Carteira de Trabalho Digital: como enviar os dados pelo eSocial

Documento para o registro da vida profissional e garantia de direitos de contratados via Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a Carteira de Trabalho ganhou a versão digital em janeiro de 2019. Isso alterou processos para o setor de Recursos Humanos (RH), já que ela se integra ao eSocial.  

A Portaria MTP 671, publicada em 2021, define que a Carteira de Trabalho Digital é equivalente à CTPS. Previamente emitida a todos os inscritos no CPF, ela precisa apenas ser habilitadas por aplicativo para dispositivos móveis (celular e tablets) ou no serviço específico no portal gov.br. 

Para explicar como ficou essa rotina no RH, nós da Metadados – empresa que desenvolve Sistema de RH – elaboramos esse artigo. Detalhamos o que mudou com a Carteira de Trabalho Digital e quais processos permanecem. Acompanhe. 

Carteira de Trabalho Digital: o que continua?

Por meio da Portaria Nº 1.065, de 23 de setembro de 2019, foi disciplinada a utilização da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) em meio eletrônico, denominada Carteira de Trabalho Digital.

Os empregadores devem continuar a enviar os dados dos seus trabalhadores - não somente aqueles referentes à admissão, mas todos os demais já solicitados. As informações que compõem a Carteira de Trabalho Digital são disponibilizadas automaticamente para o trabalhador por meio do aplicativo ou da página web.

Quem já tinha a CTPS em formato físico deve guardá-la. Ela continua sendo um documento para comprovar o tempo de trabalho anterior. Mesmo com a Carteira de Trabalho Digital podendo mostrar contratos de trabalho antigos, é importante nesses casos conservar o documento original.

Portanto, a CTPS em papel será utilizada de maneira excepcional, apenas nos seguintes casos:

• Dados já anotados referentes aos vínculos antigos;
• Anotações relativas a contratos vigentes na data da publicação da Portaria em relação aos fatos ocorridos até então (daqui para frente, todas as anotações relativas aos novos fatos serão feitas apenas eletronicamente);
• Dados referentes a vínculos com empregadores ainda não obrigados ao eSocial.

Carteira de Trabalho Digital: o que muda?

Não existe mais procedimento de "anotação" da CTPS, uma vez que não há um sistema próprio da Carteira de Trabalho Digital a ser alimentado pelo empregador. Todos os dados apresentados na CTPS são aqueles informados ao eSocial, o que facilita os processos nas empresas e reduz a burocracia. A partir de agora, o empregador está dispensado de anotar na CTPS em papel. 

O aplicativo da CTPS existe desde 2017, mas até 2019 não substituía o documento físico. Desde então, a CTPS em meio físico não é mais necessária para a contratação, na maioria dos casos. Agora, para o trabalhador, só é preciso informar o número do CPF no momento da contratação. Para o empregador, as informações prestadas ao eSocial substituem as anotações antes realizadas no documento físico.

Eventos como alteração salarial, férias ou desligamento não são exibidos na Carteira de Trabalho Digital imediatamente, por dois motivos:

• O prazo para prestação de informação desses eventos no eSocial pelo empregador é até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência para a maioria dos eventos, e, em até 10 dias, no caso de desligamento;
• Há um tempo de processamento entre a recepção da informação no eSocial e sua disponibilização no sistema da CTPS Digital.

Carteira de Trabalho Digital e CAGED

Com a Carteira de Trabalho Digital, todas as empresas cumprem a obrigação do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) por meio do eSocial. Portanto, não é mais necessário enviar as informações separadamente todos os meses. 

Fique atento! 

Com o uso do eSocial, o número do CPF equivale à apresentação da Carteira de Trabalho Digital. Esse procedimento dispensa a emissão de recibo pelo empregador.

Dados que compõem a Carteira de Trabalho 

O registro de empregados na Carteira de Trabalho é composto por diversos dados, relativos à admissão, duração e efetividade do trabalho. Constam ainda férias, acidentes, afastamentos ou outras circunstâncias de proteção ao trabalhador.   

As informações têm de ser mantidas corretas e atualizadas, para que o RH evite infrações e punições. A comprovação do cumprimento das obrigações ocorre por meio do número do recibo eletrônico emitido pelo eSocial.  Os prazos para o RH enviar as informações são os seguintes:  

Até cinco dias úteis contados da data de admissão: 

• Data de admissão; 
• Código da CBO; 
• Valor do salário contratual; 
• Tipo de contrato de trabalho em relação ao seu prazo, com a indicação do término, se for contrato por prazo determinado;  
• Categoria do trabalhador, conforme classificação adotada pelo eSocial. 

Até o dia 15 do mês seguinte ao da admissão do colaborador: 

• Descrição do cargo ou função; 
• Descrição do salário variável, quando for o caso; 
• Identificação do estabelecimento ao qual o empregado está vinculado ou, no caso do empregado doméstico, identificação do endereço onde o trabalhador exerce suas atividades; 
• Estimativa de gorjeta, quando for o caso; 
• Em se tratando de aprendiz, o arco ocupacional ou itinerário formativo utilizado com seus respectivos; 
• Códigos CBO, quando for o caso; 
• Descrição do fato ao qual se vincula o término do contrato por prazo determinado, se for o caso; 
• Tipo de admissão, conforme classificação adotada pelo eSocial; 
• Data do ingresso na sucessora e CNPJ da sucedida em caso de transferência. 

Até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência: 

• Alterações contratuais; 
• Prazo do contrato de trabalho originalmente firmado por prazo determinado cujo termo estava vinculado à ocorrência de um fato; 
• Gozo de férias; 
• Transferência de empregados para empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas; 
• Cessão de empregado, com indicação da data da cessão e CNPJ do cessionário; 
• Reintegração ao emprego;  
• Anotações previstas nas normas regulamentadoras. 

Até o primeiro dia útil seguinte: 

• Quando há prorrogação do contrato por prazo determinado, com indicação da data do término. 

Até o 10° dia seguinte ao da ocorrência: 

• Os dados de desligamento do colaborador, com a indicação da data e do motivo do desligamento, e se aviso prévio indenizado da data projetada para término do contrato de trabalho. 

Benefícios da Carteira de Trabalho Digital 

A Carteira de Trabalho Digital incorre em benefícios para o RH. Com a identificação única por meio do CPF e o acesso às informações trabalhistas em um ambiente digital, os profissionais do setor ganham mais agilidade no dia a dia. Facilita-se também o acesso a outros serviços, como o seguro-desemprego e o abono salarial. 

O RH pode exigir a CTPS física? 

A Portaria/MPT671, de novembro de 2024, estabelece que o registro do colaborador deve ser feito na Carteira de Trabalho Digital, por meio do eSocial. Portanto, a exigência da CTPS física é desnecessária. 

Na contratação de um novo funcionário, quais informações devem ser transmitidas? 

O RH deve enviar os eventos previstos no eSocial para cumprir as obrigações trabalhistas. É dessa forma que, agora, “assina-se a carteira” de um colaborador. Os eventos são os seguintes:  

• Antes do início das atividades, o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador); 
• Caso não tenha todos os dados nesse momento, envia-se imediatamente o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas. Depois, é preciso complementar os demais dados com o evento S-2200 dentro dos prazos previstos no Manual de Orientação do eSocial.

É possível fazer correções na Carteira Digital? 

Sim. As correções poderão ser enviadas a qualquer momento. No entanto, a orientação é que o empregador realize a correção assim que verificar alguma inconsistência, pois alguns eventos são dependentes de outros. A implantação da prestação de informações de forma eletrônica pelo eSocial também é um bom momento para as empresas realizarem o saneamento de dados cadastrais e contratuais, evitando penalidades previstas em lei. 

Conclusão

Com a Carteira de Trabalho Digital, o RH tem menos burocracia para registros a respeito da vida profissional do colaborador. Isso facilita o trabalho, uma vez que torna o processo mais rápido e simples de ser compreendido, tanto pelos empregadores quanto pelos colaboradores. A CTPS Digital tem por objetivo justamente isso: facilitar e desburocratizar o processo de contratação e de prestação de dados. 

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