Armazenagem e prazos de documentos da empresa: aprenda como fazer

A armazenagem e prazos de documentos da empresa é um assunto muito importante. São muitos os arquivos que precisam ficar preservados por tempo determinado e em um local apropriado.

Estamos falando da gestão de documentos de origem fiscal, contábil, trabalhista, previdenciária, tributária, entre outras.

Ainda que a chegada da tecnologia tenha facilitado o dia a dia das empresas, e suprimido a necessidade de alguns papéis, a conservação de muitos deles ainda é obrigação amparada pela legislação brasileira.

Além disso, os prazos para essa armazenagem variam de acordo com o órgão fiscalizador e conforme o tipo do documento.

Neste artigo produzido pela Metadados, empresa que desenvolve sistema para a gestão de RH, explicamos como funciona a armazenagem de documentos e o prazo mínimo para a conservação de cada um deles.

Boa leitura!

Por que é necessário armazenar os documentos?

Mais cedo ou mais tarde, todo empregador que fornece e recebe documentos diariamente, vai perceber que não basta apenas pagar seus tributos até a data de vencimento.

Mais do que isso: é necessário guardar os documentos da empresa por um determinado período. Do contrário, podem haver complicações futuras.

Além de ser exigido por lei, armazenar os documentos previne o empregador de pagar mais de uma vez por um tributo.

Benefícios da gestão de documentos

Existem uma série de vantagens em investir na digitalização de processos e documentos, incluindo:

• A possibilidade de reduzir e até eliminar o uso de papel;
• Redução dos gastos com armazenamento de material;
• Eliminação de riscos como extravios, dependência de malotes, nitidez das informações, conservação do papel, entre outros fatores.

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Qual o melhor método de armazenamento?

A digitalização de documentos vem assumindo o lugar das impressões e dos arquivos físicos porque permite agilizar processos, reduzir custos e tornar as empresas mais organizadas e sustentáveis.

Tudo isso sem perder a confiabilidade e o valor legal dos documentos. Além de facilitar o acesso, essa gestão também possibilita mais segurança de armazenamento, praticamente eliminando os riscos de perda de informações.

Outro método de arquivamento utilizado é a contratação de uma empresa terceirizada. Nesse caso, os documentos são guardados de forma física em caixas de arquivos ‘mortos’ em um espaço específico para isso.

Esse tipo de trabalho é indicado, preferencialmente, às empresas que possuem documentos que necessitam de consultas periódicas e que devem ser administrados de forma sigilosa.

Em caso de perda ou extravio de documentos: o que a empresa deve fazer?

A lei prevê que ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a empresa deverá publicar a informação no jornal de maior circulação do local onde seu estabelecimento está instalado.

Além disso, dentro de 48 horas, a organização deverá detalhar minuciosamente a informação do ocorrido ao órgão competente (fiscalizador).

Ainda assim, o empregador corre o risco de sofrer penalidades. As legislações estaduais são muito abrangentes e de diferentes aplicações, levando em consideração o valor do imposto devido ou o valor da transação.

Habitualmente, independente do Estado, as multas por infrações tributárias costumam variar de 10% a 150% do valor da nota fiscal. A interpretação do auditor no momento da fiscalização é outro elemento que define esta penalidade.

Documentos e prazos de armazenagem (trabalhistas e previdenciários)

Como já explicamos, os prazos se alteram para cada espécie de documento. Alguns documentos trabalhistas e previdenciários devem ser armazenados por tempo indeterminado. Outros por 3 anos, como é o caso da Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual.

Além disso, existem aqueles que precisam ficar guardados por 5, 10, 20 e 30 anos, e por tempo de validade, como o Atestado de Saúde Ocupacional, por exemplo.

Confira, a seguir, a armazenagem e prazos de documentos para cada situação, segundo a legislação.

5 anos

• Acordo de compensação de horas: retroativo à data da extinção do contrato de trabalho;
• Acordo de prorrogação de horas: retroativo à data da extinção do contrato de trabalho;
• Carta com Pedidos de Demissão: retroativo à data de extinção do contrato de trabalho;
• Livros de atas da CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes: próximo processo eleitoral;
• COFINS - Contribuição Financiamento da Seguridade Social, inclusive DARF: data do recolhimento;
• Comunicação do Aviso Prévio: retroativo à data de extinção do contrato de trabalho;
• GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical: livros, cartão ou fichas de ponto (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho;
• Recibo de entrega do vale-transporte: retroativo à data da extinção do contrato de trabalho;
• Comunicado de Dispensa do Seguro Desemprego: data da extinção do contrato de trabalho;
• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho: data da extinção do contrato de trabalho;
• CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados: primeiro dia do exercício seguinte.

10 anos

• CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho: primeiro dia do exercício seguinte;
• Comprovante de entrega GPS - Guia da Previdência Social, ao sindicato profissional: primeiro dia do exercício seguinte;
• Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS: primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado;
• DARF´s - PIS - Programa de Integração Social: data do recolhimento;
• Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias: Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do exercício, etc. (primeiro dia do exercício seguinte;
• FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social: data do recolhimento;
• Folha de pagamento: primeiro dia do exercício seguinte;
• GPS - Guia da Previdência Social original: primeiro dia do exercício seguinte;
• Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias: 1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado;
• PIS-Programa Integração Social e PASEP – Programa de Formação Patrimônio do Servidor Público: data de recolhimento;
• RAIS - Relação Anual de Informações Sociais: data de entrega;
• Recibo de pagamento de salário: primeiro dia do exercício seguinte;
• Recibos de pagamento de férias: primeiro dia do exercício seguinte;
• Recibos de pagamento do 13º salário: primeiro dia do exercício seguinte;
• Salário-educação - documentos relacionados ao benefício: primeiro dia do exercício seguinte;
• Salário-família - documentos relacionados ao benefício: primeiro dia do exercício seguinte.

20 anos

• Histórico clínico: primeiro dia do exercício seguinte;
• Registro PPRA - Programa de Prevenção de Riscos Ambientais: até o planejamento anual seguinte.

30 anos

• Depósitos do FGTS: primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado;
• GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social: retroativo à data de extinção do contrato de trabalho;
• GRE - Guia de Recolhimento do FGTS: próximo processo eleitoral;
• PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário: primeiro dia do exercício seguinte;
• RE - Relação de Empregado do FGTS: primeiro dia do exercício seguinte;
• RFP - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social: data do recolhimento;
• SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado.

Indeterminado

• CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas;
• Contrato de trabalho;
• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro "Registro de Segurança";
• Livro de Inspeção do Trabalho;
• Livros ou fichas de Registro de Empregado;
• Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação;
• Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual.

Conclusão

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