Cálculo da Folha de Pagamento: guia rápido para o RH

A folha de pagamento é um documento muito importante para a empresa, tanto para o cumprimento de legislações trabalhistas quanto para a organização interna da companhia.

O seu cálculo exige conhecimentos de matemática financeira, Departamento Pessoal, Recursos Humanos, legislação trabalhista, previdenciária e de Imposto de Renda Retido na Fonte. Só aí já dá para perceber que a responsabilidade de quem a executa é imensa!

Sabendo disso, nós, da Metadados — empresa que desenvolve sistemas para a gestão de RH — trouxemos neste post 5 dicas sobre como calcular a folha de pagamento para você não errar.

Confira!

Qual é a importância da folha de pagamento?

Além de evitar passivos trabalhistas, a folha de pagamento pode funcionar como um histórico do funcionário na empresa.

Para as companhias, trata-se do processo de documentar a remuneração de seus empregados, incluindo as licenças, o salário bruto e líquido, entre outros benefícios.

Além disso, é um documento de emissão obrigatória para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária, prevista na Lei n.º 8.212/91 que dispõe sobre a organização da Seguridade Social.

Para os colaboradores, a folha também funciona como um comprovante de renda, histórico dos ganhos e atestado probatório para a aposentadoria.

Por isso, é muito importante entregar esses dados mensalmente, de maneira clara para os empregados, por meio de um documento que pode ser o holerite, por exemplo.

Como calcular a folha de pagamento?

1. Opte por um sistema para automatizar a folha de pagamento

Um sistema automatiza o cálculo da folha de pagamento. Por isso, o primeiro passo é escolher um sistema que se adeque à rotina da sua empresa e às necessidades dos seus funcionários.

Além de inserir os dados referentes à remuneração de cada empregado, o sistema pode conter informações como nome, endereço, números de documentos, data de admissão, mudanças de cargo, indicadores, dados gerenciais etc.

Qualquer que seja sua opção, não deixe de adaptar a ferramenta escolhida à atividade exercida por cada empregado. Também, determine um profissional ou área responsável por alimentá-lo, geri-lo e analisá-lo semanalmente ou mensalmente.

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2. Diferencie o salário bruto do líquido

O salário bruto ou salário-base é a remuneração integral mensal que um funcionário recebe sem considerar os descontos oficiais, como:

• INSS, que varia entre 8%, 9% e 11% - desconto limitado ao teto máximo do INSS;
• IRPF, alíquota do imposto de renda da pessoa física retido na fonte.

Quanto maior o salário bruto, maiores os descontos.

Já o salário líquido é a remuneração que o empregado recebe em mãos ou em sua conta bancária, após os descontos de impostos oficiais e demais auxílios que devem ser aplicados sobre o salário bruto.

Para definir o salário-base, atente-se para o valor do salário mínimo, para as tabelas salariais de cada categoria e respectivos dissídios.

3. Calcule as horas trabalhadas

É interessante ter uma fórmula para calcular as horas trabalhadas e não trabalhadas e saber qual será o valor do salário do mês.

Para isso, leve em conta qual é o acordo vigente entre empregador e empregado (bancos de horas ou computação e pagamento de horas extras), convenção coletiva ou acordo sindical.

Se o acordo vigente prevê o pagamento de horas extras, consulte os dados do relógio ou da folha de ponto. Para a contabilização das horas trabalhadas, atente-se para:

• Horas extras (horas adicionais trabalhadas após a jornada de trabalho acordada);
• Horas extras noturnas, horas extras DSR (descanso semanal remunerado);
• Horas extras intrajornada (isso é, horas adicionais trabalhadas durante o período reservado para descanso ou alimentação no decorrer da jornada de trabalho);
• Horas extras interjornada (horas adicionais trabalhadas em período que não leva em conta o intervalo de 11 horas entre o final da jornada de um dia e o início da próxima).

Já para as horas não trabalhadas, leve em conta as faltas injustificadas, atrasos e saídas antecipadas e desconte essas horas do salário bruto.

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4. Insira informações importantes

Nesta etapa, elaborar um checklist completo pode fazer toda a diferença, permitindo que o RH possa sempre conferir o fechamento por meio deste documento, de acordo com o perfil e cargo de cada funcionário.

Se colocado em um sistema automatizado, o processo tende a ser mais rápido, e as chances de erro diminuem. Essa lista deve conter informações como:

• Desconto de plano de saúde (se houver);
• Desconto de auxílio transporte (que não pode ultrapassar 6% do salário bruto) ou qualquer outro tipo de benefício que preveja desconto;
• Férias;
• Crédito consignado (empréstimo com desconto na folha de pagamento);
• Adiantamento salarial;
• Contribuição sindical;
• 13º salário;
• Licença médica;
• Bônus;
• Comissões;
• E muito mais.

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5. Defina a data para o pagamento dos funcionários

É comum muitas empresas optarem por realizar o pagamento de seus colaboradores no último dia do mês ou no limite máximo previsto em lei, o 5º dia útil do mês subsequente.

Qualquer que seja a data escolhida, é necessário que a folha de pagamento seja fechada com certa antecedência. Também é importante que o sistema esteja programado para receber os dados mensais de cada funcionário até a data limite estipulada.

Para garantir que tudo corra bem, é preciso contar com pessoas especializadas e que sempre se mantenham atualizadas em relação às mudanças nas leis trabalhistas e tabelas de descontos.

Também é importante organizar as folhas de pagamento de cada colaborador, para que sejam de fácil consulta pela fiscalização e, assim, evitar multas trabalhistas.

Conclusão

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