Provisão de Férias: aprenda a calcular corretamente

A provisão de férias é um dos desafios mais comuns na rotina do RH e do Departamento Pessoal. Sem um planejamento adequado, o pagamento das férias pode gerar impactos financeiros, prejudicar o fluxo de caixa e até trazer riscos trabalhistas.

Manter uma previsão financeira organizada evita dificuldades na hora de arcar com férias e encargos, e ainda garante que a sua empresa cumpra suas obrigações sem imprevistos.

Nesse artigo, nós da Metadados – empresa que desenvolve softwares para o seu RH – explicamos o que é provisão de férias, como calcular e contabilizar corretamente, e quais são os cuidados necessários para evitar problemas.

Continue lendo e descubra como simplificar esse processo!

O que é a provisão de férias?

A provisão de férias é o registro contábil do valor que a empresa precisará desembolsar quando seus colaboradores tirarem férias. Esse planejamento permite que os gestores reservem os recursos necessários com antecedência.

Como esse valor não é desembolsado todos os meses, mas deve ser garantido anualmente, fazer a provisão evita que a empresa tenha um impacto financeiro grande em um único período.

Além disso, esse controle ajuda o RH a cumprir as obrigações previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), evitando penalidades e passivos trabalhistas.

Imagine o cenário: uma empresa com 500 colaboradores que não fez a provisão correta. No momento de pagar as férias, o impacto no caixa pode ser devastador, comprometendo outras áreas do negócio.

Quer saber mais sobre provisão de férias? Assista ao nosso vídeo sobre o tema:

E na CLT, quais são as regras?

De acordo com as leis trabalhistas, todo trabalhador tem direito a 30 dias de férias remuneradas após completar 12 meses de trabalho. O pagamento das férias deve ser feito até dois dias antes do início do período de descanso, e deve incluir:

• Salário integral do colaborador;
• Média de horas extras, adicional noturno, prêmios, comissões etc.;
• Adicional de 1/3 sobre esse valor, conforme previsto na Constituição Federal;
• Encargos sociais, como INSS e FGTS;
• Outros adicionais.

Se o pagamento não for feito no prazo correto, a empresa fica sujeita ao pagamento em dobro, conforme previsto no artigo 137 da CLT. Ou seja: além do valor original, a empresa terá que arcar com uma multa significativa, impactando ainda mais o caixa.

Como calcular provisão de férias corretamente?

E na prática, como contabilizar a provisão de férias? Esse cálculo deve ser feito com base no salário bruto do colaborador, médias e adicionais, acrescido do adicional de um terço e dos encargos trabalhistas.

Veja como fazer o cálculo:

• Considere o salário do colaborador;
• Divida o salário por 30 dias;
• Multiplique pelos dias de férias que o colaborador terá direito;
• Some o adicional de 1/3;
• Inclua encargos como INSS e FGTS.

Importante: para garantir que o valor esteja sempre atualizado, o RH precisa revisar as provisões todos os meses. Isso evita discrepâncias entre o valor provisionado e o valor real a ser pago.

Provisão de férias e INSS: como funciona?

O INSS incide sobre o valor total das férias, incluindo o adicional de 1/3. Isso significa que, quando um colaborador tira férias, a empresa deve calcular a contribuição previdenciária e fazer o recolhimento no mesmo prazo da folha de pagamento.

Esse valor também deve ser considerado na provisão para evitar que, ao pagar as férias, a empresa tenha um desembolso maior do que o planejado. O ideal é que o RH e o financeiro trabalhem juntos para antecipar esses custos.

Caso o colaborador venda parte das suas férias (o chamado abono pecuniário), a empresa deve incluir esse valor no recibo de férias, e não haverá tributação de INSS, FGTS e IRRF.

Para evitar surpresas, recomendamos que o Departamento Pessoal faça um provisionamento mensal para as férias dos colaboradores. Isso significa reservar, todo mês, 1/12 do valor total que cada funcionário tem direito a receber durante as férias, além de encargos como INSS e FGTS.

Para evitar surpresas, recomendamos que o Departamento Pessoal faça um provisionamento mensal para as férias dos colaboradores. Isso significa reservar, todo mês, 1/12 do valor total que cada funcionário tem direito a receber durante as férias, além de encargos como INSS e FGTS.

Como contabilizar a provisão de férias e 13º salário?

Na contabilidade, a provisão de férias e para o 13º salário devem ser registradas como passivos trabalhistas. Isso garante que os valores estejam sempre disponíveis no momento do pagamento, além de evitar problemas fiscais.

Os principais registros contábeis são:

• Débito: despesas com férias e encargos trabalhistas (registradas gradualmente ao longo do ano);
• Crédito: provisão para férias a pagar (lançada no passivo).

Importante: quando as férias são concedidas ou o 13º salário é pago, a empresa não registra uma nova despesa, pois esses valores já foram provisionados anteriormente.

Como organizar a provisão e reserva de férias na prática?

Para manter a provisão e a reserva de férias sempre em dia, algumas boas práticas incluem:

• Utilizar um sistema de gestão de férias: ferramentas automatizadas ajudam o RH a acompanhar o saldo de férias, calcular valores e prever os custos com antecedência. Aqui na Metadados, Uma excelente solução para o RH é o Frequência, sistema de registro de ponto dos colaboradores dentro do Flow.
• Fazer o acompanhamento mensal das provisões: o ideal é sempre atualizar esses valores. Assim você evita discrepâncias entre o previsto e o realizado;
• Trabalhar em conjunto com o financeiro: manter a comunicação entre RH e o financeiro é muito importante, pois garante que os valores estejam sempre provisionados corretamente;
• Planejar os períodos de férias: distribuir os períodos de descanso ao longo do ano evita que você tenha os impactos financeiros concentrados em determinados meses do ano.

Quer eficiência no seu Departamento Pessoal? Contrate a Metadados

Garantir a provisão de férias de maneira estruturada permitirá que a sua empresa cumpra suas obrigações trabalhistas, sem comprometer o orçamento.

Além disso, uma gestão eficiente das férias contribui para a satisfação dos colaboradores, que se sentem valorizados e respeitados em seus direitos. No fim do dia, é tudo sobre pessoas.

Se você quer tornar a gestão de férias mais simples e segura, conte com a Metadados. Além de ajudar a automatizar a provisão de férias, nossos softwares para RH permitem calcular e fechar a folha de pagamento muito mais rápido.

Fale com a gente e conheça nossas soluções!

Para receber mais dicas como essa, acesse a nossa Newsletter.