Administração de pessoal: quais suas funções e como otimizá-las?

A área de administração de pessoal é responsável por grande parte das atividades operacionais concernentes à gestão de pessoas, sendo tão importante quanto as áreas cujas atividades possuem um viés mais estratégico, como a de desenvolvimento organizacional, por exemplo.

Responsável por todo o histórico do funcionário dentro da organização, a administração de pessoal cuida dos documentos admissionais, férias, documentos demissionais e, além disso, tem como responsabilidades também o eSocial, obrigações legais, processos trabalhistas, pagamento de salários etc.

A correta gestão da área pode causar alto impacto em outras áreas da organização e trazer vantagens competitivas. Você, como gestor de administração de pessoal, sabe como conduzir adequadamente as atividades da equipe? Nos tópicos a seguir, nós, da Metadados – empresa que desenvolve sistemas para a gestão do RH – vamos abordar as principais funções dessa área e dar dicas de como otimizá-las.

Admissão de pessoal

Após escolhido o candidato para assumir determinada vaga, a área de recrutamento e seleção o encaminha ao departamento de pessoal, para que dê seguimento ao processo de contratação. Aí é importantíssimo garantir que todos os documentos necessários sejam recolhidos e, após o recolhimento deles, se faça o cadastro do novo funcionário.

A parte de cadastramento é um item importante, pois informações que serão utilizadas durante toda a jornada do indivíduo dentro da organização estarão ali registradas: dados pessoais, documentos, dependentes no IR, benefícios corporativos, salário, turno, cargo, entre outros. Feito o cadastro, é hora de imprimir os documentos que devem ser assinados pelo recém-contratado, como contrato e ficha de registro. Depois, é preciso registrar a CTPS para que tudo esteja conforme a legislação.

A contratação se torna mais fácil quando um bom sistema é utilizado, de maneira que possa contribuir na otimização dos processos. Quanto mais automatizado, menores os riscos de erro e mais ágil fica a rotina.

Atualização cadastral

Os dados cadastrados na contratação do funcionário não devem se tornar obsoletos, sendo recomendável realizar uma atualização cadastral todos os anos com o intuito de manter os registros sempre corretos e atualizados. Mais uma vez, o suporte de um bom sistema/programa ajuda bastante nessa gestão.

Informações cadastrais confiáveis contribuem para a emissão de relatórios e a geração de indicadores, otimizando a gestão de recursos humanos.

Gerenciamento de arquivo

O prontuário funcional é um item de grande importância nas organizações. Cada funcionário gera, em média, 50 tipos diferentes de documentos durante sua jornada na organização, e esses documentos devem estar muito bem organizados, pois podem inclusive fazer parte de uma auditoria. Você não vai querer que sua área ganhe uma “não conformidade” por um descuido desses, certo?

Então, vamos lá. Dependendo do porte da empresa, fica inviável gerenciar arquivos manuais. A perda de tempo é grande e, com o passar dos anos, os documentos físicos vão amarelando, rasgando e ficando com aspecto antigo. A melhor solução para a otimização de mais esse processo da área de administração de pessoal é aderir ao prontuário eletrônico. Com todos os documentos digitalizados, um sistema pode auxiliar no gerenciamento e controle, permitindo, inclusive, avisar quando faltar, por exemplo, um ASO (atestado de saúde ocupacional) de exame periódico. Nestes casos, você consegue ir atrás do documento antes de uma auditoria. Além disso, os documentos físicos, que devem ser mantidos por até 20 anos, por exemplo, serão manuseados poucas vezes e ficarão mais conservados. 

Acompanhamento de férias e contratos

Alguém precisa acompanhar os prazos legais a serem cumpridos e ajudar os gestores de cada área a gerenciar (em alguns aspectos, claro) as suas equipes. A área de administração de pessoal tem também a função de acompanhar o vencimento do período de experiência, para verificar a efetivação ou não do recém-contratado. Deve acompanhar e sinalizar os gestores de outras áreas a respeito do vencimento de contratos de estagiários, funcionários temporários e aqueles com contrato por tempo determinado quando for o caso.

Outro acompanhamento importante é dos períodos de férias, que devem seguir os prazos legais, como não vencer o segundo período de férias, a assinatura do aviso com pelo menos 30 dias de antecedência do início das férias, dentre outras situações.

Muitos desses controles servem como um lembrete aos gestores, e as decisões são tomadas em conjunto, como, por exemplo, sobre efetivar ou não um recém-contratado. Assim, a área de administração de pessoal acaba sendo também um parceiro estratégico do negócio, o que com certeza gera muitas vantagens para a empresa.

Conheça as leis que regem os empregados e empregadores no Guia básico de legislação trabalhista para gestores de RH.

Folha de pagamento

Dependendo da estrutura organizacional, o pagamento dos funcionários também é atribuição da área de administração de pessoal. O cuidado com essa atividade deve ser redobrado, porque é o custo mais alto com pessoas dentro de uma organização.

Acabou o tempo em que a folha era fechada manualmente. Hoje existem sistemas de folha de pagamento muito eficientes. Lembre-se: o investimento sempre vale a pena quando o retorno é a otimização de processos e a recompensa financeira!

Desligamento

Depois de uma jornada dentro da organização, chega o momento do desligamento. Dentre tantas responsabilidades da administração de pessoal, essa é uma das mais delicadas. Uma equipe preparada para gerenciar os desligamentos junto aos gestores é uma equipe que gera sucesso para a organização.

Os desligamentos fazem parte de qualquer rotina organizacional e a equipe de administração de pessoal deve ter uma visão analítica. O gestor deve fazer o papel de comunicar, e a administração de pessoal deve calcular, fazer provisão dos custos, homologar, atentar para cada detalhe a fim de que aquela demissão não retorne como um processo trabalhista. Finalmente, é sempre indicada uma entrevista de desligamento para que o funcionário dê visibilidade ao RH do que é possível melhorar na empresa, auxiliando também na gestão dos talentos que ficam.

Enfim, são diversas as responsabilidades na área de administração de pessoal. Otimizar cada uma delas transforma processos minuciosos em processos eficientes, ágeis e mais estratégicos. Lembre-se de que a utilização de um sistema contribui muito para o profissionalismo das atividades da área!