Imagem de uma mulher no telefone sorrindo, ao seu redor há ilustração de ícones de imagem, conversa, documentos e contatos

Pilhas de documentos impressos sobre a mesa, falta de tempo para colher e gerenciar as assinaturas dos colaboradores, preocupação com arquivamento e prazo de guarda. Esse cenário é comum (e rotineiro) à maioria dos profissionais de RH. A assinatura de documentos é uma atividade operacional de muitas etapas que, consequentemente, demanda horas de atenção, sem citar o espaço físico necessário para manter os papeis em ordem.

coleta de assinaturas sempre exigiu uma solução prática, capaz de eliminar processos manuais e que, ao mesmo tempo, permitisse aos profissionais do setor mais tempo para se dedicarem a ações estratégicas. Com a pandemia, a tecnologia estabeleceu serventia em nossas rotinas, avançando de forma sempre crescente em nosso auxílio. A assinatura eletrônica é um desses recursos facilitadores, amplamente adotado pelos RHs para desburocratizar com segurança e agilidade mais uma atividade do dia a dia.

Assinatura eletrônica é caracterizada como toda forma de subscrição que pode ser vinculada a um signatário. Essa vinculação pode ser feita de diferentes formas, como biometria, login e senha, endereço de IP do dispositivo, localização e e-mail. Esses mecanismos ajudam a identificar alguém no meio digital com maior ou menor nível de confiabilidade. Além de desmaterializar documentos que ainda estão no papel, a assinatura eletrônica conta com uma vantagem adicional sobre a assinatura manuscrita, pois coleta várias evidências de sua realização que não podem ser fraudadas.

Quando aplicada, a assinatura eletrônica tem validade jurídica de uma assinatura física, uma vez que ela se enquadra como uma “assinatura eletrônica simples” na classificação da Lei 14.063/20. A assinatura eletrônica pode, então, ser comparada a uma assinatura que não precisa de reconhecimento de firma, ou seja, pode ser usada nos mesmos casos em que é aceita a assinatura manuscrita simples.

É importante fazer a diferenciação entre assinatura eletrônica e assinatura digital. A primeira, como já foi explicado, substitui a assinatura manuscrita e está vinculada a alguns mecanismos, como um e-mail. Já a assinatura digital pode ser comparada a uma assinatura física com reconhecimento em cartório, em que existe um processo a mais de ratificação. Essa modalidade exige um certificado da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou um certificado corporativo para ter valia. Portanto, é possível afirmar que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

Em sintonia com a tecnologia e sempre à frente das necessidades dos seus clientes, a Metadados, empresa especializada em sistemas para RH, oferece uma solução para assinatura eletrônica completa, segura e integrada. O sistema, vinculado ao Portal RH, permite que os colaboradores tenham acesso imediato aos documentos emitidos para assinatura, que pode ser feita com apenas um clique. Além de exibir os documentos que já foram liberados, a plataforma oferece filtros para a busca de documentos pendentes e já assinados (que recebem um carimbo homologado pela IPC-Brasil), a fim de evitar atrasos ou até mesmo complicações legais. Outra vantagem da plataforma é a liberação de documentos em lote para assinaturas coletivas, um mecanismo poderoso a favor do tempo dos RHs.

A assinatura digital Metadados oferece, como recurso adicional, a ciência de documentos. Com a funcionalidade, é possível, ao enviar documentos mais simples, como recibos de pagamento, por exemplo, que o RH controle se o colaborador tomou ou não conhecimento sobre aquele comprovante. Assim, além de descomplicar e garantir efetividade ao processo, o sistema ajuda a descartar custos extras e, muitas vezes, desnecessários.

A Metadados busca simplificar de forma assertiva todos os seus produtos, o equilíbrio perfeito entre a sensibilidade humana e a evolução tecnológica. Da mesma forma, a assinatura eletrônica prioriza os documentos que são emitidos pelo setor de Recursos Humanos com mais frequência:

  • Ficha registro, anotações e contrato de trabalho;
  • Aviso e recibo de férias;
  • Relatórios personalizados (aditivos, termos de confidencialidade, conduta);
  • Recibo de pagamento;
  • Espelho de ponto.

Intuitiva, a plataforma é uma solução valiosa às organizações que desejam cumprir com a legislação de forma eficiente, facilitando a vida dos RHs para que os profissionais possam, de fato, cuidar do bem-estar dos colaboradores.   

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