Holerite: o que é, qual a importância e o que diz a lei

O holerite, também conhecido como contracheque, é o documento que comprova o salário recebido por um trabalhador. Ele permite que o empregado tenha pleno entendimento do valor bruto e líquido de seus rendimentos, bem como de descontos e de possíveis valores extras. O holerite também certifica que o titular em questão realmente trabalha naquela empresa e serve, em muitos casos, como comprovante de renda.

Mais do que isso: o holerite é uma forma de a empresa prestar contas aos funcionários. No contracheque, ele pode encontrar todas as informações importantes a respeito de seus rendimentos, bem como avaliar se a empresa está cumprindo com seus deveres perante a lei.

Contudo, esse documento ainda gera dúvidas em muita gente, até mesmo para o empregador. Por isso, vamos entender melhor do que se trata o holerite e as informações contidas na folha de pagamento, o que diz a lei sobre a elaboração do holerite e a importância deste documento para a organização financeira e gestão de gastos da empresa. Então, confira a seguir!

O que é o holerite

Como explicamos, o holerite, ou contracheque, é o documento que comprova o pagamento do salário do funcionário de uma empresa. Nele, é possível encontrar informações a respeito de salário bruto e salário líquido, benefícios e descontos (como IRPF, FGTS ou vale-transporte) realizados de forma obrigatória ou não pela organização.

Ele é um documento essencial no dia a dia das organizações, em especial para o setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, pois funciona como um importante suporte para o controle financeiro, tributário e trabalhista do negócio.

Estrutura do contracheque: como ler o holerite

Agora que entendemos do que se trata o holerite, é importante saber quais são as partes que compõem esse documento. A seguir, falaremos de cada um dos elementos do contracheque e as informações encontradas em cada um deles.

Cabeçalho

No cabeçalho do contracheque, o colaborador encontra dados sobre a empresa, como CNPJ e nome, e também seus dados pessoais. Também é possível conferir a data referente ao pagamento e, em alguns casos, o valor do salário bruto, ainda sem descontos.

Colunas do contracheque

O corpo do contracheque é uma tabela, que se divide em dois eixos. Na primeira coluna, é possível conferir pequenas sequências numéricas, geralmente de quatro dígitos, conhecidas como códigos de referência e que são usadas pela a empresa, a fim de identificar cada item do holerite. Na segunda coluna encontra-se a descrição de cada item. Na terceira, aparece a referência, ou seja, os dias ou horas calculados (se você entrou na metade do mês, seu salário será calculado com base nos dias trabalhados, e não será integral). Já na quarta coluna, é possível conferir os vencimentos (o dinheiro que o trabalhador recebe, como salário e gratificações), e na quinta coluna, os descontos (impostos e benefícios descontados).

Linhas e rodapé do holerite

Por fim, nas linhas de baixo e no rodapé encontram-se informações como o salário base, ou salário bruto sem os descontos; a base de cálculo do INSS e do FGTS; o FGTS recebido no mês; a base de cálculo do IRPF; e a faixa em que se encontra o funcionário. Em alguns casos, é possível conferir informações sobre outros adicionais, como gratificações, adicional noturno, de insalubridade ou periculosidade, comissões, bônus e contribuição sindical. E, claro, ao fim de tudo pode-se conferir o total dos vencimentos, o total dos descontos e o valor líquido a receber. Este é o valor que entrará na conta bancária do funcionário.

Qual a importância do holerite para a empresa?

Até aqui, fica evidente a importância do contracheque para o colaborador. Afinal, é a partir desse documento que ele entende todos os seus vencimentos e descontos. Isso traz mais informação e segurança de que todos os pagamentos ou deduções realizados estão dentro do que é esperado.

Mas e para a empresa, o que representa este documento? Acontece que o holerite tem uma relevância muito grande para a questão financeira e fiscal da organização. É a partir dele que o Recursos Humanos pode fazer o controle de pagamentos dos colaboradores, bem como ter um histórico do que foi pago anteriormente, o que facilita muito a gestão contábil e financeira.

Além disso, o holerite possui uma importância legal. Em casos de processos trabalhistas, este documento é a comprovação de que a empresa cumpriu todas as suas obrigações e compromissos tributários corretamente.

O holerite é obrigatório? Veja o que diz a lei

Primeiramente, é preciso saber que o holerite ou contracheque não é citado de maneira específica na Consolidação das Leis Trabalhistas, a CLT. Contudo, a lei prevê, sim, a emissão de um “recibo de pagamento”, o que determina a obrigatoriedade da empresa em emitir esse demonstrativo e comprovar o pagamento do salário e benefícios do colaborador.

Art. 464 – O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.

Portanto, a empresa é obrigada a entregar o contracheque ao funcionário, que deve ser assinado por este, como prova de que recebeu o documento. Em casos em que o empregado não conseguir assinar, é possível utilizar a impressão digital como assinatura, desde que na presença de outras duas testemunhas.

Porém, a entrega do holerite em sua forma física não é mais obrigatória. O documento pode ser entregue tanto em versão impressa quanto através de um holerite online. O importante é que o colaborador tenha acesso a este documento e possa conferir todas as informações a respeito de seus vencimentos.

Mas, no caso do holerite online, isso possui algumas vantagens à empresa e ao Departamento Pessoal, como redução de custos, maior sustentabilidade e mais segurança perante a informação. Outras organizações, contudo, ainda preferem a opção impressa, especialmente para facilitar o acesso a funcionários mais velhos. E tudo bem, cada empresa pode sim decidir a forma como o holerite será entregue, desde que seja no prazo determinado. Esse prazo deve acompanhar a data limite de pagamento do salário, que é o 5º dia útil do mês.

Conclusão

Por fim, ficou clara a importância do holerite não apenas para o funcionário, mas também para a empresa e para seu Departamento Pessoal. Se esse documento não for disponibilizado aos funcionários, isso pode gerar sérios problemas, incluindo processos trabalhistas e até mesmo o pagamento de multas. Em alguns casos, a empresa também pode ser condenada a indenizar o colaborador por danos morais, caso este sofra algum tipo de problema ou constrangimento por não poder comprovar sua renda.

Dito isso, é importante que a empresa tenha sempre acesso a estes comprovantes, especialmente em casos de problemas judiciais ou comprovação dos pagamentos e cumprimentos das obrigações por parte da organização. Ao ter os holerites pagos salvos e organizados em uma pasta, seja ela física ou digital, sua empresa fica muito mais tranquila e evita qualquer tipo de problema no futuro!

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