Gestão de Documentos: 5 problemas que atrapalham a rotina do RH

É no setor de Recursos Humanos que se concentra boa parte dos documentos de uma empresa, sejam eles dos colaboradores ou da própria organização. Isso significa uma enorme responsabilidade para os profissionais, que precisam garantir a correta geração, processamento e guarda desses ativos tão importantes. Como você sabe, essa nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente em empresas que já acumulam anos de trajetória (e de papeis!) e continuam crescendo.

Neste artigo, nós da Metadados,abordamos alguns problemas relacionados à gestão de documentos e apontamos estratégias eficazes para garantir mais organização e segurança para a empresa. Acompanh

1. Produtividade reduzida

Praticamente todo profissional de RH já perdeu tempo procurando informações em documentos armazenados indevidamente ou desorganizados. É o tipo de situação que afeta negativamente a produtividade e o desempenho do setor, que gasta parte considerável do tempo de trabalho buscando dados necessários para a andamento de outras ações. A tarefa é ainda mais ingrata quando envolve depósitos de papeis empoeirados, repletos de armários, caixas, gavetas e pastas, sem grandes cuidados com a preservação e a padronização dos arquivos.

Normalmente esse problema salta aos olhos ao atender um colaborador, seja no momento de uma contratação, alteração de contrato ou no esclarecimento de dúvidas. Outras vezes a situação fica em evidência quando o RH é demandado pela gestão, que solicita um levantamento de dados, ou ainda em atividades operacionais internas que levam mais tempo para ser concluídas do que o necessário.

2.  Falta de organização, que pode provocar gasto extra

Outro fator a ser considerado quando o assunto é gestão de documentos é a desorganização generalizada. Você possivelmente já vivenciou ou ouviu falar de uma situação assim: o arquivo é domínio de um funcionário específico, muitas vezes com longo tempo de casa, que conhece o depósito de documentos e sabe como utilizá-lo quando necessário. Em algum momento, esse funcionário se desliga da empresa e o pior acontece: ninguém consegue encontrar nada no arquivo porque ele foi organizado com critérios que não são claros ou eficientes.

Em outros casos, o arquivo de documentos é “terra de ninguém”, onde todos acessam e guardam a papelada sem qualquer critério. O equivalente dessa situação no meio eletrônico são os controles paralelos, que também provocam problemas semelhantes. A solução para qualquer uma dessas situações muitas vezes depende da contratação de um serviço especializado para reorganizar o arquivo, gerando um gasto que poderia ser evitado se houvesse uma política bem estabelecida para a gestão de documentos.

 3. Dificuldade e falta de controle do acesso aos documentos

Falando em política, é comum que o RH esteja envolvido com várias delas dentro da organização. Seja a política de remuneração, de cargos e salários e de recrutamento e seleção, para citar alguns exemplos. Por que, então, não elaborar uma específica para a gestão de documentos? Seguindo parâmetros que já existem e tecnologias que facilitam a tarefa, o tempo investido na criação de normas e diretrizes rapidamente se converte em ganho de produtividade.

Outro ganho importante de uma política de gestão de documentos bem estruturada é a garantia de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD. Isso tanto em termos de gestão de informação, quanto armazenamento seguro dos dados pessoais dos colaboradores, já que é possível esclarecer com clareza os critérios de acessos aos documentos.

Além de simplificar a rotina de quem já atua no RH, essa iniciativa favorece também novos colaboradores, que muitas vezes não recebem todas as informações necessárias para lidar com os diferentes tipos de documento, cometendo equívocos no manuseio, guarda e processo de descarte.  Também é comum que a lógica de organização dos documentos seja uma atribuição do coordenador de RH. Com uma gestão automatizada, ele pode abrir mão de uma tarefa tão operacional que pouco agrega vantagens estratégicas para o setor e para a empresa como um todo.

4. Demora no processamento e assinaturas

No RH, sempre foi muito comum receber documentos de forma física, o que dificulta o trabalho dos profissionais. Empresas que ainda não utilizam sistemas apropriados para a geração e conservação de documentos pertinentes à vida laboral de seus colaboradores tendem a executar retrabalhos com maior frequência. O principal obstáculo para uma administração eficiente e consequente agilidade nos processos é a ineficiência na geração, publicação, administração e armazenamento destes documentos, o que pode gerar retrabalho, passivos trabalhistas e prejuízos às empresas.

Outro problema relacionado é o processo de coleta de assinaturas, essencial para garantir a validade legal e a continuidade do fluxo operacional do setor. Normalmente, a assinatura convencional envolve tempo de processamento e deslocamento (seja do colaborador até o RH, ou o contrário, o que é mais comum de acontecer), o gasto com papel e impressão e a vulnerabilidade das informações, uma vez que documentos físicos são facilmente extraviados. Tudo isso com prazos que precisam ser cumpridos, mas nem sempre são respeitados

5. Preocupação com prazo de guarda dos documentos

Falando nisso, vale lembrar que todo documento tem um tempo de vida útil, chamado de prazo de guarda ou prazo de retenção. Esse período não é definido de forma aleatória, por isso é importante respeitar parâmetros definidos pela legislação. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos.

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Nem sempre o RH tem clareza a respeito dos procedimentos e responsabilidades quando o prazo de retenção expira, permitindo a exclusão sem preocupações com eventuais consequências legais. Isso porque, se um profissional entra com um processo contra a empresa, é preciso encontrar os documentos e garantir que tudo esteja em dia para que a organização não seja responsabilizada.

Na prática, com o acúmulo de tarefas do setor e com os efeitos da falta de organização, é comum que o RH guarde todos os documentos por tempo indeterminado. Isso acaba acarretando o desperdício de espaço, seja físico ou virtual, gerando um gasto desnecessário.

Como superar os desafios da gestão de documentos  

Uma das principais atribuições da área de Recursos Humanos é garantir que a empresa atue em total conformidade legal, evitando multas trabalhistas, autuações e outras consequências. Sendo assim, ter toda a documentação em dia e saber onde encontrar as informações deve ser uma das prioridades do setor.

Além disso, é imprescindível desempenhar uma função de apoio qualificado à tomada de decisões da empresa. Poder acessar informações em tempo hábil, compatível ao tempo de realização dos processos, é algo cada vez mais necessário.

Com uma gestão de documentos bem estruturada e amparada pelas ferramentas adequadas, o controle sobre as informações torna-se mais econômico, eficiente, com otimização do tempo e dos espaços físicos, além da facilidade na recuperação e acesso às informações.

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