Portaria MTE 547/2025: novas regras para certidões de cotas

O envio de informações ao eSocial já se tornou parte da rotina do RH, mas agora ele também passa a ser determinante para a emissão da certidão de cumprimento das cotas legais. Com a publicação da Portaria MTE 547/2025, o Ministério do Trabalho e Emprego formaliza um novo procedimento que exige atenção redobrada à qualidade dos dados declarados.

Essa mudança impacta diretamente a forma como as empresas comprovam o atendimento às exigências legais de contratação de aprendizes e pessoas com deficiência.

Neste artigo, nós da Metadados, empresa que desenvolve sistemas para gestão de RH, explicamos os principais pontos da nova norma e o que deve ser observado pelo RH a partir de agora.

O que estabelece a Portaria MTE 547/2025?

A nova portaria traz regras atualizadas sobre a fiscalização e emissão das certidões de cotas de aprendizagem e inclusão. A partir dela, essas certidões passam a ser emitidas de forma automatizada, com base nas informações prestadas no eSocial.

Isso significa que não serão mais aceitos documentos separados ou formulários manuais. O sistema do governo será o único canal utilizado para validar se a empresa está atendendo aos percentuais exigidos por lei.

Como a emissão da certidão será feita?

Com a mudança, o processo passa a depender da coerência entre os dados declarados nos eventos do eSocial. A empresa deve garantir que todas as informações estejam corretas, completas e dentro dos critérios legais.

A certidão só será gerada se o sistema identificar:

• Percentuais compatíveis de aprendizes e pessoas com deficiência;
• Vínculos de trabalho ativos e corretamente enquadrados;
• Dados sem inconsistências ou omissões.

No caso da nova Portaria, o MTE utilizará como base os seguintes eventos do eSocial: S-2200, S-2300, S-1200 e S-2205.

O que precisa ser verificado antes de enviar os dados?

Para que a certidão seja emitida sem impedimentos, é fundamental revisar cuidadosamente:

• Os enquadramentos de PcDs e aprendizes nos eventos de admissão e cadastro inicial;
• A função e o tipo de vínculo informados, que devem seguir os parâmetros legais;
• Os dados salariais, especialmente no caso dos aprendizes, que têm regras específicas;
• As atualizações contratuais que influenciam o cálculo das cotas;
• A existência de possíveis erros técnicos ou eventos duplicados.

Mesmo que a empresa esteja cumprindo as cotas na prática, qualquer inconsistência pode resultar na não emissão da certidão.

Quais os impactos para a área de RH?

A Portaria MTE 547/2025 aumenta o grau de exigência sobre o que é informado ao eSocial. Mais do que enviar dados, agora é necessário garantir que esses dados estejam em total conformidade com as obrigações legais.

Na prática, isso traz os seguintes desafios:

• Reforçar os processos de validação das informações antes do envio;
• Ter uma visão atualizada e detalhada das contratações de aprendizes e PcDs;
• Garantir o alinhamento entre RH, DP e demais áreas responsáveis pela admissão;
• Reduzir ao máximo a margem de erro para evitar prejuízos administrativos e legais.

Como ficam as regras para contratação de pessoas com deficiência?

A legislação prevê que empresas com 100 ou mais empregados devem preencher uma cota mínima de cargos com pessoas com deficiência ou reabilitadas. A partir da nova portaria, a verificação do cumprimento dessa exigência será feita automaticamente, com base nos dados do eSocial.

Ou seja, não basta que o colaborador esteja contratado. É necessário que:

• O vínculo esteja corretamente identificado como PcD;
• As informações estejam completas e consistentes;
• Os campos específicos estejam corretamente preenchidos.

Do contrário, a empresa pode ser considerada em situação irregular, mesmo cumprindo a exigência na prática.

E a contratação de jovens aprendizes?

A regra para jovens aprendizes também segue esse novo modelo. O sistema do governo vai cruzar os dados informados no eSocial para verificar se a empresa está atendendo ao percentual mínimo de aprendizes, conforme previsto na legislação trabalhista.

Alguns pontos importantes:

• O trabalhador deve estar corretamente identificado como aprendiz;
• A função precisa ser compatível com a cota de aprendizagem;
• A jornada e a remuneração precisam seguir os critérios legais;
• Deve haver vínculo com instituição formadora e o registro completo no sistema.

Se essas condições não forem atendidas de forma clara e correta nos eventos, a empresa não conseguirá emitir a certidão.

Como se preparar para essa mudança?

Com a Portaria em vigor, é essencial que o profissional de RH:

• Mantenha os eventos do eSocial sempre atualizados e consistentes;
• Faça conferências periódicas dos dados de PcDs e aprendizes;
• Utilize ferramentas de gestão que facilitem a verificação de inconsistências;
• Esteja atento a qualquer atualização no sistema que possa afetar os critérios de validação.

Conclusão

A Portaria MTE 547/2025 representa uma mudança importante na forma como a empresa comprova o cumprimento das cotas legais. Agora, a única fonte considerada válida será o que está no eSocial.

Essa automatização traz agilidade, mas também exige atenção redobrada à qualidade das informações prestadas. Cabe ao RH garantir que tudo esteja correto, pois qualquer erro, mesmo pequeno, pode impedir a emissão da certidão, e gerar consequências para a empresa.

Como vimos, organização, revisão e clareza nos dados são os caminhos para garantir conformidade e tranquilidade com a nova exigência.

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