Documentos para admissão: lista atualizada para o RH

Na hora de contratar um novo colaborador, é comum surgirem dúvidas sobre quais documentos solicitar na admissão e qual o prazo para entrega. Mais do que uma formalidade, reunir corretamente os documentos para admissão garante a conformidade legal do processo e evita problemas futuros no Departamento Pessoal.

Neste artigo da Metadados, empresa que desenvolve sistemas para gestão de RH, você vai aprender:

• O que são os documentos de admissão;
• Por que eles são importantes para o setor de RH e DP;
• Quais documentos devem ser entregues pelo funcionário e pela empresa;
• Prazos legais e boas práticas de organização.

Boa leitura!

O que são os Documentos para Admissão?

Documentos para admissão são os registros exigidos para formalizar o vínculo empregatício entre empresa e trabalhador. Eles contêm informações pessoais, comprovantes legais e dados que permitem registrar corretamente o novo colaborador no eSocial.

Esses documentos servem para:

• Formalizar a relação trabalhista;
• Garantir o cumprimento das normas legais;
• Criar o registro completo do empregado.

Sua coleta correta é essencial para evitar problemas com a Receita Federal, Ministério do Trabalho e outros órgãos fiscalizadores. Além disso, garante que o colaborador tenha acesso a todos os seus direitos trabalhistas desde o primeiro dia.

Por que esses documentos são importantes?

Sem a documentação correta, a admissão pode ser considerada inválida. Isso expõe a empresa a riscos como multas trabalhistas, inconsistências no eSocial, atrasos no pagamento de benefícios e até passivos trabalhistas.

Organizar esse processo também evita retrabalho, melhora a experiência do colaborador e garante que o vínculo empregatício comece de forma segura para as duas partes.

Quais documentos para admissão devem ser entregues pelo colaborador?

Os documentos exigidos variam conforme a função, mas existem alguns itens que são padrão na maioria das contratações. Entre eles estão:

• Cópia do RG;
• Cópia do CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS) física ou digital;
• Inscrição no PIS/Pasep (o número do PIS/PASEP/NIS não é mais obrigatório para a admissão de novos funcionários);
• Foto 3×4;
• Cópia do título de eleitor;
• Comprovante de quitação eleitoral (em anos de eleição é uma exigência legal);
• Original e cópia da carteira de habilitação (CNH), caso necessário para a função;
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Original do atestado de saúde ocupacional (ASO);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos.

Importante

Empresas que utilizam vale-transporte, plano de saúde e outros auxílios também podem solicitar declarações específicas e documentos complementares, como certidões de filhos ou cônjuges.

Quais documentos admissionais devem ser entregues pela empresa?

Ao receber os documentos do novo colaborador, o Departamento Pessoal também precisa gerar os registros internos e os contratos formais. Entre eles:

• Ficha de registro do empregado;
• Contrato de trabalho;
• Solicitação de benefícios trabalhistas (como VT e VA);
• Termo de ciência de políticas internas.

Importante!

O exame admissional deve ser agendado e o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) deve estar pronto antes do início das atividades. Todas essas informações alimentam o evento S-2200 do eSocial, que formaliza a admissão digitalmente.

Qual é o prazo para entregar os documentos de admissão?

A legislação é clara: a admissão precisa estar completa até o dia anterior ao início do trabalho. Isso significa que:

• Todos os documentos devem estar em mãos e verificados;
• O exame admissional deve ter sido feito;
• O evento de admissão deve ser enviado ao eSocial.

Caso a empresa esteja com dificuldades para cumprir esse prazo, é possível usar o evento S-2190 (admissão preliminar) como medida temporária, e complementar as informações depois. Contudo, essa prática deve ser usada com cautela e apenas em situações excepcionais.

Como funciona o envio das informações ao eSocial?

O envio deve ser feito antes que o funcionário comece suas atividades. No eSocial, o principal registro é o S-2200, que traz todos os dados pessoais e contratuais, incluindo salário, jornada, descrição de cargo e exames médicos.

Esse registro também alimenta automaticamente o sistema da Previdência, FGTS e Receita Federal. Por isso, qualquer erro ou inconsistência pode gerar notificações, multas ou bloqueio de benefícios.

É possível fazer a admissão online?

Sim. Com a digitalização dos processos de RH, muitas empresas adotaram plataformas para que os próprios candidatos façam o envio online dos documentos. Isso torna o processo mais ágil e reduz falhas manuais.

Para que isso funcione bem, é importante:

• Garantir a segurança e a confidencialidade das informações, conforme a LGPD;
• Definir os formatos e o padrão de qualidade dos arquivos;
• Ter uma plataforma que permita o acompanhamento de status e a verificação dos dados.

Empresas que já usam sistemas integrados, como os da Metadados, conseguem automatizar grande parte dessas etapas, o que dá mais segurança e agilidade ao Departamento Pessoal.

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Boas práticas para organizar os documentos de admissão

Um processo bem estruturado evita retrabalho e garante conformidade com a legislação. Algumas boas práticas incluem:

• Criar um checklist padrão com os documentos exigidos para cada tipo de contratação;
• Comunicar com clareza ao candidato o que ele deve entregar, prazos e formatos aceitos;
• Conferir os dados com atenção, evitando erros cadastrais;
• Integrar os documentos ao sistema de folha de pagamento;
• Armazenar tudo com segurança, tanto digital quanto fisicamente;
• Automatizar o que for possível, usando ferramentas confiáveis e integradas.

Conclusão

Organizar corretamente os documentos para admissão é uma das responsabilidades mais estratégicas do Departamento Pessoal. Mas ela vai além de um checklist: seu objetivo é garantir que o vínculo empregatício comece dentro da lei, com segurança para a empresa e acolhimento para o novo colaborador.

Com os sistemas da Metadados, você pode digitalizar o processo, automatizar o envio de eventos ao eSocial e manter os dados centralizados.

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