FGTS atrasado: como fazer o cálculo e quais são as multas

Sabemos que a rotina do RH e do Departamento Pessoal exige atenção a uma série de obrigações legais que, muitas vezes, se acumulam e desafiam até os profissionais mais experientes. Entre elas, o depósito do FGTS está entre as mais sensíveis.

Quando há atrasos, os impactos são imediatos, tanto para os trabalhadores quanto para a empresa.

Neste artigo, nós da Metadados, empresa especialista em sistemas de RH, vamos explicar com clareza e profundidade o que é FGTS atrasado, quanto tempo a empresa pode atrasar o FGTS e, principalmente, como você, profissional de RH, pode evitar esse problema no dia a dia.

Nosso objetivo é ser um parceiro confiável na sua jornada. Vamos nessa?

O que é FGTS atrasado?

Chamamos de FGTS atrasado a situação em que o empregador não realiza o depósito do FGTS dentro do prazo legal, que é até o dia 20 de cada mês. Quando o dia 20 cai em um feriado ou final de semana, o recolhimento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

A empresa deve depositar mensalmente o equivalente a 8% da remuneração mensal do empregado com contrato regido pela CLT; e 2% da remuneração, no caso de aprendizes.

Esse valor é calculado sobre a remuneração bruta, incluindo salário, horas extras, comissões, adicionais noturnos, de insalubridade, periculosidade e outras verbas de natureza salarial.

Qualquer atraso, mesmo que de poucos dias, já caracteriza inadimplência e expõe a empresa a penalidades legais. Por isso, é essencial que o RH acompanhe de perto os prazos e tenha segurança nos dados da folha de pagamento.

Quanto tempo a empresa pode atrasar o depósito do FGTS?

Não há um período de tolerância previsto na legislação. Contudo, com a chegada do FGTS Digital, algumas regras mudaram. O prazo de vencimento do FGTS permanece até o 7º dia do mês seguinte ao da competência. Porém, para o FGTS Digital, o prazo se estende até o 20º dia do mês, conforme a Lei Nº 14.438, de 24 de agosto de 2022.

• DAE MEI e Segurado Especial: no caso do Documento de Arrecadação do eSocial (DAE) do MEI e do Segurado, não há nenhuma alteração. O que muda é o vencimento no que tange à Guia Rescisória, que passa a ser emitida pelo FGTS Digital.

• DAE Doméstico: o DAE Doméstico também não sofre alteração; segue sendo emitido pelo portal do eSocial. Contudo, seu vencimento também será alterado, conforme os demais empregadores.

Vale dizer que a Caixa Econômica Federal, responsável pela gestão do FGTS, pode identificar o atraso por meio de cruzamento de dados. E os próprios trabalhadores têm acesso ao extrato da conta vinculada, podendo registrar denúncias caso percebam depósitos faltantes.

O que é o FGTS Digital?

O FGTS Digital é a plataforma de arrecadação do FGTS que atua de forma integrada ao eSocial. Ela conta com funcionalidades para empregadores como serviço de caixa postal, parcelamento de débitos e emissão de guias individualizadas. Já os empregados poderão verificar os extratos dos depósitos e acompanhar a base de cálculo das contribuições.

O projeto do FGTS Digital teve origem em 2019, sendo hoje conduzido pelo Conselho Curador do Fundo, responsável pelas resoluções que regem a nova plataforma. O foco é a desburocratização do sistema e o aumento na qualidade da prestação dos serviços.

Entre outras coisas, a plataforma do FGTS Digital permite que a fiscalização do recolhimento por empregadores pela auditoria fiscal do governo federal seja ainda mais abrangente.

O FGTS Digital substitui a SEFIP?

Sim. O FGTS Digital substitui o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) na geração de guias de recolhimento da contribuição mensal ou rescisória.

No entanto, os débitos de competências até o mês imediatamente anterior à vigência continuam tendo guias emitidas pela SEFIP. Caso exista parcelamento de débito já contratado, os valores também devem ser informados e recolhidos pelo sistema da Caixa.

Importante: qualquer pagamento de diferenças ou retificação de dados deve utilizar o sistema original que gerou o recolhimento. Se o empregador precisar recolher uma diferença de FGTS mensal referente à competência de fevereiro/2023, por exemplo, deverá utilizar a SEFIP, apesar de já estar obrigado a utilizar o FGTS Digital.

Impactos da implantação do FGTS Digital

Qual o valor da multa se atrasar o FGTS?

Quando o depósito não é feito no prazo legal, a empresa deve arcar com encargos que aumentam rapidamente com o tempo:

• Multa de 5% sobre o valor não recolhido, se o pagamento for regularizado até o último dia do mês de vencimento;
• Multa de 10% sobre o valor devido, se o pagamento ocorrer a partir do mês seguinte ao vencimento;
• Juros de 0,5% ao mês, calculado de forma simples;
• Correção monetária pela TR (Taxa Referencial).
  

Além das penalidades financeiras, a empresa pode sofrer autos de infração em caso de fiscalização trabalhista e ter que responder judicialmente, caso o trabalhador ajuíze uma reclamação.

O passivo trabalhista acumulado por FGTS atrasado pode ser alto, especialmente quando envolve ex-colaboradores que buscam seus direitos após a rescisão.

O que acontece se a empresa atrasa o FGTS?

O impacto do FGTS em atraso vai muito além do aspecto financeiro. Para o trabalhador, ele pode comprometer direitos importantes e fragilizar a relação de confiança com a empresa. Já para o empregador, os riscos vão desde sanções legais até dificuldades para atrair e reter talentos.

Para o trabalhador:

• Dificuldade para financiar a casa própria, já que o FGTS é requisito em programas habitacionais;
• Complicações para sacar o saldo em situações previstas em lei, como doenças graves, aposentadoria ou calamidades públicas;
• Prejuízo financeiro direto, por conta da falta de atualização do saldo no fundo;
• Sentimento de insegurança e desvalorização profissional.

Para a empresa:

• Custos adicionais com multas, juros e correção monetária;
• Riscos de passivos trabalhistas em ações judiciais;
• Imagem negativa perante os colaboradores e o mercado;
• Comprometimento da regularidade fiscal, dificultando acesso a financiamentos, licitações e certificações.

Em outras palavras, um processo simples que poderia ser resolvido com organização e tecnologia acaba se tornando um problema maior quando negligenciado. É aí que o RH assume um papel crucial na prevenção e controle desses riscos.

Como evitar FGTS atrasado: boas práticas para o RH

A boa notícia é que, com processos bem definidos e ferramentas adequadas, o RH pode evitar o atraso no FGTS e garantir mais segurança para todos os envolvidos. Veja algumas estratégias que podem ajudar:

1. Automatize os processos da folha de pagamento

Contar com um sistema de gestão confiável, que automatize os cálculos e gere as guias no formato exigido, reduz drasticamente as chances de erro humano.

Além disso, muitos softwares oferecem alertas e lembretes de prazos, o que ajuda a manter tudo sob controle. Se o seu sistema atual não está entregando esse nível de segurança, talvez seja hora de reavaliar.

2. Crie um calendário de obrigações trabalhistas

Tenha um calendário visível com todas as datas críticas do mês: fechamento da folha, vencimento do FGTS, entre outros. Isso facilita o planejamento da equipe, especialmente em meses com feriados ou alterações na rotina.

Uma boa prática é realizar reuniões semanais rápidas com a equipe de Departamento Pessoal para revisar pendências e garantir que tudo esteja no prazo.

3. Faça conciliações periódicas de dados

Erros na base de cálculo do FGTS são mais comuns do que parecem, e podem passar despercebidos por meses. Por isso, é essencial revisar periodicamente os dados da folha, conferindo se todas as verbas remuneratórias estão sendo incluídas corretamente.

Essas conciliações evitam que a empresa tenha que arcar com recolhimentos retroativos com encargos, caso uma inconsistência seja identificada futuramente.

4. Invista na capacitação do time de RH e DP

A legislação trabalhista está em constante mudança, e é responsabilidade do RH se manter atualizado. Promova treinamentos internos, incentive a participação em cursos e acompanhe fontes confiáveis do setor.

Equipes bem-informadas cometem menos erros, tomam decisões mais assertivas e transmitem mais segurança à gestão da empresa.

5. Conte com soluções que garantam conformidade legal

Um sistema completo e especializado em gestão de pessoas, como o da Metadados, oferece funcionalidades que vão muito além do simples cálculo da folha.

Ter uma ferramenta robusta ao lado da sua equipe é uma das formas mais eficazes de garantir que o FGTS não seja apenas uma obrigação a cumprir, mas uma responsabilidade conduzida com confiança e excelência.

Conclusão

Lidar com FGTS atrasado é uma realidade que muito RH enfrenta, mas que pode ser evitada com organização, conhecimento técnico e apoio das ferramentas certas.

Quando o RH assume o protagonismo na prevenção de riscos trabalhistas, ele fortalece a cultura de compliance da empresa, protege os direitos dos colaboradores e contribui diretamente para a sustentabilidade do negócio.

A Metadados pode ajudar nessa jornada. Uma dessas soluções é o Flow, o sistema da Metadados que entrega a melhor experiência para todas as rotinas do DP. Um sistema integrado para Departamento Pessoal que oferece, entre outros recursos:

• Folha de Pagamento online e integrada com eSocial;
• Controle de Ponto e gestão de benefícios;
• Analytics avançado para tomada de decisões estratégicas;
• Admissão Digital para processos mais ágeis;
• Novo módulo de Remunerações com inteligência e previsibilidade para planejar o crescimento da sua equipe;
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