FGTS atrasado: como fazer o cálculo e quais são as multas

Sabemos que a rotina do RH e do Departamento Pessoal exige atenção a uma série de obrigações legais que, muitas vezes, se acumulam e desafiam até os profissionais mais experientes. Entre elas, o depósito do FGTS está entre as mais sensíveis.

Quando há atrasos, os impactos são imediatos, tanto para os trabalhadores quanto para a empresa.

Neste artigo, nós da Metadados, empresa especialista em sistemas de RH, vamos explicar com clareza e profundidade o que é FGTS atrasado, quanto tempo a empresa pode atrasar o FGTS e, principalmente, como você, profissional de RH, pode evitar esse problema no dia a dia.

Nosso objetivo é ser um parceiro confiável na sua jornada. Vamos nessa?

O que é FGTS atrasado?

Chamamos de FGTS atrasado a situação em que o empregador não realiza o depósito do FGTS dentro do prazo legal, que é até o dia 20 de cada mês. Quando o dia 20 cai em um feriado ou final de semana, o recolhimento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

A empresa deve depositar mensalmente o equivalente a 8% da remuneração mensal do empregado com contrato regido pela CLT; e 2% da remuneração, no caso de aprendizes.

Esse valor é calculado sobre a remuneração bruta, incluindo salário, horas extras, comissões, adicionais noturnos, de insalubridade, periculosidade e outras verbas de natureza salarial.

Qualquer atraso, mesmo que de poucos dias, já caracteriza inadimplência e expõe a empresa a penalidades legais. Por isso, é essencial que o RH acompanhe de perto os prazos e tenha segurança nos dados da folha de pagamento.

Quanto tempo a empresa pode atrasar o depósito do FGTS?

Não há um período de tolerância previsto na legislação. Contudo, com a chegada do FGTS Digital, algumas regras mudaram. O prazo de vencimento do FGTS permanece até o 7º dia do mês seguinte ao da competência. Porém, para o FGTS Digital, o prazo se estende até o 20º dia do mês, conforme a Lei Nº 14.438, de 24 de agosto de 2022.

• DAE MEI e Segurado Especial: no caso do Documento de Arrecadação do eSocial (DAE) do MEI e do Segurado, não há nenhuma alteração. O que muda é o vencimento no que tange à Guia Rescisória, que passa a ser emitida pelo FGTS Digital.

• DAE Doméstico: o DAE Doméstico também não sofre alteração; segue sendo emitido pelo portal do eSocial. Contudo, seu vencimento também será alterado, conforme os demais empregadores.

Vale dizer que a Caixa Econômica Federal, responsável pela gestão do FGTS, pode identificar o atraso por meio de cruzamento de dados. E os próprios trabalhadores têm acesso ao extrato da conta vinculada, podendo registrar denúncias caso percebam depósitos faltantes.

O que é o FGTS Digital?

O FGTS Digitalé a plataforma de arrecadação do FGTS que atua de forma integrada ao eSocial. Ela conta com funcionalidades para empregadores como serviço de caixa postal, parcelamento de débitos e emissão de guias individualizadas. Já os empregados poderão verificar os extratos dos depósitos e acompanhar a base de cálculo das contribuições.

O projeto do FGTS Digital teve origem em 2019, sendo hoje conduzido pelo Conselho Curador do Fundo, responsável pelas resoluções que regem a nova plataforma. O foco é a desburocratização do sistema e o aumento na qualidade da prestação dos serviços.

Entre outras coisas, a plataforma do FGTS Digital permite que a fiscalização do recolhimento por empregadores pela auditoria fiscal do governo federal seja ainda mais abrangente.

O FGTS Digital substitui a SEFIP?

Sim. O FGTS Digital substitui o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) na geração de guias de recolhimento da contribuição mensal ou rescisória.

No entanto, os débitos de competências até o mês imediatamente anterior à vigência continuam tendo guias emitidas pela SEFIP. Caso exista parcelamento de débito já contratado, os valores também devem ser informados e recolhidos pelo sistema da Caixa.

Importante: qualquer pagamento de diferenças ou retificação de dados deve utilizar o sistema original que gerou o recolhimento. Se o empregador precisar recolher uma diferença de FGTS mensal referente à competência de fevereiro/2023, por exemplo, deverá utilizar a SEFIP, apesar de já estar obrigado a utilizar o FGTS Digital.

Impactos da implantação do FGTS Digital

Qual o valor da multa se atrasar o FGTS?

Quando o depósito não é feito no prazo legal, a empresa deve arcar com encargos que aumentam rapidamente com o tempo:

• Multa de 5% sobre o valor não recolhido, se o pagamento for regularizado até o último dia do mês de vencimento;
• Multa de 10% sobre o valor devido, se o pagamento ocorrer a partir do mês seguinte ao vencimento;
• Juros de 0,5% ao mês, calculado de forma simples;
• Correção monetária pela TR (Taxa Referencial).
  

Além das penalidades financeiras, a empresa pode sofrer autos de infração em caso de fiscalização trabalhista e ter que responder judicialmente, caso o trabalhador ajuíze uma reclamação.

O passivo trabalhista acumulado por FGTS atrasado pode ser alto, especialmente quando envolve ex-colaboradores que buscam seus direitos após a rescisão.

O que acontece se a empresa atrasa o FGTS?

O impacto do FGTS em atraso vai muito além do aspecto financeiro. Para o trabalhador, ele pode comprometer direitos importantes e fragilizar a relação de confiança com a empresa. Já para o empregador, os riscos vão desde sanções legais até dificuldades para atrair e reter talentos.

Para o trabalhador:

• Dificuldade para financiar a casa própria, já que o FGTS é requisito em programas habitacionais;
• Complicações para sacar o saldo em situações previstas em lei, como doenças graves, aposentadoria ou calamidades públicas;
• Prejuízo financeiro direto, por conta da falta de atualização do saldo no fundo;
• Sentimento de insegurança e desvalorização profissional.

Para a empresa:

• Custos adicionais com multas, juros e correção monetária;
• Riscos de passivos trabalhistas em ações judiciais;
• Imagem negativa perante os colaboradores e o mercado;
• Comprometimento da regularidade fiscal, dificultando acesso a financiamentos, licitações e certificações.

Em outras palavras, um processo simples que poderia ser resolvido com organização e tecnologia acaba se tornando um problema maior quando negligenciado. É aí que o RH assume um papel crucial na prevenção e controle desses riscos.

Como evitar FGTS atrasado: boas práticas para o RH

A boa notícia é que, com processos bem definidos e ferramentas adequadas, o RH pode evitar o atraso no FGTS e garantir mais segurança para todos os envolvidos. Veja algumas estratégias que podem ajudar:

1. Automatize os processos da folha de pagamento

Contar com um sistema de gestão confiável, que automatize os cálculos e gere as guias no formato exigido, reduz drasticamente as chances de erro humano. Além disso, muitos softwares oferecem alertas e lembretes de prazos, o que ajuda a manter tudo sob controle. Se o seu sistema atual não está entregando esse nível de segurança, talvez seja hora de reavaliar.

Um desses sistemas é o Flow, sistema Metadados que torna o seu Departamento Pessoal mais leve e fluido. Com ele, você centraliza tudo em um só lugar.

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2. Crie um calendário de obrigações trabalhistas

Tenha um calendário visível com todas as datas críticas do mês: fechamento da folha, vencimento do FGTS, entre outros. Isso facilita o planejamento da equipe, especialmente em meses com feriados ou alterações na rotina.

Uma boa prática é realizar reuniões semanais rápidas com a equipe de Departamento Pessoal para revisar pendências e garantir que tudo esteja no prazo.

3. Faça conciliações periódicas de dados

Erros na base de cálculo do FGTS são mais comuns do que parecem, e podem passar despercebidos por meses. Por isso, é essencial revisar periodicamente os dados da folha, conferindo se todas as verbas remuneratórias estão sendo incluídas corretamente.

Essas conciliações evitam que a empresa tenha que arcar com recolhimentos retroativos com encargos, caso uma inconsistência seja identificada futuramente.

4. Invista na capacitação do time de RH e DP

A legislação trabalhista está em constante mudança, e é responsabilidade do RH se manter atualizado. Promova treinamentos internos, incentive a participação em cursos e acompanhe fontes confiáveis do setor.

Equipes bem-informadas cometem menos erros, tomam decisões mais assertivas e transmitem mais segurança à gestão da empresa.

5. Conte com soluções que garantam conformidade legal

Um sistema completo e especializado em gestão de pessoas, como o da Metadados, oferece funcionalidades que vão muito além do simples cálculo da folha. Ter uma ferramenta robusta ao lado da sua equipe é uma das formas mais eficazes de garantir que o FGTS não seja apenas uma obrigação a cumprir, mas uma responsabilidade conduzida com confiança e excelência.

Conclusão

Lidar com FGTS atrasado é uma realidade que muito RH enfrenta, mas que pode ser evitada com organização, conhecimento técnico e apoio das ferramentas certas.

Quando o RH assume o protagonismo na prevenção de riscos trabalhistas, ele fortalece a cultura de compliance da empresa, protege os direitos dos colaboradores e contribui diretamente para a sustentabilidade do negócio.

Na Metadados, entendemos os desafios do RH e estamos aqui para caminhar ao seu lado. Nossas soluções foram desenvolvidas para que você possa exercer sua função com mais eficiência, precisão e tranquilidade.

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