Guia de práticas de administração de pessoal: atinja a excelência com dicas simples e eficientes

1. Introdução

Mesmo o mais experiente profissional do setor de administração de pessoal pode ter o seu rendimento comprometido diante de tantas tarefas que precisa gerenciar. Cada tarefa tem a sua devida importância e trata de assuntos tão delicados que um erro simples pode se tornar um grande problema para a empresa e o colaborador envolvido.

A maioria dos profissionais ainda precisa gerenciar a casa (família) e encontrar tempo para se atualizar na área. Porém, o excesso de rotinas administrativas, muitas vezes, impede o equilíbrio entre todas essas atividades gerando a deficiência em alguma parte. Para resolver isso, desenvolvemos um post com dicas práticas para otimizar a administração de pessoal em uma empresa.

O objetivo é ajudar você a gerenciar as tarefas com eficiência e contribuir para o desenvolvimento de uma carreira de sucesso através da aplicação das melhores práticas da função. Aqui você vai descobrir a real importância que a administração de pessoal tem para uma organização, como delegar tarefas de maneira eficiente, promover treinamentos focados no negócio da organização, automatizar as rotinas e muito mais. Acompanhe!

2. A importância da administração de pessoal nas empresas

A administração de pessoal pode ser definida como a obtenção, utilização e manutenção de uma força de trabalho com o intuito de alinhar os interesses da empresa a satisfação profissional e pessoal dos colaboradores. Representa um departamento significativo da gestão empresarial, uma vez que foca seus esforços no bem estar dos funcionários contribuindo para um ambiente cooperativo e amigável dentro da organização.

De forma resumida, trata-se do planejamento, organização, remuneração, integração e manutenção de pessoas com a finalidade de contribuir para os objetivos organizacionais, individuais e sociais.

Veja agora por que a administração de pessoal é tão importante para as empresas:

2.1. Torna a empresa mais competitiva

Parte do objetivo da administração de pessoal é o desenvolvimento e formação de profissionais através de treinamentos fornecendo os recursos necessários para manterem-se sempre capacitados na função que executam. Alguns desses recursos incluem um site confiável como ferramenta de pesquisa e aprendizagem, treinamentos teóricos e práticos incentivando o desenvolvimento contínuo dos funcionários.

2.2. Aumenta a retenção de talentos

Uma empresa que mantém um departamento de administração de pessoal bem organizado e funcional possui maior potencial de atender as necessidades profissionais e pessoais dos colaboradores com rapidez e eficiência quando precisarem. Essa capacidade resultará em uma maior satisfação dos profissionais em trabalhar na empresa e a taxa de retenção de talentos será mais elevada.

2.3. Constrói engajamento entre a equipe de trabalho e a empresa

Uma gestão de pessoal eficaz contribui para a criação de fortes laços entre a empresa e os colaboradores, incentivando-os a desenvolver um senso de trabalho em equipe e o alinhamento dos interesses pessoais e profissionais com os objetivos da empresa.

Esses são alguns dos principais fatores que tornam importante a existência de um departamento de administração de pessoal eficiente nas organizações, mas como o nosso foco é outro, vamos dar maior atenção a abordagem das soluções de otimização do trabalho no setor. Vamos começar!

3. Definindo as necessidades e soluções

Nesse tópico abordaremos as principais necessidades enfrentadas por um profissional responsável pelo gerenciamento de pessoal nas empresas e, também, como contornar esses problemas com dicas de soluções simples e práticas que apresentaremos para a otimização das tarefas.

3.1. Processamento da folha de pagamento

Um dos processos mais complexos da administração de pessoal é a geração da folha de pagamento. Essa tarefa não tolera erros, uma vez que trata diretamente da remuneração dos colaboradores e, qualquer falha, pode prejudicar todo o trabalho de motivação desenvolvido. Se a empresa onde atua ainda não conta com a informatização de processos, você pode buscar alternativas de sistema específico online para estruturar essa tarefa de forma mais rápida e com menor índice de falhas.

3.2. Controle de frequência

O controle de frequência está ligado diretamente ao cálculo da remuneração dos colaboradores. O processamento de folha de pagamento é influenciado por essa tarefa e exige precisão para não gerar frustrações em ambos os lados (colaboradores e gestores do setor). Se a sua empresa ainda não possui um sistema de gestão automatizado, a frequência pode ser controlada via assinaturas no momento da entrada e saída de cada colaborador, mas a tarefa manual pode causar esquecimentos por parte do funcionário e gerar problemas futuros.

Nesses casos, alinhar o controle de frequência aos processos operacionais da empresa é possível através da adoção de ferramentas específicas para cada necessidade (uso de REP’s – registrador eletrônico de ponto – ou de ponto mobile, por exemplo).

3.3. Gestão de benefícios

Os benefícios oferecidos por uma empresa variam conforme o caso. Alguns são oferecidos por tipo de cargo que o profissional ocupa, outros variam por nível hierárquico do cargo e possuem diferentes valores. Gerenciar cada particularidade manualmente pode ser uma tarefa exaustiva e passiva de erros.

Planos de saúde, alimentação, transporte, seguros, planos de aposentadoria e outros benefícios podem ser gerenciados com maior facilidade e eficiência se a empresa contar com a ajuda de um sistema específico para a função. O controle de registros e pagamentos será mais confiável com ele e você ainda poderá gerar relatórios de análise das situações atuais de cada colaborador no banco de dados.

3.4. Obrigações legais

A alíquota de contribuição ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), gozo de férias e outras obrigações determinadas pela legislação trabalhista devem ser obedecidas para não colocar a empresa em risco, não manchar sua imagem diante do mercado e não comprometer a sua credibilidade junto colaboradores.

Sendo assim, a melhor solução é estruturar os processos de registro, pagamentos e verificações em um software específico para automatizar as tarefas. O trabalho envolvendo a folha de pagamento, o controle de frequência e os benefícios ficará mais ágil e com menor risco de falhas.

Conheça as leis que regem os empregados e empregadores no Guia básico de legislação trabalhista para gestores de RH.

3.5. Soluções escolhidas (internalizar ou terceirizar?)

Muitos gestores ficam em dúvida na hora de decidir se terceirizam as tarefas para uma empresa especializada ou se investem na profissionalização do setor para internalizar a função. Ambos possuem as suas vantagens e desvantagens e a melhor forma de resolver isso é listando cada uma delas para analisá-las considerando as prioridades atuais da empresa. No final, o que for mais vantajoso para o negócio poderá ser considerado como a melhor solução no momento.

 

4. Organizando o trabalho

Seja de forma manual ou automatizada, definir como você irá executar as tarefas no setor de administração de pessoal será fundamental para agregar otimização de tempo e melhores resultados no trabalho. Você pode organizar as tarefas definindo os processos e políticas de execução de cada atividade, quais profissionais ficarão responsáveis por elas e quais as práticas serão adotadas.

4.1. Definição de processos

Muitas vezes, algumas tarefas são executadas por questão de costume e, além de consumirem tempo, podem não ter mais uma finalidade tão importante. Diante disso, analise todas as atividades executadas no setor e identifique qual é o objetivo de cada uma delas, bem como a maneira que são executadas. Logo verá que muitas das tarefas podem ser abandonadas, remodeladas ou substituídas por práticas mais eficientes. Assim você redefine os processos e torna o setor mais ágil e eficiente.

4.2. Definição de políticas

Após a definição de processos, um manual de operações deve ser desenvolvido para que todos os colaboradores do setor respeitem os métodos de execução de tarefas. A uniformização das práticas irá contribuir para o desenvolvimento dos procedimentos de gestão, com melhor uso dos recursos disponíveis, e irá melhorar a comunicação entre os gestores, supervisores e funcionários em todos os departamentos da empresa.

4.3. Delegando responsabilidades

Muitos gestores de departamento não se sentem à vontade em delegar tarefas por medo de não obterem os resultados que previam. Para resolver isso, identifique as competências, conhecimentos e habilidades individuais de cada colaborador e delegue a tarefa certa para o profissional certo. Dessa forma, você verá a capacidade de tarefas realizadas diariamente aumentar, bem como a melhoria dos resultados apresentados.

4.4. Práticas adotadas

Reserve um tempo do seu dia para a pesquisa e leitura de materiais como esse que trazem soluções de melhorias para o setor. A atualização constante poderá colocar você diante de práticas inovadoras e que promovam o desenvolvimento contínuo. Fique atento às metodologias e tecnologias disponíveis no mercado, como funcionam, para que servem e, por fim, apresente as soluções ao CEO (Chief Executive Officer – Diretor executivo) da organização como forma de resolver problemas e aumentar o rendimento dos profissionais.

5. Montando uma equipe eficiente

Contar com uma equipe de profissionais capacitados é fundamental para um departamento de administração de pessoal ser eficiente. Porém, a tarefa de escolher e preparar os colaboradores deve respeitar alguns parâmetros. O gestor departamental precisa considerar alguns fatores chaves que influenciarão na contratação certa para cada cargo disponível. Conheça agora as dicas mais importantes:

5.1. Processo de recrutamento e seleção

Nessa etapa de formação de equipe, estude o cargo disponível e faça uma lista das tarefas que o profissional deverá executar. Diante dessas informações, defina o perfil do profissional ideal detalhando as características mais importantes que ele precisa ter para atender as necessidades existentes. Quanto mais detalhado for o perfil desejado, maiores serão as chances da atração de um público mais qualificado para a vaga, proporcionando economia de tempo no processo.

5.2. Processo de Contratação

Visando a escolha do profissional mais adequado, identifique através das entrevistas pessoais qual candidato possui maior potencial de engajamento com a empresa. Embora uma entrevista bem estruturada pode auxiliar no processo de seleção, recomendamos sempre que o perfil psicológico e tendências comportamentais que poderão influenciar as atitudes no cargo sejam determinadas por um profissional capacitado (Psicólogo). Descubra quais são os valores pessoais, causas que defende, objetivos de vida, etc. Compare o perfil dos candidatos com a cultura organizacional, valores, visões e missões da empresa a fim de priorizar aqueles que se alinhem melhor.

Depois do perfil psicológico traçado e analisado, chegou a hora de considerar as atribuições exigidas para o cargo como conhecimentos, habilidades, experiências, qualificações, capacitações e tudo mais o que for relevante. A pesquisa de referências em atividades anteriores pode ajudar, também, a criar uma convicção maior acerca do candidato. A escolha final deve levar em consideração a análise do quadro geral, sendo que o profissional que melhor se aproximar do perfil desenhado para a vaga deve ser o escolhido.

5.3. Treinamento de equipe

Após a contratação dos profissionais certos que irão compor a sua equipe de força de trabalho na administração de pessoal, é hora de prepará-los para o cargo. Programas de treinamentos teóricos e práticos serão necessários para o desenvolvimento de comportamentos alinhados com a necessidade do cargo. Mas não é só isso. Após o período de adaptação dos profissionais ao cargo e à empresa, treinamentos constantes deverão ser aplicados para estimular o desenvolvimento pessoal e profissional de forma contínua da equipe.
Atualmente há uma gama variada de opções de acesso à informação: cursos à distância, webinars, ebooks, workshops, artigos como este, enfim, além das modalidades usuais de treinamento presencial, há uma infinidade de opções de baixo ou nenhum custo, que podem ser adequadas às rotinas da equipe e às necessidades do departamento.

6. Ganhando eficiência

Diante de todas as práticas discutidas nos tópicos anteriores, algumas medidas ainda podem ser adotadas para incorporar maior eficiência a elas e agregar uma melhora considerável na produtividade do setor. Soluções tecnológicas podem contribuir para mudar a forma como se executa as tarefas, tornando os processos mais confiáveis, ágeis e com baixas possibilidades de registro de erros. 

6.1. Automatização de rotinas

Processos manuais são cansativos, demorados e sujeitos a falhas. A utilização de softwares específicos, por outro lado, contribui para automatizar o máximo de tarefas possíveis liberando mais tempo para o gestor departamental se dedicar à pesquisa, análise e planejamento estratégico do setor. Além da economia gerada com a folha de pagamento, extinguindo certos cargos, com o controle do ponto e dos benefícios, a automatização de tarefas gera também uma economia de tempo, proporciona um trabalho mais otimizado e com menor taxa de retrabalho.

Considerando essas vantagens, adote um sistema desenvolvido especialmente para atender as tarefas de administração de pessoal e veja os resultados melhorarem em um curto período de tempo.

6.2. Apoio técnico

Quando o setor de departamento de pessoal passa a contar com a automatização de rotinas, considere que os melhores fornecedores oferecem também o acesso a uma equipe especializada para auxiliar os gestores no projeto e implementação do sistema. Através de uma estrutura de suporte profissional, a equipe entrega um apoio técnico se envolvendo em todo o processo de execução do projeto permitindo a correta adequação do sistema à empresa. Além disso, o grau de know how transferido poderá ser elevado tornando o setor ainda mais otimizado e profissional.

6.3. Integração de funções e sistemas

Se você está preocupado achando que o CEO da sua empresa não vai querer adotar mais um sistema, saiba que os melhores softwares de administração de pessoal, que incluem folha de pagamento, benefícios e controle de frequência, são totalmente integráveis ao sistema operacional geral da empresa (ERP – Enterprise Resource Planning). Ou seja, não se trata apenas de mais um sistema atuando de forma independente. Ele vem para somar funções e tornar o sistema da empresa ainda mais eficiente.

7. 8 erros de administração de pessoal que você deve evitar

Saber o que fazer para tornar a administração de pessoal mais eficiente é importante. Porém, conhecer erros clássicos que impedem o desenvolvimento e profissionalização do setor será crucial para garantir que você reconheça quando estiver cometendo um e não deixar isso acontecer. Descubra agora os 8 erros mais comuns:

7.1. Um departamento meramente burocrático

Muitas empresas ainda dedicam os esforços do setor apenas para resolver questões burocráticas como contratações e demissões e se esquecem de que estão lidando com pessoas. Estímulos motivacionais ligados aos sentimentos e emoções estão em jogo e, sem a consideração desses fatores, o setor estará fadado ao fracasso.

7.2. Centralização na tomada de decisões

Profissionais talentosos e com perfil de liderança não conseguem desenvolver suas competências e ajudar a empresa crescer, se o gestor não centralizar as decisões nele. Dessa forma, estará inibindo a autonomia dos profissionais e deixando claro que eles não são responsáveis ou competentes o suficiente para participarem das decisões. Os gestores atuais precisam ser capazes de desenvolver profissionais e, a partir disso, conferir a eles progressivamente uma maior autonomia.

7.3. Falta de treinamento e remanejamento de pessoal

Um profissional sem treinamento e qualificações constantes perde a motivação pela estagnação na carreira e, por não ter as suas competências reconhecidas, o resultado poderá ser a demissão. Assim muitas empresas deixam escapar talentos. Outro erro é não considerar as qualificações do profissional para remanejá-lo dentro da empresa antes de demiti-lo. Muitas vezes, o profissional pode apresentar um desempenho maior em outra área que nem ele mesmo sabia que era possível. O desenvolvimento das pessoas, dentro de uma organização, deve ser orientado não somente para a realização correta dos processos, mas para a formação de especialistas de alto nível. Isto permitirá à empresa contar com o auxílio de uma equipe de alto desempenho e, aos colaboradores, a realização de suas metas pessoais.

7.4. Falta de transparência na comunicação interna

Não deixar os colaboradores cientes de tudo o que acontece na empresa abre espaço para a formação de boatos e, diante das informações distorcidas, dúvidas são geradas sobre a verdadeira situação, fazendo com que os profissionais percam a credibilidade na empresa e em seus gestores.

7.5. Falta de incentivos ao desenvolvimento pessoal e profissional

As pessoas são movidas por sonhos e o alcance deles depende inteiramente do desenvolvimento profissional e pessoal. Muitas empresas não oferecem as condições necessárias para um aprendizado contínuo dos colaboradores e perdem a oportunidade de serem reconhecidas no mercado como formadores de profissionais de sucesso.

7.6. Não permitir o envolvimento dos colaboradores

Colaboradores que não recebem o espaço necessário para apresentar ideias e soluções têm toda a sua criatividade e competência reprimida. Oportunidades de ouro são perdidas desta forma e o talento fatalmente deixará a empresa.

7.7. Falta de um ambiente estruturado

É muito comum as empresas exigirem o desdobramento dos colaboradores para alcançarem objetivos grandiosos, com o mínimo de recursos oferecidos. No entanto, mesmo contando com um especialista, a falta de equipamentos adequados, tecnologias inovadoras como softwares de automatização de rotinas e metodologias ágeis contribuem para um ambiente onde o potencial de desempenho dos profissionais fica limitado e os resultados comprometidos.

7.8. Falta de um ambiente harmonioso e agradável

Muitos profissionais buscam trabalhar em empresas que investem na qualidade de vida no trabalho. Isso torna o ambiente mais familiar, contribuindo para o desenvolvimento de relacionamentos duradouros, trabalho em equipe através da cooperação mútua e redução do índice de faltas no trabalho. O problema é que muitas empresas ainda tratam os colaboradores apenas como uma peça da engrenagem central no negócio.

8. Conclusão

É importante lembrar que todas as dicas apresentadas nesse post só vão apresentar os resultados desejados se forem colocadas em prática de forma conjunta. Não deixe essas estratégias serem apenas um ideal, mas torne-as um fator gerador de mudanças no setor de administração de pessoal e de toda a empresa. Caso contrário, não passará de uma teoria. Aproveite para motivar os profissionais a deixarem suas zonas de conforto e evoluírem junto com a empresa.

Depois que o planejamento for desenvolvido, você deve organizar ações estratégicas para implementar as mudanças necessárias que trarão as melhorias operacionais para o setor. A motivação para a mudança será obtida através do envolvimento e orientação focadas nos profissionais. Como gerente de departamento, você deve impulsioná-los para o melhor desempenho na função e sempre motivá-los para um trabalho com maior zelo e confiança.

O controle também será importante para medir os resultados alcançados, corrigir falhas que podem surgir durante a execução do planejamento e assegurar a realização das melhores práticas com foco no objetivo. A observação e supervisão direta, bem como a análise de relatórios, registros e auditoria interna, representam ferramentas de apoio indispensáveis a administração de pessoal.

Aproveite essas dicas e sucesso! Se quiser saber mais sobre o assunto acesse gratuitamente nosso eBook Gerenciando os Pontos Críticos dos seus Processos de Administração de Pessoal.