O que são reuniões one-on-one e como aplicá-las na sua empresa

Ter uma boa Gestão de Pessoas é o primeiro passo para uma empresa atingir seus objetivos. Isso porque é no capital humano que está o potencial de uma organização, afinal serão esses colaboradores que tornarão possível o atingimento das metas traçadas.  Por isso, uma estratégia que vem sendo muito utilizada pelo setor de Recursos Humanos é a implementação de reuniões one-on-one.

Essas reuniões são promovidas entre a equipe, incentivando líderes a realizar conversas periódicas com cada um dos colaboradores de seu setor. Por ser uma forte tendência, nós, da Metadados, produzimos um conteúdo completo para você entender melhor do que se trata o one-on-one e começar a aplicá-lo, hoje, na sua empresa.

O que é one-on-one?

O termo one-on-one tem origem no inglês e, em tradução literal, significa “um a um”. De forma mais abrangente, trata-se de um dos tipos de reunião, neste caso realizada pelo gestor de setor com cada um dos integrantes da sua equipe individualmente, um a um.

Tal característica permite um ambiente mais reservado e seguro, proporcionando aos colaboradores a liberdade de expressar seus sentimentos em relação ao trabalho, aos processos organizacionais, à cultura da empresa e, até mesmo, questões pessoais como, por exemplo, suas ambições de carreira.

Essas reuniões têm uma característica mais rápida e precisa, delimitando os temas que serão tratados para otimizar o tempo e, ainda assim, garantir uma conversa de qualidade.

Qual a importância do one-on-one? 

Um estudo recente da InsideOut Development apontou que 88% dos trabalhadores da geração Z afirmam que o sucesso de uma pessoa é definido pela felicidade, ao invés da prosperidade material. Essa pesquisa destaca que um ambiente de trabalho de qualidade é cada vez mais valorizado pelos profissionais do mercado. E este é o primeiro aspecto que aponta a importância das reuniões one-on-one. 

Isso porque é por meio delas que as lideranças poderão ter feedbacks do que acontece com o colaborador. Sabendo como ele tem se sentido na empresa e desempenhando sua função, que aspectos do dia a dia o estão incomodando, além de uma série de outros detalhes. Com essas informações em mãos, decisões poderão ser tomadas pela gestão para tornar o ambiente de trabalho mais saudável e de acordo com as necessidades daquele profissional em questão. 

Em seu livro, The Hard Thing About Hard Things, Ben Horowitz, fundador da Netscape, Opsware e A16Z, afirma que: “Na ausência de uma arquitetura de comunicação bem projetada, informações e ideias irão estagnar e sua empresa irá se degenerar e se transformar em um lugar ruim para trabalhar”. Por isso, reuniões one-on-one são um ótimo passo para:

• Retenção de talentos;
• Qualidade e manutenção do employee experience;
• Diminuição das taxas de absenteísmo e turnover;
• Aumento do engajamento e produtividade das equipes;
• Fortalecimento da relação entre líderes e equipes;
• Alinhamento da cultura organizacional.

Como implementar one-on-one na sua empresa?

Assim como qualquer processo organizacional, as reuniões one-on-one precisam de planejamento para serem implementadas na sua empresa. Agora que você já entendeu a importância dela, veja algumas dicas da Metadados que podem te ajudar a começar a desenvolver um projeto de one-on-one.

Prepare-se para a reunião 

Apesar de ter um teor mais descontraído, de conversa direta com os colaboradores, reuniões one-on-one também precisam de planejamento para acontecer. Por isso, comece traçando um objetivo, sobre quais temas você gostaria de tratar? Em seguida, converse com o seu colaborador e questione quais assuntos são importantes de se abordar de acordo com a perspectiva dele, esse é o primeiro passo para demonstrar que a opinião dele importa para você.

Com os assuntos definidos, estruture um breve roteiro da reunião. Por qual assunto você gostaria de começar, e em seguida? Enfim, pense bem para otimizar o tempo. O importante é que, ao final, você tenha tempo suficiente para planejar ações práticas de resolução das questões levantadas neste tipo de reunião, além de marcar a data e horário do próximo one-on-one.

Durante a conversa, lembre-se que é fundamental mais ouvir do que falar. Este será o espaço para o colaborador fornecer o seu feedback sobre a experiência na empresa e se sentir parte dela ao ser ouvido por seu gestor. Então procure deixá-lo confortável e seguro para que ele sinta confiança de fazer os relatos a você.

Pense na periodicidade 

A periodicidade das reuniões one-on-one vai depender da rotina de cada organização. No entanto, é fundamental que você organize um momento para que ela seja realizada. Observe esse processo como essencial para o futuro da empresa e só abra mão em casos realmente urgentes.

Nossa sugestão é que as reuniões one-on-one ocorram a cada 15 dias, tendo uma duração de 1 hora com cada profissional. Porém, caso esse ideal ainda não possa ser alcançado, comece com o one-on-one mensal de, pelo menos, meia hora com cada integrante da sua equipe.

Lembre-se da individualidade

Por ser uma conversa entre colaborador e gestor, é fundamental que reuniões one-on-one levem em conta a individualidade de cada pessoa. Ou seja, sua forma de lidar com os problemas, seu método de trabalho, seus objetivos profissionais e pessoais, dentre uma série de outras informações que podem ser úteis para guiar a conversa.

Neste processo é essencial que o profissional se sinta acolhido e ouvido pelo seu líder e um bom passo para atingir isso é observar as características do colaborador em questão. Lembre-se também de aproveitar o momento para:

• Reconhecer os esforços e resultados obtidos pelo colaborador;
• Apontar, da melhor forma possível, os erros cometidos por ele;
• Reforçar sua importância para o setor e para a empresa;
• Propor ações para melhorar o desempenho de suas atividades;
• Abrir um espaço de confiança para que ele o procure sempre que necessário.

Reverta a conversa em ações  

Outro ponto fundamental para o sucesso da one-on-one em uma organização é a possibilidade da equipe perceber que tudo o que foi dito na reunião com a liderança, de fato, se reverteu em ações práticas para melhorar o trabalho de todos. Por isso, lembre-se de fazer um levantamento das informações obtidas para convertê-las em ações.

E então? Gostou do nosso conteúdo sobre one-on-one? Então, com certeza vai se interessar também pelo artigo que fizemos sobre a importância do feedback ou, ainda, sobre a cultura do feedback. 

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