RAIS ano-base 2021: saiba como fazer do jeito certo

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma das obrigações anuais a serem cumpridas pelas empresas, cujo papel é designado aos profissionais da área de Recursos Humanos ou Departamento Pessoal.

Chegou a hora e você ainda tem dúvidas de como fazer? Está inseguro? Para ajudar quem está a cargo da tarefa de realizar a RAIS com ano-base 2021, preparamos este conteúdo. Continue lendo para obter informações sobre o que é, como funciona, quais são os prazos e dicas para simplificar o processo.

O que é RAIS?

A RAIS é um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério da Economia – Secretaria do Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores. Assim, caracteriza-se como a fonte de informação mais completa sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil.

Nela, constam dados como o número de empresas, em quais municípios estão localizadas, o ramo de atividade e a quantidade de empregados. Também informa quem são os trabalhadores brasileiros, em que ocupações estão, qual é sua renda e qual o tipo de vínculo que possuem com as empresas. No caso das empresas desobrigadas, tais informações são captadas por meio do eSocial.

Quais são as empresas que devem declarar?

• Inscritos no CNPJ com ou sem empregados (o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa);
• Todos os empregadores, conforme definidos na Consolidação das Leis do Trabalho  (CLT);
• Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no Brasil, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho (SEPRT), nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
• Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
• Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
• Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
• Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
• Condomínios e sociedades civis;
• Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
• Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
• Grupos 03 e 04 definidos no eSocial.

Entenda a substituição de programas pelo eSocial

A partir do ano-base 2019, empresas que fazem parte do Grupo 01 e 02 do eSocial e enviaram os eventos periódicos (folha de pagamento) tiveram a obrigação de declaração via RAIS substituída, conforme a Portaria Nº 1.127/2019, publicada pela SEPRT.

Sendo assim, o cumprimento da obrigação relativa à RAIS ano-base 2021, bem como alterações relativas aos anos-base 2019 e 2020 feitas por estas empresas se deu por meio do envio de informações ao eSocial. Ou seja, para estas empresas, a RAIS já foi substituída pelo eSocial. Assim, os programas anteriormente utilizados para o envio da RAIS (GDRAIS e GDRAIS GENÉRICO) foram bloqueados para esse fim e para estas empresas.

Inclusão de novos campos na RAIS

No ano-base 2020, houve mudanças que englobam a inclusão de novos campos. Vale destacar que o campo “categoria” foi adicionado com o intuito de padronizar as informações da RAIS e do eSocial. Para o ano-base 2021, o preenchimento deste campo é opcional e deve conter o código da categoria do trabalhador, conforme a Tabela 01 do eSocial.

Já no campo “matrícula” é preciso informar a matrícula atribuída ao trabalhador pela empresa ou, no caso do servidor público, a matrícula constante no Sistema de Administração de Recursos Humanos do órgão. O preenchimento deste campo também é opcional.

Caso o trabalhador possua mais de um vínculo com o mesmo declarante, para cada vínculo deve ser atribuída uma matrícula. Se houver readmissão de emprego, é considerado um novo vínculo e recebida uma nova matrícula.

Fique atento ao prazo do RAIS para evitar multas

Em 2022, o período para a entrega da declaração da RAIS ano-base 2021 começa no dia 28 de março. Os setores de RH das empresas terão um mês, até o dia 29 de abril de 2022, para enviar as informações de seus empregados por meio do sistema. Já está disponível para download o layout dos arquivos.

A aplicação de multa pode ocorrer por conta da falta de informações, bem como erros ou omissões, no eSocial ou GDRAIS. Sendo assim, os empregadores devem cumprir os prazos e sempre se certificar de que estão em dia com todas as suas obrigações legais. A multa prevista parte do valor de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, caso esta ocorra primeiro.

A importância da RAIS para os trabalhadores

Além de ser um retrato importante sobre a realidade socioeconômica do nosso país, a RAIS é de máxima relevância para os trabalhadores, empregadores e para o próprio governo, já que o trabalhador que não estiver cadastrado no sistema ficará impedido de sacar benefícios como o abono salarial.

Isso acontece porque os trabalhadores são habilitados para o recebimento do abono salarial do PIS/PASEP a partir das informações prestadas pelos seus empregadores no eSocial, no caso do grupo de obrigadas ao envio de eventos periódicos (folha de pagamento), ou por meio do GDRAIS, para as demais.

Além disso, se não incluídos na RAIS, correm o risco de ser prejudicados para a obtenção de direitos trabalhistas, como a aposentadoria.

Sistema de RH para cumprir com as obrigações

Nesta era de RH 4.0, contar com um Sistema de RH confiável faz toda a diferença. Além de organizar os processos internos, o Sistema automatiza o envio de obrigações como a RAIS. E, para quem já está no cenário do eSocial, então, fica ainda mais fácil, pois para empresas dos Grupos 01 e 02 o dever já foi cumprido.

Porém, infelizmente ainda há empresas que não conseguem fazer a entrega dos dados com sucesso, por isso a importância de possuir um Sistema que faça, de fato, a diferença dentro da organização. Afinal, organizar as informações dos colaboradores é também uma forma de honrar aqueles que fazem parte da empresa.

Dicas finais para declarar a RAIS

Por fim, vamos às dicas para cumprir com a declaração da RAIS de forma correta e sem surpresas. A primeira pode parecer básica, mas faz total diferença: ler o manual disponibilizado. Certamente, executar essa tarefa com atenção poupará tempo e evitará erros no processo.

Outra dica é conferir as informações que estão sendo transmitidas, para se assegurar que correspondem à verdade dos fatos. Além disso, dedicar tempo para entender as regras de negócio do sistema da folha e do layout da RAIS é fundamental.

Antes de finalizarmos, reforçamos que enviar as informações dentro do prazo é primordial, por isso, fazer com antecedência é sempre uma escolha mais sábia do que deixar para a última hora. E lembre-se: esta informação é muito importante para o trabalhador, porque é com base nela que ele pode receber ou não o abono salarial.

Então, RH, mãos à obra e bom trabalho!

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