Sindicância nas empresas: um guia para o RH

Você, gestor ou profissional de RH e Departamento Pessoal, já se viu diante de uma situação complexa na empresa, com boatos ou denúncias de algo que não parece certo? Nestes momentos, saber como agir e, o mais importante, agir com estratégia, é essencial para proteger sua equipe e a reputação da empresa. É aí que entra a sindicância, uma ferramenta poderosa para apurar fatos de forma justa e transparente.

Este artigo foi feito pensando em você, que busca clareza sobre como lidar com esses desafios. Nele, nós da Metadados, empresa que desenvolve sistemas de RH, vamos explorar:

• O que é sindicância;
• Sindicância investigativa x punitiva;
• Qual a sua relação com o PAD;
• Por que aplicar na sua empresa;
• Quais as principais fases desse processo;
• Papel e responsabilidades do RH.

Boa leitura!

O que é sindicância?

Imagine que a sindicância é como acender uma luz sobre algo que precisa ser investigado na sua empresa. É um procedimento interno que busca esclarecer irregularidades ou fatos que geram dúvidas sobre a conduta de um colaborador. Na prática, ela serve como um pilar para a integridade, a transparência e a conformidade dentro de uma organização.

Podemos encarar a sindicância como um olhar inicial e cuidadoso. É o primeiro passo para entender o que realmente aconteceu, reunir informações e, a partir daí, decidir qual o melhor caminho a seguir. Seu foco principal é a apuração dos fatos.

Basicamente, existem dois momentos importantes na sindicância que você, como profissional de RH ou gestor, deve conhecer bem: a sindicância investigativa e a punitiva.

1. Sindicância investigativa

Esta é a etapa de partida. Seu objetivo aqui é apurar os fatos e coletar as primeiras informações. É um período valioso para reunir dados que ajudem a liderança ou o RH a decidir se é preciso aprofundar a investigação com um processo mais formal, ou se a situação pode ser resolvida de outra forma.

Mesmo nesta fase inicial, é importante que o colaborador envolvido tenha a chance de se manifestar, apresentar documentos e indicar testemunhas, garantindo transparência desde o início.

2. Sindicância punitiva (ou para decisão)

Como o próprio nome sugere, esta fase da sindicância avança para a apuração da responsabilidade do colaborador e, se confirmado o desvio, para a aplicação das medidas disciplinares previstas nas políticas da empresa ou na legislação trabalhista.

Neste ponto, o objetivo não é mais apenas investigar, mas determinar quem é responsável e quais serão as consequências. Nessa etapa o colaborador é formalmente comunicado e tem o direito de apresentar sua defesa, produzir provas e indicar testemunhas.

Importante: em todos os momentos do processo, o investigado tem direito à ampla defesa e ao contraditório. Isso significa que a pessoa precisa ter todas as oportunidades para se defender e apresentar a sua versão dos fatos.

Processos disciplinares: a relação entre sindicância e o PAD

Ainda que o termo PAD (Processo Administrativo Disciplinar) seja mais usado no setor público, no ambiente privado podemos pensar em um processo disciplinar interno que compartilha muitas de suas características. A grande diferença entre eles reside na profundidade, naquilo que buscam e nas suas possíveis consequências.

A sindicância do trabalho funciona mais como uma faseinicial de verificação. Ela é ideal para situações menos complexas ou quando as informações iniciais são escassas e exigem uma investigação mais detalhada, antes de pensar em qualquer ação disciplinar de peso.

A sindicância permite que o RH e a liderança compreendam a dimensão do problema e decidam se é necessário um processo disciplinar mais aprofundado ou se uma medida corretiva mais simples (como um feedback ou uma advertência) é o suficiente.

Quando a sindicância inicial revela indícios de infrações mais sérias, como violações graves do código de conduta, fraudes, assédio grave ou outras atitudes que possam levar a uma demissão por justa causa —, então se faz necessário um processo de sindicância no trabalho mais formal e completo. Ou seja, algo que se assemelha a um PAD.

Tudo isso deve ser conduzido com o máximo cuidado, assegurando todas as etapas de defesa e contraditório, e que sirva de base para a aplicação de penalidades mais significativas, como é o caso do desligamento.

A solidez desse processo é a chave para proteger a empresa de futuras contestações legais.

Por que fazer sindicância na sua empresa?

Como vimos, conduzir uma sindicância interna vai muito além de uma simples formalidade. Em alguns casos, é também uma necessidade estratégica e legal para qualquer empresa que busque um ambiente de trabalho saudável.

Veja os principais motivos para fazer uma sindicância:

1. Promover um ambiente justo e imparcial: isso garante que as decisões disciplinares sejam baseadas em fatos, e não em boatos ou suposições. Isso protege tanto a empresa quanto o colaborador, evitando que alguém seja punido injustamente;
2. Proteger a empresa: em um cenário onde as questões trabalhistas são cada vez mais presentes, ter um processo de sindicância no trabalho bem documentado e conduzido de forma justa é a melhor forma de defesa para a sua empresa. Agir com cuidado mostra respeito aos direitos do colaborador, além de reduzir os riscos de processos trabalhistas;
3. Fortalecer o senso de ética: ao investigar irregularidades, a empresa mostra claramente que não aceita desvios de conduta. Isso fortalece a cultura, melhora a confiança entre os colaboradores e a imagem da empresa perante o mercado;
4. Prevenir novas ocorrências: a apuração dos fatos ajuda a identificar falhas em processos, pontos fracos nas políticas internas ou padrões de comportamento que precisam ser corrigidos. Com base nessas descobertas, o RH pode implementar ações preventivas, como treinamentos, revisões de políticas ou melhorias nos canais de denúncia, evitando que problemas parecidos aconteçam novamente;
5. Tomar decisões bem-informadas: com uma visão completa dos fatos, o RH pode tomar decisões baseadas em evidências concretas, e não em palpites. Seja para aplicar uma medida disciplinar, oferecer um treinamento ou reformular um processo, a decisão será muito mais precisa.

Como fazer o processo de sindicância no trabalho

Compreender o fluxo da apuração da sindicância é o primeiro passo para começar. Embora cada empresa tenha sua própria forma de conduzir, o processo geralmente segue as mesmas etapas. Confira a seguir!

1ª fase: apuração inicial (ou sindicância investigativa)

Tudo começa quando uma possível irregularidade é comunicada ou percebida. Nesse primeiro momento, o objetivo do Departamento Pessoal é coletar as informações básicas para ver se há motivos suficientes para iniciar uma investigação.

Isso pode envolver:

• Conversas informais para coletar depoimentos;
• Análise inicial de documentos e registros;
• Levantamento de evidências preliminares.

Nesta fase, a intenção é puramente investigativa, sem a formalidade de uma defesa, pois ainda não há uma acusação formal. É muito importante que o RH aja com sensibilidade para não causar constrangimento ou prejudicar a imagem do colaborador.

Ao final, as opções geralmente são o arquivamento, se não houver indícios suficientes de algo irregular, ou a abertura de sindicância em si, caso existam indícios de irregularidades.

2ª fase: sindicância para decisão

Se a apuração inicial indicar uma infração de gravidade menor ou média que mereça uma medida mais leve (como uma advertência ou suspensão por um período curto), a sindicância avança para esta fase.

Aqui, o procedimento ganha mais formalidade, seguindo as seguintes etapas:

• Notificação: o colaborador é formalmente comunicado sobre a acusação;
• Entrevista: o colaborador é ouvido, tendo a chance de apresentar sua versão;
• Defesa: o colaborador pode apresentar sua defesa por escrito, anexar documentos e indicar testemunhas. A presença de um advogado não é obrigatória, mas é recomendada para garantir que a defesa seja completa;
• Relatório: o profissional de RH responsável elabora um relatório com as conclusões da investigação e a sugestão da medida a ser tomada;
• Decisão: a pessoa responsável (gestor, diretor, RH) toma a decisão com base no relatório, podendo arquivar o caso, aplicar uma advertência ou suspensão ou, se a situação se mostrar mais séria do que se pensava, transformar o processo em um PAD.

3ª fase: Processo Disciplinar Administrativo (PAD)

Quando a gravidade da infração é alta, indicando, por exemplo, desvio de recursos, assédio grave, desrespeito ou outras atitudes que podem resultar em uma demissão por justa causa, o caminho mais seguro e completo é iniciar um Processo Disciplinar Administrativo, o chamado PAD.

Aqui, o processo é mais formal e detalhado, mas segue as mesmas etapas que já mencionamos, incluindo a coleta de informações, a comunicação ao colaborador e a abertura à oportunidade de defesa.

Neste momento, o colaborador tem o direito de:

• Ser ouvido em entrevista;
• Apresentar sua defesa por escrito e oralmente;
• Apresentar todas as provas que tiver (documentos, testemunhas, perícias);
• Ter acesso a todas as informações do processo;
• Contar com a ajuda de um advogado (recomendado, mas não obrigatório).

Por fim, a comissão reúne todas as provas, ouve testemunhas e realiza as verificações necessárias. Em seguida, é elaborado um relatório detalhado com as conclusões e a sugestão de responsabilidade e medida disciplinar.

Conclusão

Como vimos neste artigo, a sindicância no ambiente de trabalho e o processo disciplinar são essenciais para uma gestão de ética nas empresas.

Embora a sindicância seja um procedimento mais simples e inicial, e o processo disciplinar algo mais formal, os dois têm o mesmo propósito: esclarecer irregularidades, promover a justiça e proteger a integridade da empresa.

Para você, profissional de RH ou gestor, entender bem esses conceitos e saber como conduzi-los de forma correta não é apenas uma questão de seguir regras, mas de estratégia. E, nesse momento, contar com a ferramenta certa pode mudar tudo.

Uma dessas ferramentas o Flow, o sistema da Metadados que torna o seu Departamento Pessoal mais leve e fluido. Com ele, você centraliza as atividades do DP em um só lugar, com muito mais segurança para lidar com as rotinas do RH.

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