Armazenagem e prazos de documentos da empresa: aprenda como fazer

São muitos os arquivos que precisam ficar preservados por tempo determinado e em um local apropriado. Eles podem ser documentos fiscais, contábeis, trabalhistas, previdenciários, tributos, encargos sociais, e muitos outros mais.

Ainda que a informatização tenha facilitado o dia a dia das pessoas e das empresas, e suprimido a necessidade de alguns papéis, a conservação de muitos deles ainda é obrigação amparada pela legislação brasileira. E, os prazos para essa armazenagem variam de acordo com o órgão fiscalizador e conforme o tipo do documento.

Nesse sentido, este artigo produzido pela Metadados - empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH - acerca do prazo mínimo para a conservação de documentos na empresa vai listar o tempo de conservação previsto em lei para cada documento, especialmente, dos trabalhistas e previdenciários.

Por que é necessário armazenar os documentos?

Mais cedo ou mais tarde, todo empregador que fornece e recebe documentos diariamente, vai perceber que não basta apenas pagar seus tributos até a data de vencimento, é necessário guardar os documentos da empresa por um determinado período para que não haja complicações futuras.

Armazenar os documentos, além de ser lei, previne o empregador de pagar mais de uma vez por um tributo. Além disso, geralmente, esse pagamento será acrescido de multas e juros.

Qual o melhor método de armazenamento?

A digitalização da Gestão de Documentos vem assumindo o lugar das impressões e dos arquivos físicos porque permite agilizar processos, reduzir custos e tornar as empresas mais organizadas e sustentáveis. Tudo isso sem perder a confiabilidade e o valor legal dos documentos. Além de facilitar o acesso, ela também possibilita mais segurança de armazenamento, praticamente eliminando os riscos de perda de informações.

Ao investir na digitalização de processos e documentos, é possível reduzir e até eliminar o uso de papel. Além de diminuir os gastos com armazenamento de material, a digitalização de documentos ainda elimina riscos como extravios, dependência de malotes, nitidez das informações, conservação do papel, entre outros fatores.

Outro método de arquivamento utilizado é a contratação de uma empresa terceirizada. Os documentos são guardados de forma física em caixas de arquivos ‘mortos’ em um espaço específico para isso. Esse tipo de trabalho é indicado, preferencialmente, às empresas que possuem documentos que necessitam de consultas periódicas e que devem ser administrados de forma sigilosa. Contudo, a maioria das empresas que não dispõem de um espaço físico para isso, se beneficiam deste serviço.

Sendo assim, não há como especificar a melhor maneira de armazenagem. O que deve ser feito é respeitar o tempo de conservação dos documentos e guardá-los como a empresa julgar ser o melhor método. Somente assim a empresa poderá evitar ser acionada pelo órgão responsável.

Em caso de perda ou extravio, o que a empresa deve fazer?

A lei prevê que ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a empresa deverá publicar a informação no jornal de maior circulação do local onde seu estabelecimento está instalado. E, dentro de 48 horas, deverá detalhar minuciosamente a informação do ocorrido ao órgão competente (fiscalizador).

Ainda assim, o empregador corre o risco de sofrer penalidades. As legislações estaduais são muito abrangentes e de diferentes aplicações, levando em consideração o valor do imposto devido ou o valor da transação. Habitualmente, independente do Estado, as multas por infrações tributárias vão de 10% a 150% do valor da nota fiscal. A interpretação do auditor no momento da fiscalização é outro elemento que define esta penalidade.

Documentos e prazos (trabalhistas e previdenciários)

Os prazos se alteram para cada espécie de documento. Alguns trabalhistas e previdenciários devem ser armazenados por tempo indeterminado. Outros por 3 anos, como é o caso da Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual. Também existem os que precisam ficar guardados por 5, 10, 20 e 30 anos, e por tempo de validade, como o Atestado de Saúde Ocupacional.

Confira o prazo que cada documento precisa ficar guardado, segundo a legislação. Se preferir, baixe a tabela e acesse sempre que precisar. 

5 anos

• Acordo de compensação de horas (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
• Acordo de prorrogação de horas (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
• Carta com Pedidos de Demissão (retroativo à data de extinção do contrato de trabalho);
• Livros de atas da CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (Próximo processo eleitoral);
• COFINS - Contribuição Financiamento da Seguridade Social, inclusive DARF (data do recolhimento);
• Comunicação do Aviso Prévio (retroativo à data de extinção do contrato de trabalho);
• GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical - Livros, cartão ou fichas de ponto (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
• Recibo de entrega do vale-transporte (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
• Comunicado de Dispensa do Seguro Desemprego (data da extinção do contrato de trabalho);
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (data da extinção do contrato de trabalho);
• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (primeiro dia do exercício seguinte).

10 anos

• CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho (primeiro dia do exercício seguinte);
• Comprovante de entrega GPS - Guia da Previdência Social, ao sindicato profissional (primeiro dia do exercício seguinte);
• Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);
• DARF´s - PIS - Programa de Integração Social (data do recolhimento);
• Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias - Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício, etc. (primeiro dia do exercício seguinte);
• FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social (data do recolhimento); Folha de pagamento (primeiro dia do exercício seguinte);
• GPS - Guia da Previdência Social original (primeiro dia do exercício seguinte);
• Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias (1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);
• PIS-Programa Integração Social e PASEP – Programa de Formação Patrimônio do Servidor Público (data de recolhimento);
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais (data de entrega);
• Recibo de pagamento de salário (primeiro dia do exercício seguinte);
• Recibos de pagamento de férias (primeiro dia do exercício seguinte);
• Recibos de pagamento do 13º salário (primeiro dia do exercício seguinte);
• Salário-educação - documentos relacionados ao benefício (primeiro dia do exercício seguinte);
• Salário-família - documentos relacionados ao benefício (primeiro dia do exercício seguinte).

20 anos

• Histórico clínico (primeiro dia do exercício seguinte);
• Registro PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (planejamento anual seguinte).

30 anos

• Depósitos do FGTS (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado);
• GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (retroativo à data de extinção do contrato de trabalho);
• GRE - Guia de Recolhimento do FGTS (próximo processo eleitoral);
• PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário (primeiro dia do exercício seguinte)
• RE - Relação de Empregado do FGTS (primeiro dia do exercício seguinte);
• RFP - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social (data do recolhimento);
• SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado)

Indeterminado

• CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas
• Contrato de trabalho
• Livro Diário
• Livro Razão
• Livro "Registro de Segurança"
• Livro de Inspeção do Trabalho
• Livros ou fichas de Registro de Empregado
• Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação
• Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual

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