Gestão de ponto: o que é, tipos de registro e o impacto no RH

A gestão de ponto é o processo de controle e registro da jornada de trabalho dos funcionários, incluindo horários de entrada, saída, intervalos e horas extras.

Segundo o artigo 74 da CLT atualizado pela Portaria MTE nº 671 de 2021, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar esse controle.

Além disso, a marcação e todas as tarefas que envolvem o seu gerenciamento impactam diretamente em outras obrigações importantes do setor de RH e Departamento Pessoal.

Neste artigo elaborado por especialistas da Metadados, empresa especializada em sistemas para a gestão de RH, vamos entender os conceitos e o que diz a legislação sobre o assunto.

Neste guia, você vai descobrir:

• O que é gestão de ponto e por que ela é obrigatória;
• Quais são os 3 tipos de registro permitidos por lei;
• Como implementar uma gestão de ponto eficiente;
• Principais erros que geram multas trabalhistas.

Boa leitura!

O que é Gestão de Ponto?

A gestão de ponto é a atribuição do profissional de RH responsável por acompanhar a marcação do ponto dos funcionários de acordo com a jornada de trabalho, com o objetivo de cumprir a legislação.

A marcação desses horários compõe o espelho do ponto, o relatório que baseia o cálculo da remuneração dos empregados e os benefícios, como vale-transporte e vale-refeição.

Entre outros benefícios, uma gestão de ponto eficiente garante que os trabalhadores estejam cumprindo corretamente a sua jornada de trabalho.

Na prática, isso evita problemas como sobrecarga de trabalho, absenteísmo e até processos trabalhistas.

Marcação do ponto: o que diz a lei?

Como explicamos, a marcação do ponto consiste na anotação da hora de entrada e de saída do empregado no trabalho.

Além disso, no espelho do ponto também deve constar o período de repouso do colaborador, embora essa informação possa ser pré-assinalada.

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o horário de trabalho deve sempre constar no registro do empregado.

Para quem trabalha em estabelecimentos com mais de 20 funcionários, a marcação de ponto é obrigatória. Por outro lado, alguns casos não são obrigados a fazer a marcação. São eles:

• Empregados que exercem atividade externa incompatível com a fixação de horário de trabalho. Porém, essa condição deve ser anotada na Carteira de Trabalho e no registro de empregados;
• Aqueles que exercem cargos de gestão, ou seja, gerentes, diretores e chefes de departamento ou filial.
• Empregados em regime de teletrabalho.

Espelho de ponto: você realmente sabe como ele funciona e o que a sua empresa precisa fazer para estar em dia com a legislação? Confira mais no vídeo abaixo!

Como proceder com a extinção do PIS?

Em 3 de abril de 2024, foi extinta a necessidade de PIS para novas contratações. Hoje, o artigo 96 da Portaria MTE 671 define que:

Os registradores eletrônicos de ponto certificados até 21 de agosto de 2009 podem continuar a gerar o Arquivo Fonte de Dados em conformidade com o layout especificado na época da certificação.

Nesses casos, o preenchimento deve ser feito da seguinte maneira:

• Colaboradores com PIS: colocar o "0" na primeira posição do campo e o PIS completo nas onze seguintes;
• Colaboradores que não têm PIS e o REP (Registro Eletrônico do Ponto) não faz a validação do PIS: colocar "9" na primeira posição e o CPF completo nas demais;
• Colaboradores que não têm PIS e o REP faz a validação do PIS: colocar "8" na primeira posição, os dez primeiros dígitos do CPF nas seguintes e, na última posição, o dígito verificador do PIS considerando os dez primeiros dígitos do CPF.

Jornada de Trabalho: conceito e principais tipos

A CLT estabelece que a duração normal da jornada de trabalho dos empregados não deve ultrapassar 8 horas diárias. Esse limite, que vale para qualquer atividade privada, corresponde a 44 horas semanais ou 220 horas mensais.

Com a gestão de ponto é possível organizar a jornada de diferentes maneiras. A mais comum delas é aquela em que o funcionário trabalha as 44 horas semanais de segunda a sexta-feira.

Nesse caso a jornada diária não é de 8 horas, mas sim de 8h48min. Ou seja, o empregado compensa a jornada de sábado com 48 minutos a mais ao longo dos demais dias.

Importante!

• Para fazer a compensação, não é permitido ultrapassar 10 horas diárias;
• Por exemplo: a jornada pode ser de 10h na segunda-feira e de 8h30min de terça a sexta-feira, totalizando as 44 horas semanais;
• Nesse caso, o período a mais trabalhado na segunda-feira não conta como hora extra.

Como funciona a jornada extraordinária?

Em relação à gestão de ponto e às horas extras, a CLT também autoriza que sejam acrescidas até 2 horas extras ao período de trabalho normal.

Isso pode ocorrer devido a particularidades de jornada, mediante previsão em convenção e acordo coletivo, ou por situações de força maior.

Assim, na jornada de trabalho normal, o máximo que o funcionário pode trabalhar por dia são 10 horas. No limite de 10 horas são somadas a jornada de trabalho e as horas extras.

Veja um exemplo:

O colaborador faz jornada compensatória de 8h48min. Nesse caso, mesmo que o limite de horas extras seja de duas por dia, ele só pode fazer 1h12min. Isso porque:

• 8h48 min + 1h12 min = 10 horas de trabalho.

Ou seja, é possível que o funcionário trabalhe além do horário estipulado pela jornada de trabalho. Porém, nesses casos ele deverá receber um valor adicional de horas extras ou receber folgas proporcionais ao período excedido.

Qual é a diferença entre hora extra e banco de horas?

Ainda está com dúvidas? Confira as principais diferenças entre hora extra e banco de horas.

Hora extra

É considerada hora extra o adicional de horas de trabalho realizado além das horas estabelecidas em contrato de trabalho.

A CLT determina que essa jornada além do horário deverá ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal. Caso as horas extras aconteçam em domingos e feriados, o cálculo da remuneração deve ser de 100% sobre a hora normal.

Banco de Horas

No banco de horas, o tempo trabalhado a mais é registrado e, quando o funcionário acumula horas ou dias, negocia folgas com o gestor.

A compensação das horas deve ocorrer no período máximo de seis meses em caso de acordo individual. Caso o banco de horas seja previsto em acordo ou convenção coletiva, o prazo para compensação pode ser de até um ano.

Se houver rescisão do contrato de trabalho sem que tenha havido a compensação integral do banco de horas, o trabalhador deve receber o pagamento equivalente.

Caso a prática do banco de horas desrespeite o que está previsto nas regras, o empregador deve pagar todas as horas extras que foram objeto de compensação.

Confira um resumo:

Períodos de descanso: remuneração, interjornada e intrajornada

Embora os intervalos de descanso não sejam computados na duração da jornada de trabalho, há regras importantes a serem seguidas. Confira algumas delas.

1. Descanso Semanal Remunerado (DSR)

O repouso remunerado, ou DSR (Descanso Semanal Remunerado), é um período de 24 horas por semana no qual o funcionário tem direito a descansar enquanto ainda recebe sua remuneração normal.

Por considerar um dia importante para a sociabilização dos trabalhadores com suas famílias, a CLT estabelece que o descanso deve coincidir com o domingo “salvo motivo de conveniência pública ou necessidade imperiosa do serviço”.

Também é considerado um direito constitucional que o repouso semanal remunerado ocorra preferencialmente aos domingos.

2. Intervalo interjornada

O intervalo interjornada é um período de descanso obrigatório a ser cumprido entre um dia de trabalho e outro. Esse intervalo corresponde a 11 horas consecutivas, de acordo com o artigo 66 da CLT.

Por exemplo:

• Se um funcionário sai do trabalho às 18h, ele não pode retornar antes das 5h do dia seguinte;
• Caso ele precise fazer hora extra, tanto a regra de limite de horas trabalhadas por dia como a regra do intervalo interjornada continuam valendo.

Ou seja:

• Considere que o funcionário trabalhe das 8h às 18h de segunda a sexta-feira, com intervalo de 1h12min;
• Caso ele precise fazer hora extra na terça-feira, ele só pode trabalhar até as 19h12min daquele dia;
• Ele também não pode retornar ao trabalho antes das 6h12min de quarta-feira.

Caso haja descumprimento do intervalo de 11 horas, as horas trabalhadas devem ser pagas como horas extras. Além disso, caso o empregado trabalhe no período em que deveria estar repousando, isso pode resultar em uma multa trabalhista.

3. Intervalo intrajornada

O intervalo intrajornada é o período de descanso durante o dia de trabalho, normalmente utilizado como repouso para alimentação.

Esse intervalo é obrigatório para qualquer jornada superior a 4 horas, e tem diferentes durações:

• Jornadas de 4 a 6 horas: 15 minutos.
• Jornadas superiores a 6 horas: mínimo de 1 hora e máximo de 2 horas.

Além disso, é importante observar o cumprimento dos períodos de repouso. Se os intervalos não forem concedidos ou forem concedidos de forma parcial, o trabalhador deve ser remunerado pelo período de tempo suprimido.

4. Limites de tolerância

Da mesma forma como o trabalhador deve ser remunerado ou recompensado em caso de jornada extraordinária, há consequências se ele não atingir o total de horas.

Além disso, esse período deve ser proporcionalmente descontado em Folha de Pagamento.

Porém, não devem ser descontadas nem computadas como horas extras as variações de horário que não ultrapassem os 5 minutos, observando o limite máximo de 10 minutos diários.

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Quais são os tipos de faltas e atestados?

Existem situações em que a legislação trabalhista concede ao funcionário o direito de faltar sem que haja desconto no salário. Tais situações devem ser justificadas com documentos, como o atestado médico.

Além disso, também há previsão legal para os casos em que há ausência no trabalho sem justificativa. Saiba mais a seguir.

1. Faltas justificadas

A CLT estabelece que o empregado pode deixar de comparecer ao serviço sem prejuízo do salário nas seguintes situações:

• Até 2 dias consecutivos em caso de falecimento do cônjuge, ascendente, descendente, irmão ou pessoa que, declarada em sua carteira de trabalho e previdência social, viva sob sua dependência econômica;
• Até 5 dias consecutivos, em virtude de casamento;
• Por um dia, em caso de nascimento de filho no decorrer da primeira semana;
• Por um dia, em cada 12 meses de trabalho, em caso de doação voluntária de sangue devidamente comprovada;
• Até 2 dias consecutivos ou não, para o fim de se alistar eleitor, nos termos da lei respectiva;
• No período de tempo em que tiver de cumprir as exigências do Serviço Militar;
• Nos dias em que estiver comprovadamente realizando provas de exame vestibular para ingresso em estabelecimento de ensino superior;
• Pelo tempo que se fizer necessário, quando tiver que comparecer a juízo;
• Pelo tempo que se fizer necessário, quando, na qualidade de representante de entidade sindical, estiver participando de reunião oficial de organismo internacional do qual o Brasil seja membro;
• Até 2 dias para acompanhar consultas médicas e exames complementares durante o período de gravidez de sua esposa ou companheira;
• Por 1 dia por ano para acompanhar filho de até 6 anos em consulta médica;
• Até 3 dias em cada 12 (doze) meses de trabalho, em caso de realização de exames preventivos de câncer devidamente comprovada.

O afastamento do trabalho é aquele tipo de situação que ninguém quer enfrentar. Saiba mais no vídeo abaixo!

2. Atestados médicos

Os atestados médicos também servem de comprovação para faltas justificadas devido à doença do empregado, conforme a Lei 605/49.

Além de médicos, dentistas também podem emitir o documento, que deve seguir especificações estabelecidas pelo Conselho Federal de Medicina (CRM).

Os atestados médicos devem indicar o tempo de dispensa concedido ao funcionário e mencionar o Código Internacional da Doença (CID). Para serem válidos, também devem ter carimbo e assinatura do médico ou dentista e respectivo registro no CRM ou CRO.

3. Descontos para faltas não justificadas

Quando o funcionário falta ao trabalho sem apresentar uma justificativa prevista na CLT, ele está sujeito a descontos no salário referente ao dia perdido. Também pode haver impacto no DSR e possíveis feriados da mesma semana, além do cálculo do 13º salário.

Caso o funcionário não tenha trabalhado 15 dias em um mês, ele perde o direito proporcional ao 13º daquele período. Essa lógica também se aplica a casos de admissão e demissão.

Além da questão salarial, o funcionário que apresenta faltas não justificadas ainda pode perder dias de férias no período aquisitivo correspondente.

Veja na tabela como funciona:

Quais são os tipos de registro de ponto permitidos por lei?

Agora que conhecemos a importância da marcação correta dos horários para a gestão de ponto, vamos entender como esse controle pode ser feito para garantir que a jornada está sendo cumprida de forma exata.

Há três maneiras legais de fazer a marcação do ponto dos trabalhadores. Vamos analisar as características de cada uma delas e entender o melhor uso dos três tipos.

1. Controle de ponto manual

O livro ponto, em que os funcionários registram os horários a próprio punho. É a forma mais econômica, mas também a mais vulnerável a fraudes. Dependendo do tamanho da empresa, é a mais difícil de gerenciar e não atende alguns requisitos legais.

2. Controle de ponto mecânico

O antigo relógio ponto, onde o empregado inseria o cartão e tinha os horários carimbados automaticamente.

Com limitações muito semelhantes ao registro manual, o controle de ponto mecânico foi gradativamente substituído pelas formas eletrônicas.

3. Controle de ponto eletrônico

Consiste na informatização do registro da jornada de trabalho. É a forma mais confiável e segura de marcação de ponto, já que os horários são lançados diretamente a um sistema eletrônico que armazena essas informações.

Além disso, o trabalhador pode ter acesso a um comprovante de registro de ponto com o horário das marcações e outras informações obrigatórias.

Em geral, é a opção mais vantajosa para o gerenciamento de ponto.

Como funcionam os registros eletrônicos de ponto (REP)?

A legislação prevê que o ponto eletrônico registre fielmente as marcações efetuadas pelo empregado, sendo proibido:

• Restrições de horário à marcação do ponto;
• Marcação automática do ponto, utilizando horários predeterminados ou o horário contratual;
• Exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de horas extras;
• Existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado

A seguir, vamos conhecer os três tipos de registro eletrônico de ponto, os REPs.

1. REP-C, de Convencional

Composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Deve ser homologado pelo INMETRO de acordo com diretrizes do Ministério do Trabalho.

Os REP-C são os relógios de ponto que registram o horário por meio de cartão magnético e, mais recentemente, por meio de senha ou impressão digital

2. REP-P, de Programa

Composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa, pelos coletores de marcações, pelo armazenamento de registro de ponto e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Deve ser registrado no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI).

3. REP-A, de Alternativo

Composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo e pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto. Pode ser utilizado mediante autorização de acordo coletivo de trabalho ou por convenção coletiva.

Como fazer o registro alternativo de ponto?

O ponto alternativo foi estabelecido inicialmente pela Portaria 373, de 2011, criando uma opção aos relógios de ponto autorizados pela Portaria 1.510 de 2009. Essa norma também foi revogada pela Portaria nº 671 de 2021.

Para fins de fiscalização, além de ser autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho da categoria, o registro eletrônico de ponto alternativo deve:

• Permitir a identificação de empregador e empregado;
• Disponibilizar, no local da fiscalização ou de forma remota, a extração eletrônica ou impressão do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Os sistemas alternativos seguem as mesmas regras que qualquer tipo de registro, como a proibição de marcações automáticas ou de autorização para horas extras.

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Quais são as vantagens da Gestão de Ponto online?

Com o ponto online, a principal vantagem é a possibilidade de fazer a marcação de ponto à distância por meio de aplicativos para celular.

A validação se dá por meio de leitura de biometria digital ou utilizando foto tipo selfie para reconhecimento. No app, também é possível consultar as marcações realizadas nos últimos 31 dias.

Outro ponto positivo do aplicativo para o gerenciamento de ponto são os seus diferenciais, incluindo a geolocalização.

Por meio de uma programação de uma espécie de cerca virtual, a empresa delimita a posição geográfica e permite que o RH acompanhe a localização da marcação.

Importante!

O trabalhador em regime de teletrabalho (que inclui o home office) não é obrigado pela CLT a fazer a marcação do ponto. Porém, é recomendável que a empresa mantenha o registro.

Como funciona o ponto por exceção?

O artigo 74 da CLT traz a opção do ponto por exceção. Nesse caso, registra-se o ponto apenas quando a jornada regular de trabalho não é cumprida, e o colaborador deve marcar se tiver de se ausentar em determinado período ou se fizer hora extra.

Para a jornada normal, os horários já estão pré-assinalados. O ponto por exceção pode ser usado pela empresa mediante acordo individual por escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Relatório do espelho do ponto

Por fim, como vimos, as marcações de ponto sempre geram um relatório final chamado espelho de ponto. Esse documento, tão importante para a gestão de ponto eficiente, deve conter as seguintes informações:

• Identificação do empregador, com nome e CNPJ;
• Identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
• Data de emissão e período do espelho de ponto;
• Horário e jornada contratual do empregado;
• Marcações efetuadas diretamente no REP e marcações incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• Duração das jornadas realizadas.

Vale lembrar que o espelho de ponto deve ser disponibilizado ao trabalhador mensalmente, seja de forma impressa, seja de forma eletrônica.

Conclusão

Definitivamente, a gestão de ponto não é uma tarefa fácil. Com tantas regras e variáveis, fica clara a necessidade de contar com ferramentas que auxiliem o profissional de RH a alcançar bons resultados.

Nesse cenário, a principal aliada da gestão de ponto é a tecnologia, que permite a administração das marcações de forma ágil e confiável, inclusive à distância.

Com o sistema certo, é possível automatizar a gestão de ponto, garantindo que a empresa tenha a exata noção sobre a jornada dos colaboradores, incluindo ausências, faltas e horas extras.

Uma dessas ferramentas é o Flow, que além de automatizar outras rotinas de DP, ajuda o seu RH a ter:

• Mais facilidade e flexibilidade na criação de horários e na montagem de escalas de trabalho, inclusive as mais complexas;
• Integração com qualquer tipo de registro eletrônico de ponto;
• Geração automática de espelho do ponto e de relatórios de banco de horas, com históricos e simulação de fechamento.

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