Imagem ilustrativa de um relógio tecnológico

O registro de ponto eletrônico é uma importante ferramenta que o RH conta para gerenciar e garantir o cumprimento da jornada de trabalho dos colaboradores. Criada legalmente em 2009 e complementada em 2011, essa forma de controlar a marcação dos horários de trabalho sofreu alterações em 2022. Em fevereiro entrou em vigor uma nova legislação que trata sobre o assunto.

As mudanças da Portaria 671/2021 incluem um novo tipo de registro, além da consolidação nas regras dos equipamentos já existentes. O objetivo da nova regulamentação é ampliar a modernização, praticidade e celeridade, sem perder segurança jurídica nos controles de jornada. Para saber mais, acompanhe o artigo preparado por especialistas da Metadados, empresa referência em sistemas para a gestão de Recursos Humanos.

Portaria 1510 e Portaria 373

Antes de explicar as mudanças no registro de ponto eletrônico, vale lembrar como aconteceu a transformação para essa forma mais moderna de marcar o horário de entrada e saída do trabalho. Até a publicação da Portaria 1.510 de 2009, do então Ministério do Trabalho e Emprego, as únicas maneiras previstas legalmente para a marcação do ponto eram a manual e a mecânica.

Foi a partir da regulamentação com a portaria que os relógios eletrônicos surgiram nas empresas, em substituição aos livros-ponto e ao relógio que carimbava os cartões-ponto. A principal característica dessa modernização foi a emissão de comprovantes dos horários registrados, além da proibição de qualquer alteração nos registros feitos pelos empregados. 

Em 2011, com a publicação da Portaria 373, os avanços continuaram com o surgimento dos registros eletrônicos alternativos. Ou seja, o controle de jornada por meio de softwares de gestão de ponto que funcionam em computadores e celulares, permitindo inclusive a marcação a distância. 

Portaria 671 de 2021: o que muda

Tanto a Portaria 1.510 quanto a Portaria 373 foram revogadas pela Portaria 671. O novo instrumento foi publicado em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência e integra o Marco Regulatório Trabalhista Infralegal. Vamos falar sobre as mudanças estabelecidas pela nova portaria, que passaram a vigorar em 10 de fevereiro de 2022.

A Portaria 671 consolida as normas que regem todas as formas de registro de ponto, ou seja, as manuais, mecânicas e eletrônicas. Em relação ao registro eletrônico, a regra diz que o sistema deve registrar fielmente as marcações efetuadas. Dessa forma, são proibidos:

  • alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado;
  • restrições de horário às marcações de ponto; e
  • marcação automática do ponto, utilizando horários predeterminados ou o horário contratual;
  • exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de hora extra;

Por outro lado, são permitidas:

  • pré-assinalação do período de repouso; e
  • assinalação de ponto por exceção à jornada regular de trabalho.

Para fins de fiscalização, os sistemas de registro eletrônico de jornada devem permitir a identificação de empregador e empregado e possibilitar a extração do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

A portaria também define que o sistema de registro eletrônico de ponto é “o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico”. São autorizados três tipos de sistema diferentes, que detalhamos a seguir.

Registro de Ponto Convencional (REP-C)

O primeiro sistema é composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional (REP-C) e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Deve ser homologado pelo Inmetro de acordo com diretrizes do Ministério do Trabalho. Entre os requisitos estão:

  • Relógio interno de tempo real com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de 1.440 horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
  • Mecanismo impressor em bobina de papel que permita impressões com durabilidade mínima de 5 anos;
  • Meio de armazenamento permanente com capacidade de retenção dos dados gravados por, no mínimo, 10 anos, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
  • Emissão da Relação Instantânea de Marcações (RIM), contendo a relação de todas as marcações efetuadas pelos trabalhadores nas últimas 24 horas, disponível no local da prestação do serviço para pronta extração na forma impressa ao Auditor-Fiscal do Trabalho;
  • Geração de Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador, contendo informações como CPF do empregado, data e horário da marcação, identificação do empregador e assinatura eletrônica, entre outros requisitos;

Registro de Ponto por Programa (REP-P)

Novidade trazida pela portaria, é composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa (REP-P), pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Deve ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (Inpi).

Na prática, consiste no software, executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho. O software pode incluir o registro por meio de reconhecimento facial ou impressão digital, entre outras funcionalidades.

Assim como o REP-C, o REP-P também deve gerar o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador, contendo informações como CPF do empregado, data e horário da marcação, identificação do empregador e assinatura eletrônica, entre outros dados.

O comprovante pode ter o formato impresso ou de arquivo eletrônico. Nessa segunda opção, deve ser gerado em formato PDF e ser assinado eletronicamente. As assinaturas eletrônicas devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ou seja, devem ser assinaturas eletrônicas qualificadas, conforme estabelece a Lei nº 14.063/2020.

Registro de Ponto Alternativo (REP-A)

A Portaria 671 também disciplinou o REP-A, composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Previsto inicialmente pela Portaria 373, o REP-A pode ser utilizado mediante autorização de acordo coletivo de trabalho ou por convenção coletiva. Ou seja, dispensa a permissão de órgãos como o Inmetro (REP-C) e o Inpi (REP-P) ou mesmo o Ministério do Trabalho e Previdência.

O REP-A pode ser um programa (software), um dispositivo eletrônico ou a combinação de ambos. Assim, por exemplo, as marcações podem ser feitas em dispositivos eletrônicos e a geração do Arquivo Fonte de Dados (AFD) em software separado do dispositivo. 

O REP-A permite que o controle de ponto seja feito de forma online, por meio de softwares em computadores ou aplicativos mobile que permitem inclusive a marcação a distância. Assim como o REP-P, o software do REP-A pode incluir o registro por meio de reconhecimento facial ou impressão digital, entre outras funcionalidades.

O importante é que o REP-A atenda a três requisitos:

  • Permitir a identificação de empregador e empregado;
  • Disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.
  • Ser utilizado somente durante a vigência da convenção ou acordo coletivo de trabalho autorizador.

Outra vantagem do registro de ponto alternativo é a dispensa da obrigatoriedade de emitir o comprovante assinado eletronicamente, a menos que essa seja uma exigência prevista pelo acordo ou convenção coletiva que autorizou o REP-A. De qualquer forma, o trabalhador pode ter acesso ao comprovante com o horário das marcações por meio de soluções automatizadas em sites ou apps.

Outras regras da Portaria 671

Seja qual for o tipo de registro de ponto eletrônico, a Portaria 671 estabelece que todos devem gerar o Arquivo Fonte de Dados (AFD), conforme o Anexo V da norma.

O programa de tratamento vinculados ao registro de ponto eletrônico também deve gerar o Espelho de Ponto. Esse relatório deve ser disponibilizado mensalmente ao trabalhador e, quando solicitado, ao Auditor-Fiscal do Trabalho no prazo mínimo de dois dias.

É permitido fazer o tratamento dos dados apenas para acrescentar informações em eventuais omissões no registro de ponto, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas. Outro ponto importante é que o empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Vale lembrar que a Portaria também passa a centralizar as normas que regem o controle manual e mecânico de jornada, que não sofreram alterações. O MTP também publicou o conteúdo com perguntas e respostas que pode ser acessado aqui.

Para saber mais:

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[LIVE] Alterações na legislação dos Registros Eletrônicos de Ponto Saiba mais sobre a substituição das Portarias 1510 e 373 pela Portaria 671