Ficha de Registro de Empregado: manual do RH

Mesmo com o avanço da tecnologia e a chegada do eSocial, uma obrigação trabalhista segue inalterada: o registro formal do trabalhador. A Ficha de Registro de Empregado continua sendo uma exigência legal e uma ferramenta importante para organizar o vínculo empregatício e manter o Departamento Pessoal em conformidade com a legislação.

Neste artigo, vamos explicar o que é a ficha de registro do empregado, como fazer, como imprimir a ficha no eSocial, se precisa ser homologada, o que diz a lei, quais informações devem constar e quais são os prazos para as anotações. Então, vamos lá!

O que é a Ficha de Registro do Empregado?

A ficha de registro é um documento usado pelas empresas para formalizar e acompanhar a relação de trabalho com cada colaborador. Ela reúne dados pessoais e contratuais como nome completo, CPF, data de admissão, entre outros.

Hoje, a empresa pode optar pelo formato físico, digital ou pelo cadastro eletrônico no eSocial, desde que todas as informações exigidas estejam registradas e acessíveis para fiscalização.

O uso do eSocial como ficha de registro eletrônica é permitido, desde que todas as informações exigidas estejam atualizadas e acessíveis para a auditoria trabalhista, conforme a Portaria nº 1.195/2019.

Para que essa substituição seja considerada válida, o empregador deve selecionar a opção [1] – Optou pelo registro eletrônico de empregados no evento S-1000 do eSocial.

Esse campo indica se houve a opção pelo uso do registro eletrônico e é essencial para que a fiscalização reconheça essa forma de cumprimento da obrigação.

Valores válidos para o campo de opção no evento S-1000:

0 – Não optou pelo registro eletrônico de empregados (ou opção não aplicável)
1 – Optou pelo registro eletrônico de empregados

Importante: caso o declarante seja um órgão público sem empregados regidos pela CLT, deve informar o valor 0.

Para que serve a ficha de registro de empregado?

A ficha do empregado tem várias finalidades:

Formaliza o vínculo trabalhista entre empresa e colaborador;
Cumpre obrigações legais da admissão, conforme previsto na CLT;
Garante acesso a direitos trabalhistas como FGTS, INSS, salário-família e afastamentos;
Facilita a gestão de pessoas, centralizando dados essenciais para a gestão de RH.

Com ela, é possível acompanhar promoções, alterações salariais, férias, afastamentos e desligamentos. Tudo de forma organizada e segura.

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O que diz a lei sobre a Ficha de Registro?

A obrigatoriedade da ficha está no Artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que determina:

Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Lei nº 7.855, de 24.10.1989).

O parágrafo único desse artigo reforça que também devem ser anotados:

Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador (Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

A Portaria nº 1.195/2019 complementa esse entendimento, autorizando o uso do sistema do eSocial como substituto do livro ou ficha física, desde que respeitados os mesmos prazos e exigências legais.

Importante dizer que, segundo o Art. 47 da CLT, o empregador que não registrar corretamente o trabalhador pode ser multado em R$ 3.101,43 por empregado, com valor dobrado em caso de reincidência. Para ME e EPP, o valor da multa é de R$ 827,13.

A ficha de registro precisa ser homologada?

Não. A ficha não precisa ser homologada por sindicato ou outro órgão externo. No entanto, ela possui valor legal e pode ser usada como prova em processos trabalhistas. Por isso, é fundamental garantir que os dados estejam corretos, atualizados e em conformidade com a lei.

Vale ressaltar que a empresa que optou pelo 1 – Optou pelo registro eletrônico de empregados não precisa desse documento impresso e assinado, apenas se o empregador não fez a opção no evento S-1000 do eSocial. Porém, isso não retira a obrigação de enviar todas as atualizações para o eSocial.

Como fazer a ficha de empregado?

Ficha de Registro de Empregado: ilustração de robô fazendo checklist

A ficha de empregado pode ser feita manualmente, em livro físico, em planilhas ou sistemas próprios de RH, ou com a escrituração diretamente no eSocial, que passou a aceitar o registro eletrônico oficial através do envio dos eventos para o eSocial (S-2200, S-2205, S-2206).

Independentemente do formato, o mais importante é garantir que os campos obrigatórios estejam preenchidos e que alterações no contrato de trabalho sejam anotadas ao longo do tempo.

O que deve constar na ficha de registro?

As informações obrigatórias da ficha de registro de empregado incluem:

Nome completo e nome social (se houver);
Data de nascimento, naturalidade, filiação, nacionalidade;
Endereço e telefone;
CPF;
Etnia e raça do trabalhador, conforme sua autoclassificação (art. 39, § 8º, da Lei 12.288/2010);
Sexo do trabalhador;
Estado civil do trabalhador;
Grau de instrução;
Pessoa com deficiência;
Tipo de contrato (determinado, indeterminado, temporário);
Data de admissão e, se aplicável, de término;
Cargo, função, local de trabalho;
Jornada, salário fixo e salário variável (comissões, gratificações);
Férias, afastamentos e acidentes de trabalho;
Informações de dependentes;
Registro de treinamentos obrigatórios.

Lembre-se: o empregador é responsável pelo preenchimento, mas o empregado também deve entregar a documentação exigida.

Como imprimir a ficha de empregado no eSocial?

Para empresas que optaram pelo registro eletrônico, é possível consultar o registro de empregado no eSocial:

Acesse o portal do eSocial com certificado digital;
Vá até o módulo de empregados;
Selecione o colaborador desejado;
Consulte os dados ou gere um relatório através do extrator de relatórios disponível do portal do eSocial.

Essa impressão pode ser usada para arquivos físicos, auditorias ou controle interno do RH.

Observações importantes

A anotação na CTPS digital é feita automática e exclusivamente via eSocial, com base nas informações transmitidas;
Não é mais necessário preencher manualmente a ficha de registro física ou CTPS em papel;
A admissão preliminar não substitui a entrega do evento completo (S-2200), apenas antecipação mínima obrigatória para fins legais.

Quais os prazos para preencher e atualizar a ficha?

A legislação prevê prazos específicos para anotar as informações do trabalhador. Entre elas, estão:

A transmissão até um dia antes do início das atividades, exceto para órgãos públicos em determinados casos;
Se enviar o S-2190 (Admissão Preliminar), o S-2200 deve ser enviado até o 15º dia do mês subsequente ou antes do envio da folha da competência.

Grupo de informações obrigatórias no S-2200

Identificação do Trabalhador

CPF;
Nome completo e nome social;
Data de nascimento;
Sexo;
Nacionalidade;
Escolaridade;
Endereço.

Dados do vínculo

Matrícula no empregador;
Data de admissão;
Tipo de regime de contratação;
Tipo de contrato (CLT, temporário etc.);
Descrição do cargo, função, CBO;
Natureza da atividade;
Local de trabalho;
Remuneração inicial;
Salário variável, se houver;
Jornada de trabalho;
Condições especiais (PCDs, jovem aprendiz, trabalho no exterior).

Dados complementares

Dados sindicais (se houver);
Dependentes (para IRRF).

Grupo de informações obrigatórias no S-2190

Admissão preliminar;
CPF, data de nascimento e admissão;
Tipo de contrato e remuneração;
Matrícula do colaborador;
Código CBO;
Natureza do cargo ou atividade.

Até 10 dias após o fato (Evento de desligamento S-2299 ou S-2399):

Dados de desligamento com direito ao saque do FGTS;
Desligamento sem direito ao FGTS.

Até o dia 15 do mês subsequente ao início

Férias;
Afastamentos de até 15 dias doença (facultativo, desde que não haja encaminhamento ao INSS);
Afastamentos de até 15 dias acidente/doença do trabalho;
Alterações de dados cadastrais e contratuais;
Treinamentos e capacitações obrigatórias.

Importante: caso o dia 15 caia em feriado ou fim de semana, o prazo é prorrogado para o primeiro dia útil seguinte.

No 16º dia após o fato:

Afastamentos por doença ou acidente superiores a 15 dias.

Primeiro dia útil:

Acidente de trabalho exceto morte

Imediatamente:

Acidente de trabalho com morte;
Afastamento por doença reincidente nos últimos 60 dias.

Importante!

Esses prazos são válidos para a ficha de registro e para o eSocial. O não cumprimento dos prazos pode acarretar penalidades administrativas conforme previsto no artigo 47 da CLT.

Quando atualizar a ficha de registro?

Atualize a ficha sempre que houver:

Promoções ou mudanças de cargo;
Alteração de salário;
Mudança de nome ou endereço;
Inclusão ou exclusão de dependentes;
Concessão de férias;
Afastamentos ou acidentes de trabalho.

A atualização frequente evita inconsistências no histórico do colaborador e ainda protege a empresa de penalidades e passivos trabalhistas.

Conclusão

A Ficha de Registro de Empregado é um pilar da gestão do vínculo empregatício. Seja no formato físico, digital ou eletrônico via eSocial, manter esse documento completo e atualizado é fundamental para garantir conformidade com a CLT, proteger sua empresa e facilitar a rotina do RH.

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