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Folha de pagamento: 6 erros mais comuns

A folha de pagamento é uma das funções centrais do setor de Recursos Humanos.

Ela documenta todas as transações financeiras envolvidas na remuneração dos colaboradores e envolve muitos cálculos, impostos e noções de matemática, legislação e direitos trabalhistas. Assim, cometer erros neste documento não é algo incomum. Porém, isso pode gerar muitos prejuízos para o seu empreendimento.

Reunimos neste post os principais equívocos que são cometidos nos contracheques para que você possa evitar esses problemas no seu RH. Ficou interessado? Confira nosso post, produzido pela Metadados — empresa que desenvolve e oferece sistemas para a gestão de RH – e saiba mais!

Quais os principais erros cometidos na folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento muito detalhado e que demanda diversos conhecimentos de outras áreas, como direito e até ciências exatas. Com tanta complexidade, destacamos quais são as principais falhas que os setores de RH das empresas têm apresentado na produção do contracheque:

1. Errar nos cálculos

São muitos percentuais que incidem sobre a remuneração dos profissionais. Taxas de imposto de renda, benefícios, contribuição sindical, INSS, faltas, horas extras e adicionais são apenas alguns dos fatores que são considerados para você definir o salário do colaborador.

É comum que no momento de cálculo da folha algum número saia errado ou a faixa de desconto selecionada não seja a que condiz com a situação do trabalhador. Isso ocorre principalmente nos casos em que a empresa faz o cálculo manualmente ou por meio de planilha.

2. Colocar a categoria e o enquadramento incorretos

Para cada categoria de trabalho (como indústria, comércio) há uma convenção coletiva diferente, ou seja, normas que são únicas para cada caso. Se o preenchimento deste campo não é realizado corretamente, toda a folha de pagamento já fica comprometida, pois as normas observadas vão ser as de uma condição que não corresponde à do trabalhador.

Além disso, é importante colocar o colaborador no enquadramento adequado. No caso, ele pode ser um assalariado, uma pessoa jurídica, um freelancer, dependendo do acordo realizado. Falhas nesse enquadramento podem ser tão prejudiciais quanto as de categorias, já que as regras variam com cada situação. Por isso, tenha atenção a esses detalhes!

3. Não acompanhar as mudanças na corporação

Um erro muito comum cometido pelo setor de RH é o não acompanhamento da mudança de situação dos trabalhadores. Muitas vezes, o profissional já se desligou da empresa e acaba recebendo uma remuneração indevida em sua conta. Pode ocorrer também o recebimento de benefícios como vale-transporte e vale-alimentação no caso de afastamento, férias ou licenças.

Outra situação recorrente é quando o colaborador é promovido, mas recebe a remuneração anterior ou quando há um reajuste salarial e o departamento pessoal esquece de atualizar os dados. Esses processos podem ser corrigidos, mas a custo de muito trabalho e desgaste, tanto para o empregado quanto para a empresa.

4. Falhar na previsão dos custos

Muitas organizações controlam bem a folha de pagamento ao longo dos meses, mas não se preparam para o décimo terceiro. Isso mostra uma grande deficiência no planejamento financeiro e pode gerar uma situação complicada. Afinal, é muito dispendioso ter que recorrer a empréstimos para pagar a remuneração de fim de ano dos contratados.

Nessas situações, os juros são muito elevados, o que pode prejudicar as finanças do seu negócio. Em qualquer porte empresarial, é importante ter uma previsão de gastos para você não ter dificuldades com a gratificação de Natal. Até mesmo porque este tipo de falha pode prejudicar também a imagem da sua corporação.

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5. Centralizar os dados em um só computador e em um só profissional

Deixar todos os dados da folha de pagamento em apenas um computador pode oferecer um risco muito alto para o seu empreendimento. Se a máquina tiver algum defeito ou for invadida por vírus, todos os registros podem ser perdidos. Para evitar esse tipo de problema, é fundamental fazer cópias e backups dos arquivos.

Outro grande risco é ter um profissional expert em contracheque e todos os outros membros do RH não conhecerem devidamente os processos da folha. Se esse colaborador faltar ou se desligar da empresa, como os outros vão continuar?

Por isso, é importante que no departamento pessoal um número maior de pessoas esteja habilitado a lidar com este documento. Para isso, é fundamental ter uma cultura de compartilhamento de conhecimentos.

6. Não acompanhar as mudanças fiscais e da legislação

Não só a situação dos colaboradores muda constantemente. A legislação trabalhista e fiscal está sempre sofrendo alterações. Muitos gestores de RH podem cometer erros por seguirem normas que já foram revisadas e atualizadas. Isso pode gerar diversos problemas, como causas trabalhistas e o pagamento de multas.

Os profissionais dos Recursos Humanos precisam se manter atualizados sobre a situação fiscal do país e também sobre as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) para evitar dificuldades nesta área. Assim, sua empresa não tem que arcar com sanções.

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Como evitar erros na folha de pagamento?

Um recurso que pode ajudar a solucionar esses problemas na folha de pagamento é o uso das soluções tecnológicas. Os sistemas de gestão de RH são excelentes ferramentas, altamente seguras, que permitem que você possa otimizar a produção do contracheque.

Com eles, você tem muito mais facilidade para postar os dados e realizar cálculos, o que minimiza as chances de ocorrer algum problema. Além disso, você pode acompanhar as mudanças na situação dos profissionais, evitando o pagamento de taxas indevidas.

Essas ferramentas também possuem funcionalidades para fazerem backups com regularidade, o que impede a perda de dados em caso de algum problema no computador. A Metadados oferece uma excelente plataforma informatizada, capaz de potencializar os processos do departamento pessoal e de maximizar a eficiência da gestão da folha. Conheça todos os produtos e serviços.

Cometer erros na folha de pagamento pode trazer muitas complicações para o seu empreendimento. Entre as principais dificuldades que podem aparecer, estão as falhas de cálculo, colocação incorreta do enquadramento e categoria e a desatenção com mudanças na empresa.

Além disso, é comum que aconteça também a falta de atualização com a legislação, problemas nas previsões de custos e a centralização de todos os dados em um único computador ou membro da equipe. Para evitar este tipo de dificuldade, você pode investir nas ferramentas informatizadas. Elas otimizam todos os processos e garantem que você tenha mais efetividade em suas atividades.

E então? Gostou de saber quais erros evitar nos contracheques? Aproveite para baixar nosso ebook de Gestão de Obrigações Legais da Folha de Pagamento e se torne um expert no assunto!