Plataforma FGTS digital vai substituir a SEFIP? - Blog do RH
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Plataforma FGTS digital vai substituir a SEFIP?

Resolução nº 935/2019 aprova a nova plataforma e pode mudar processos do seu RH. Entenda!

A história do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) recebeu um novo capítulo nesta terça-feira, dia 27 de agosto de 2019, por meio da Resolução nº 935/2019 publicada no Diário Oficial da União.

Nela, o Conselho Curador do FGTS aprova a implementação e a alocação do FGTS Digital, uma nova plataforma formada por um conjunto de módulos ou sistemas que deverá agilizar os processos de arrecadação, apuração, lançamento e cobrança do FGTS (art. 15 da Lei nº 8.036, de 11 de maio de 1990). Isto é, a fiscalização do recolhimento por empregadores será mais abrangente pela auditoria fiscal do Ministério da Economia.

Tais mudanças devem trazer impactos à empresa e ao RH, principalmente, assim que a plataforma ficar pronta, mas é importante iniciar o entendimento de sua composição para não ser pego de surpresa.

Para ajudar nisso, nós, da Metadados — empresa que desenvolve Sistema de RH — reunimos tudo que foi divulgado sobre o assunto. Assim, você poderá se preparar para esse novo momento da história do FGTS.

FGTS Digital: o que é?

O FGTS Digital será uma plataforma do governo com foco na desburocratização dos processos do sistema. Com previsão de operação para 2020, a plataforma está sendo anunciada como uma solução para melhorar a qualidade da prestação dos serviços, combater a evasão, diminuir perdas e aumentar ganhos.

Na prática, a plataforma digital deve possibilitar o acompanhamento virtual das contribuições realizadas pelas empresas, através do sistema de informações trabalhistas e previdenciárias, que está em desenvolvimento pelo governo federal — podendo ser o eSocial ou uma nova ferramenta.

Além disso, conforme a MP nº 889/19, as informações na folha de pagamento serão incluídas diretamente pelo empregador em sistema digital, proporcionando a alteração e visualização do que foi inserido antes mesmo do fechamento da folha. Assim, a fiscalização vai ter acesso às informações da folha, da base de cálculo das obrigações de recolhimento do FGTS e da Contribuição Social, notificando as empresas que não cumprirem com essas obrigações.

Além disso, por meio do FGTS Digital, os empregadores terão funcionalidades como serviços de caixa postal, parcelamento de débitos e emissão de guias individualizadas. Já os empregados, poderão verificar os extratos dos depósitos e acompanhar a base de cálculo das contribuições.

FGTS Digital: estrutura

A nova plataforma será composta por diversos módulos. Conheça:

# Módulo de Declaração

Sistemas digitais para a consolidação de informações provenientes do sistema de escrituração digital (declaração, retificação e exclusões) e de sistemas de notificações da SIT, de modo a possibilitar o estabelecimento das bases de cálculos do FGTS mensal, rescisório e ainda da Contribuição Social – CS. Estes sistemas devem se integrar a outros sistemas da plataforma, a sistemas internos da SIT e ainda a sistemas externos, caso seja necessário.

Informações adicionais: A integração deste módulo com outros sistemas irá permitir a verificação das parcelas declaradas, quitadas e não quitadas, neste último caso para constituição de créditos de FGTS e da CS por declaração. As informações constantes deste módulo irão subsidiar os processos de emissão de guias, cobrança e fiscalização, arrecadação, dentre outros.

# Módulo Emissão de Guias de Recolhimento

Sistemas digitais que permitirão a emissão e personalização de guias de recolhimento do FGTS e da Contribuição Social – CS (Lei Complementar 110/2001). Haverá possibilidade de acesso via webservice, para facilitar a operacionalização do processo por empresas com grande quantidade de trabalhadores. Será possível emitir guias de recolhimento de FGTS individualizadas, com totalizadores dos valores devidos para cada trabalhador, identificados a partir de seu CPF.

Informações adicionais: Por meio deste módulo também será possível consultar, personalizar e/ou unificar guias (mensal, rescisória, de notificações de débitos) por competência vencida, por trabalhador, por estabelecimento ou por tomador. As informações constantes deste módulo devem estar integradas a outros sistemas (internos e externos) e irão subsidiar os processos de cobrança e fiscalização, arrecadação, parcelamento, restituição/compensação, dentre outros.

# Módulo de Fiscalização e Cobrança

Sistemas digitais responsáveis pela cobrança dos débitos do FGTS e Contribuição Social apurados a partir das declarações (informações do sistema de escrituração digital) e de notificações de débito emitidas pela SIT, bem como pela cobrança de multas administrativas decorrentes de autuações realizadas pela Inspeção do Trabalho. O processo de fiscalização e cobrança será dotado de rotinas de monitoramento de valores não pagos, ações automatizadas de cobrança – malha fiscal (via E-mail, SMS, Cartas, Domicílio Eletrônico, etc.) e encaminhamento automático para Inscrição em Dívida Ativa pela PGFN. As informações constantes do FGTS Digital devem estar integradas com os sistemas de fiscalização pertencentes à SIT (incluindo ingestão de dados através na plataforma de soluções analíticas – PSA/Data Lake/Big Data), de modo a possibilitar a esta Subsecretaria o controle de todo o processo de cobrança e fiscalização.

Informações adicionais: A análise das informações produzidas neste módulo, devem possibilitar a adoção das medidas necessárias para a regularização dos valores devidos, e ainda, garantir a exigibilidade dos créditos de FGTS e da CS, a notificação dos devedores a respeito dos créditos constituídos, o encaminhamento para cobrança pela SIT e PGFN (quando for o caso), a ampla defesa e contraditório em recursos administrativos. A SIT será responsável pelo desenvolvimento dos sistemas que irão fazer parte deste módulo, entretanto, para atendimento e sustentação das atividades de fiscalização e cobrança será necessário o fornecimento dos recursos de infraestrutura como serviço ICS – Nuvem e banco de dados como serviço. Tais serviços devem possibilitar a plena integração e comunicação com os sistemas internos da SIT.

# Módulo Arrecadação

Sistemas digitais responsáveis pelo controle de todo o fluxo de pagamento das guias e multas administrativas (conciliação financeira e contábil), comunicação com a Rede Bancária (SPB, etc), consolidação e encaminhamento dos valores individualizados de FGTS para que o Agente Operador distribua nas contas dos beneficiários, confirme o crédito e informe as movimentações que ocorrer nas contas dos trabalhadores. Desse modo, será possível fazer o monitoramento e acompanhamento de todas as etapas de recolhimento, o que permitirá o acesso imediato às informações de pagamento, a identificação precisa do responsável pelo pagamento e do beneficiário do direito, evitando a perda ou processamento equivocado de informações.

Informações adicionais: As informações constantes deste módulo devem estar integradas a outros sistemas (internos e externos) e irão subsidiar os processos de declaração, cobrança e fiscalização, regularidade, parcelamento, restituição e compensação, dentre outros. Deve haver previsão de comunicação com o SIAFI e outros sistemas do tesouro nacional, se necessário for.

# Módulo Regularidade

Sistemas digitais que permitem a verificação da existência de débitos relativos ao FGTS para fomentar a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS – CRF. A emissão da CRF ficará condicionada à comprovação de regularidade fiscal a ser efetuada pela SIT e PGFN. Este módulo deve estar integrado a diversos sistemas, tais como: Processo Eletrônico (SIT), Detecção de Irregularidades (SIT), Dívida Ativa (PGFN – SIDA), FGTS Digital, Sistemas Caixa, dentre outros. Algumas fontes de dados podem inclusive estar carregadas na Plataforma de Soluções Analíticas da SIT.

Informações adicionais: As informações constantes deste módulo devem estar integradas a outros sistemas (internos e externos) e irão subsidiar os processos de cobrança e fiscalização, arrecadação, parcelamento, dentre outros.

# Módulo Domicílio Trabalhista Eletrônico

Sistemas digitais para os empregadores interagirem com os diversos processos necessários para operacionalização dos recolhimentos do FGTS e Contribuição Social, englobando serviços ou acessos tais como emissão e personalização de guias, extrato do empregador e de empregados, consulta guias emitidas, parcelamento, solicitação de CRF, restituição, compensação, notificações, caixa postal, histórico de fiscalizações, procurações eletrônicas, assinador digital, dentre outros, de modo a promover a desburocratização e simplificação da relação do Fundo com empregadores e trabalhadores. Em regra, as interações do empregador com o FGTS Digital deverão ser realizadas por este canal, exceto no caso do provimento de alguns facilitadores diretamente na plataforma de escrituração digital, portal do MEI, etc. As interações dos trabalhadores ocorrerão através da aplicação CTPS Digital, que estará integrada à plataforma FGTS Digital.

Informações adicionais:

As informações constantes deste módulo devem estar integradas a outros sistemas (internos e externos) e irão subsidiar outros processos relacionados ao FGTS.

# Módulo Parcelamento

Sistemas digitais que permitem aos empregadores o parcelamento de seus débitos relativos ao FGTS, através deles será possível parcelar valores inscritos e não inscritos em dívida ativa, emitir guias de parcelamento, antecipar parcelas, consultar parcelas a vencer, dentre outras funcionalidades. Este módulo possibilita a gestão completa e automatizada dos parcelamentos realizados, e ainda, otimizará o uso de recursos humanos.

Informações adicionais: As informações constantes deste módulo devem estar integradas a outros sistemas (internos e externos), como os sistemas da PGFN, e irão subsidiar outros processos relacionados ao FGTS.

# Módulo Restituição e Compensação

Sistemas digitais que permitem aos empregadores registrar as solicitações de restituição e/ou compensação de créditos do FGTS e da Contribuição Social recolhidos indevidamente ou a maior. Este módulo possibilita a gestão completa e automatizada das solicitações de compensação e restituição.

Informações adicionais: As informações constantes deste módulo devem estar integradas a outros sistemas (internos e externos) e irão subsidiar outros processos relacionados ao FGTS.

# Módulo Plataforma de Análise de Dados

Sistemas digitais para provê repositório de dados integrais do FGTS Digital em seu estado original (bruto) e de forma trabalhada, de forma que possam ser integrados e utilizados para a geração de análise estatística, informações gerenciais e estratégicas. Este módulo deverá possuir conexão direta e transparente com a solução analítica já contratada pela SIT, sem consumir sua capacidade de armazenamento.

Informações adicionais: O Ambiente deverá permitir a divisão da capacidade de processamento segregada para produção, homologação e desenvolvimento com ampla integração com os demais sistemas da SIT, incluindo o ICS Serpro já contratado pela SIT.

# Módulo de Inteligência Artificial

Sistemas digitais para desenvolvimento de ferramentas, baseadas em Inteligência Artificial / Machine Learning, capazes de identificar de padrões ou comportamentos que possam ajudar nos processos relacionados ao recolhimento do FGTS, por exemplo, algoritmos de detecção de irregularidades.

Informações adicionais: O início do desenvolvimento deste módulo, incluindo sua implantação deverá ser precedido de estudo técnico a ser aprovado pela SIT para que se verifique a aderência e eficiência do uso de IA no projeto.

# Módulo de Dados Legados do FGTS

Solução digital para o armazenamento, gestão, tratamento e consulta dos dados legados do FGTS oriundos do Agente Operador, além da retenção e guarda dos dados conforme legislação.

# Módulo Barramento de Serviços – Integrações

Serviços digitais para provê uma camada de abstração, por meio de mensageria e serviços, por exemplo, de forma a viabilizar a comunicação entre os sistemas que compõem o FGTS Digital, os sistemas internos da SIT e os sistemas externos (PGFN, Agente Operador, Agentes Financeiros, SIAFI, etc.). Funcionalidade responsável pela realização dos controles de autenticação e autorização, registros de logs, contabilização de acessos, cálculos de juros e atualizações monetárias, solicitações e bloqueio de operações/saldos para realização de saques, verificação dos saldos existentes nas contas vinculadas, acompanhamento dos procedimentos de pagamento, etc. Terá a finalidade de manter a integridade do dado contábil com a conta financeira, disponibilizando informações utilizadas na monitoração do ambiente e dados estatísticos. Integração com Rede Bancária para gestão da conciliação de valores arrecadados, transferidos e sacados. Deverão ainda ser disponibilizadas integrações de acesso do empregador, incluindo contador, sócios, representantes legais e procuradores com o login único, “gov.br”, do Governo Federal, além de integrações de login com o eSocial ou outro sistema de escrituração digital, com o portal do MEI e com bases de dados e sistemas da Inspeção do Trabalho (de lavratura de autos de infração, de notificações de débito de Fundo de Garantia e Contribuição Social, de controle e análise de processos de multas e recursos administrativos e de planejamento e execução de ações fiscais). O extrato da conta vinculada do trabalhador deverá possuir integração com a CTPS Digital para visualização das informações pelo empregado, podendo ainda o empregado através da CTPS Digital autorizar instituições financeiras a realizar o acesso das informações de sua conta vinculada.

Informações adicionais: O sistema deverá prover integração a fim de possibilitar que as instituições financeiras consigam consultar as informações do trabalhador quando por ele autorizadas. As integrações realizadas deverão ser compatíveis com as tecnologias existentes ou previstas nos sistemas suportados pela SIT e/ou outros sistemas externos.

# Módulo de Serviços de Gestão e Suporte

Sistemas digitais para gestão de perfis, controle de acesso, administração de tabelas de apoio, auditoria e painéis gerenciais, por meio de integração das bases. Previsão de acesso externo para órgãos como Justiça do Trabalho e outros órgãos, se for o caso. Este módulo deve ser integrado ao Single Sign On “SSO” da SIT nos casos de login de determinados servidores públicos. Também deve existir um perfil “Atendente” de modo a possibilitar que um Auditor Fiscal do Trabalho (AFT) tenha a visão de acesso de determinada empresa escolhida, do ponto de vista do empregador.

# Módulo Atendimento de 1°, 2° e 3º Nível

Serviço para solução de dúvidas ou reclamações dos usuários do projeto FGTS Digital (empregadores, Auditores do Trabalho ou outros usuários credenciados) via telefone, e-mail, chat, chatbot, formulário web e outros meios que porventura possam ser sugeridos. Sistemas digitais para gestão de perfis, controle de acesso, administração de tabelas de apoio, auditoria e painéis gerenciais, por meio de integração das bases. Serviço para solução de dúvidas ou reclamações dos usuários do projeto FGTS Digital (empregadores, Auditores do Trabalho ou outros usuários credenciados) via telefone, e-mail, chat, chatbot, formulário web e outros meios que porventura possam ser sugeridos. Disponibilização de soluções para suporte ao usuário online, tutoriais interativos de sistemas de maneira rápida e fácil. Subdividido em três níveis de atendimento. O 1º Nível: atendimento disponível 24×7, para solução de solicitações de forma imediata ou no menor tempo possível, a partir de scripts pré-definidos, procedimentos operacionais ou banco de soluções. O 2º Nível: atendimento realizado por equipes com conhecimento especializado sobre as funcionalidades do FGTS Digital, atuando como recorrência ao 1º nível de atendimento. O 3º Nível: atendimento final das demandas não solucionadas nos níveis 1 e 2, com acertos em sistemas por problemas no processamento ou outro problema relacionado à disponibilidade do sistema.

Informações adicionais: O serviço de chatbot para atendimento é um serviço acessado via interface de texto, semelhante a um bate-papo, que permite interações entre o usuário final e os serviços de TI de forma a guiar a conversação para facilitar as escolhas dos usuários, com a finalidade de resolver suas demandas. Normalmente, solicitações não atendidas nos níveis anteriores necessitarão de análise de negócio para a proposta de solução a ser aplicada e, portanto, a forma de atendimento do 3º nível será definida no contrato. A unidade de medida do atendimento de 1º Nível deverá ser por acionamento realizado. A unidade de medida dos atendimentos de 2º e 3º Níveis deverá ser por posição de atendimento e a unidade de medida de ferramentas de chatbot, caso adotadas, deverá ser por parcela mensal.

O que esperar?

Ainda é cedo para chegarmos a alguma conclusão, contudo, por meio da modernização do eSocial é possível que o novo FGTS Digital vá alimentar o sistema, substituindo a SEFIP.

Neste sentido, o ideal é continuar mantendo todos os processos do RH em dia, segundo a legislação. Até sabermos mais informações, teremos que aguardar.

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