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9 problemas de departamento de pessoal que já possuem solução

O planejamento do seu Departamento de Pessoal pode proporcionar a otimização de seus Recursos Humanos. Ele fornece muitos subsídios para os profissionais da área elaborarem avaliações profissionais, planos estratégicos e políticas de treinamento que afetarão toda a organização.

Entretanto, ainda existem alguns problemas persistentes no Departamento de Pessoal — mas que já possuem uma solução. Entre problemas de resposta em tempo hábil, clientes insatisfeitos que não recebem um bom atendimento e  prejuízos em processos simples.

Descubra, com a ajuda da Metadados – empresa que desenvolve sistemas para a gestão de RH – as soluções que você pode implementar para, assim, promover uma atuação de excelência no setor. Vamos lá?

Ausência de informação consolidada para a tomada de decisão

Isso acontece pela falta de controle e visão de seus funcionários durante a emissão de relatórios e indicadores. A melhor solução é a instalação de aplicativos específicos (sistemas) — eles padronizam e integram diferentes processos, propiciando ao gestor informações referentes às operações e às perspectivas administrativa e gerencial.

Os sistemas de gestão, dessa forma, representam uma grande ajuda na tomada de decisões.

Falta de organização e confiança na folha de pagamento

A existência de um altíssimo número de erros no processamento da folha de pagamento causa a necessidade de retrabalho e, eventualmente, correções. Se a folha de pagamento estiver com problemas persistentes, isso reflete em insatisfação dos colaboradores, custos extras e, eventualmente, ações trabalhistas.

Para acabar com este problema, você pode buscar um sistema confiável de Folha de Pagamento. Além de realizar adequadamente os cálculos e rotinas trabalhistas, ele mantém um histórico de ocorrências e colaboradores — e essas informações facilitam tanto a tomada de decisões, quanto o planejamento de recursos. Também promove a automatização de processos e controles manuais, a redução de custos, o aprimoramento do fluxo da informação, a eliminação de retrabalho e a diminuição do volume de papel gasto.

Outra solução é a terceirização da folha de pagamento. Dependendo das circunstâncias, esta solução pode ser mais ou menos onerosa do que a sua situação atual. Entretanto, este caminho pode lhe dar maior segurança – já que a folha de pagamento estará sob responsabilidade de especialistas, que cumprem prazos e promovem uma redução de custos para a empresa.

Nos dois casos, lembre-se que no processo de escolha você deve procurar referências de clientes que já possuem o serviço e que podem dizer se você encontrará a qualidade esperada.

Falta de processos definidos

A falta de processos claros e documentados leva à insegurança da equipe, à dificuldade para organizar as tarefas e à perda de produtividade. Recomenda-se sempre que o Departamento Pessoal defina de maneira clara os seus processos, de preferência documentando-os.

Estabeleça roteiros e regras. Isto aumenta a eficiência da equipe e a organização do departamento, diminuindo a possibilidade de erros e garantindo o atendimento das obrigações legais.

Existência de processos manuais

Existe um grande número de processos que são manuais e controlados por planilhas — variáveis da folha de pagamento, do controle de ponto, da gestão de benefícios, das férias, entre outros.

A padronização e a aceleração desses processos podem ser alcançadas com o apoio de um sistema para a administração de pessoal, que traz métodos padronizados, fundamentados nas melhores práticas de negócio. Isso economizará tempo — e, consequentemente, dinheiro.

Não realizar o exame admissional

Existe uma norma legal e obrigatória que determina a realização dos exames médicos do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) — como os periódicos, o admissional e o demissional, que ocorrem de acordo com a norma regulamentadora do Ministério do Trabalho e Emprego.

Para certificar-se de que esses exames aconteçam conforme a norma, encaminhe o candidato para fazer o exame admissional assim que ele for aprovado no processo seletivo. Nesse exame, já será informado se o candidato está apto ou não para assumir a função.

Conheça as leis que regem os empregados e empregadores no Guia básico de legislação trabalhista para gestores de RH.

Falta de planejamento das férias

A legislação trabalhista prevê que a concessão de férias deverá ser feita em uma única vez, dentro do período aquisitivo do colaborador. Portanto, evite a concessão de férias fracionadas.

Para organizar a empresa em torno disso, prepare uma escala de férias que se enquadre à rotina e à demanda de trabalho da empresa — permitindo que seus colaboradores gozem de férias integrais e, assim, evite problemas legais.

A cada doze meses decorridos, o colaborador poderá tirar as férias (período aquisitivo) concedidas pela empresa — por um só período nos doze meses seguintes (período concessivo).

Portanto, não conceda férias antecipadas — e, caso essa solicitação seja feita pelo colaborador, por motivos financeiros, se for de interesse da empresa, é possível sugerir a antecipação de metade do 13º salário como alternativa.

Falta de consistência na rescisão de contratos

Ao desligar um colaborador da empresa, é fundamental fazer isso adequadamente, pagando todos os seus direitos — aviso prévio, férias proporcionais, etc. É preciso muita atenção a isso, pois, se houver falha no acerto da rescisão, a empresa terá de arcar com multas.

Mais uma vez, um bom sistema de folha de pagamento pode ser a solução ideal — ele mantém um histórico de ocorrências e colaboradores, permitindo que você saiba exatamente o que e quanto deve ser pago no ato da rescisão de um contrato.

Ausência de gestão de documentos

Os documentos do Departamento de Pessoal contêm muitas informações importantes para o setor jurídico, com dados de colaboradores atuais e de quem já trabalhou na empresa.

É necessário, portanto, ter um controle eficaz desses documentos — para não arcar com prejuízos de investimento de espaço físico, causas trabalhistas perdidas, etc. Além disso, esses erros fazem com que gestores e colaboradores gastem tempo demais com problemas operacionais — sem conseguir executar suas tarefas de acordo com a estratégia da empresa.

Por lei, as corporações precisam guardar documentos sobre seus funcionários. A temporalidade varia — podendo chegar, em alguns casos, a 30 anos. Mas isso não significa que essa papelada precisa ficar no Departamento de Pessoal, ou que tudo isso necessite de um encaminhamento manual.

Para escapar desses erros, guarde os documentos em um local especializado e seguro. Além disso, os documentos devem ser consultados sempre de forma a manter sua organização e evitar a perda e a degradação do documento original.

Uma solução possível é a terceirização da gestão de documentos, através de empresas especializadas.

Banco de horas sem intermediação do sindicato

Colaboradores insatisfeitos por não conseguirem folgas de acordo com seus bancos de horas colocam as empresas em risco de causas trabalhistas. Nesses casos, a empresa cria um problema para ela mesma.

Então, evite praticar o banco de horas. Caso isso não seja possível, faça-o sempre conforme acordo coletivo ou individual, por negociação coletiva e com autorização expressa do sindicato. Se isso ainda não estiver acontecendo na empresa, analise a possibilidade de legalizar a situação. Frequentemente, os próprios sindicatos tem interesse em auxiliar neste processo de regularização.

Gostou de conhecer os problemas — e suas soluções — mais comuns do Departamento de Pessoal? Então, compartilhe este post nas suas redes sociais e divida nossas sugestões com seus amigos e colegas!