Imagem de uma pessoa mexendo em seu notebook com ícones de tecnologia ao redor

Uma das maneiras mais eficientes para facilitar processos e aprimorar o desempenho do setor de Recursos Humanos é contar com a tecnologia como aliada. Um sistema de folha de pagamento adequado ajuda, e muito, em uma das rotinas que mais exige dos profissionais da área, já que envolve cálculos e obrigações que precisam ser absolutamente precisos.

Neste artigo, nós da Metadados – empresa especializada há mais de 35 anos em sistemas para a gestão de Recursos Humanos – vamos explicar o que é um software de folha de pagamento, como ele funciona e quais as vantagens de contar com essa solução. Saiba também o que levar em conta na hora de escolher o melhor sistema para a sua empresa.

O que é um sistema de folha

Calcular o pagamento dos funcionários é uma tarefa obrigatória para todas as empresas a cada fim de mês. Responsável pela compilação, organização e processamento de todos os dados que envolvem a pagadoria, osistema de folha de pagamento é um software que auxilia o RH nesta rotina.

Uma solução segura e confiável facilita todas as ações relacionadas à folha de pagamento, não se limitando apenas à execução do cálculo dos salários – embora esta seja a etapa que exija maior precisão. Além de dominar o processo da remuneração em si, inclusive emitindo os pagamentos ao sistema bancário, o sistema pode ter outras funcionalidades que garantam o cumprimento de obrigações legais, como a prestação de informações aos órgãos do governo e o recolhimento de encargos que incidem em cada operação.

O sistema de folha de pagamento também auxilia no armazenamento e integração de dados da organização e na provisão e geração de arquivos contábeis.

Saiba mais: Folha de pagamento: o que é, seu cálculo e desoneração

Como funciona

O bom sistema de folha de pagamento opera de forma intuitiva e integrada desde o cadastramento de informações dos funcionários, seja no momento de uma contratação, seja na importação de uma base de dados pré-existente. Desde esse momento, é importante que o profissional de RH mantenha a autonomia na hora de fazer inclusões de funcionários ou alterações contratuais de forma pontual, sem precisar recorrer a suportes ou outros setores.

No caso do início da jornada de um novo colaborador, o software também pode criar um kit admissional, com todas os recursos necessários para esta etapa, como controle de EPIs e uniformes, contrato de experiência e ficha registro. A mesma possibilidade se aplica a um processo de rescisão de contrato.

Com todos os dados incluídos, os cálculos são feitos automaticamente, de acordo com os parâmetros configurados segundo a necessidade de cada cliente. Este é um ponto importante a ser destacado: embora haja marcos legais válidos para todas as empresas, aos quais o sistema de folha de pagamento deve atender plenamente, a realidade de cada organização é diferente, seja por negociações sindicais, seja pela gama de benefícios concedidos, por exemplo. Por isso, é importante que o software permita a criação das regras de remuneração conforme as demandas de quem efetivamente opera o sistema. 

Ao informar o período de apuração, o sistema calcula a folha em detalhes. Neste momento é importante que todas as informações sejam consideradas: horas extras, faltas, adicionais noturnos, atestados, descansos remunerados, benefícios, prêmios e comissões, por exemplo. Um sistema completo, preciso e confiável garante o lançamento de cada centavo da remuneração, sem demandar retrabalho. Também são gerados os cálculos de férias, rescisão contratual e provisão de 13º salário.

Automaticamente, também são calculados os encargos devidos pela empresa, como INSS, FGTS, RATxFAP e contribuições para terceiros. Além de emitir os eventos a serem transmitidos ao eSocial, o software da folha de pagamento também pode gerar dados da GFIP, CAGED, RAIS, CTPS, DIRF, MANAD, GPS e GRF. Tudo com consistência, agilidade e garantia do cumprimento das obrigações.

Para saber mais sobe os custos da folha de pagamento, acesse agora nosso artigo.

Integração é a chave do sucesso

Um sistema de RH completo, intuitivo e confiável economiza tempo, gera satisfação e proporciona benefícios a toda organização. Isso é possível quando o software funciona de integrada ao trabalho das pessoas e a outras soluções utilizadas pela empresa.

A integração com outras bases de informação é mais um fator que influencia a operação do sistema de folha. Para calcular o salário, é necessário fornecer ao software os dados sobre registro de frequência e valores de benefícios dos colaboradores. É comum que os sistemas importem com facilidade as informações de diferentes soluções de controle de ponto. Porém, um diferencial dos sistemas integrados é poder visualizar e processar as informações em qualquer módulo. Por exemplo, é possível ajustar uma escala de trabalho dentro do próprio módulo de folha, o que auxilia no cumprimento da jornada e no processamento do cálculo ao mesmo tempo.

Para que a folha seja calculada de forma eficiente, é importante que as seguintes soluções estejam integradas:

  • Cargos e Salários
  • Frequência
  • Benefícios
  • eSocial

Facilidades para a rotina

Um sistema inteligente e bem estruturado é capaz de identificar e alertar sobre eventuais inconsistências, no caso dos envios do eSocial, ou notificar sobre um cálculo de rescisão para um funcionário com estabilidade, por exemplo. Outro ponto imprescindível é a possibilidade de emitir relatórios customizáveis em diferentes formatos com autonomia, sem demandar do setor e T.I, por exemplo, para estruturar uma base de conferência.

É importante destacar que o software é um auxiliar do profissional de RH, uma espécie de braço direito. O aval final e as tomadas de decisão são mantidas sob responsabilidade das pessoas. E isso fica muito mais fácil com um sistema efetivamente integrado, com módulos que atendem todas as necessidades do RH e da empresa, não apenas o processamento da folha.

Subsídio para a análise de dados

Além do cálculo da folha ser otimizado com um software específico, o processamento de todos os dados da organização também passa a receber o tratamento adequado. Com todas as informações parametrizadas, o que é primordial para que o cálculo seja feito com precisão, a análise de indicadores torna-se outra vantagem da solução.

Com informações consistentes e interação entre os módulos, o sistema integrado de RH facilita o gerenciamento dos processos com segurança e assertividade. Além disso, se torna uma importante ferramenta na hora de identificar dores e pontos a serem revistos, determinar metas e apontar soluções.

O recurso favorece os processos operacionais e também os estratégicos, já que a tomada de decisão é beneficiada a partir da informação estruturada e de fácil acesso. Ou seja: com as soluções adequadas, é possível reduzir o esforço na execução dos trabalhos na área e proporcionar uma reorganização das tarefas com a finalidade de garantir resultados efetivos.

Veja também: Indicadores de RH: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

Mais vantagens

Além do cálculo das remunerações, o sistema de folha de pagamento também permite automatizar uma série de outros processos, como o acerto do ponto, solicitações de colaboradores, indicadores, integrações bancárias e financeiras. Tudo isso com a possibilidade de criar alertas diários para não esquecer dos prazos.

Automatizar processos nas organizações é sinônimo de otimização dos custos, aumento da produtividade, rapidez nos processos e potencialização dos resultados. Mais do que isso, significa permitir que o profissional foque energia e talento em tarefas e metas para as quais realmente foi contratado para desempenhar.

Descentralizando processos burocráticos, a equipe de RH pode exercer suas funções estratégicas, deixando de operar apenas de forma intermediária e operacional. Com um sistema integrado e eficiente, surge espaço para tarefas como a manutenção da cultura organizacional ou o gerenciamento de mudanças na empresa, que certamente farão todos produzir mais e melhor.

Resultados que você pode esperar

Agora que você conhece as vantagens de contar com esse importante aliado no desempenho do seu trabalho, é normal que surjam várias expectativas para a sua implantação. Confira os desdobramentos que começam a surgir assim que o software de folha de pagamento passa a fazer parte da realidade do setor:

  • Agilidade nos processos;
  • Aumento da produtividade das equipes;
  • Redução de erros;
  • Valorização do tempo dos colaboradores;
  • Melhora na análise do progresso das ações;
  • Aprimoramento do gerenciamento de dados;
  • Disponibilização de indicadores estratégicos para tomada de decisão.
  • Cumprimento das obrigações legais dentro do prazo;
  • Rapidez na busca e disponibilização de informações;
  • Aumento da confiabilidade dos demais setores da empresa no RH.

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Checklist: como fechar a folha de pagamento
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