Armazenagem e prazos de documentos da empresa: aprenda como fazer - Blog do RH
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Armazenagem e prazos de documentos da empresa: aprenda como fazer

A preocupação com a correta armazenagem e prazo para a conservação de documentos são preocupações constantes das empresas. São muitos os arquivos que precisam ficar preservados por tempo determinado e em um local apropriado. Eles podem ser documentos fiscais, contábeis, trabalhistas, previdenciários, tributos, encargos sociais, e muitos outros mais.

Ainda que a informatização tenha facilitado o dia a dia das pessoas e das empresas, e suprimido a necessidade de alguns papéis, a conservação de muitos deles ainda é obrigação amparada pela legislação brasileira. E, os prazos para essa armazenagem variam de acordo com o órgão fiscalizador e conforme o tipo do documento.

Nesse sentido, este artigo produzido pela Metadados – empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH – acerca do prazo mínimo para a conservação de documentos na empresa vai listar o tempo de conservação previsto em lei para cada documento, especialmente, dos trabalhistas e previdenciários.

Por que é necessário armazenar os documentos?

Mais cedo ou mais tarde, todo empregador que fornece e recebe documentos diariamente, vai perceber que não basta apenas pagar seus tributos até a data de vencimento, é necessário guardar os documentos da empresa por um determinado período para que não haja complicações futuras.

Armazenar os documentos, além de ser lei, previne o empregador de pagar mais de uma vez por um tributo. Além disso, geralmente, esse pagamento será acrescido de multas e juros.

Qual o melhor método de armazenamento?

Tramita no Senado um projeto de lei que autoriza o escaneamento de documentos para armazenagem, estabelecendo o descarte deles após 20 anos de digitalização. Isso permitiria que pessoas jurídicas guardassem os documentos em arquivos digitais, salvos em computadores, em mídias físicas como pen drives, HDs externos, CDs, DVDs, ou até mesmo na conhecida ‘nuvem’, que são plataformas virtuais de compartilhamento de arquivos. Esses métodos de armazenamentos seriam muito mais seguros, além de facilitar a busca às informações, quando necessário.

Porém, o método de arquivamento mais utilizado é a contratação de uma empresa terceirizada. Os documentos são guardados de forma física em caixas de arquivos ‘mortos’ em um espaço específico para isso. Esse tipo de trabalho é indicado, preferencialmente, às empresas que possuem documentos que necessitam de consultas periódicas e que devem ser administrados de forma sigilosa. Contudo, a maioria das empresas que não dispõem de um espaço físico para isso, se beneficiam deste serviço.

Sendo assim, não há como especificar a melhor maneira de armazenagem. O que deve ser feito é respeitar o tempo de conservação dos documentos e guardá-los como a empresa julgar ser o melhor método. Somente assim a empresa poderá evitar ser acionada pelo órgão responsável.

Em caso de perda ou extravio, o que a empresa deve fazer?

A lei prevê que ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a empresa deverá publicar a informação no jornal de maior circulação do local onde seu estabelecimento está instalado. E, dentro de 48 horas, deverá detalhar minuciosamente a informação do ocorrido ao órgão competente (fiscalizador).

Ainda assim, o empregador corre o risco de sofrer penalidades. As legislações estaduais são muito abrangentes e de diferentes aplicações, levando em consideração o valor do imposto devido ou o valor da transação. Habitualmente, independente do Estado, as multas por infrações tributárias vão de 10% a 150% do valor da nota fiscal. A interpretação do auditor no momento da fiscalização é outro elemento que define esta penalidade.

Documentos e prazos (trabalhistas e previdenciários)

Os prazos se alteram para cada espécie de documento. Alguns trabalhistas e previdenciários devem ser armazenados por tempo indeterminado. Outros por 3 anos, como é o caso da Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual. Também existem os que precisam ficar guardados por 5, 10, 20 e 30 anos, e por tempo de validade, como o Atestado de Saúde Ocupacional.

Confira o prazo que cada documento precisa ficar guardado, segundo a legislação:

  • Anos
  • Acordo de compensação de horas (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
  • Acordo de prorrogação de horas (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
  • Carta com Pedidos de Demissão (retroativo à data de extinção do contrato de trabalho);
  • Livros de atas da CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Próximo processo eleitoral);
  • COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social, inclusive DARF (data do recolhimento);
  • Comunicação do Aviso Prévio (retroativo à data de extinção do contrato de trabalho);
  • GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical – Livros, cartão ou fichas de ponto (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
  • Recibo de entrega do vale-transporte (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
  • Comunicado de Dispensa do Seguro Desemprego (data da extinção do contrato de trabalho);
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (data da extinção do contrato de trabalho);
  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (primeiro dia do exercício seguinte).

10 anos

  • CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Comprovante de entrega GPS – Guia da Previdência Social, ao sindicato profissional (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);
  • DARF´s – PIS – Programa de Integração Social (data do recolhimento);
  • Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias – Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício, etc. (primeiro dia do exercício seguinte);
  • FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social (data do recolhimento); Folha de pagamento (primeiro dia do exercício seguinte);
  • GPS – Guia da Previdência Social original (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias (1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);
  • PIS-Programa Integração Social e PASEP – Programa de Formação Patrimônio do Servidor Público (data de recolhimento);
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais (data de entrega);
  • Recibo de pagamento de salário (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Recibos de pagamento de férias (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Recibos de pagamento do 13º salário (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Salário-educação – documentos relacionados ao benefício (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Salário-família – documentos relacionados ao benefício (primeiro dia do exercício seguinte).

20 anos

  • Histórico clínico (primeiro dia do exercício seguinte);
  • Registro PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (planejamento anual seguinte).

30 anos

  • Depósitos do FGTS (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);
  • GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (retroativo à data de extinção do contrato de trabalho);
  • GRE – Guia de Recolhimento do FGTS (próximo processo eleitoral);
  • PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário (primeiro dia do exercício seguinte)
  • RE – Relação de Empregado do FGTS (primeiro dia do exercício seguinte);
  • RFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social (data do recolhimento);
  • SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado)

Indeterminado

  • CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas
  • Contrato de trabalho
  • Livro Diário
  • Livro Razão
  • Livro “Registro de Segurança”
  • Livro de Inspeção do Trabalho
  • Livros ou fichas de Registro de Empregado
  • Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação
  • Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual