RAIS: saiba como apresentar os dados do jeito certo

A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é uma das obrigações que toda empresa precisa cumprir.

Quando o RH não envia os dados corretamente, a organização pode ser multada, e o colaborador corre o risco de perder o acesso a alguns direitos trabalhistas.

Essa declaração é feita por meio do envio de informações ao eSocial, e por isso é importante que as informações sejam enviadas corretamente.

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Boa leitura!

O que é RAIS?

A RAIS é um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego às pessoas jurídicas e outros empregadores.

Seu objetivo é reunir dados detalhados sobre empregadores e trabalhadores formais no Brasil, servindo como uma das principais fontes de informação do governo sobre o mercado de trabalho.

Atualmente, a maior parte das informações antes enviadas pela RAIS é transmitida pelo eSocial, sistema que unifica as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Ainda assim, a RAIS continua sendo exigida de determinados empregadores, como:

• Órgãos públicos e entidades que ainda não utilizam o eSocial;
• Empregadores sem movimento durante o exercício-base;
• Entidades que não se enquadram na obrigatoriedade do eSocial.

Na RAIS constam informações como:

• Número de empresas;
• Localização geográfica (município e unidade federativa);
• Ramo de atividade econômica;
• Quantidade de empregados;
• Dados sobre remuneração, ocupação e tipo de vínculo.

Ainda com dúvidas? Confira o vídeo da nossa especialista no assunto, Marta Pierina Verona.

Para que serve a RAIS?

Os objetivos da coleta e sistematização das informações para formar a RAIS são os seguintes:

• Suprir as necessidades de controle da atividade trabalhista;
• Gerar estatísticas do mercado de trabalho;
• Fornecer dados para formulação e avaliação de políticas públicas de emprego e renda;
• Subsidiar o cálculo e pagamento do abono salarial (PIS/Pasep);
• Alimentar o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS);
• Permitir o controle de benefícios previdenciários e de programas como o FGTS e o seguro-desemprego.

Para o trabalhador, a inclusão correta na RAIS ou no eSocial é essencial, pois garante o acesso a benefícios como o abono salarial e contribui para assegurar direitos como a aposentadoria.

Além disso, os dados também são utilizados em estudos estatísticos, atuariais e na fiscalização da nacionalização do trabalho.

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Como obter declaração da RAIS?

As declarações da RAIS, assim como o número de Controle de Recepção/Expedição de Arquivo (CREA), podem ser obtidos em formato PDF por meio do Portal Gov.br ou pelo site oficial da RAIS.

O acesso está disponível tanto para pessoas jurídicas quanto físicas, desde que estejam devidamente autorizadas ou representem legalmente empresas declarantes.

Para acessar o serviço, é necessário ser:

• Representante legal de empresa (CNPJ, CNO, CEI ou CAEPF) registrado nos órgãos competentes;
• Responsável por Pessoa Jurídica que esteja obrigada a apresentar declarações da RAIS e/ou do CAGED;
• Procurador autorizado por solicitação devidamente cadastrada nos sistemas oficiais.

Atenção!

O login no Portal Gov.br costuma exigir um certificado digital para assegurar a autenticidade e confidencialidade dos dados.​

Quais são as empresas que devem declarar?

Atualmente, com a implantação do eSocial, a entrega da RAIS foi substituída em grande parte das situações. No entanto, continuam obrigados a declarar:

• Órgãos e entidades do setor público que ainda não aderiram integralmente ao eSocial (em geral, Grupo 4);
• Empresas inscritas no CNPJ, mesmo sem empregados (por meio da RAIS Negativa, quando aplicável);
• Empresas e entidades não abrangidas pelo eSocial ou ainda obrigadas pela legislação específica;
• Empregadores pessoas físicas (autônomos, profissionais liberais e rurais) que tenham mantido empregados durante o ano-base;
• Cartórios extrajudiciais, consórcios, condomínios, sociedades civis, empresas individuais e demais pessoas jurídicas de direito privado;
• Filiais, agências, sucursais, representações ou outros tipos de entidades vinculadas a pessoa jurídica domiciliada no exterior.​

No caso de dúvidas quanto à obrigatoriedade, sempre consulte o Portal da RAIS, o Manual do Usuário ou verifique a situação da empresa no Portal Gov.br.

Como e quando enviar as informações da RAIS?

Todas as empresas tiveram essa declaração substituída pelo envio dos eventos pelo eSocial. A legislação obriga a transmissão das seguintes informações:

• Data da admissão, data de nascimento e CPF do trabalhador: o envio deve ser feito até o dia imediatamente anterior ao início das atividades do empregado, e o prazo é o dia 15 do mês seguinte ao início das atividades;
• Dados do desligamento, com data e motivo, e os valores das verbas rescisórias: o envio deve ser feito até o 10º dia seguinte ao da ocorrência;
• Data de transferência de empregados entre empresas do mesmo grupo econômico, consórcio, ou por motivo de sucessão, fusão, incorporação ou cisão de empresas: o envio deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência;
• Valores de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores: o envio deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte ao vencido;
• Local de trabalho, horário contratual e informação de deficiência, quando houver: o envio deve ser feito até o dia 15 do mês seguinte à admissão.

Atenção!

A declaração da RAIS do ano-base 2023, por meio do GDRAIS, não tem qualquer valor legal. Isso inclui a habilitação de trabalhadores ao recebimento do abono salarial.

Qual é a penalidade para quem não declara a RAIS?

De acordo com as regras atuais, deixar de entregar a RAIS no prazo, omitir informações ou enviá-las de forma incorreta sujeita a empresa à aplicação de multas trabalhistas, sendo elas:

• Multa inicial de R$ 425,64, acrescida de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a entrega ou autuação;
• Acréscimo percentual sobre o valor máximo da multa, de acordo com o porte da empresa (0% a 20%), definido pela autoridade julgadora;
• Para omissão ou declaração falsa, multa mínima de R$ 425,64, mais R$ 26,60 por empregado omitido ou declarado incorretamente;
• Se a entrega ou correção ultrapassar o último dia do ano-base, o valor da multa é dobrado;
• Existe ainda a possibilidade de recolhimento espontâneo da multa via DARF.

Lembre-se: o pagamento da multa não exime da obrigação de prestar as informações corretamente.

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Dicas para declarar a RAIS

• Leia atentamente o manual disponibilizado para evitar erros e economizar tempo;
• Sempre confira as informações que serão enviadas para garantir sua correção;
• Dedique tempo para entender as regras de negócio do sistema da folha, bem como o layout da RAIS e do eSocial;
• Utilize sistemas de RH confiáveis, como os da Metadados, que automatizam o envio das obrigações, facilitando o cumprimento;
• Esteja atento às atualizações e aos prazos para evitar surpresas na declaração.

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