alimentícia.
• Contribuições para previdência privada: são dedutíveis os valores pagos para entidades de previdência complementar brasileiras e também as contribuições a Fundos de Pensão. Nessa situação, o colaborador tem de participar do regime oficial de previdência.
• Parcela isenta para aposentados e pensionistas acima de 65 anos: a partir do mês em que completam 65 anos, aposentados e pensionistas têm direito a uma parcela mensal isenta, prevista em lei, que reduz a base de cálculo do IRRF.

Depois de aplicar todas as deduções, o IRRF incide apenas sobre o valor que sobra, chamado base de cálculo. É dessa base que se define em qual faixa o rendimento será tributado.

Confira as mudanças no Imposto de Renda em um guia visual com explicações rápidas e práticas!

Como calcular o IRRF?

Em 1º de janeiro de 2026, contribuintes que recebem até R$ 7.350 por mês passam a ter descontos no Imposto de Renda. Além disso, um novo regime de tributação passa a valer para altas rendas. A mudança está prevista na Lei nº 15.270/2025, que altera a Lei nº 9.250/1995 e a Lei nº 9.249/1995.

Passo a passo para descontos no IR

Trabalhadores que ganham até R$ 7.350 têm direito a um desconto no IRRF. Para quem tem rendimentos de até R$ 5 mil, ocorre a isenção. Para os demais, há uma faixa de descontos aplicável linearmente decrescente até zerar para rendimentos a partir de R$ 7.350.

Passo 1 – Identifique os rendimentos tributáveis do mês

Entram os rendimentos do trabalho assalariado previstos na IN RFB 1.500/2014 e demais normas. Ou seja:

• Salário mensal;
• Horas extras e respectivos adicionais;
• Adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno;
• Comissões, gratificações, prêmios tributáveis;
• 1/3 de férias gozadas.

A soma dessas verbas forma a remuneração bruta tributável do mês.

Passo 2 – Separe o que é isento ou não tributável

Agora você “limpa” essa remuneração bruta, retirando aquilo que a lei trata como isento ou não tributável. Exemplos clássicos:

• Indenizações trabalhistas previstas em lei;
• Verbas indenizadas na rescisão de contrato, como férias indenizadas, aviso prévio indenizado, e outros.
• Benefícios classificados como rendimentos isentos ou não tributáveis.

Essas verbas não devem entrar na base de cálculo do IRRF.

Passo 3 – Aplique as deduções do IRRF

Com os rendimentos tributáveis corretamente separados, vem a parte mais sensível: as deduções do IRRF, que continuam previstas na legislação geral do IR. São todas aquelas listadas acima, no item O que pode ser deduzido do IRRF.

Essas deduções não são opcionais. A fonte pagadora tem dever legal de aplicá-las corretamente.

Passo 4 – Chegue à base de cálculo do IRRF

Depois das deduções, você chega à formula-chave do dia a dia:

Base de Cálculo do IRRF =
rendimentos tributáveis do mês
– contribuição previdenciária oficial
– pensão alimentícia dedutível
– dedução por dependentes
– previdência complementar (até 12%)
– parcela isenta (65+ anos, se for o caso)

É sobre essa base de cálculo que você vai aplicar a tabela do IR.

Passo 5 – Confira em qual faixa a base se encaixa

A Lei 15.270 cria uma estrutura em “degraus”:

Base até R$ 5.000

Na prática, o imposto é zerado por meio de um redutor aplicado sobre o IR calculado, garantindo isenção nessa faixa que combina tabela progressiva com redutor.

Base entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00

• Aplica-se a tabela progressiva normal para achar o IR;
• E depois um redutor variável, que vai diminuindo o valor do imposto até desaparecer em R$ 7.350,00.

Base acima de R$ 7.350,00

• Usa-se a tabela progressiva cheia, com alíquotas até 27,5%, sem redutor.

Passo 6 – Aplique a tabela progressiva e o redutor (quando houver)

Com a base enquadrada na faixa, calcule o IR pela tabela da seguinte forma:

• IR pela tabela = (Base de cálculo × alíquota da faixa) – parcela a deduzir
• Aplique o redutor previsto pela Lei 15.270/2025.

Fórmula: IRRF final = IR pela tabela – redutor (se houver)

Passo 7 – Calcule o IRRF do 13º salário separadamente

O 13º salário continua com sistemática própria de IRRF, mas também passa a se beneficiar do redutor da Lei 15.270. Faça o seguinte:

• Some as parcelas do 13º salário (proporcional + complementar);
• Aplique as deduções possíveis sobre o 13º;
• Encontre a base de cálculo do IRRF do 13º;
• Aplique a tabela progressiva mensal vigente no mês da quitação;
• Se a base do 13º estiver na faixa beneficiada, aplique também o redutor da Lei 15.270.

Passo 8 – Registre, retenha e recolha corretamente

Por fim, com o IRRF final calculado:

• Registre na folha o valor do IRRF e a base de cálculo correspondente;
• Recolha via DARF no prazo correto, usando o código de receita adequado para rendimentos do trabalho assalariado;
• Informe nas obrigações acessórias (eSocial, EFD-Reinf e demais declarações que substituíram a DIRF).

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O que muda no IRRF sobre lucros e dividendos?

A Lei nº 15.270/2025 estabeleceu mudanças para o Imposto de Renda de quem recebe valores elevados. Contribuintes de alta renda passam a ter duas novas frentes de tributação. A seguir, você entende como funciona cada uma dessas mudanças e o impacto para o DP.

Tributação de dividendos para pessoas físicas

Desde 1º de janeiro de 2026, lucros e dividendos superiores a R$ 50 mil por mês pagos por uma pessoa jurídica a uma pessoa física são tributados. A alíquota fixa é de 10% de IRRF, retido diretamente pela fonte pagadora. Não é apenas o excedente que sofre tributação: ao ultrapassar o limite, todo o valor distribuído pela empresa naquele mês entra no cálculo.

A lei também institui um mecanismo de tributação complementar direcionado exclusivamente a contribuintes de alta renda. Ele se aplica a pessoas físicas que recebem mais de R$ 600 mil por ano. Consideram-se rendimentos do trabalho, rendimentos de capital, lucros, dividendos e demais fontes. A alíquota é progressiva e pode chegar a 10%, conforme o nível de renda anual do contribuinte.

O DP na tributação para alta renda

Para o DP, as mudanças trazem novas responsabilidades e exigem atenção redobrada. Isso porque:

• Quando houver pagamento de dividendos acima de R$ 50 mil no mês, a empresa deverá reter os 10% de IRRF obrigatoriamente.
• A área de folha e contabilidade precisará verificar, mês a mês, se o limite foi ultrapassado para cada sócio ou colaborador que recebe distribuição.
• No caso de executivos com múltiplas fontes de renda, o DP terá papel importante na consolidação das informações e na entrega de documentos, como informes de rendimentos e dados de proventos.
• Mesmo que o IRRF tenha sido retido corretamente, o contribuinte de alta renda poderá ter ajustes adicionais na declaração anual, em razão do imposto mínimo.

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Como descomplicar o IRRF para o DP?

Entender a lógica do Imposto de Renda Retido na Fonte é um passo importante para o profissional de DP. Mas fazer cálculo de deduções do IRRF manualmente todos os meses pode gerar confusão e retrabalho. Alguns exemplos de falhas comuns são o INSS e pensão alimentícia não deduzidos corretamente ou dependentes não cadastrados.

As contas demandam tempo e atenção. Diante de qualquer erro do DP, os contribuintes podem ser penalizados. Na prática, fazer cálculos manuais é inviável para uma empresa de médio ou grande porte.

Por isso, bom sistema de folha com tudo parametrizado é indispensável no seu dia a dia. É o caso do Flow da Metadados, que possibilita o cálculo da folha em até 10 minutos.

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