Gestão de Documentos: 5 problemas que atrapalham a rotina do RH
Trabalho manual reduz produtividade e pode trazer gastos extras para a organização

O setor de Recursos Humanos concentra boa parte das responsabilidades da gestão de documentos de uma empresa,e por isso precisam garantir a correta geração, processamento e guarda desses materiais, por vezes tão importantes.
Como você já deve saber, essa nem sempre é uma tarefa simples, principalmente em empresas que já acumularam anos de trajetória (e de papéis!) e continuam crescendo.
Neste artigo da Metadados, empresa que desenvolve sistemas de RH, você vai aprender:
- O que é a Gestão de Documentos;
- Como ser mais produtivo a partir dela;
- 5 problemas que atrapalham a rotina do RH;
- Como contar com a tecnologia para se organizar melhor.
O que é a gestão de documentos?
A gestão de documentos é o processo de controlar e organizar todos os documentos de uma empresa desde sua criação até o descarte final.
No contexto do RH, isso significa gerenciar contratos de trabalho, documentos pessoais dos funcionários, políticas internas, registros de treinamentos e todos os outros papéis que fazem parte da vida profissional dos colaboradores.
No dia a dia, a gestão documental se traduz em ações práticas como manter os arquivos dos funcionários atualizados, garantir que os documentos estejam disponíveis quando necessário e garantir que as informações confidenciais permaneçam protegidas.
Uma boa gestão de documentos no RH vai muito além de guardar papéis em gavetas ou pastas no computador. É sobre criar um sistema que funcione para toda a equipe.
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5 problemas que atrapalham a rotina do RH
A seguir, confira 5 problemas que podem atrapalhar a sua rotina de RH, e que surgem a partir de uma gestão de documentos mal realizada.
1. Produtividade reduzida
Praticamente todo profissional de RH já perdeu tempo procurando informações em documentos armazenados de forma inadequada ou desorganizada. É o tipo de situação que prejudica a produtividade e o desempenho do setor, que acaba gastando uma parte considerável do tempo de trabalho em busca de dados.
Essa tarefa fica ainda mais difícil quando envolve depósitos de papéis empoeirados, cheios de armários, caixas, gavetas e pastas, sem grandes cuidados com a preservação e padronização dos arquivos.
Normalmente o problema aparece ao atender um colaborador, seja no momento de uma contratação, na alteração de contrato ou no esclarecimento de dúvidas. Outras vezes a situação fica evidente quando o RH é solicitado pela gestão para um levantamento de dados, ou ainda em atividades operacionais internas.
2. Falta de organização, que pode provocar gasto extra
Outro fator importante quando o assunto é gestão de documentos é a desorganização generalizada.
Você possivelmente já vivenciou ou ouviu falar de uma situação assim: o arquivo é domínio de um funcionário específico, muitas vezes com longo tempo de casa, que conhece o depósito de documentos e sabe como utilizá-lo quando necessário.
Em algum momento, esse funcionário se desliga da empresa e o pior acontece: ninguém consegue encontrar nada no arquivo porque ele foi organizado com critérios que não são claros ou eficientes.
Em outros casos, o arquivo de documentos vira "terra de ninguém", onde todos acessam e guardam a papelada sem qualquer critério. O equivalente dessa situação no meio eletrônico são os controles paralelos, que também provocam problemas semelhantes.
A solução para qualquer uma dessas situações muitas vezes depende da contratação de um serviço especializado para reorganizar o arquivo, gerando um gasto que poderia ser evitado se houvesse uma política bem estabelecida para a gestão de documentos.
3. Dificuldade e falta de controle do acesso aos documentos
Falando em política, é comum que o RH esteja envolvido com várias delas dentro da organização. Seja a política de remuneração, seja um plano de cargos e salários, para citar alguns exemplos.
Por que, então, não elaborar uma política específica para a gestão de documentos? Seguindo parâmetros que já existem e tecnologias que facilitam a tarefa, o tempo investido na criação de normas e diretrizes rapidamente se converte em ganho de produtividade.
Outro ganho importante de uma política de gestão de documentos bem estruturada é estar em dia com a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD. Isso tanto em termos de gestão de informação, quanto armazenamento seguro dos dados pessoais dos colaboradores.
Além de simplificar a rotina de quem já atua no RH, essa iniciativa favorece os novos colaboradores, que muitas vezes não recebem todas as informações necessárias para lidar com os diferentes tipos de documento.
4. Demora no processamento e assinaturas
No dia a dia do RH, é muito comum receber documentos de forma física, o que dificulta o trabalho dos profissionais. Empresas que ainda não utilizam sistemas apropriados para a geração e conservação de documentos pertinentes à vida laboral de seus colaboradores tendem a executar retrabalhos com maior frequência.
Outro problema comum é o processo de coleta de assinaturas, essencial para garantir a validade legal e a continuidade do fluxo operacional do setor.
Normalmente, a assinatura convencional envolve tempo de processamento e deslocamento, o gasto com papel e impressão e a vulnerabilidade das informações, já que os documentos físicos são facilmente extraviados.

5. Preocupação com prazo de guarda dos documentos
Na gestão de documentos, é muito importante ter em mente que todo documento tem um tempo de vida útil, chamado de prazo de guarda ou prazo de retenção.
Esse período não é definido de forma aleatória, e por isso é importante respeitar os parâmetros definidos pela legislação. Esse prazo é estipulado pensando, também, nas necessidades de quem elaborou os documentos.
O problema é que, quando o RH não tem clareza a respeito dos procedimentos e responsabilidades a serem realizados quando o prazo de retenção expira, isso pode resultar na exclusão dos dados sem preocupações com eventuais consequências.
Por exemplo: e se um profissional entrar com um processo contra a empresa? Neste caso, será preciso encontrar os documentos e garantir que tudo esteja em dia para que a organização não seja responsabilizada.
E aí uma simples questão de falta de organização pode se tornar um grande problema legal.
Como superar os desafios da gestão de documentos?
Uma das principais atribuições da área de Recursos Humanos é garantir que a empresa atue em total conformidade legal, evitando multas trabalhistas, autuações e outras consequências. Sendo assim, ter toda a documentação em dia e saber onde encontrar as informações deve ser uma das prioridades do setor.
Com uma gestão de documentos bem estruturada e amparada pelas ferramentas adequadas, o controle sobre as informações se torna mais econômico e eficiente, com otimização do tempo e dos espaços físicos, além da facilidade na recuperação e acesso às informações.
Boas práticas para uma gestão de documentos eficiente:
- Acompanhe e audite os documentos: a implementação de um sistema de gestão documental permite o monitoramento constante dos documentos e facilita auditorias internas ou externas;
- Organize e separe os tipos de documentos: busque estruturar e categorizar os diferentes tipos de documentos do RH, criando uma lógica clara de organização que facilite a localização e o acesso às informações quando necessário;
- Digitalize arquivos como prática essencial: a conversão digital dos documentos físicos é uma prática que ajuda a modernizar a gestão documental, reduzir custos com armazenamento físico e facilitar o acesso às informações;
- Cuide bem dos documentos: o controle documental bem implementado favorece uma organização mais eficiente e sustentável, contribuindo para a redução do uso de papel e otimização dos recursos da empresa.
Em resumo, para saber como organizar os documentos do seu RH, é preciso:
- Estabelecer critérios claros de organização;
- Definir responsabilidades para cada tipo de documento;
- Criar protocolos de acesso e segurança;
- Implementar prazos de guarda adequados;
- Contar com a ferramenta certa para otimizar essa gestão.
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